Logo
Tijd Connect biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.

6 tips voor de organisatie van hybride werk en het kantoor van de toekomst

Koen Van Beneden, HP (© Christophe Ketels)

Meer dan een derde van de medewerkers werkt sinds corona af en toe tot geregeld op afstand. Tegen 2025 zal bijna de helft dat doen. Toch blijven veel bedrijven worstelen om hybride werk verankerd te krijgen in hun organisatie. Als pionier faciliteert Hewlett-Packard (HP) al sinds 1960 thuiswerk. ‘Bedrijven riskeren talent te verliezen als ze hybride werk onvoldoende ondersteunen’, weet Koen Van Beneden, Country Manager Benelux bij HP. Hij deelt zes praktische inzichten en tips.

1. Hybride werken staat niet gelijk aan werken op afstand

‘Echt hybride werk creëert een geweldige cultuur die mensen verbindt, de productiviteit verhoogt en betrokkenheid opbouwt. Met andere woorden: bedrijven moeten hybride werk niet eenzijdig bekijken als het aanbieden van mogelijkheden om op afstand te werken, maar die bovenal inbedden in hun bedrijfscultuur. Die cultuur was in het oude werksysteem vooral gebaseerd op controle.

Maar in de hybride werkomgeving wordt ze vervangen door een resultaatgerichte bedrijfscultuur die gebaseerd is op wederzijds vertrouwen. Medewerkers moeten op basis van de inhoud van de dag kunnen beslissen waar en hoe ze het meest productief werken. En managers moeten hen daarin ondersteunen.’

Advertentie

2. Telewerk is een must in de wedloop om talent

‘Slechts 22 procent van de werknemers omschrijft zichzelf als goed functionerend in hybride werk, zo blijkt uit onze recente Future of Work-studie. Dat toont dat veel bedrijven nog aan het uitzoeken zijn hoe ze hybride werk kunnen doen werken. De uitdaging is dat ze niet helemaal weten hoe. Nochtans is hybride flexibiliteit, die overal het beste van thuis en kantoor biedt aan werknemers, de toekomst. Dat is met de war for talent trouwens een must. Want stel dat kandidaten kunnen kiezen tussen een werkgever die telewerken ondersteunt en eentje die verlangt dat iedereen voltijds op kantoor werkt. Die laatste zal veel meer moeite hebben om voldoende mensen aan te trekken.

Mensen willen graag weten welke ondersteuning de werkgever biedt om bijvoorbeeld een degelijk thuiskantoor op te zetten. Flexibiliteit in werkplekken en werkuren is onmisbaar geworden. Mensen zien dat als een krachtige manier om hun werk-privébalans te regelen. En om hun stressniveau te beperken. Ze kiezen de omgeving waarin ze die dag het beste productief kunnen zijn.’

3. One-size-fits-all wérkt niet meer

‘Vroeger was de werkplek voor iedereen dezelfde. Vandaag en zeker morgen is die aanpak compleet voorbijgestreefd. Ondernemingen maakten vroeger hoogstens een onderscheid tussen een klassieke werknemer – die kreeg dan bijvoorbeeld een instapcomputer - en een high performance medewerker, met een snellere pc. Werkgevers kunnen dat nu veel beter organiseren door hun medewerkers op te delen in diverse persona’s. Dat doe je door een aantal vragen te beantwoorden. Wat zijn de dagelijkse hoofdtaken van mijn werknemers? Werken ze op verschillende plekken? Welke features vinden ze belangrijk? Zo kom je tot een aantal profielen.

Een salesmedewerker die heel vaak onderweg is, heeft bijvoorbeeld compleet andere noden dan een designer of een frontline & backoffice-medewerker en iemand die veel administratief werk verricht, enzovoort. Nadat werkgevers hun kenniswerkers opgedeeld hebben in persona’s, kunnen ze per profiel een shortlist samenstellen van drie tot vijf toestellen en services. Werknemers kiezen dan wat het beste bij hun werkplekken en takenpakket past. Zo selecteren zij hun tools zelf, en kunnen ze overal veilig en efficiënt samenwerken.’

4. Technologie is een cruciale component

‘De belangrijkste barrière voor een terugkeer naar kantoor is een ondoordachte technologie-ervaring, zo toont ons Future of Work-onderzoek ook aan. Sterker nog, 89 procent zegt dat technologie de belangrijkste factor is bij een beslissing om terug te keren naar kantoor. Van wie aangeeft goed te functioneren bij hybride werk, gelooft 90 procent dat toegang tot de juiste technologie leidt tot een positieve werkervaring.

Belangrijk daarbij is om te beseffen dat die technologie louter een tool is: het moet altijd een middel zijn om hybride werk te stroomlijnen, maar het mag nooit een doel op zich worden.’

5. Verbinding 2.0

‘Moderne werknemers willen niet langer dagelijks naar kantoor reizen om daar acht uur aan hun bureau te werken. Taken die bijvoorbeeld veel concentratie vragen, kunnen net zo goed in het thuiskantoor afgehandeld worden. In de hybride werkomgeving gaan werknemers voornamelijk naar kantoor om samen te werken en om elkaar te ontmoeten.

De andere rol die het bedrijfskantoor daarbij krijgt, typeert zich in wat wij de acht C’s noemen. Enkele daarvan zijn bijvoorbeeld coachen: het kantoor moet voldoende ruimte bieden om elkaar te coachen. Zo halen werknemers het beste uit zichzelf. Communiceren: het kantoor is de plek bij uitstek om met elkaar te praten.

In een kleine vergaderruimte, in de teamzone, of gewoon aan de koffiemachine. Pauzes zijn bovendien perfect voor candid meetings: doordat het kantoor een nieuwe rol krijgt en er dus ook anders uit zal zien, heb je meer kans om elkaar spontaan tegen te komen. En celebrations: in zo’n resultaatgerichte bedrijfscultuur is er uiteraard plaats om de successen te vieren in een ontspannen sfeer.’

6. Motor voor innovatie

‘The Office of the Future doet veel meer dan de verschillende medewerkerpersona’s anders te laten samenwerken in een veilige, hybride werkomgeving. Het gaat ook om de integratie van nieuwe technologie die organisaties naar een hoger niveau tilt, waaronder artificiële intelligentie, internet of things, cybersecurity, augmented reality, 3D-printing enzovoort.

Die technologie zorgt voor een enorme vooruitgang over de verschillende sectoren heen. HP begrijpt dat het een uitdaging zal zijn om bij te blijven. Tegelijk zijn wij ervan overtuigd dat nieuwe technologie organisaties vooral kansen biedt. Ook al zijn er valkuilen. De versnelling van de digitale transformatie zorgt dan wel voor de automatisatie van eenvoudige, repetitieve taken. Maar het is de verantwoordelijkheid van de werkgevers om de vrijgekomen tijd te herinvesteren in meer veeleisende en creatieve jobs die een verschil maken voor het bedrijf.’

Logo
Tijd Connect biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.