Een klassieke werkdag in België duurt acht uur, ook voor kenniswerkers. Toch lijkt het alsof sommige kantoortovenaars binnen dat tijdsvenster meer gedaan krijgen dan anderen. Hoe doen ze het? De volgende tips plaatsen een turbo op uw efficiëntie en productiviteit.
1. Rangschik taken volgens prioriteit
Start de dag met een beknopte checklist waarin u al uw taken voor die dag of week rangschikt volgens prioriteit. Dat kan via verschillende systemen. Bij de Eisenhowermatrix rangschikt u uw taken bijvoorbeeld in vier kwadranten, op basis van belangrijkheid en dringendheid. Werk vervolgens eerst aan de zaken die absoluut klaar moeten zijn aan het einde van de dag, en begin bij voorkeur met taken die minder leuk zijn of het meeste energie vergen. Een hele dag bezig zijn met moeilijke zaken is moeilijker dan een dag lang eenvoudige, minder belangrijke taken afvinken. Prioriteren voorkomt uitstelgedrag. Plan routinetaken die u op automatische piloot kunt uitvoeren aan het einde van de werkdag, wanneer uw energiepeil doorgaans lager is.
2. Leg uw mailbox aan banden
Veel mensen beginnen hun dag met het doorploegen van hun mailbox. Voor ze het beseffen, is er al een uur voorbij. Volgens onderzoek reageert de meerderheid van de medewerkers binnen de twee minuten op een mail: hun mailbox staat dus de hele werkdag open. Dat knaagt aan de productiviteit, want u doorbreekt telkens uw focus op de taak waar u mee bezig bent. Check in plaats daarvan uw mailbox pas na het afvinken van een taak op uw prioriteitenlijst. Of maak twee vaste mailmomenten, bijvoorbeeld rond de middag en aan het einde van de werkdag.
3. Stop met multitasken
Tijdens een telefoongesprek blijven tokkelen op uw pc-klavier? Geen goed idee. Want eigenlijk doet u geen twee dingen simultaan, maar switcht u uw aandacht bliksemsnel tussen meerdere zaken. Psychologen hebben ontdekt dat de menselijke hersenen niet ontworpen zijn voor multitasking. Ze vergelijken het met luchtverkeersleiding, waarbij overbelasting van de hersenen of een verslapping van de aandacht tot een catastrofe kan leiden. Door u volledig op één taak te focussen, volbrengt u die beter én in minder tijd. Hoe u kunt stoppen met multitasking? Zet uw smartphone op stil, schakel berichtenmeldingen uit en sluit alle onnodige tabbladen op uw computer tijdens belangrijke taken.
4. Win tijd met templates
Nog een mooie manier om uw werkproductiviteit te boosten: werk met sjablonen. Mails naar klanten, vergaderverslagen, offertes, kostenberekeningen: creëer voor elk document dat u vaak gebuikt een template – zo voorkomt u tijdverlies aan de opmaak of opbouw. Door minder tijd te spenderen aan repetitieve taken houdt u meer energie over voor projecten met een hogere prioriteit – en krijgt u meer gedaan in één werkdag.
5. Waak over uw batterijniveau
Alle voorgaande tips zijn waardeloos als u niet voor uzelf zorgt. Bouw tijdens de werkdag korte pauzes in, niemand blijft acht uur gefocust. Beweeg ook voldoende: organiseer een wandelvergadering, ga joggen tijdens uw lunchbreak, of neem de fiets voor uw woon-werkverplaatsingen. Voorzie ook voldoende nachtrust. Uw mentale en lichamelijke batterijen opladen is cruciaal. Zo blijft uw energie op niveau, krijgt u nieuwe inzichten om problemen op te lossen en ontdekt u frisse nieuwe invalshoeken.