Touchless invoice processing, of de contactloze factuurverwerking, is een nieuwe trend binnen het automatiseren van financiële processen. Olav Maas van Basware bespreekt de voordelen.
Het verwerken en betalen van handelsschulden verloopt niet altijd efficiënt. Facturen moeten langs verschillende personen in het bedrijf passeren voor goedkeuring waardoor het overzicht vaak zoek is. Met als gevolg: ontevreden leveranciers en fouten in de boekhouding.
Tijdwinst en betere data
Gelukkig zijn er efficiëntere oplossingen zoals het recente touchless invoice processing, volgens Olav Maas, directeur AP Automation bij Basware. ‘De eerste oplossingen in de AP Automation (Accounts Payable Automation), focusten zich op de vraag: ‘Hoe moet ik een factuur verwerken?’ Het ging dan vooral om het stroomlijnen van het facturatieproces. Met touchless invoice processing kijken we verder. ‘Hoe verwerk ik een factuur beter? Elke menselijke tussenkomt is een potentieel oponthoud in het proces en kan leiden tot fouten in de data. Door die weg te nemen, komen er meer en betere data ter beschikking die op hun beurt nuttige financiële inzichten opleveren.’
Proces in vier lagen
Olav Maas weet dat AP Automation uit vier lagen bestaat. ‘De eerste laag zijn de ruwe databronnen, maar die vertellen niets concreets. De juiste gegevens moeten eruit gehaald worden voor de analyse. Data-extractie is complex als de codering handmatig gebeurt. De AP Automation-software automatiseert dit proces en geeft de output van de data-analyse weer in de vorm van kant-en-klare kpi’s. Op basis van die analyse reiken wij de klanten aanbevelingen aan om hun processen bij te sturen.’
‘Maar daar blijft het niet bij’, gaat Olav Maas verder. ‘In een laatste stap gebruiken we gegevens om voorspellende analyses uit te voeren. Op basis van bijvoorbeeld data over cash-flows schatten we in of een factuur al dan niet op tijd betaald zal worden. Het is uiteindelijk aan de klant om te bepalen wat hij met die inzichten doet. Onze oplossingen omsluiten het volledige data-analyseproces en daar zijn we met Basware vrij uniek in.’
Vertrouwen tussen mens en machine
Touchless invoice processing wil geen mensen wegnemen uit het proces, integendeel. We willen juist de samenwerking tussen mensen en machines verbeteren
Olav Maas heldert graag nog een misverstand op. ‘Touchless invoice processing wil geen mensen wegnemen uit het proces, integendeel. We willen juist de samenwerking tussen mensen en machines verbeteren. De medewerkers kunnen zich concentreren op wat er echt toe doet: het omzetten van de output naar concrete acties. En omdat ze zich kunnen focussen op waar ze goed in zijn, verhoogt hun tevredenheid.’
Basware NV
Dany de Budt, Country Manager Basware België en Nederland