Logo
Tijd Connect biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.

Croix-Rouge de Belgique drukt zijn documenten af met KYOCERA

©Sofie Van Hoof

Croix-Rouge de Belgique viert dit jaar zijn 150ste verjaardag. Maar de liefdadigheidsinstelling werkt met beperkte middelen en wil die dan ook zo goed mogelijk besteden. Ook wat het afdrukken van documenten betreft. Want op dat vlak wordt veel geld verspild. Dankzij een geïntegreerd systeem, uitgewerkt door de constructeur KYOCERA Document Solutions Belgium, zal Croix-Rouge de Belgique aanzienlijk kunnen besparen.

Twee nieuwe soepbars in Couvin en Flémalle, acties in Haïti en de Centraal-Afrikaanse Republiek: overal ter wereld biedt Croix-Rouge de Belgique hulp aan de minstbedeelden. De organisatie stelt 1.800 voltijdse equivalenten te werk die worden bijgestaan door 11.000 vrijwilligers. Zij zijn verspreid over liefst 189 gebouwen, waaronder 97 ‘Rode Kruis-huizen’ in de zone Wallonië-Brussel. ‘Wij drukken jaarlijks 7,5 miljoen pagina’s af’, zegt Eric Van Habost, Chief Information Officer van de Franstalige afdeling van het Rode Kruis. ‘Dat is een gemiddelde van 6.000 pagina’s per persoon per jaar, of 500 paletten papier. Dat is goed voor een maandelijkse kostprijs van 10.000 tot 15.000 euro. Ik heb zelfs uitgerekend dat daarvoor 1.186 bomen moeten sneuvelen!’

Consumptie in kaart gebracht

Om die uitgavenpost te verkleinen heeft Croix-Rouge de Belgique 18 maanden geleden een openbare aanbesteding uitgeschreven, zoals ook privébedrijven dat zouden doen. Het lastenboek heeft betrekking op het afdrukbeleid, met inbegrip van toestellen en programma’s.

De firma KYOCERA, vertegenwoordigd door haar partner GLOBEKO, won de openbare aanbesteding. Daardoor beschikt Croix-Rouge de Belgique sinds 2013 over circa 225 toestellen (klassieke en multifunctionele printers), de bijhorende software en ruim 1.000 individuele badges. ‘Om een duidelijk beeld te krijgen van de situatie heeft KYOCERA de afdrukvolumes in kaart gebracht’, vervolgt Eric Van Habost. ‘Zo konden we nagaan wie documenten afdrukte en waar, hoe en wanneer dat gebeurde.’

Individuele badges

Het nieuwe systeem is zeer gebruiksvriendelijk. In plaats van te moeten kiezen tussen duizenden verschillende printers, gebruikt de medewerker slechts één logische printer, ‘Mijn printer’ genaamd. Die wordt automatisch geconfigureerd in functie van de plaats waar de medewerker zich bevindt. ‘Staat er een file voor de printer? Dan houd ik mijn badge – die mij ook toegang tot de lokalen verschaft – gewoon voor een andere printer. Die drukt mijn document dan meteen af, waar ik ook ben’, vertelt de CIO. ‘Als ik van thuis uit werk, programmeer ik welke documenten ik wens af te drukken. Wanneer ik dan terug op kantoor kom, selecteer ik de documenten die ik werkelijk wil afdrukken. Dat komt de vertrouwelijkheid alleen maar ten goede. En zo sparen we ook geld uit.’ Ook bezoekers kunnen documenten afdrukken. Ze hoeven daarvoor alleen maar een e-mail te sturen met hun smartphone.

Croix-Rouge de Belgique koopt ook geen toners meer. Wanneer een toner aan vervanging toe is, brengt een alarmsysteem KYOCERA daarvan automatisch op de hoogte. KYOCERA stuurt dan een nieuwe toner op. De organisatie betaalt per pagina.

Het materiaal heeft 340.000 euro (exclusief btw) gekost, waarvan 50.000 euro voor de software. De investering wordt afgeschreven op minder dan 2 jaar. ‘Wij hebben ook een verlengde garantie van 5 jaar genomen. Het afdrukken (exclusief papier en onderhoudscontract) kost ons 170.000 euro per jaar. Als we 20 procent minder afdrukken, besparen we circa 35.000 euro per jaar. Dat zijn ruim 7.000 warme maaltijden in de winter. Of ruim 800 winterpakketten voor behoeftigen’, besluit Eric Van Habost.

Logo
Tijd Connect biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.