Logo
Tijd Connect biedt bedrijven, organisaties en overheden toegang tot het netwerk van De Tijd. De betrokken partner is verantwoordelijk voor de inhoud.

Slimme beheertools voor uw wagenpark

©Frank Toussaint

Fleetmanagement is door de jaren heen complex geworden. Als ondernemer of vlootbeheerder hebt u nood aan een totaalbeeld van de elementen die uw wagenpark beïnvloeden. Goede beheertools zijn daarbij onontbeerlijk.

In het verleden beperkte fleetmanagement zich voornamelijk tot het bepalen van een mobiliteitsbudget en het uitzoeken van geschikte leasewagens. Vandaag streven ondernemingen naar een totaalafweging waarin specifieke mobiliteitswensen, de total cost of ownership, fiscale consequenties en ecodriving een rol spelen. Om de perfecte balans tussen alle elementen te vinden, kunnen ondernemers en fleetmanagers terugvallen op innovatieve hulpmiddelen. Sommige applicaties focussen op één aspect, andere tools streven naar een gecentraliseerd totaaloverzicht.

Track & trace

Eerder controversieel zijn de track & tracesystemen. Die registreren niet alleen de afgelegde trajecten van uw voertuigen, maar kunnen ook hun positie in realtime bepalen en weergeven op een digitale kaart. U weet dan op elk moment waar uw vloot en uw medewerkers zich bevinden. Bovendien kan zo’n systeem ook ingezet worden om gestolen voertuigen te lokaliseren. En ook als bewijs voor de btw-aftrek van bedrijfswagens en voor de berekening van mobiliteitsvergoedingen kan een track & trace-toepassing haar nut bewijzen.

Clima & Partners, een bedrijf dat oplossingen in luchtbehandeling levert, gebruikt zo’n traceertool. ‘Vroeger moest een van onze administratieve medewerkers de gepresteerde uren van alle technici verzamelen en overtypen’, zegt zaakvoerder Olaf Reynt  jens. ‘Bovendien moest die ook alle gegevens controleren. Nu besparen we niet alleen tijd voor de administratie, maar weten we ook dat alle geregistreerde data correct zijn. Bovendien worden de gegevens automatisch verwerkt door ons sociaal secretariaat, wat een extra besparing oplevert.’ 

Ecodriving en driver awareness

‘Een track & trace-systeem kun je ook combineren met een ecomodule,’ zegt Stijn Stragier van GeoDynamics, specialist in track & trace. ‘Die analyseert het rijgedrag en de tankbeurten van de werknemer. De software geeft een objectieve score die beïnvloed wordt door bijvoorbeeld bruusk optrekken en remmen, stationair draaien, snelheidsovertredingen, enzovoort.

Ook de gegevens van tankkaarten kunnen gekoppeld worden aan de gereden afstanden. Als werkgever of afdelingsverantwoordelijke kun je scores analyseren, vergelijken en belonen.’ Betrek uw medewerkers daar ook zelf bij.  Er bestaan handige mobiele tools die de chauffeur continu inzicht geven in zijn brandstofgebruik, CO2-uitstoot, boetes en zelfs schadegevallen.

Mailtje naar de garage

Heel wat vlootbeheertools hebben ook een herinneringsfunctie voor het onderhoud van de voertuigen. ‘Die waarschuwt de gebruiker op basis van de kilometerstand of een datum’, zegt Alexandre Dworkin van MS Europe, dat zulke toepassingen verdeelt. ‘Op die manier kun je onderhoudsbeurten beter inplannen. Zelfs de garagehouder kan automatisch gewaarschuwd worden via een e-mailtje. Handig is dat je via zo’n applicatie ook een melding krijgt wanneer er bijvoorbeeld een abnormale ontlading van de batterij gedetecteerd wordt.’

‘Er zijn nog heel wat andere mogelijkheden’, gaat Dworkin voort. ‘Denk aan een waarschuwing via sms, e-mail of een pushbericht als het alarm systeem afgaat. Of aan notificaties bij het in- of uitrijden van specifieke zones die de gebruiker kan afbakenen. Of je stelt een takelwaarschuwing in, zodra het voertuig wordt verplaatst zonder chauffeur. Sommige tools kunnen een rapport bij een ongeval afleveren: dat brengt allerlei parameters in kaart, zoals snelheid en weersomstandigheden.’

 

Een traceersysteem kan ook gebruikt worden als bewijsmateriaal voor de btw-aftrek van bedrijfswagens. ©Frank Toussaint

Alles op één platform

Als fleetmanager of ondernemer hebt u wellicht nood aan een gecentraliseerd totaaloverzicht. De uitwisseling van informatie dankzij de integratie met uw financiële en HR-systemen is daarbij een belangrijke troef. ‘Wij verdelen meer dan veertig verschillende track & tracetoestellen’, zegt Philippe Minne van All-Connects. ‘Al deze  apparaten kunnen gecombineerd worden op één platform.  Zo heeft de klant altijd een overzicht van al zijn voertuigen en werktuigen.’

‘Want beheertools beperken zich niet tot gewone auto’s. Ook machines en kranen vragen bijvoorbeeld een waterdicht systeem om gepresteerde uren te meten en diefstal te voorkomen. Voor werktuigen in de bouwsector hebben we toepassingen die prestaties opmeten, een reisboek bijhouden en fungeren als mobiele prikklok. In vrachtwagens kunnen we de tachograaf, het brandstofverbruik en zelfs temperatuursensoren koppelen aan track & tracetoestellen. Voor elke markt is er een gepaste oplossing.’

'We besparen tijd, en we weten dat alle geregistreerde data juist zijn.'
Olaf Reyntjens
Clima & Partners

Van Zon, groothandel in de horecasector, monitort het transport van alle goederen met zo’n beheertool. ‘Die bezorgt ons inzicht in het afgelegde parcours’, zegt fleetmanager Rolf Vandenboer. ‘Bovendien houdt de tool ook de temperatuur in onze koelwagens in het oog. Zijn er exceptionele afwijkingen? Dan worden we automatisch gewaarschuwd en kunnen we snel ingrijpen. Deze toepassing biedt niet alleen meer comfort, maar ook behoorlijke tijdwinsten.’

Wat zegt de wet over tracking?

Wie een track & tracesysteem gebruikt, moet rekening houden met het wettelijke kader. ‘Je mag zo’n traceersysteem niet zonder motief installeren in de bedrijfswagen van een werknemer’, weet Alexandre Dworkin van MS Europe. ‘De installatie kan bijvoorbeeld gerechtvaardigd zijn om verplaatsingen aan te tonen en te optimaliseren, of als bewijs voor doorfacturatie.’ Ook de controle van prestaties wordt in principe beschouwd als een legitiem doel. Maar de controles moeten wel in verhouding staan tot dat doel.

Bovendien moet u uw werknemers informeren over de doeleinden en de manier van controleren. ‘Om aan deze informatieverplichting te voldoen, laat je je medewerker het best een aangepaste carpolicy ‘voor ontvangst en akkoord’ ondertekenen’, adviseert Stijn Stragier van GeoDynamics. ‘Bovendien moet je als werkgever bij de Privacycommissie melden dat je persoonlijke gegevens laat registreren via een traceersysteem. Anders riskeer je een schadevergoeding.’

Voor zuivere dienstvoertuigen vormen track & tracesystemen in principe geen probleem. Maar voor bedrijfswagens die ook privé gebruikt worden, ligt dat enigszins anders. ‘Om de zogenoemde proportionaliteitsvoorwaarde niet te schenden, moet zo’n auto uitgerust worden met een privéschakelaar’, zegt Philippe Minne vanAll-Connects. ‘Zodra het voertuig niet professioneel gebruikt wordt, kan de chauffeur de privacyknop activeren. De controle wordt dan beperkt tot kilometerregistratie zonder locatiebepaling.’ 

Logo
Tijd Connect biedt bedrijven, organisaties en overheden toegang tot het netwerk van De Tijd. De betrokken partner is verantwoordelijk voor de inhoud.