De spelregels voor telewerk na de coronacrisis

Wie thuiswerkt, kan zelf beslissen vroeger of later aan de slag te gaan. ©BELGAIMAGE

Overweegt u uw werknemers ook na de coronacrisis structureel en regelmatig te laten thuiswerken? Er bestaat een wettelijk kader, maar een telewerkpolicy op maat van uw bedrijf is een must.

Door corona is telewerk goed ingeburgerd, ook bij bedrijven die er voor de pandemie niet of nauwelijks mee vertrouwd waren. ‘Elke dag naar kantoor’ lijkt voorgoed tot het verleden te behoren. Wilt u in uw bedrijf ook na de coronapandemie deels thuis laten werken? Het juridisch kader voor structureel en regelmatig telewerk is uitgewerkt in een collectieve arbeidsovereenkomst, de cao 85. ‘Het vrijwillige karakter staat altijd centraal. Zowel de werkgever als de werknemer moet akkoord gaan met het structureel telewerk’, zegt Pascale Moreau van de consultant PwC Legal. ‘Een werknemer heeft dus geen recht op telewerk en een werkgever is niet verplicht dat te organiseren.’

Experts van PwC Legal en PwC Tax Consultants geven een antwoord op de vragen die u zich moet stellen als u permanent telewerk in uw bedrijf wilt invoeren.

Moet er een schriftelijke overeenkomst zijn?

Voor structureel thuiswerk bent u wettelijk verplicht een schriftelijke overeenkomst op te stellen. Dat kan via een bijlage aan de arbeidsovereenkomst, waarin onder andere de regelmaat van het telewerk, de telewerkplek en een kostenvergoeding geregeld worden. ‘De telewerker heeft bij ontstentenis van een schriftelijke overeenkomst het recht zijn werkzaamheden op de bedrijfslocatie van de werkgever te verrichten of naar de bedrijfslocatie terug te keren. Voorts is er geen uitdrukkelijke sanctie als er niets op papier staat. Wel riskeert u bij een sociale inspectie een straf wegens het niet naleven van een algemeen verbindend verklaarde cao’, zegt Jessica De Bels.

Voor structureel thuiswerk is een schriftelijke overeenkomst wettelijk verplicht.

‘Lange tijd werd aangenomen dat bij gebrek aan een telewerkovereenkomst de telewerker onder de wetgeving voor huisarbeider zou vallen. Die laatste kan recht hebben op een kostenvergoeding van 10 procent van zijn brutoloon voor de dagen dat hij thuis werkt. Maar het Hof van Cassatie heeft deze zienswijze in een arrest van 5 oktober 2020 ontkracht’, zegt De Bels.

Kan ik een werknemer verplichten om een dag dat hij normaal vanuit thuis werkt toch naar kantoor te komen?

‘Dat kan als de aanwezigheid van de werknemer noodzakelijk is voor de bedrijfscontinuïteit. Denk aan teamvergaderingen, klantenmeetings of evaluatiegesprekken’, zegt De Bels. ‘Een goed uitgewerkte policy kan zijn nut bewijzen. U kunt erin aangeven op welke thuiswerkdagen een werknemer toch naar kantoor zal moeten komen.’

Gelden voor een thuiswerker dezelfde arbeidstijden als op kantoor?

Nee, wie thuis werkt, mag zijn dag naar eigen goeddunken inplannen. Iets vroeger beginnen en stoppen met werken, het kan perfect. ‘Aangezien de telewerker een grote vrijheid heeft om zijn werk te organiseren, is wederzijds vertrouwen essentieel. Als werkgever kunt u in uw policy een tijdskader uitwerken en bijvoorbeeld bepalen wanneer een werknemer bereikbaar moet zijn’, zegt Moreau. Presteert uw werknemer overuren tijdens het thuiswerk? ‘In principe is er geen recht op uitbetaling van overuren of op inhaalrust’, zegt Moreau.

Wie vanuit thuis werkt, mag zijn dag naar eigen goeddunken inplannen.

Moet ik een onkostenvergoeding voor thuiswerk betalen?

Volgens de algemene regel moet u het materiaal dat een werknemer nodig heeft voor zijn telewerk ter beschikking stellen, installeren en onderhouden. In de collectieve arbeidsovereenkomst over structureel telewerk is voorzien dat afspraken moeten worden gemaakt over de kosten. ‘Het is perfect mogelijk overeen te komen dat de telewerkkosten in het loon inbegrepen zijn en niets extra betaald moet worden’, zegt Moreau. Maar in de praktijk betalen veel werkgevers een onkostenvergoeding.

129,48
Thuiswerkvergoeding
Een thuiswerkvergoeding tot 129,48 euro is vrij van bedrijfsvoorheffing en socialezekerheidsbijdragen als op maandbasis minstens een dag per week vanuit thuis wordt gewerkt.

‘Een thuiswerkvergoeding tot 129,48 euro is vrij van bedrijfsvoorheffing en socialezekerheidsbijdragen, voor zover ze betaald wordt aan werknemers die op maandbasis gemiddeld 1 dag per week thuis werken. Voor april, mei en juni 2021 is dat bedrag opgetrokken naar 144,31 euro’, zegt Sandra De Weerd (PwC Tax). Die vergoeding dekt kleinere kosten, zoals het gebruik van de ruimte, verwarming en verlichting, onderhoud en kosten van kleine kantoorbenodigdheden, maar ook koffie en water. Boven op de thuiswerkvergoeding kunt u de aankoop van kantoormeubilair en computermateriaal deels terugbetalen. Er is een limitatieve lijst die de fiscus aanvaardt als terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever.

Daarbovenop kunt u een forfait van 20 euro per maand betalen voor het professioneel gebruik van de eigen internetverbinding, en nog eens 20 euro voor het gebruik van de eigen pc als de werkgever die niet voorziet. Voor andere accessoires, zoals een printer of een tweede scherm, kan per item 5 euro worden toegekend, met een maximum van 10 euro. Die laatste vergoeding kan niet gecombineerd worden met de vergoeding voor een eigen pc.

Hoe zit het met de woon-werkvergoeding op de dagen van thuiswerk?

‘Als er geen woon-werkverkeer is, moet u geen vergoeding voor woon-werkverkeer betalen’, zegt De Weerd. ‘Sterker, als u ze toch betaalt, bestaat het risico dat de vergoeding bestempeld wordt als loon. Er moeten dan bedrijfsvoorheffing en sociale zekerheidsbijdragen op betaald worden.’

Mag mijn werknemer vanuit het buitenland werken?

Bij telewerk doet de plaats van werken er doorgaans weinig toe. Als een werknemer aansluitend op zijn vakantie nog een week in Spanje blijft werken, heeft dat geen gevolgen. Fiscaal gezien gaat het om een ‘sporadisch verblijf’. Het is wel aan te raden een A1-document aan te vragen bij een tewerkstelling in het buitenland, waarmee de werknemer kan aantonen dat hij in België sociaal verzekerd blijft.

Bij telewerk doet de plaats van werken er doorgaans weinig toe.

Krijgt een thuiswerker nog maaltijdcheques?

Thuiswerk verandert niets aan de bestaande regeling van maaltijdcheques. Als in uw bedrijf maaltijdcheques worden toegekend, heeft uw werknemer per gewerkte dag recht op een maaltijdcheque. Het maakt niet uit of hij thuis dan wel in het bedrijf werkt.

Lees verder

Advertentie
Advertentie
Advertentie

Gesponsorde inhoud

Gesponsorde inhoud