‘Combineer een gepast kader met de juiste tools'

Door plaats- en tijdonafhankelijk werken aan te moedigen, willen bedrijven een betere work-lifebalance bij hun medewerkers in de hand werken. Bovendien is deze aanpak niet zelden een vereiste om nieuw talent aan te trekken en te behouden. Binnen deze visie vormt ook het nieuwe samenwerken met collega’s een belangrijk element. Daartoe heeft Telenet een intern sociaalmediaplatform uitgerold op de eigen werkvloer: De Gele Draad. Hiermee kunnen werknemers vlotter communiceren en informatie uitwisselen.

‘Een werkgever kan eigenlijk niet anders dan open te staan voor zulke nieuwe communicatiemogelijkheden’, zegt Claudia Poels, senior vicepresident human resources bij Telenet. ‘Zo kom je ‘generation flux’ tegemoet. Deze groep wordt - in tegenstelling tot eerdere generaties zoals de babyboomers en generation X of Y - niet gedefinieerd volgens leeftijd, maar wel op basis van de ‘mentale wendbaarheid’ inzake nieuwe evoluties in onze maatschappij. Als HRverantwoordelijke kan je hier sterk op inspelen: door deze wendbaarheid te stimuleren bij je medewerkers. En dus moet je een gepast kader creëren, gecombineerd met de juiste tools.’

Facebook en Twitter samen

De Gele Draad van Telenet combineert de troeven van populaire sociale netwerken als Facebook en Twitter. Medewerkers kunnen via dit intern platform gegevens verspreiden en berichten posten in het hele bedrijf. Op die manier kunnen ze bijvoorbeeld interessante trends of informatieve artikels delen. Handig is dat u de berichtenstroom kunt filteren door alleen bepaalde collega’s te volgen. Bovendien kunt u met zo’n platform nieuwe gebruikersgroepen samenstellen, of toetreden tot een bestaande groep rond bepaalde projecten of interesses. Zo’n groep kan zowel gesloten (alleen toegankelijk via uitnodiging) als publiek (voor iedereen) zijn. Zo is er bijvoorbeeld een open groep van netwerkinstallateurs, waarin oplossingen voor specifieke problemen en ervaringen uitgewisseld worden. Het is vooral in de gesloten groepen dat de interactie hoog is: ze zijn ideaal voor confidentiële gesprekken en vormen vaak een goed alternatief voor e-mail.

In het kader van co-creation kunnen Telenetmedewerkers via De Gele Draad ook de interesse voor en de haalbaarheid van nieuwe voorstellen nagaan. Ze kunnen hier namelijk ‘polls’ posten en vervolgens hun collega’s aanmoedigen om te stemmen op de beste ideeën via een ‘like’. Op die manier werd bijvoorbeeld al gepolst naar bijkomende functies in het aanbod van digitale televisie.

Stap voor stap

Overweegt u een gelijkaardig communicatieplatform voor uw bedrijf? Weet dan dat er enkele belangrijke aandachtspunten zijn. ‘Wij hebben goede ervaring met een stap-voorstap aanpak’, adviseert Claudia Poels. ‘De overgang gebeurt best als een evolutie, zonder schokeffecten. Als HR-verantwoordelijke waak je er bovendien over dat de nieuwe manieren van samenwerken op een efficiënte en doelgerichte manier gebeuren. Wij zijn overigens voorstander van een gebalanceerde aanpak: we zien het eerder als een bijkomende mogelijkheid dan als een vervanging van de traditionele methoden. Een ander aandachtspunt is de korte levensduur van sommige tools. Kijk maar naar Facebook, dat veel jongeren nu al inruilen voor alternatieven. Een bedrijf voorziet best slagkracht om mee te evolueren.’

‘Voor elk nieuw initiatief is er altijd een kleine groep ‘early adopters’. Zij zijn erg belangrijk, want zij zijn de ambassadeurs in je bedrijf. Bij sociale netwerken zoals Facebook geldt doorgaans de ‘1-9-90’-regel: 1 procent van de gebruikers post actief nieuwe berichten, 9 procent reageert en 90 procent observeert. Op De Gele Draad vertegenwoordigt die eerste actieve groep zelfs 2 à 3 procent.’

‘Belangrijk is ook dat je als werkgever voldoende gebruikservaring meegeeft aan de anderen. Daarom hebben we verschillende infosessies georganiseerd: eerst over sociale netwerken in het algemeen zoals Facebook en Twitter, en daarna over ons eigen platform. Verspreid duidelijke richtlijnen over het gebruik, dat is essentieel. Wij hebben alvast een aantal do’s and don’ts verzameld in tien eenvoudige punten.’

Twee dagen telewerk

In het kader van het nieuwe werken voorziet Telenet ook de mogelijkheden van telewerken. ‘We adviseren onze medewerkers bewust om maximaal twee dagen per week te telewerken’, zegt Anja Van Wingene, die de structuur van het project mee uittekende. ‘Want fysieke contacten blijven nu eenmaal noodzakelijk in een werkomgeving. We willen telewerken op dezelfde manier introduceren als De Gele Draad: onze werknemers kunnen zelf aangeven of ze hier gebruik van willen maken.’

‘Ook hier is het uiteraard belangrijk om als werkgever het juiste platform aan te reiken. Om efficiënt te telewerken doen wij een beroep op Microsoft Lync dat zowel audio als video conferencing toelaat van achter je computer. In december 2011 zijn we gestart met een proefproject bij 65 medewerkers, verspreid over dertien departementen. We hebben hun feedback gebruikt om een kader te bouwen. Momenteel praten we met onder meer de vakbonden om onze policy af te ronden. Naar verwachting kunnen we nog vóór de zomer breder van start gaan. Maar ook hier zullen we dat weer stap per stap doen.’

Meer weten via workshops

In 2011 heeft Telenet samen met een aantal bedrijven uit de openbare en de privé sector de ‘NWOW-coalitie’ opgestart. NWOW is de afkorting van ‘new world of work’, de Engelse term voor het nieuwe werken. De leden van dit samenwerkingsverband willen een mentaliteitswijziging in de werkorganisatie doorvoeren en hebben als doel het nieuwe werken te promoten in privé- en publieke organisaties uit alle sectoren en regio’s. Vandaag bestaat deze coalitie uit ALD Automotive, Telenet, Flanders Synergy, Microsoft, OutOfOffice, SD Worx, USG People, Cambioworks en Prepared Mind. NWOW wil graag een kennisplatform zijn waar bedrijven met elkaar kennis delen over het nieuwe werken. Dat gebeurt onder meer via de ‘Start 2 NWOW’-workshops, waarbij antwoorden gegeven worden op vraagstukken rond het nieuwe werken. Centraal staat de uitwisseling van ervaring tussen bedrijven, gekoppeld aan concrete tips en tricks.

De workshops focussen op verschillende thema’s: de legale en fiscale aspecten, de veranderende managementcultuur, nieuwe technologie, de optimale inrichting van het kantoor en de concrete invulling van een job. Aan elke workshop kunnen maximaal dertig personen deelnemen. Zo krijgt elke deelnemer ruimschoots de tijd om op een constructieve manier ideeën uit te wisselen met andere bedrijfsleiders. Meer info of deelnemen aan een workshop? Kijk op www.slim-werken.be