Logo
Tijd Connect biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.

Vergaderen zonder je bureau te verlaten in UZ Leuven

©Shutterstock

UZ Leuven laat iedereen videovergaderen, zowel intern als in samenwerking met andere ziekenhuizen. 'Mensen kunnen vergaderen en communiceren van op hun bureau.'

UZ Leuven gebruikte al op beperkte schaal videoconferencing om medische dossiers te delen met andere ziekenhuizen waarmee het samenwerkt, maar dat was de traditionele vorm: met aparte systemen en aangepaste vergaderzalen. En dus moest iedereen zich telkens verplaatsen naar zo’n zaal. Tegelijk was UZ Leuven ook al jaren een fervente gebruiker van Microsoft-technologie, onder meer met de Office-omgeving op de pc van de eindgebruikers.

Telefoon niet langer voldoende

De nood aan meer en rijkere communicatie werd alsmaar groter. ‘Door onze fundamentele samenwerking met een aantal ziekenhuizen moesten we onze manier van samenwerken en vergaderen aanpakken. Zo delen we permanent het medisch dossier van patiënten tussen ziekenhuizen’, vertelt Reinoud Reynders, IT Manager Infrastructure & Operations bij UZ Leuven. ‘De telefoon was op een bepaald moment niet meer genoeg als communicatiemiddel.’

UZ Leuven startte een project met Lync van Microsoft, intussen herdoopt tot Skype For Business. ‘Wij zagen deze toepassing oorspronkelijk niet als videoconferencing. Eerder als unified communication: diverse vormen van communicatie zoals spraak, e-mail, instant messaging en video die worden gebundeld’, vertelt Reinoud Reynders. Skype For business zit standaard in de Office-omgeving van Microsoft. ‘Veel collega’s ontdekten dat ze meer konden doen dan alleen maar bellen dankzij de Office-software op hun pc.’

‘De chirurg kijkt in de operatiekamer mee door de microscoop van de patholoog.’
Reinoud Reynders
IT Manager Infrastructure & Operations bij UZ Leuven

Intussen wordt Skype For Business in UZ Leuven ook gebruikt voor communicatie met de ziekenhuizen van Herentals en Turnhout. Een voorbeeld? De dienst Cardiale heelkunde van het UZ Leuven en het AZ Turnhout werken zeer intens samen en hebben systematisch overleg via Skype For Business. Vooral het uitwisselen van informatie via schermdeling gebeurt vaak.

In Leuven zelf loopt de samenwerking tussen pathologie en het operatiekwartier anders dan vroeger. ‘In het verleden zaten de pathologen in het ziekenhuis vlak naast de operatiekamer. Vandaag zitten ze aan de andere kant van de campus’, vertelt Hans Maris, systeembeheerder bij UZ Leuven. Maar de technologie overbrugt deze afstand. Zo zorgt UZ Leuven ervoor dat het beeldscherm met de microscoop van de patholoog wordt gestreamd naar de operatiekamer. ‘De chirurg kijkt dus mee op het scherm en door de microscoop’, stelt Maris. ‘Hij moet de operatiekamer niet meer verlaten.’

Positief voor het ziekenhuisbudget

‘Een videoconferencingsysteem en bijhorende zaal uitrusten voor 8 à 9 mensen, dat kostte vroeger al snel 20.000 euro. Vandaag gebeurt dit voor een paar duizend euro’, stelt Reinoud Reynders. ‘Bovendien kunnen we nu ook meer doen, qua communicatie. Ook al blijven we vergaderzalen uitrusten, iedereen kan de technologie op zijn eigen werkplek gebruiken.’

De opmars van de technologie bij UZ Leuven, en bij externe partners, is opmerkelijk. ‘Wij trachten met Microsoft bij te dragen tot de democratisering van de technologie’, vult Eric Martens aan, Business Group Lead van de Office Division bij Microsoft. ‘De toepassing is betaalbaar en open. Je kunt ze gebruiken op diverse toestellen en omgevingen, zoals geïnstalleerd bij een bedrijf zelf of in de cloud.’

‘De technologie doet mensen anders werken. Ze beseffen dat andere communicatiemiddelen, zoals chat, een alternatief kunnen zijn voor e-mail of telefoon’
Eric Martens
Business Group Lead Office Division bij Microsoft

Bovenal maakt Skype for Business bedrijven en hun mensen efficiënter. ‘De technologie doet mensen ook anders werken. Ze beseffen dat andere communicatiemiddelen, zoals chat, een alternatief kunnen zijn voor e-mail of telefoon’, weet de Microsoft-manager.

Nog een troef? De technologie maakt deel uit van de Office-portfolio van Microsoft, die veel bedrijven en hun medewerkers al gebruiken en kennen dankzij Skype en het vroegere Messenger. ‘We bieden deze technologie dus breed aan en ze is zeer intuïtief. Uiteraard moet er ondersteuning vanuit IT voorzien worden zoals steeds bij de implementatie van nieuwe toepassingen. Maar de eindgebruiker kan met een vrij beperkte opleiding direct aan de slag’, stelt Martens.

Stormloop

Bij UZ Leuven wordt Skype for Business intussen ondersteund. ‘We begeleiden het intensief vanuit de IT-afdeling. Het is de bedoeling dat vanaf deze zomer onze medewerkers zelf het initiatief kunnen nemen en aan de slag gaan’, stelt Reynders.

De technologie werkt vlot, maar vooral bij het opzetten of organiseren van een virtuele meeting, bijvoorbeeld met externe partners, moet je met een aantal zaken rekening houden. ‘Heeft elke deelnemer een webcam? Is een bepaalde plug-in geïnstalleerd op de pc?’, stelt Reynders. ‘Vaak gaat het om kleine dingetjes, maar niets is zo erg als wanneer je op het cruciale moment niet met de videovergadering kunt starten vanwege technische problemen.’

Momenteel maken bij UZ Leuven enkele honderden collega’s gebruik van Lync. ‘Dat aantal zal alleen nog maar toenemen’, weet Reynders. ‘We kunnen de interne vraag amper volgen.’

Checken of al uw licenties in orde zijn?

Meer grip krijgen op uw softwaregebruik en kosten?

Meten is weten, zoek het snel op via www.weethetzeker.be.

Lees verder

Logo
Tijd Connect biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.