Elektronische facturatie

Vraag: Houdt 'elektronisch factureren' in dat ik nu mijn facturen via e-mail mag verzenden aan mijn klanten?

Ja, onder bepaalde voorwaarden kan u elektronisch opgestelde facturen aan uw klanten overmaken. Het elektronisch factureren is eigenlijk reeds lang mogelijk, maar werd doorgaans als te zwaar gereguleerd ervaren om echt succes te kennen. Zo diende men vroeger tal van vereisten na te leven, en was de mogelijkheid onderhevig aan voorafgaande goedkeuringen en meldingen.

Op Europees niveau heeft men in 2001 geoordeeld dat de elektronische facturatie een belangrijke stimulans voor de economie kan betekenen, en het dus opportuun is om deze mogelijkheid te uniformiseren en te vereenvoudigen. Deze Europese richtlijn verplichte de lidstaten om tegen uiterlijk 1 januari 2004 de elektronische facturatie volgens de principes van de richtlijn toe te staan. @break In België werd deze richtlijn omgezet bij wet van 28 januari 2004, zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 10 februari 2004. Hoewel deze wet een laattijdige omzetting van de richtlijn vormt, is ze retroactief in werking getreden met ingang vanaf 1 januari 2004. Met betrekking tot alle technische aspecten van het elektronisch factureren heeft deze wet de bal doorgespeeld aan de regering, die deze materie bij KB zal moeten regelen. @break Bij gebrek aan een tijdige en volledige uitvoering van een richtlijn is het europees gemeen recht dat de duidelijke en precieze bepalingen ervan toch in werking treden (de zogenaamde 'directe werking'). Wat de technische uitwerking betreft zal dus de richtlijn vooralsnog van toepassing zijn. @break Volgens deze richtlijn kan de facturatie geldig op elektronische wijze geschieden door gebruik te maken van EDI of elektronische ondertekening. EDI is zonder meer de technisch meest efficiënte wijze, maar vergt ook de meeste elektronische ondersteuning, zodat dit meestal enkel weggelegd is voor de grote spelers. De elektronische handtekening heeft als voordeel dat deze relatief eenvoudig (en goedkoop) in gebruik is, zodat dit de markt van de elektronische facturatie opent voor de KMO's. Het gebruik van de (geavanceerde) handtekening om de integriteit en de authenticiteit van de factuur te waarborgen heeft echter ook enkele nadelen (handelsrechtelijk vermoeden van kwijting, verlies van retentierecht, enz...). @break De richtlijn staat de lidstaten ook toe om minder voorwaarden op te leggen voor de elektronische factuur, zodat met een dergelijke toelating ook facturen via e-mail (zonder handtekening) of SMS mogelijk worden (in Zweden en Finland is het gebruik van gewone e-mail inmiddels toegestaan voor facturatie). In de wet van 28 januari 2004 is evenwel voorzien dat eender welke technische uitvoering de integriteit van de inhoud en de authenticiteit van de afzender zal moeten kunnen garanderen, hetgeen gewone e-mail en SMS ongeschikt maakt. @break Het tweede luik van de wet en de richtlijn handelen over de elektronische bewaring van de facturen, en stelt als voornaamste vereiste dat de bestanden gedurende de gehele wettelijke bewaarperiode (in België 10 jaar als boekhoudstuk) toegankelijk moeten blijven. Het verdient evenwel aanbeveling om goed na te gaan of alle voorwaarden voor de elektronische facturatie vervuld zijn vooraleer men deze methode ook effectief gaat toepassen (om o.a. BTW boetes en verwerping van recuperatie bij klanten te vermijden). @break Kostenbesparend kan de elektronische facturatie alleszins zijn: een recente studie berekende dat een doorsnee middelgrote onderneming hierdoor een besparing van € 1,3 miljoen kan realiseren.

Advertentie
Advertentie

Gesponsorde inhoud