‘Door een e-mail te versturen, heb je nog geen probleem opgelost'

Sander Vandenberghe, projectmanager ITA en Mieke Fordeyn, director International Division ©Studio Dann

Hoe groter een bedrijf, hoe groter het gevaar van een bureaucratie. Jan De Nul Group heeft daar een op het eerste gezicht eenvoudige, maar in de praktijk veel uitdagendere oplossing voor. ‘Onze mensen moeten gewoon meer met elkaar praten.’

Imagine-Think-Act’, of kortweg ITA. Dat is de naam van het programma waarmee Jan De Nul sinds vorig jaar focust op efficiëntie en het onder controle houden van de risico’s bij zijn activiteiten. Niets nieuws, enfin, toch niet helemaal, zegt Sander Vandenberghe, projectmanager ITA bij het bagger- en bouwbedrijf. ‘Verbeelden, denken en doen zit versleuteld in ons oer-DNA. Het is wat dit bedrijf zo succesvol heeft gemaakt. Met Imagine-Think-Act hebben we dat gewoon meer geformaliseerd.’

Waarom was dat nodig? ‘Door onze sterke groei is de efficiëntie van onze informatiedeling afgenomen’, verklaart gedelegeerd bestuurder Jan Pieter De Nul. ‘Zodra je een bepaalde omvang bereikt, duiken er problemen op die voor alle bedrijven dezelfde zijn. Ervaring bijvoorbeeld, stroomt dan veel moeilijker door. In een klein bedrijf weet een ploegbaas nog hoe iets twee jaar geleden is gedaan, en wat toen goed heeft gewerkt en wat niet. In een groot bedrijf loop je het risico om elke keer weer dezelfde fouten te maken, omdat er te weinig over gesproken wordt. Denk overigens niet dat Imagine-Think-Act iets is van de veiligheid. Het dient om stommiteiten te vermijden en efficiënter te worden. Safety is een nevenproduct.’

Voor een wereldspeler wordt die informatiedeling natuurlijk niet gemakkelijker. ‘Als je maar één fabriek hebt, en er gebeurt iets, dan weet bijna iedereen dat binnen de dag’, vertelt Jan Pieter De Nul. ‘Onze mensen zitten verspreid over de hele wereld. In de laatste vijftien jaar hebben we in 107 landen gewerkt. Als er bij ons in Australië vandaag iets gebeurt, dan weten ze dat morgen in Zuid-Amerika niet als ze met een gelijkaardig werk beginnen. Nochtans zouden we daar uit kunnen, en moeten, leren.’

Dat is het hele idee achter Image-Think-Act: risico’s begrijpen en beheersen door betere communicatie.
Mieke Fordeyn
Director International Division

Dat is het hele idee achter Image-Think-Act: risico’s begrijpen en beheersen door betere communicatie. Die noodzaak is de voorbije jaren alleen gegroeid, verklaart Mieke Fordeyn, director International Division. ‘In de offshorebusiness bijvoorbeeld zijn de eisen van de klanten anders dan in de activiteiten die we al veel langer doen. Daar zie je heel sterk dat alles eerst in procedures wordt opgeschreven vooraleer de uitvoering begint. Dat betekent dat iedereen al heel goed nagedacht heeft over wat ze moeten doen, wat de mogelijke risico’s zijn, en hoe ze die beperken of vermijden.’

Duidelijke afspraken

Het is belangrijk om te vermelden dat er veel vertrouwen rust op onze ervaren leiders van onze schepen en projecten over de hele wereld, benadrukt Vandenberghe. ‘Bij Jan De Nul rekenen we erop dat bij alles wat je doet en bij elke beslissing die je maakt, je altijd eerst inbeeldt, dan denkt en dan handelt. Daarbij benadrukken we ook het belang van duidelijke afspraken en een heldere communicatie. Als je vraagt wie de hoofdverantwoordelijke is voor een risicosituatie en twee mensen steken hun hand in de lucht? Dan heb je een probleem.’

‘Als er goed overlegd is over wat er moet gebeuren, en als je weet hoe een probleem elders in de wereld is ontstaan of opgelost, dan krijg je er veiligheid gratis bij’, merkt Jan Pieter De Nul op. ‘Dan weet je namelijk meteen wat de risico’s zijn, en is iedereen zich daar van bewust. Dat leidt tot minder ongelukken. Die communicatie zijn we door onze groei en de afstanden een beetje verloren. Dat is dus de grote uitdaging: die ervaring levend houden.’

Inleven, denken en doen zit versleuteld in ons oer-DNA. Het is wat dit bedrijf zo succesvol heeft gemaakt.
Sander Vandenberghe
Projectmanager ITA

Dat vraagt een betrokkenheid van alle niveaus van het bedrijf, stelt Fordeyn. ‘Managers van hier moeten vaker op de sites ter plaatse gaan en daar met de mensen over de risico’s van het vak praten, focussen op wat echt belangrijk is op dat moment en samen naar oplossingen zoeken voor de uitdagingen die iedere opdracht inhoudt. Alle medewerkers moeten weten dat ze voor een oplossing altijd op het hoofdkantoor terecht kunnen.’

‘Een jonge werknemer die vier weken opleiding krijgt en dan naar het buitenland wordt gestuurd, die twijfelt’, illustreert Jan Pieter De Nul het belang van goede afspraken. ‘Bij wie kan hij terecht voor vragen? In een klein bedrijf weet een projectleider precies wie hij moet bellen voor advies. Hoe ging het in het verleden, wat werkt en wat werkt niet? Als dat niet loopt zoals het moet, gebeuren er accidenten. “Waarom vraag je dat dan niet?”, vraag je aan zo’n kerel. En dan blijkt dat hij niet wist aan wie hij dat kon doen.’

Betere communicatie

Imagine-Think-Act heeft niets met extra papierwerk te maken’, benadrukt Yves Bosteels, directeur van de gloednieuwe afdeling Kennis, Proces en Innovatie bij Jan De Nul. ‘Het gaat om betere communicatie in twee richtingen. Managers en arbeiders moeten elkaar kunnen aanspreken over risico’s, en nog belangrijker, erover aangesproken kunnen worden.’

Hij geeft het voorbeeld van de opslagplaats in Zelzate die hij onlangs bezocht. ‘Daar waren werknemers grote cuttertanden aan het uitpakken uit grote trommels om die te herverpakken voor transport. Zij vertelden dat de kwaliteit van de randen van die tonnen onderling nogal verschilt en laat dat nu net de plaats zijn waar ze de ton met een haak aanpikken. Omdat bij het verplaatsen dan soms de haak van de ton vliegt en de last op de grond kan vallen, gingen ze altijd een eindje verderop staan. Dat zou ik nooit gelezen hebben in een rapport. Dat kom je alleen te weten door het te vragen.’

Jan Pieter De Nul knikt instemmend. ‘Het probleem is dat we in een papieren wereld beginnen te leven, en dat we niet meer nadenken. Ik zeg altijd: als je een werk gaat uitvoeren, dan moet je in je hoofd al kunnen zien hoe je het gaat doen. Dan besef je wat wel kan, en wat niet, bijvoorbeeld omdat het te gevaarlijk of te duur is. Wie geen praktijkervaring heeft, zal dat niet kunnen, net zoals die persoon ook geen kostprijs zal kunnen uitrekenen. Het gevaar van procedures op papier te zetten, is dat je in een administratieve wereld belandt, waarbij iets in orde is, als het is afgevinkt.’

Het probleem is dat we in een papieren wereld beginnen te leven, en dat we niet meer nadenken. Ik zeg altijd: als je een werk gaat uitvoeren, dan moet je in je hoofd al kunnen zien hoe je het gaat doen.
Jan Pieter De Nul
CEO van Jan De Nul Group

Jan Pieter De Nul, CEO van Jan De Nul Group ©Studio Dann

‘In deze tijden van e-mail en procedures vergeten we soms hoe belangrijk het is om fysiek met elkaar te overleggen’, meent Vandenberghe. ‘Dat dit nog altijd het beste werkt, zien we duidelijk op schepen die goed draaien. Op een ochtendmeeting waar iedereen aanwezig is, zijn in tien minuten alle taken verdeeld, en die zijn voor iedereen duidelijk. Als face-to-face niet mogelijk is, neem dan liever de telefoon om het onderwerp aan te kaarten, dan een mailtje te sturen.’

Jan Pieter De Nul ergert zich zelf vaak te pletter aan de e-mail- en afvinkcultuur die typisch is voor grote bedrijven. En ja, daar zit jammer genoeg ook zijn bedrijf bij. ‘Iemand stelt bijvoorbeeld per mail een vraag aan zijn collega die tien meter verderop zit, en daar volgt dan een letterlijk antwoord op. Maar als hij even langsloopt, zal het gesprek sneller gaan over “waarom stel je eigenlijk die vraag?” of “hoe zie je dat?”, waardoor je kennis en ervaringen deelt. Het probleem met e-mail is dat dit problemen “ontmenselijkt”. Maar door op de zendknop te drukken, zijn die natuurlijk nog niet opgelost. Dat is ook hoe misverstanden ontstaan, want zonder echte interactie pikt niemand die op.’

‘Een e-mail moet in veel gevallen gewoon een samenvatting van een gesprek zijn’, pikt Julie De Nul, dochter van Jan Pieter, in. ‘Je belt om goed af te spreken, en daarna volgt nog een mail met wat iedereen precies moet doen.’

‘Een e-mail gelijkstellen met een telefoongesprek kan gevaarlijk zijn: er belanden dingen op papier die daar helemaal niet mogen staan, omdat ze een verbintenis voor het bedrijf inhouden’, gaat haar vader voort. ‘Zo kregen we onlangs een product waar misschien fouten aan zitten. Maar de werfleider had de leverancier wel al gefeliciteerd voor dat product. Wat als je dan later gaat klagen over die levering? Komaan zeg!’

[an error occurred while processing this directive]