Ziet u zoals velen vandaag uw collega’s voornamelijk in kadertjes op uw pc-scherm? Of heeft u als kersvers manager uw medewerkers zelfs nog nooit in levende lijve ontmoet? Dirk Buyens, professor Human Resources van Vlerick Business School, vertelt hoe u dat strategisch aanpakt.
De coronacrisis houdt honderdduizenden medewerkers aan hun beeldscherm gekluisterd. ‘Bij videomeetings is discipline nog belangrijker dan bij fysieke vergaderingen’, zegt Dirk Buyens. ‘Niet uitzonderlijk start een meeting in levende lijve vijf of tien minuten later, omdat bijvoorbeeld de manager van hier naar daar holt. Bij digitale meetings valt die marge weg. Op tijd starten, wordt door iedereen ervaren als een vorm van respect.’
Vinger aan de pols
Dirk Buyens beklemtoont dat meetings meer dan ooit energie moeten geven aan de deelnemers. Liever kort en duidelijk afstemmen, dan lang palaveren over elfendertig onderwerpen.
Door de fysieke afstand is het ook belangrijk om te vragen hoe het gaat met de medewerkers. ‘Een lastig gesprek met een klant, moeite om gefocust te blijven door rondlopende kinderen thuis. Medewerkers moeten de kans krijgen om hun hart te luchten bij hun manager.’
Onboarding op afstand
Wat dan met nieuwe managers? Zij die tijdens de coronacrisis aangeworven zijn, maar hun medewerkers nog nooit fysiek ontmoet hebben?
‘Die mensen starten best korte individuele gesprekken met elk van hun teamleden’, vindt Dirk Buyens. ‘Een korte off-the-record babbel kan al helpen om mekaar wat beter te leren kennen, en medewerkers zich veilig te doen voelen.’
Ik merk dat in een digitale context managers zelf ook minder feedback krijgen van hun leidinggevenden.
Die gesprekken kunnen digitaal georganiseerd worden. Maar misschien is fysiek nog beter: bijvoorbeeld tijdens een wandelmeeting in een park.
Ook de managers die aangeworven zijn tijdens de crisis kunnen moeite ervaren met hun onboarding. ‘Ik ken een aantal leidinggevenden die daardoor al na enkele maanden hun ontslag hebben ingediend.’
Dirk Buyens: ‘Ik merk dat binnen een digitale context ook managers zelf minder feedback krijgen van hun leidinggevenden. Dat kan aangepakt worden door open te communiceren over do's-and-don'ts over timing, hoe je mensen aanspreekt en andere bedrijfsgerelateerde culturele aspecten.’
Geen dwangmatige controle
Tot slot is het belangrijk dat managers die vandaag noodgedwongen een “afstandsrelatie” onderhouden met hun collega’s niet te controlerend overkomen.
‘Het kan niet de bedoeling zijn dat medewerkers bang zijn als ze vijf minuten weg zijn van hun pc of niet meteen reageren op een smartphonebericht’, besluit Dirk Buyens.
‘Goede peoplemanagers maken duidelijke afspraken met hun medewerkers over bereikbaarheid en ontwikkelen een gezonde balans tussen het aansturen, opvolgen en aanmoedigen van hun mensen.’