Met de hulp van IT

Uw werknemers plaats- en tijdonafhankelijk laten werken: het klinkt heel aanlokkelijk. Om dit te realiseren kunt u de hulp van een aantal IT-tools inroepen. ‘Het nieuwe werken is in heel wat bedrijven een van de prioriteiten geworden’, zegt Martine Tempels, senior vice president van Telenet for Business.

‘Ook bij Telenet zelf. Het is een strategische beslissing met als doel: een betere work-life balance bij onze medewerkers. Niet zelden is dit een vereiste om nieuw talent aan te trekken en te behouden. Bovendien past het nieuwe werken helemaal in het employer branding-concept.’ Plaats- en tijdonafhankelijk werken op een flexibele manier vormt voor veel bedrijven dus een grote uitdaging. Telenet heeft als werkgever al heel wat ervaring op dat vlak.

Martine Tempels: ‘Al verschillende jaren werken onze medewerkers hier via een remote log-in. Dat gebeurt op grote schaal: meer dan duizend werknemers werken zo regelmatig vanop afstand, dat is ongeveer een derde van het volledige personeelsbestand. Op zich is mobiel werken dus niet nieuw voor ons. Maar anno 2012 zijn we wel veel verder gegaan in de tooling en in de technische ondersteuning.’

Eigen testcase

‘Met een aantal technologische tools kun je de efficiëntie van je bedrijf gevoelig opdrijven’, bevestigt Patrick Hendrickx, enterprise architect bij Telenet. ‘In onze werkgeversrol testen wij zulke tools zelf. Op die manier creëren we eigen testcases voor oplossingen die we nadien als vendor aanreiken aan onze professionele klanten. Daaruit hebben we geleerd dat een volwaardig systeem bestaat uit tools voor zowel asynchrone als synchrone communicatie. Bij asynchrone communicatie, zoals e-mail, verwacht je niet onmiddellijk antwoord. Bij synchrone alternatieven, bijvoorbeeld chat of telefonie, is dat wél zo.’ Een onmisbaar hulpmiddel is een goed documentmanagementsysteem. Dat maakt de uitwisseling van informatie tussen collega's makkelijker. Hiermee centraliseer je documenten in een intra- of extranet. Op die manier hebben werknemers - zelfs via hun mobiel toestel – altijd toegang tot de meest recente versie van elk document.

Daarnaast is ook een oplossing voor realtime unified communication en collaboration een must. Want alleen met zo’n uniform platform kun je eigenlijk volwaardig communiceren. Het combineert telefonie met onder meer instant messaging en videoconferencing. Bovendien check je zo de aanwezigheidsstatus van je collega’s: op die manier weet je meteen via welk communicatiekanaal je hen op dat moment het best bereikt.’

Ook een gepersonaliseerd intranet is volgens Hendrickx een vereiste om het nieuwe werken op een volwaardige manier in uw bedrijf te introduceren. ‘Gebruikers kunnen bijvoorbeeld hun vaardigheden en projecten op een persoonlijke pagina zetten’, zegt hij. ‘Hun collega’s kunnen dan zoeken op die informatie en zo snel de juiste persoon in het bedrijf terugvinden.’

Mentaliteitswijziging

‘Belangrijk is wel dat al deze tools met elkaar gelinkt zijn’, zegt Martine Tempels. ‘Want alleen zo kun je ze optimaal gebruiken. Weet ook dat de inzet van zulke hulpmiddelen een belangrijke mentaliteitswijziging van je werknemers vergt. Ze moeten vertrouwde communicatiekanalen zoals e-mail en de telefoon inruilen voor een ander systeem, en dat is niet voor iedereen even vanzelfsprekend.

Sommige bedrijven komen zelfs noodgedwongen op hun stappen terug, omdat hun medewerkers - zowel ouderen als jongeren - er nog niet klaar voor zijn. Je personeel voldoende voorbereiden en inlichten is dus een absolute must voor een vlotte IT-integratie in het kader van het nieuwe werken.’

Telenet denkt ook aan eigen medewerkers

In het kader van het nieuwe werken installeerde Telenet ook een intern sociaal-mediaplatform in het bedrijf. Doel? De samenwerking tussen de medewerkers efficiënter laten verlopen. ‘We hebben de mogelijkheden van verschillende aanbieders vergeleken’, zegt Patrick Hendrickx. ‘Er bestaan namelijk heel wat tools waarmee je een professioneel sociaal platform kunt uitbouwen.’

‘Uiteindelijk kozen we voor Socialcast: dit platform biedt de gebruiker voldoende vrijheid. Het kon namelijk geïntegreerd worden in onze systemen zoals SharePoint (samenwerkingssoftware van Microsoft). Daardoor ervoeren onze medewerkers het veel minder als een nieuw systeem, en was ook de leercurve minder steil.’

Troeven combineren

‘Om een goed intern sociaalmediaplatform te ontwikkelen, moet je de beste elementen van tools zoals Facebook, Twitter en LinkedIn combineren tot één professioneel platform’, meent Hendrickx. ‘Dat is wat Socialcast eigenlijk doet. Onze werknemers kunnen interessante berichten posten en anderen uitnodigen om daarop te reageren. Maar de grootste kracht van dit microbloggen is dat je de berichtenstroom kunt filteren. Op die manier kun je dus bepaalde collega’s volgen in plaats van de eerder onoverzichtelijke company stream te moeten bekijken.’

‘Daarnaast kun je ook toetreden tot groepen rond specifieke projecten of interesses. En je kunt ook zelf een nieuwe groep creëren, waarbij je kiest of die ‘public’ of ‘private’ is. Verder is het ook mogelijk om via Socialcast notificaties naar je eigen e-mailadres te sturen. En binnenkort komt er ook een mobiel vervolg, zodat onze werknemers ook via hun smartphone toegang krijgen tot ons intern sociaal-mediaplatform.