Logo
Tijd Connect biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.

Continu verbeteren dankzij de zorg voor het milieu

©Pieter Van Eenoge

Een milieuaudit hoeft geen zwaard van Damocles te zijn. Wie kiest voor een milieuzorgsysteem gebruikt de audits als een instrument dat de prestaties van het bedrijf continu verbetert. En dat niet alleen voor milieutopics.

De vrees voor milieuaudits komt wellicht voort uit de verplichte audits. En dan vooral uit de zogenoemde decretale milieuaudit, die wordt voorgeschreven door VLAREM 1. De verplichting geldt voor bedrijven die een Milieueffectenrapport (MER) of een Veiligheidsrapport moeten indienen. Niet verplicht, maar wel met een dwingend karakter zijn de conformiteitsaudits. Die worden uitgevoerd als een bedrijf zeker wil zijn dat het beantwoordt aan de milieuwetgeving. Ook een bedrijf dat te koop staat, kan het voorwerp zijn van een milieuaudit. In dat geval wil de koper weten of er inbreuken of risico’s bestaan op het vlak van milieuwetgeving. In beide gevallen impliceert de controle dat er mogelijk ‘iets niet in orde zal zijn’.

Milieuzorgsysteem: iets voor u?

Dat is helemaal anders wanneer de audits passen in een breder milieuzorgsysteem. Bij zo’n systeem verbindt een bedrijf zich ertoe om te werken volgens een vastgelegde norm rond kwaliteit (ISO 9001), energie (ISO 50001) of in dit geval milieu (ISO 14001). De audits in de aanloop naar de certificering dienen niet alleen om na te gaan of u de milieuwetgeving naleeft, ze geven ook aan hoe u kosten bespaart, hoe u milieurisico’s beperkt en hoe u de volledige bedrijfsactiviteit duurzamer maakt. Op basis van die eerste vaststellingen worden de sterktes en zwaktes blootgelegd. Daarna wordt een actieplan opgesteld om het systeem te implementeren.

Welke regels u gaat hanteren om de norm te halen, bepaalt u zelf. ‘Een zorgsysteem schrijft alleen voor waaraan u moet voldoen, niet hoe u dat doet. Dat kan het bedrijf helemaal vrij invullen’, zegt Sara Wijnant, milieuadviseur bij studie- en adviesbureau Esher.

Ook de interne audits die tussentijds controleren of het bedrijf de norm wel degelijk haalt, zijn vrij te bepalen. De frequentie wordt vastgelegd in een procedure die beschrijft wanneer en op welke manier u de audit uitvoert. ‘Een audit is dan alleen een manier om na te gaan of de afgesproken regels in de praktijk ook werken’, zegt Sara Wijnant.

Naar continue verbetering

Niet alle bedrijven kiezen uit eigen beweging voor een milieuzorgsysteem. In sommige sectoren, zoals de auto-industrie, eisen klanten van hun leveranciers dat ze volgens de internationale milieunorm werken. Dat geldt ook voor overheden die streven naar een percentage duurzame aankopen en de ISO-norm als selectiecriterium hanteren. ‘Wie er niet zelf voor kiest, ziet vaak alleen een procedure die veel tijd en geld opslorpt. Het is de uitdaging om hen ook mee te krijgen en de positieve kracht van een zorgsysteem te tonen’, zegt Wijnant.

Die kracht ligt vooral in de structuur die het geheel van regels biedt. ‘Bij een zorgsysteem gaat het erom kennis en ervaring vast te leggen in procedures. Door die geregeld kritisch tegen het licht te houden, ga je nadenken over het beleid. Niet als iets negatiefs, maar als een automatische reflex in het streven naar die continue verbetering.’

De absolute voorwaarde om een zorgsysteem te laten slagen, is de betrokkenheid van alle medewerkers in een bedrijf. ‘Dat blijft een van de moeilijkere punten bij de implementatie’. zegt Sara Wijnant. ‘De normen moeten worden omgezet in mensentaal. Bij mensen op de werkvloer moet je focussen op wat belangrijk is. Je moet tonen hoe ze afval effectief kunnen sorteren, hoe ze energieverbruik daadwerkelijk kunnen terugdringen.’

Stapje verder met EMAS

Wie kiest voor een Europees Milieumanagement en Auditschema (EMAS) gaat nog een stap verder en moet jaarlijks (of tweejaarlijks voor kmo’s) een milieuverklaring publiceren met daarin alle cijfers over zes verplichte kernindicatoren zoals waterverbruik, afvalbeheer en energie. ‘Zo’n verslag moet worden gecontroleerd door een milieuverificateur en kost dus extra tijd en geld. Een EMAS-registratie is daarom vooral nuttig voor bedrijven die naambekendheid nastreven.’ Ook bepaalde veeleisende markten in Azië geven de voorkeur aan EMAS-bedrijven. Vaak is het die expansie die een bedrijf ertoe aanzet om zich laten te certificeren.

Een EMAS-registratie is een hoogst fragiele status. Het volstaat dat er bij een tussentijdse audit een zogenoemde non-conformiteit aan het licht komt, en u wordt van de lijst geschrapt. ‘Zowel die milieuverklaring als de conformiteit waar met een vergrootglas naar wordt gekeken, schrikt af. Wellicht daarom dat het vooral grote bedrijven zijn die een EMAS-certificaat hebben,’ zegt Sara Wijnant. Nochtans kunnen ook kmo’s er baat bij hebben. ‘Wie weinig werknemers heeft, en een relatief kleine omzet, maar wel naam wil maken via zijn milieubeleid of ecoproduct kan ook voor een EMAS gaan. Alleen is dan vaak de vraag wie in het bedrijf het hele proces zal opvolgen en of er voldoende tijd en middelen zijn om aan alle verplichtingen te voldoen.’ Die verplichtingen zijn dit jaar afgezwakt voor kmo’s. Zij moeten hun zorgsysteem nu slechts om de vier jaar (vroeger drie jaar) laten verifiëren en de milieuverklaring moet tweejaarlijks worden voorgelegd.

Wat kost het?

Hoe zwaar de investering precies is, hangt af van de procedures die uw bedrijf nu hanteert. ‘Wie bijvoorbeeld al over een ISO 9001 beschikt, heeft een basisstructuur waarop hij kan terugvallen. De kostprijs van de implementering zal lager uitvallen, omdat je veel kunt overnemen in de ISO 14001.’ De doorslaggevende factor in de prijs zijn de manuren. Hoe meer mensen en tijd een audit in beslag neemt, hoe duurder hij uitvalt. Voor een zorgsysteem moeten kmo’s rekenen op 3.500 tot 6.000 euro. De certificering kost gemiddeld tussen 2.000 en 3.500 euro.

Voorts hangt de totale prijs af van de begeleiding waarop u een beroep doet. Schrijft u zelf de procedures, dan is de rekening lichter, maar dan moet u wel in huis iemand voltijds op de invoering van het zorgsysteem zetten. Gaat u voor een EMAS? Dan moet u ook de tijd rekenen voor het opstellen, verifiëren en publiceren van de milieuverklaring.

In de praktijk: PMC Holding

De Vilvoordse PMC-holding groepeert vier kmo’s waarvan er een de trotse bezitter is van een EMAS-registratie. Het gaat om Your Mover Logistics, dat opslagdiensten verleent en de voorraad kantoormeubilair van klanten beheert. Het proces naar de certificering werd zeven jaar geleden ingezet, toen het toenmalige verhuisbedrijf zijn ecologische impact liet berekenen. ‘We konden nog meer CO2-emissies uitsparen, door ons nog meer toe te leggen op herstellingen van meubilair en werk te maken van een systematisch afvalbeheer’, zegt Anne Lenaerts, HR- en communicatiemanager. ‘De EMAS-registratie hebben we aangevraagd vanuit het idee dat het de beste manier was om jaar na jaar te verbeteren.’

Het milieuzorgsysteem bracht eerst alles in kaart. ‘De volledige afvalstroom werd blootgelegd. Elk onderdeel dat we toevoegen aan de meubels die we herstellen werd op zijn duurzaamheid getest.’ Via regelmatige checks zorgde het systeem er daarna voor dat nadenken over veiligheid en duurzaamheid een automatisme is geworden. ‘We doen geregeld een snelle toer om het personeel te bevragen over de procedures. Elke maand controleren we de cijfers over afval en energie. Verspilling of lekken zijn zo snel op te sporen.’

Om een EMAS-systeem te laten werken wordt extra inzet gevraagd van het personeel. ‘Elke werknemer bij ons heeft drie persoonlijke milieudoelstellingen. Bij een monteur die vaak in de binnenstad moet zijn, is dat bijvoorbeeld dat hij geen dubbele file veroorzaakt. Want het gestremde verkeer leidt tot meer fijn stof.’ Het is niet gemakkelijk om die boodschap over te brengen zonder belerend over te komen zegt Anne Lenaerts. ‘Maar we zien wel dat het motiverend werkt als de werknemers mee achter het idee staan.’

PMC werkt volop om de andere drie bedrijven tegen 2016 een EMAS-registratie te bezorgen. Dat is een behoorlijke inspanning, maar wel een die strategisch interessante inzichten biedt. ‘De vier bedrijfsleiders plus de operationele verantwoordelijken komen daarvoor geregeld samen. De processen worden ontleed, er wordt gekeken naar impact op het milieu en knelpunten. Maar de oefening op zich zorgt er wel voor dat we een beter zicht krijgen op hoe de vier bedrijven op elkaar inwerken en elkaar kunnen versterken.’

Het systeem dat daarna wordt opgezet moet volgens Lenaerts eenvoudiger werken dan bij de eerste ervaring met EMAS. ‘De focus moet liggen op continue verbetering. Voor de opvolging hebben we de quick checks en de maandelijkse en driemaandelijkse vergadering waar alle auditresultaten aan bod komen, en ook feedback van medewerkers, klanten en leveranciers. Maar daaraan zit meteen actie gekoppeld. Concrete verbeteringen die een verschil maken. En dat is wel leuk om te zien. EMAS biedt een structuur die je verplicht om werk te maken van je prioriteiten. Zonder die structuur zou veel in goede bedoelingen blijven steken.’

Lees verder

Logo
Tijd Connect biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.