Interne controle bij de stad Gent

Volgens het gemeentedecreet moet elke stad of gemeente instaan voor de interne controle van haar activiteiten. Sommigen beschouwen deze bepaling als een zoveelste puntje op de al ellenlange to-dolijst van steden en gemeenten. Maar bij de stad Gent maakten ze van deze nood een deugd.

Ze grepen de bepaling aan als een opportuniteit om zo bij te dragen tot de realisatie van hun doelstellingen. Het stadsbestuur van Gent wenste te beschikken over een performant en integraal intern controlesysteemdat uiteraard moest voldoen aan de eisen van het gemeentedecreet. Bovendien wilde Stad Gent ook dat het controlesysteem geïmplementeerd zou worden in de organisatie op zich en in de verschillende delen ervan, en dat het zou bijdragen tot het realiseren van de doelstellingen van de organisatie.

Om dit project mede te ondersteunen deed Stad Gent een beroep op Ernst & Young. Ernst & Young stelde onder meer een nota op waarin de theoretische toepassing van interne controle werd vertaald naar de specifieke omgeving van Stad Gent en waarbij de rol van de tussenkomende actoren werd beschreven, zoals het voorstel voor de oprichting van een cel Interne Controle en het uitbouwen van de bestaande dienst Interne Audit. Daarnaast hielp Ernst & Young bij de analyse van verschillende processen om de risico’s en controlemaatregelen in kaart te brengen en zo tot nieuwe (of aan te passen) procedurebeschrijvingen te komen.

Naast het in kaart brengen en waar mogelijk optimaliseren van processen, heeft het project geleid tot een meer doelgerichte en transparante werking van de stad en haar administratie. Deze aanpak geldt overigens niet alleen voor steden en gemeenten, maar net zo goed voor de andere overheden in België.

'Voor we overgingen tot een systematische benadering van interne controle en audit, hadden we al een aantal processen', getuigt Paul Teerlinck, stadssecretaris van de stad Gent. 'We hadden een integriteitscode, een nieuwe organisatiestructuur met gedeelde verantwoordelijkheden en deden ook aan competentiemanagement. Maar we hadden geen geïntegreerd systeem.’ 'Ernst & Young heeft ons geholpen om een risicomatrix op te stellen met een paar honderd processen, waaraan we telkens een prioriteit toekenden', aldus Teerlinck. ‘Het project heeft toch wel enige omvang: we begonnen eraan in oktober vorig jaar en mikken op 2012 als einddatum.’ Volgens de stadssecretaris verliep de samenwerking met Ernst & Young prima: 'Ze hielpen ons om een Cel Interne Controle samen te stellen, en een paar consultants maakten daar een tijdlang deel van uit, zodat we konden profiteren van hun expertise. De grootste uitdaging van het hele project was het verkrijgen van de buy-in van alle betrokken partijen.

Ernst & Young heeft ons geholpen met onder andere de oprichting van een forum waar alle betrokkenen hun meningen kwijt konden. De culturele omslag was niet makkelijk, maar is nu wel bereikt. Nu zijn we zelf aan zet. De volgende stap is de oprichting van een permanente dienst, zowel voor wat betreft de opvolging van de implementatie van het ICS, als daarnaast én volledig onafhankelijk een operationele dienst Interne Audit . We zitten volledig op schema, en ik heb alle vertrouwen in een goede afloop.’ 

Advertentie
Advertentie

Gesponsorde inhoud