Advertentie
Advertentie

Praktische tips

Unique Interim ontwierp al in 1995 de Teleprofessionals Guide, een werkinstrument voor uitzendkrachten en bedrijven die hun telefonisch onthaal willen optimaliseren. In de gids staan een twintigtal essentiële zinnen in zes verschillende talen vermeld, naast tal van tips die het professionele imago van het bedrijf moeten waarborgen.-Beantwoord snel de oproep. Probeer altijd de telefoon op te nemen tussen de tweede en het vierde belsignaal. -Wacht twee seconden vooraleer u zichzelf voorstelt en goedendag zegt. -Verwelkom de oproeper met een glimlach. Wees vriendelijk, enthousiast en tactvol en spreek langzaam met een correcte articulatie.-Noteer de naam van uw gesprekspartner. Dit komt zeker van pas tijdens het gesprek en bij het doorschakelen van de oproep.-Meet uzelf een positieve houding aan. Vermijd negatief geladen woorden zoals problemen, vrezen, spijtig genoeg.-Vat het probleem van de oproeper kort samen om na te gaan of u het probleem juist begrepen hebt. Een goed klantencontact kan alleen maar door aandachtig te luisteren. Toon begrip en leef je in in de situatie. Indien er bedragen, data, bestellingen of adressen worden vermeld, checkt u deze best nog eens vooraleer u het gesprek afsluit. Breng structuur aan in uw boodschappen. -Beloof enkel wat in uw eigen bekwaamheid valt en wat u kunt waarmaken-Vraag uw gesprekspartner zijn of haar toestemming alvorens de lijn in wacht te zetten. Richt u om de 20 tot 30 seconden weer tot uw gesprekspartner zodat deze weet dat u hem of haar niet vergeten bent.-Schakel de oproep professioneel door. Communiceer aan de oproeper met wie u hem of haar zal doorverbinden. Noteer zijn/haar naam en de reden van de oproep. -Als de persoon tot wie de oproep gericht is, afwezig is, vertel de oproeper dan wanneer hij weer bereikbaar is. Of verbind hem door met een collega die op de hoogte is van het onderwerp van de oproep. -Bedank de oproeper voor het bellen en wens hem of haar een prettige dag.