Kosten besparen met elektronische facturen

Jaarlijks gaan er in ons land 1 miljard facturen over en weer. Het merendeel daarvan in een papieren formaat. Een bedrijf kan met e-facturatie veel kosten besparen. Al zitten er nog wel wat addertjes onder het gras.

Van Roey Automation, een ICT-bedrijf met een kleine honderd medewerkers, zag zijn facturatiekosten enkele jaren geleden erg hoog oplopen. De grote hoeveelheid facturen die het bedrijf verstuurde, resulteerde in een extravagant papiergebruik. Het bedrijf ontwikkelde een link tussen zijn eigen bedrijfssoftware en het platform van UnifiedPost, dat diensten rond elektronische facturatie aanbiedt. Op die manier konden klanten de facturen in elektronisch formaat ontvangen.

E-facturatie heeft een aantal voordelen. Het papierverbruik daalt, de factuur is heel snel bij de klant en achteraf ook makkelijk doorzoekbaar. Het bedrijf wilde met deze aanpak ook het aantal openstaande facturen terugdringen. Het nog te betalen saldo was in drie jaar met 150 procent toegenomen. Openstaande facturen kosten veel inspanningen en werkuren. Om dit probleem aan te pakken besliste Van Roey Automation om de betalingsdrempel voor de digitale facturen zo laag mogelijk te houden. Deze werden automatisch aan hun favoriete betalingsplatform gekoppeld. Want eenvoudiger betalen betekent sneller betalen. Het bedrijf mikt op een terugverdientijd van de investering, inclusief ontwikkelingskosten, van zowat een jaar.

Toestemming

Cruciaal bij de start van het project was het ‘on-boarding’ programma: klanten warm maken om digitale facturen te accepteren. In de eerste fase kregen de klanten hun facturen digitaal en op papier als kopie, maar met het verzoek om vanaf dan alleen nog de digitale facturen te ontvangen. Een grote meerderheid van de klanten koos voor het ontvangen van facturen in elektronisch formaat. “In het zakenleven mag een klant stellen dat hij geen digitaal formaat wenst”, vermeldt Jan Verwaest, die als adviseur werkt bij Van Roey. “Dat kun je toch wel beschouwen als een hiaat in de wetgeving”, vindt hij. Want wat is het gevolg? Bedrijven die starten met elektronische facturatie moeten beseffen dat ze nog lange tijd een dubbel programma moeten lopen: elektronisch maar ook op papier voor wie dat echt verlangt.

De belangrijkste reden waarom bedrijven papier verkiezen? Macht der gewoonte. “Vergeet niet dat bedrijven al hun bedrijfsprocessen hebben afgestemd op papieren facturen. Dat keer je zomaar niet om”, stelt Verwaest. Volgens de adviseur werkt elektronische facturatie in de praktijk het best als bedrijven hun facturen ook aanleveren in een formaat dat rechtstreeks door computersystemen kan worden ingelezen. “Want het heeft weinig nut om een factuur elektronisch door te sturen, waarna de ontvangende partij het document vervolgens moet overtypen - met mogelijke fouten tot gevolg”, vindt hij. Eens elektronisch is dus het best altijd elektronisch.

Een andere uitdaging ligt in de archivering, met een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar in het oorspronkelijke formaat. “Zeven jaar lijkt in het digitale tijdperk al snel een eeuwigheid.”

1 miljard

De trend naar digitalisering kondigt zich vooral aan bij facturen die naar particulieren worden verstuurd, zoals door nuts- of telecombedrijven. “Daar wordt vaak zelfs niet eens toestemming gevraagd aan de klant, omdat die betaalt op basis van een domiciliëring.” De uitdaging is alvast groot op het vlak van elektronische facturatie. Jaarlijks worden in ons land volgens Jan Verwaest zowat 1 miljard facturen verstuurd en ontvangen. “De helft gaat tussen bedrijven onderling, al verloopt daarvan slechts een minderheid elektronisch. Als je weet dat de versturing en verwerking van een factuur gemiddeld zowat 3,5 euro kost, gaat het om een potentiële besparing van enkele miljarden euro’s.” l

Advertentie
Advertentie

Tijd Connect