‘85 procent van alle documenten verlaat het bedrijf nooit’

Door de documentenstroom in uw bedrijf te optimaliseren, bespaart u geld. KYOCERA en haar netwerk van dealers helpt om die stroom in kaart te brengen én biedt oplossingen voor een efficiënt documentbeheer.

Documentbeheer wordt in het bedrijfsleven vaak verwaarloosd. ‘Heel wat bedrijven beseffen wel dat ze hiermee kunnen besparen, maar ze weten niet hoe ze eraan moeten beginnen’, zegt Hendrik De Hertogh, Sales Director bij KYOCERA Document Solutions Belgium. ‘Nogal wat oplossingen focussen op het ‘wat’ en het ‘hoe’ van documentbeheer, maar houden geen rekening met het ‘waarom’. Daardoor weet de gebruiker niet wat hun toegevoegde waarde precies is.

Bij KYOCERA is dat anders: wie kiest voor onze oplossingen, komt ook te weten hoeveel hij daadwerkelijk kan besparen.’ Maar hoeveel die kostenbesparing precies is, valt volgens De Hertogh niet altijd makkelijk in te schatten. ‘Uiteraard ken je meteen het prijskaartje van de investering’, zegt hij. ‘Maar hoeveel de opbrengst precies zal zijn? Dat is veel moeilijker te berekenen.

Als je door efficiënt documentbeheer je documentenstroom versnelt, is dat sowieso een goede zaak. Want tijd is geld in het bedrijfsleven. Kun je daardoor bijvoorbeeld je facturen twee weken sneller betalen? Dan kun je misschien wel een korting afdwingen bij je leveranciers. Zo’n voordeel valt makkelijk te kwantificeren. Maar een snellere documentenstroom die leidt tot een hogere klanttevredenheid… dat kun je veel minder goed valoriseren.’

Kosten versus baten

KYOCERA brengt de return on investment zo goed mogelijk in kaart. Dat gebeurt via een voorafgaandelijke audit van het bedrijf. Hendrik De Hertogh: ‘We willen onze klanten méér bieden dan een toestel met wat onderhoud. Wat is de meerwaarde van onze diensten? Wij brengen de bedrijfsprocessen eerst in kaart en stroomlijnen ze, om vervolgens de hardware en oplossingen te leveren. En in sommige gevallen blijkt dat investeren in documentbeheer gewoonweg niet rendeert, omdat bijvoorbeeld de frequentie in het opvragen van documenten te laag ligt.’

‘Een audit helpt ook om de noden van het bedrijf te definiëren, en biedt inzicht in de infrastructuur. Om het documentgebruik te optimaliseren, moet je het eerst zichtbaar maken. Dat doen we door een lijst op te stellen met documenten die een hoge en een lage prioriteit hebben. Die is in elke onderneming anders: in een transportfirma hebben ladingsbonnen de grootste toegevoegde waarde, terwijl in een industrieel bedrijf de productiedocumenten voorrang krijgen. Op basis van deze gegevens bouwen we dan scenario’s uit die de besparingen weergeven.’

‘Het is ook belangrijk om de levenscyclus van de documenten te analyseren. Die bestaat uit verschillende bedrijfsprocessen - van de creatie over de distributie en de archivering tot de vernietiging - die met elkaar verweven zijn. Je moet ze als een geheel bekijken en ze op een holistische manier aanpakken. Want een wijziging in één specifiek proces kan een ander proces beïnvloeden. Daarom is het van belang om de afdelingen in de onderneming op elkaar af te stemmen en te betrekken in de analyse. Documentbeheer wordt pas écht nuttig wanneer het op een geïntegreerde manier gebeurt. En dus bekijken we altijd het volledige plaatje.’

Leren door inventariseren

Ook de outputbehoeften en het printgedrag van medewerkers worden in kaart gebracht. Wie drukt wat af? Waar, wanneer, hoe en vanuit welke toepassing? Waar is er overgebruik, en waar ondergebruik? ‘Uit onderzoekt blijkt dat meer dan 85 procent van de documenten een bedrijf nooit verlaat’, zegt De Hertogh. ‘Ze blijven gewoonweg ‘hangen’. Een offerte wordt dikwijls eerst enkele keren afgedrukt en wordt dan uiteindelijk als pdf verstuurd naar de klant. En niet zelden gebeurt afdrukken in kleur, terwijl dit soms tien keer duurder is dan zwart-wit. We bekijken met het bedrijf altijd de verhouding tussen de waarde van het document en de kostprijs om het te produceren.’

KYOCERA inventariseert ook de aanwezige toestellen - zoals printers, scanners en multifunctionals. Daarbij zoekt het uit waar zo’n apparaat het beste staat, opdat iedere gebruiker op een comfortabele manier aan zijn documenten kan geraken. ‘Vaak zijn er in eenzelfde bedrijf toestellen van te veel verschillende fabrikanten aanwezig’, stelt De Hertogh. ‘Meestal werkt elk apparaat op een eiland en doet ieder zijn eigen ding. De nieuwe generatie van multifunctionals worden gekenmerkt door een steeds hogere vorm van integratie: door bijvoorbeeld automatisch een datum, een naam van een dossier of een andere vorm van indexering toe te voegen tijdens het scannen, zorgen ze voor een verrijking van de bedrijfsdocumenten.’

Advertentie
Advertentie

Gesponsorde inhoud