Advertentie

Controle over de impact van uw handtekening

Op basis van de Global Internal Audit Survey die Ernst & Young dit jaar uitvoerde bij 348 internationale bedrijven, blijkt dat 88 procent van de ondervraagden het belang van contracten als belangrijk of erg belangrijk definieert. Desondanks vindt slechts 18 procent van de respondenten dat hun contracten volledig onder controle zijn. 41 procent meent dat de contractrisico's ietwat onder controle zijn, en de overblijvende 41 procent ziet het als een verbeteringsopportuniteit of weet het niet. Reden genoeg om dit significante risico nader te belichten.

Ondernemingen worden ondersteund en soms zelfs bepaald door contracten. Afspraken met klanten, aankopen bij leveranciers, overeenkomsten met distributeurs, licenties, shared services en outsourcing hebben een grote invloed op de dagelijkse activiteiten en de rapportage. De globalisering en steeds verdere uitbesteding van niet-kernactiviteiten dragen bij aan een toenemend belang van contracten.

Als u contractrisico’s in kaart brengt en beheerst, staat de contractlevenscyclus centraal. In deze levenscyclus onderscheiden we het afsluiten van contracten, het onderhouden van contacten met de contractpartijen en het administreren van de contracten. Contracten afsluiten gaat ondernemingen in veel gevallen goed af. Door slim in te kopen kan men vaak besparingen realiseren.

Maar na het afsluiten van een contract blijft een aantal vragen vaak onbeantwoord: Wie is het aanspreekpunt voor de contractpartijen? Wie bewaakt de uitvoering en naleving? Hoe waarborgt de organisatie kennis met betrekking tot een vaak complex contract? Op welke wijze worden contracten geadministreerd? De laatste twee fasen van de contractlevenscyclus, het onderhouden en administreren, blijven in de dagelijkse praktijk onderbelicht. Het niet beheersen van contractrisico's kan voor een onderneming verregaande gevolgen hebben: gemiste opbrengsten, ten onrechte in rekening gebrachte kosten, misbruik van intellectueel eigendom en onjuiste leveringen.

RISICOFACTOREN

Verschillende factoren vergroten de blootstelling aan risico bij het aangaan van contracten. Door de globalisering zien we steeds meer patenten, copyrights en trademarks, er zijn de licenties betreffende de Intellectuele Eigendom (IP), de groeiende focus van aankoopafdelingen op besparingen, het outsourcen van processen, en niet te vergeten het grote aantal franchises, joint ventures en andere contractuele samenwerkingsverbanden. Verder zijn er een resem verplichtingen van goed bestuur en de toenemende complexiteit van de regelgeving, die van het management een adequate controle eist van vooral financiële en reporting- functies, contractuele relaties inbegrepen.

SLEUTELVRAGEN OVER CONTRACTRISICO

  • Hoeveel en welke contracten heeft uw bedrijf?
  • Welke kosten of baten vertegenwoordigen die contracten?
  • Op welke manier gaat u na of alle contractverplichtingen vervuld zijn?
  • Krijgt u regelmatig rapportage over de status van de contracten?
  • Wat is de bron van deze informatie?
  • Kijkt u deze informatie regelmatig na? Heeft u de complexiteit en de risico's van uw contracten in categorieën ingedeeld?
  • Is het proces van het nakijken van de rapportage op deze categorieën gebaseerd?
  • Herziet u uw contracten regelmatig?
  • Zijn procesverbeteringen gebaseerd op aanbevelingen van uw auditcomité? Hoe gaat u om met niet-gerespecteerde contractuele termen?

Kunt u niet antwoorden op deze vragen? Dan loopt u onnodige risico's.

VOORBEELDRISICO'S

In welke sector u ook actief bent en welke types contracten u ook in portefeuille mag hebben, u loopt altijd risico's. Het kan leerzaam zijn een blik te werpen op specifieke risico's in bepaalde sectoren.Wesommen een aantal gekende voorbeelden op. Een licentie- of patenthouder loopt risico’s dat de licentienemers niet of onvoldoende betalen voor de genomen licentie, niet voldoen aan de kwaliteitseisen of niet vermelden dat het patent eigendom is van de patenthouder.

Bij het oprichten van joint ventures of uitbestedingscontracten zijn de belangrijkste risico's overof onderbetaling of het niet naleven van de contractvereisten zoals tijdig produceren en leveren, kwaliteitseisen, productsamenstelling enz. Bedrijven actief in erg competitieve sectoren waar de marges minimaal zijn, sluiten dan weer vaak contracten af met hun leveranciers waarin de prijs bepaald wordt op basis van de marktevolutie of op basis van complexe berekeningsmethodes.

Dit kan ruimte laten voor interpretatie met conflicten of incorrecte aanrekening tot gevolg. Misschien is geen van deze voorbeelden rechtstreeks voor u van toepassing. Maar met wat verbeelding is het niet moeilijk om in te beelden wat er mis kan gaan met de contracten in uw portefeuille. En daar kunt u zich maar beter van bewust zijn. 

Advertentie
Advertentie
Advertentie
Advertentie

Gesponsorde inhoud

Gesponsorde inhoud