Aannemingsmaatschappij CFE - Oproeping van de gewone algemene vergadering van 7 mei 2020

in het Frans “ COMPAGNIE D’ENTREPRISES CFE ” - afgekort “CFE” - naamloze vennootschap - Zetel van de vennootschap : Oudergem (1160 Brussel) - Herrmann-Debrouxlaan, 40-42 - Rechtspersonenregister Brussel - Ondernemingsnummer: 0400.464.795

BELANGRIJKE VOORAFGAANDE MEDEDELING AAN DE AANDEELHOUDERS EN OBLIGATIEHOUDERS

Gezien de ontwikkeling van de COVID-19 pandemie en de daaraan gekoppelde overheidsmaatregelen ziet de vennootschap zich genoodzaakt een aantal maatregelen te nemen in het kader van de jaarvergadering van 7 mei a.s teneinde de gezondheid van de aandeelhouders, obligatiehouders, bestuurders en medewerkers maximaal te waarborgen. 

De raad van bestuur beveelt de aandeelhouders en obligatiehouders ten stelligste aan de jaarvergadering van 7 mei niet persoonlijk bij te wonen. Alle aandeelhouders zullen in de gelegenheid worden gesteld om voorafgaand aan de vergadering op afstand te stemmen of een volmacht met steminstructies te geven aan de secretaris van de vergadering, volgens de regels die in deze oproeping zijn uiteengezet. 

De vennootschap zal aandeelhouders, obligatiehouders, en volmachthouders enkel toegang kunnen verlenen tot de jaarvergadering indien dit in overeenstemming is met de dan geldende overheidsmaatregelen, algemene aanbevelingen van overheidsinstanties en -instellingen en over het algemeen indien dit verantwoord is vanuit gezondheids- en veiligheidsoverwegingen. 

De vennootschap volgt de gebeurtenissen en de overheidsmaatregelen, inclusief die m.b.t. de organisatie van algemene vergaderingen, op de voet op en zal de aandeelhouders en obligatiehouders informeren, door middel van een persbericht en op haar website, over eventuele bijkomende maatregelen en richtlijnen met betrekking tot (de datum, het bijwonen en de organisatie van) de jaarvergadering.

 

De raad van bestuur nodigt de aandeelhouders en de obligatiehouders uit om de gewone algemene vergadering bij te wonen, die zal gehouden worden op de zetel van de vennootschap, Herrmann-Debrouxlaan 40-42, 1160 Brussel, op donderdag 7 mei 2020 om 15.00 uur

A. Agenda:

1. Beheerverslag van de raad van bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019

2. Verslag van de commissaris over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019

3. Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening per 31 december 2019 en winstbestemming

Voorstel tot besluit:

Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening per 31 december 2019 met inbegrip van de voorgestelde bestemming van het resultaat, waarbij geen dividend wordt uitgekeerd. 

4. Goedkeuring van de geconsolideerde jaarrekening

Voorstel tot besluit:

Goedkeuring van de geconsolideerde jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

5. Bezoldiging

5.1. Goedkeuring van het remuneratieverslag 

Voorstel tot besluit:

Instemming met het remuneratieverslag. 

5.2. Jaarlijkse bezoldigingen bestuurders en commissaris 

Voorstel tot besluiten :

Goedkeuring van toekenning aan de voorzitter en aan elke bestuurder van de raad van bestuur, met ingang op 1 januari 2020, van een bezoldiging van respectievelijk 100.000 euro en 20.000 euro, pro rata temporis de uitoefening van hun mandaat in de loop van het jaar.

Goedkeuring van toekenning aan de bestuurders, met uitzondering van de voorzitter, van zitpenningen van 2.000 euro per deelname aan een vergadering van de raad van bestuur. De remuneratie van de leden van het auditcomité en van het benoemings- en remuneratiecomité blijft ongewijzigd.

Goedkeuring van toekenning aan de commissaris van een remuneratie van 127.000 euro per jaar voor de uitoefening van zijn mandaat. Deze remuneratie wordt jaarlijks geïndexeerd. 

6. Kwijting aan de bestuurders

Voorstel tot besluit:

Verlening van kwijting aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

7. Kwijting aan de commissaris

Voorstel tot besluit:

Verlening van kwijting aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

8. Benoemingen

8.1. Het mandaat van bestuurder van Pas De Mots BV, vertegenwoordigd door mevrouw Leen Geirnaerdt, vervalt op de gewone algemene vergadering van 7 mei 2020.

Voorstel tot besluit:

Goedkeuring van de hernieuwing van het bestuursmandaat van Pas De Mots BV, vertegenwoordigd door mevrouw Leen Geirnaerdt, voor een duur van vier (4) jaar eindigend na de algemene vergadering van mei 2024. Pas De Mots BV en mevrouw Leen Geirnaerdt beantwoorden aan de criteria van onafhankelijkheid bepaald door artikel 3.5 van de Belgisch Corporate Governance Code 2020.

8.2. Het mandaat van bestuurder van de heer Christian Labeyrie vervalt op de gewone algemene vergadering van 7 mei 2020.

Voorstel tot besluit:

Goedkeuring van de hernieuwing van het bestuursmandaat van de heer Christian Labeyrie voor een duur van vier (4) jaar eindigend na de algemene vergadering van mei 2024. De heer Christian Labeyrie beantwoordt niet aan de criteria van onafhankelijkheid bepaald door artikel 3.5 ter van de Belgisch Corporate Governance Code 2020.

8.3. Het mandaat van bestuurder van de heer Philippe Delusinne vervalt op de gewone algemene vergadering van 7 mei 2020.

Voorstel tot besluit:

Goedkeuring van de hernieuwing van het bestuursmandaat van de heer Philippe Delusinne voor een duur van vier (4) jaar eindigend na de algemene vergadering van mei 2024. Vanaf 6 mei 2021 zal de heer Philippe Delusinne niet meer beantwoorden aan de criteria van onafhankelijkheid bepaald door artikel 3.5 van de Belgisch Corporate Governance Code 2020.

8.4. Wijziging commissarisvertegenwoordiger.

De vaste vertegenwoordiger van de commissaris, de burgerlijke vennootschap die de rechtsvorm van een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid heeft aangenomen Deloitte Bedrijfsrevisoren CVBA, met maatschappelijke zetel te Gateway building, Luchthaven Brussel Nationaal 1J, B-1930 Zaventem, zal voortaan Rik Neckebroeck zijn in plaats van Michel Denayer en Rik Neckebroeck. Deze beslissing zal ingaan vanaf het boekjaar beginnend op 1 januari 2020 en is van toepassing voor de resterende duur van het commissarismandaat, zijnde tot het boekjaar afsluitend op 31 december 2021.

B Formaliteiten voor toelating tot de gewone algemene vergadering 

1. Aandeelhouders die persoonlijk wensen deel te nemen 

Enkel de aandeelhouders die aandelen van CFE bezitten ten laatste op de 14de dag vóór de gewone algemene vergadering, zijnde 23 april 2020 om middernacht, Belgische tijd (de “Registratiedatum”), en die uiterlijk op 30 april 2020 om middernacht bevestigen dat zij aan de gewone algemene vergadering wensen deel te nemen, worden toegelaten om eraan deel te nemen, hetzij persoonlijk, hetzij door een gemachtigde.

- Voor de houders van aandelen op naam blijkt het bewijs van bezit van aandelen op de Registratiedatum uit de inschrijving in het register van de aandelen op naam van CFE op deze datum. Bovendien moet elke aandeelhouder uiterlijk op 30 april 2020 om middernacht, Belgische tijd, verplicht het formulier “Intentie tot deelneming aan de algemene vergadering”, beschikbaar op de website www.cfe.be, invullen en hetzij per post opsturen ter attentie van MSQ BV, vertegenwoordigd door Fabien De Jonge, financieel en administratief directeur, Herrmann-Debrouxlaan 40-42 te 1160 Oudergem, hetzij per e-mail op het e-mailadres general_meeting@cfe.be.

- Voor de houders van gedematerialiseerde aandelen blijkt het bewijs van bezit van aandelen op de Registratiedatum uit de inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van de vereffeninginstelling op de Registratiedatum. Bovendien dient elke aandeelhouder uiterlijk op 30 april 2020 om middernacht, Belgische tijd, zijn deelname te bevestigen aan zijn bank, met vermelding van het aantal aandelen waarmee de aandeelhouder aan de vergadering wenst deel te nemen. 

2. Aandeelhouders die zich willen laten vertegenwoordigen

Elke aandeelhouder die aandelen bezit op de Registratiedatum mag zich laten vertegenwoordigen op de gewone algemene vergadering. 

De aandeelhouders die een volmachtdrager wensen aan te stellen om zich te laten vertegenwoordigen, moeten uiterlijk op 30 april 2020 om middernacht, Belgische tijd, het getekend volmachtformulier, beschikbaar op de website www.cfe.be, invullen en hetzij per post opsturen ter attentie van MSQ BV, vertegenwoordigd door Fabien De Jonge, financieel en administratief directeur, Herrmann-Debrouxlaan 40-42 te 1160 Oudergem, hetzij per e-mail op het e-mailadres general_meeting@cfe.be. 

Indien de volmacht per e-mail werd opgestuurd, moet de volmachthouder het ondertekend origineel uiterlijk bij aanvang van de algemene vergadering afleveren of, voor het geval de algemene vergadering niet fysiek zou plaatsvinden, uiterlijk op 30 april 2020 per post opsturen naar de vennootschap.

3. Aandeelhouders die per brief wensen te stemmen

Elke aandeelhouder die aandelen bezit op de Registratiedatum mag per brief stemmen op de gewone algemene vergadering.

De aandeelhouders die per brief wensen te stemmen moeten uiterlijk op 30 april 2020 om middernacht, Belgische tijd, het stemformulier, beschikbaar op de website www.cfe.be, invullen en ondertekenen en enkel per post opsturen ter attentie van MSQ BV, vertegenwoordigd door Fabien De Jonge, Financieel en Administratief Directeur, Herrmann-Debrouxlaan 40-42 te 1160 Oudergem. De aandeelhouder die per brief stemt, moet verplicht de richting van zijn stem invullen op het formulier.

4. Aandeelhouders die nieuwe onderwerpen wensen te laten inschrijven op de agenda

Een of meer aandeelhouders die samen minstens 3% van het maatschappelijk kapitaal bezitten, kunnen te behandelen onderwerpen op de agenda van de gewone algemene vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin te behandelen onderwerpen. 

Aandeelhouders die onderwerpen wensen te laten inschrijven op de agenda van de gewone algemene vergadering of die voorstellen tot besluit wensen in te dienen, moeten:

uiterlijk op 15 april 2020 om middernacht, Belgische tijd, een schriftelijk verzoek opsturen naar de vennootschap, hetzij per post ter attentie van MSQ BV, vertegenwoordigd door Fabien De Jonge, financieel en administratief directeur, Herrmann-Debrouxlaan 40-42 te 1160 Oudergem, hetzij per e-mail op het e-mailadres general_meeting@cfe.be;

- bewijzen dat ze op de datum van hun aanvraag alleen of samen minstens
3 % van het maatschappelijk kapitaal bezitten en hun aanvraag vergezellen hetzij van een certificaat van inschrijving van de desbetreffende aandelen op naam in het register van de aandelen op naam dat ze vooraf aan de vennootschap hebben gevraagd, hetzij van een door de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling opgesteld attest waaruit blijkt dat het desbetreffend aantal gedematerialiseerde aandelen op hun naam op rekening is ingeschreven;

- bij hun aanvraag de tekst van de te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen, of de tekst van de voorstellen tot besluit die op de agenda geplaatst moeten worden, voegen.

In voorkomend geval zal CFE uiterlijk op 22 april 2020 een nieuwe agenda van de gewone algemene vergadering publiceren volgens dezelfde modaliteiten als de huidige agenda. Tegelijkertijd zal CFE op haar website de formulieren publiceren die gebruikt kunnen worden voor het stemmen met volmacht en voor het stemmen per brief, aangevuld met de bijkomende te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit en/of de afzonderlijke voorstellen tot besluit die op de agenda geplaatst zouden zijn. 

De volmachten en de stemformulieren per brief die voor 22 april 2020 aan de vennootschap gestuurd zijn, blijven geldig voor de onderwerpen die op de agenda staan. In het kader van een stem per volmacht, zal de volmachtdrager bovendien gerechtigd zijn om te stemmen voor de nieuwe onderwerpen op de agenda en/of de nieuwe voorstellen tot besluit zonder dat een nieuw volmacht vereist is, voor zover het volmachtformulier dit uitdrukkelijk voorziet. Het volmachtformulier mag ook vermelden dat de volmachtdrager zich in dat geval moet onthouden.

5. Aandeelhouders die vragen wensen te stellen 

Elke aandeelhouder heeft het recht om vragen te stellen aan de bestuurders en/of de commissaris met betrekking tot hun verslag of tot de agendapunten van de gewone algemene vergadering, voor zover de mededeling van gegevens of feiten niet van dien aard is dat zij nadelig zou zijn voor de zakelijke belangen van de vennootschap of voor de vertrouwelijkheid waartoe de vennootschap, haar bestuurders of de commissaris zich hebben verbonden. Gelet op de onzekerheid over het al dan niet plaatsvinden van een fysieke algemene vergadering, is het de aandeelhouders ten zeerste aanbevolen om hun eventuele vragen uitsluitend schriftelijk te stellen.

De aandeelhouders die vragen schriftelijk wensen te stellen vóór de vergadering moeten een e-mail uiterlijk op 1 mei 2020, om middernacht Belgische tijd, aan de vennootschap op het e-mailadres general_meeting@cfe.be sturen. Onder voorbehoud van hetgeen voorafgaat zullen enkel de schriftelijke vragen, gesteld door aandeelhouders die voldaan hebben aan de voorwaarden om toegelaten te worden tot de vergadering (zie punt 1), op de vergadering beantwoord worden.

6. Recht van de obligatiehouders om de algemene vergadering bij te wonen 

Obligatiehouders mogen de gewone algemene vergadering bijwonen, maar enkel met een raadgevende stem, mits zij hun hoedanigheid van obligatiehouder op de dag van de algemene vergadering kunnen aantonen aan de hand van een certificaat dat afgeleverd werd door de financiële tussenpersoon bij wie zij hun obligaties houden.

7. Terbeschikkingstelling van documenten 

Iedere aandeelhouder en iedere obligatiedrager kan tijdens de kantooruren op de zetel van de vennootschap (Herrmann-Debrouxlaan 40-42, 1160 Brussel) gratis een integrale kopie krijgen van de jaarrekening, van de geconsolideerde jaarrekeningen, van het jaarverslag, van de agenda en de volmacht- en stemformulieren en van het formulier “Intentie tot deelname”. Verzoeken om kosteloos een kopie te krijgen kunnen ook per e-mail worden verstuurd aan general_meeting@cfe.be.

8. Website

Alle relevante informatie met betrekking tot de gewone algemene vergadering van 7 mei 2020 is beschikbaar op de website van de vennootschap:
http://www.cfe.be.