column

Weg met ‘reply all’

Hoofdeconoom ING België

Ondoordacht gebruik van de 'reply all'-optie in mailsoftware leidt tot waanzinnige kettingsmails. Bezint eer ge begint.

Laat me beginnen met het relaas van een onschuldig incident in een bestaande, maar niet nader genoemde multinational. Een werknemer in een Oost-Europees land zendt een mail naar enkele collega’s, waarbij hij ook een groepsmailadres gebruikt. Hij vergist zich echter van groep en stuurt de mail met enkele lokale mededelingen naar een paar duizend collega’s wereldwijd. Daarop beginnen die druppelsgewijs een ‘reply all’ te versturen om te zeggen dat zij deze mail niet moesten krijgen, tot het een heuse tsunami wordt.

Na de honderdste ‘reply all’ stuurt iemand in blokletters een mail, nogmaals naar iedereen, om te zeggen dat de initiële mail een vergissing was en op te houden met ‘reply all’ te doen. Waarop op deze mail nog een honderdtal ‘reply all’ volgen om te zeggen dat dit wel zo kan zijn, maar dat zij graag van deze mailinglist zouden worden gehaald. Zelfs een nieuw bericht van de oorspronkelijke verzender om te zeggen dat het allemaal om een misverstand gaat, brengt geen soelaas. Twee dagen later komen er nog altijd antwoorden van mensen die zich afvragen waarom ze deze mail hebben gekregen. Klinkt dit u bekend in de oren?

Zo’n waanzinnige kettingmail stoppen, is ook al een catch 22: als je niets doet, is de kans groot dat de infernale spiraal doorgaat. Maar elke poging om ze te stoppen vereist dat je zelf een ‘reply all’ doet en je je de facto bezondigt aan wat je net wil stoppen.

Het is overigens een mysterie waarom zoveel mensen zo graag aan alle bestemmelingen van een mail hun boodschap kwijt willen, terwijl die meestal oninteressant is voor 99 procent van de ontvangers. Ja, als je de belangrijkste deelnemer van een geplande vergadering bent en je je onverwachte afwezigheid wil melden, is het geoorloofd, zelfs gewenst, om dat aan alle deelnemers te sturen. Maar ga ervan uit dat dat eerder de uitzondering dan de regel is.

Het is een mysterie waarom zoveel mensen zo graag aan alle bestemmelingen van een mail hun boodschap kwijt willen, terwijl die meestal oninteressant is voor 99 procent van de ontvangers.

De verstokte ‘reply all’-gebruikers straffen bovendien nog een onschuldige categorie van mensen: zij die bij de initiële mail in cc werden gezet. Nogal wat werknemers blijken ervan uit te gaan dat bij elke mail die ze professioneel versturen tenminste hun manager in cc moet worden gezet. Misschien vinden ze dat deze ‘in de loop’ moet worden gehouden of willen ze gewoon tonen dat ze iets professioneels aan het doen zijn. Alleen zouden ze zich dan ook moeten realiseren dat die arme baas vervolgens ook mag meegenieten van de reacties van de talloze ‘reply all’-adepten.

Van mailverstuurders vragen dat ze even nadenken alvorens ‘reply all’ te gebruiken, is een hopeloze onderneming. Maar elke econoom weet dat de juiste prikkels gedragswijzigingen kunnen bewerkstelligen. Niemand die vroeger met de post een schriftelijke uitnodiging kreeg, overwoog een brief terug te sturen aan alle genodigden, zelfs als hij over hun adressen beschikte. Dat zou niet alleen een heel karwei zijn, het zou ook geld kosten: extra papier, enveloppes, om nog te zwijgen van de postzegels. De ‘reply all’ is echter gratis en kost niet meer moeite dan alleen de originele afzender een bericht te sturen. Er is dan ook maar één oplossing: weg met die ‘reply all’-optie!

Maar wat als je dan toch informatie moet doorgeven aan alle geadresseerden? Want laat ons eerlijk wezen: er zijn wel degelijk situaties waarin dat wenselijk of noodzakelijk is. Simpel: je kopieert alle ontvangers van de initiële mail en je plakt ze in het vakje bestemmelingen in je antwoord. Dat is een kleine extra moeite, maar waarschijnlijk net voldoende om diegenen die niet nadenken als ze mails beantwoorden ervan te weerhouden totaal overbodige informatie te sturen aan mensen die daar niet om gevraagd hebben.

Lees verder