Logo
Tijd Connect biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.

'De digitale werkplek brengt mensen en organisaties dichter bij elkaar'

Yashfeen Saiyid, Head of Advanced Workplace Benelux bij Proximus

Efficiëntere samenwerkingen, een concurrentiële voorsprong én een krachtig wapen in de strijd om talent: bedrijven die hun werkomgeving succesvol digitaal transformeren, halen daar heel wat voordelen uit. ‘Je moet wel de juiste keuzes maken, en de best passende technologische oplossingen kiezen.’

Bij een goed georganiseerde digitale werkplek zitten technologie, mensen en processen mooi in evenwicht. Maar om die complexe balans te bekomen, is het louter introduceren van nieuwe software- en automatiseringstechnologie onvoldoende. ‘Dat vereist maatwerk’, weet Yashfeen Saiyid, Head of Advanced Workplace Benelux bij Proximus. Zijn team adviseert, begeleidt en ondersteunt kmo’s, grote organisaties en overheden bij de integratie van de digitale werkplekken op maat van de klant.

Verandering en begeleiding

‘Technologische oplossingen zijn in de eerste plaats een middel, en vormen geen doel op zich. Want een succesvol ingerichte moderne werkplek krijg je vooral via het juiste veranderingsmanagement en een goede gebruikersbegeleiding.’ Een goed georganiseerde digitale werkplek bevordert bijvoorbeeld de communicatie tussen medewerkers, organisatie en klanten. Ze kanaliseert optimaal en flexibel de samenwerking en stimuleert cocreatie tussen werknemers van verschillende afdelingen, thuiswerkers en externen. ‘De juiste slimme oplossingen en een correcte aanpak maken de interne en externe communicatie duidelijker, sneller en transparanter. Ze brengen medewerkers, documenten, informatie en bedrijfsapplicaties samen in één digitaal verzamelpunt. En ze doen dat voor iedereen: voor jongere én oudere werknemers.’ Proximus werkt daar in de eigen rangen aan via mentorprogramma’s. Daarbij leren oudere werknemers nieuwe digitale tools en vaardigheden gebruiken via een jongere collega, die voor begeleiding zorgt. ‘Dat is een mooie symbiose’, verduidelijkt Yashfeen Saiyid. ‘Want ook de jongeren halen hier voordeel uit: zij komen in aanraking met de bedrijfskennis van de ervaren werknemers. Deze trainingsvorm is een win-winsituatie voor alle partijen.’

Daarnaast moet de digitale werkplek niet alleen ten dienste staan van kenniswerkers. Ook technici en uitvoerend personeel zonder bedrijfslaptop mogen niet over het hoofd gezien worden. Mobiele applicaties bieden een oplossing. ‘Medewerkers uitrusten met een smartphone opent een nieuwe wereld van mogelijkheden voor bedrijven.’ zegt Yashfeen Saiyid. ‘Die geeft hen via mobiele applicaties de mogelijkheid om te chatten met collega’s, om deel te nemen aan virtuele vergaderingen of om bedrijfscommunicaties te ontvangen. Er zijn ook specifieke apps die toegang geven tot hr-diensten zoals het aanvragen van verlof op opleidingen via de smartphone. We gebruiken zulke apps trouwens ook bij Proximus, voor onze eigen medewerkers (zie kaderstuk).’

Corona als telewerkturbo

Covid-19 heeft het strategisch belang van een optimale digitale werkplek bij bedrijven in een stroomversnelling gebracht. Organisaties met een doordachte thuiswerkpolitiek en ondersteunende cloudtechnologie hebben vandaag een extra concurrentieel voordeel. Dat beaamt Yashfeen Saiyid. ‘De digitale werkplek is niet zomaar een technologieverhaal: ze past in een grotere strategische doelstelling. Organisaties hebben nu ook ervaren dat niet iedereen voortdurend op kantoor aanwezig moet zijn om de productiviteit en continuïteit te garanderen.’
‘Organisaties hebben nu ook ervaren dat niet iedereen voortdurend op kantoor aanwezig moet zijn om de productiviteit en continuïteit te garanderen.’
Yashfeen Saiyid
Head of Advanced Workplace Benelux bij Proximus

Het ingeburgerde thuiswerk zorgt op zijn beurt voor een nieuwe trend: de hybride werkplek. Daarbij is het normaal dat een deel van de collega’s op kantoor werkt, en een ander deel thuis. Die aanpak verhoogt de aantrekkingskracht van het werkgeversmerk. In de strijd om talent kan dat een belangrijke troef zijn. Bovendien verkleinen organisaties via meer thuiswerk ook hun ecologische voetafdruk, want medewerkers staan minder in de file. ‘Bedrijven moeten nadenken over hoe ze zich het best organiseren rond deze evolutie’, zegt Yashfeen Saiyid. ‘Een vergaderzaal uitrusten met oplossingen die videogesprekken van goede kwaliteit en duidelijke digitale presentaties mogelijk maken? Dat is een toekomstbestendige investering. Videomeetings worden de komende jaren nog belangrijker.’ Ze maken hybride samenwerkingen menselijker, en betrekken ook lichaamstaal en gelaatsuitdrukkingen bij cocreaties op afstand.

Digitale werkplek as-a-service

‘Een digitale werkplek inrichten is geen evidentie. De technologie alleen al verandert dag na dag’, zegt Yashfeen Saiyid. Om bedrijven met deze uitdaging te helpen heeft Proximus daarvoor een digitale werkplek as-a-service oplossing uitgewerkt. ‘Het is een totaaloplossing. Klanten krijgen strategisch advies, worden ontzorgd en hebben één gespecialiseerd aanspreekpunt voor hun digitale werkplek. We zorgen er bovendien voor dat de digitale oplossingen regelmatig geactualiseerd worden en over de laatste updates qua cyberbeveiliging beschikken. ‘De ervaring van de eindgebruiker staat hierbij steeds centraal. Naast opleiding, geven we hen ook toegang tot een helpdesk om zowel technische als functionele vragen aan te stellen, zoals werknemers die graag willen weten hoe ze bijvoorbeeld een virtueel projectteam kunnen opzetten. Uiteindelijk is de digitale werkplek slechts een middel om medewerkers en bedrijven efficiënter en slimmer te helpen werken.’
Meer info op:  proximus.be/teleworking
MyAssistant: De slimme hr-assistent die 30.000 euro per week bespaart

Digitale oplossingen spelen ook in de afdeling personeelszaken een steeds belangrijkere rol. Via MyAssistant vereenvoudigt Proximus de eigen hr-processen en die van klanten. Deze mobiele applicatie centraliseert hr-taken in een gebruiksvriendelijke interface. Medewerkers kunnen hun vakantie aanvragen, goedkeuringen voor thuiswerk krijgen, dringende bedrijfscommunicatie ontvangen, enzovoort. ‘Dat allemaal via de smartphone, waardoor je ook mensen zonder pc beter en betrekt in de digitale transformatie’, zegt Yashfeen Saiyid, Head of Advanced Workplace bij Proximus. ‘Mensen hoeven hiervoor hun laptop niet langer boven te halen. Dat werkt voor hen makkelijker en sneller. Anderzijds wint ook het bedrijf aan efficiëntie.’ Bij wijze van benchmark becijferde Proximus de impact van de tool voor de aanvraag van vakantiedagen. ‘De app bespaart maar liefst 30.000 euro per week’, zegt Yashfeen Saiyid. ‘Ook verloopt ruim 30 procent van de aanvragen buiten de werkuren, wat nog extra bijdraagt tot het rendement.’

 

Lees verder

Logo
Tijd Connect biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.