Aedifica - nieuwe buitengewone algemene vergadering

naamloze vennootschap, openbare gereglementeerde vastgoedvennootschap naar Belgisch recht - Belliardstraat 40 (bus 11), 1040 Brussel - R.P.R. Brussel: 0877.248.501

Daar de buitengewone algemene vergadering van 20 mei 2020 niet het wettelijk vereiste aanwezigheidsquorum heeft bereikt, worden de aandeelhouders, bestuurders en commissaris uitgenodigd om een nieuwe buitengewone algemene vergadering bij te wonen. Deze zal plaatsvinden op maandag 8 juni 2020 om 10u te 1040 Brussel, Belliardstraat 40 (bus 11), voor Meester Catherine GILLARDIN, geassocieerde Notaris te Brussel.

Gezien de uitzonderlijke situatie met betrekking tot Covid-19 en ten einde de gezondheid en de veiligheid van alle aandeelhouders en overige deelnemers aan de buitengewone algemene vergadering te garanderen, heeft de raad van bestuur van Aedifica beslist om deze algemene vergadering op afstand te houden, overeenkomstig de modaliteiten van het Koninklijk Besluit nr. 4 van 9 april 2020 tot vaststelling van diverse bepalingen inzake mede-eigendom en vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19-pandemie (hierna, het “Volmacht KB”).

De algemene vergadering zal bijgevolg plaatsvinden zonder fysieke aanwezigheid van aandeelhouders of andere personen die anderszins het recht hebben om de vergadering bij te wonen (met uitzondering van de leden van het bureau van de algemene vergadering).

De aandeelhouders kunnen hun stemrecht op de buitengewone algemene vergadering van 8 juni 2020 om 10u uitsluitend uitoefenen door middel van een stemming per brief of door een volmacht aan de secretaris van de vennootschap of elke andere persoon die door de vennootschap in geval van belet zou worden aangewezen. De aandeelhouder dient daarbij gebruik te maken van de formulieren die beschikbaar worden gesteld op de website van de vennootschap.

De ingevulde en rechtsgeldig ondertekende volmachtformulieren en de formulieren om te stemmen per brief moeten de vennootschap uiterlijk op 4 juni 2020 (d.i. de vierde dag vóór de datum van de algemene vergadering) bereiken per brief of per email shareholders@aedifica.eu. Een gescande of gefotografeerde kopie van deze documenten volstaat.

De specifieke steminstructies in geldige volmachten die de vennootschap ontvangt, maar waar de volmachthouder niet de secretaris van de vennootschap is, zullen mee in aanmerking worden genomen, zonder dat de volmachthouder op de vergadering aanwezig kan zijn.

Voor het overige dienen de aandeelhouders zich aan de toelatingsformaliteiten te blijven houden zoals uiteengezet hieronder in de oproeping, waaronder het respecteren van een uiterlijke datum tot bevestiging van deelname, met name donderdag 4 juni 2020.

Tot slot wijst de vennootschap op de mogelijkheid voor de aandeelhouders om schriftelijk vragen te stellen aan de vennootschap en de commissaris overeenkomstig de modaliteiten uiteengezet in de oproeping. De schriftelijke antwoorden op deze vragen zullen zo snel als mogelijk bekend gemaakt worden op de website van de vennootschap en dit uiterlijk op 8 juni 2020 vóór aanvang van de vergadering.

De buitengewone algemene vergadering die zal plaatsvinden op maandag 8 juni 2020 om 10u, heeft de volgende agenda:

1. HERNIEUWING VAN DE MACHTIGING TOT VERKRIJGING, INPANDNEMING EN VERVREEMDING VAN EIGEN AANDELEN 

1.1.  Voorstel om de bestaande machtiging inzake de verkrijging, inpandneming en vervreemding van eigen aandelen te vervangen door een nieuwe machtiging aan de raad van bestuur voor een nieuwe periode van 5 jaar, en om dientengevolge het artikel 6.2 van de statuten dienovereenkomstig te wijzigen als volgt: 

De Vennootschap mag onder de voorwaarden bepaald door de wet haar eigen aandelen en certificaten die erop betrekking hebben verwerven, in pand nemen of vervreemden.

De raad van bestuur is gemachtigd om, gedurende vijf jaar vanaf de bekendmaking van het besluit van de buitengewone algemene vergadering van [in te vullen: datum van de buitengewone algemene vergadering die de machtiging goedkeurt] tot goedkeuring van deze machtiging in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, aandelen van de Vennootschap en certificaten die erop betrekking hebben, te verkrijgen en in pand te nemen, aan een eenheidsprijs die niet lager zal mogen zijn dan 75% van het gemiddelde van de koers van de laatste dertig dagen van de notering van het aandeel vóór de datum van de transactie, noch hoger dan 125% van het gemiddelde van de koers van de laatste dertig dagen van de notering van het aandeel vóór de datum van de transactie, zonder dat de Vennootschap in toepassing van deze machtiging aandelen van de Vennootschap of certificaten die erop betrekking hebben, mag bezitten of in pand hebben die meer dan 10% van het totale aantal aandelen vertegenwoordigen.

Voor zover als nodig, is de raad van bestuur tevens expliciet gemachtigd om eigen aandelen van de Vennootschap en certificaten die erop betrekking hebben, te vervreemden aan het personeel. De raad van bestuur is bovendien expliciet gemachtigd om eigen aandelen van de Vennootschap en certificaten die erop betrekking hebben te vervreemden aan één of meerdere bepaalde personen andere dan de leden van het personeel van de Vennootschap of haar dochtervennootschappen.

De machtigingen onder lid 2. en lid 3. gelden voor de raad van bestuur van de Vennootschap, voor de rechtstreekse en de onrechtstreekse dochtervennootschappen van de Vennootschap, en voor elke derde handelend in eigen naam maar voor rekening van die vennootschappen.” 

Deze voorgestelde machtigingen zullen worden verleend voor een duur van vijf jaar te rekenen vanaf de dag van de bekendmaking van het besluit van de buitengewone algemene vergadering die de voorgestelde machtigingen goedkeurt in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Vanaf die datum zullen de bestaande machtigingen, verleend door de buitengewone algemene vergadering van 16 april 2018, komen te vervallen, en zullen de voorgestelde machtigingen hun plaats innemen. Voor alle duidelijkheid, indien de voorgestelde machtigingen niet zouden worden goedgekeurd, dan zullen de bestaande machtigingen blijven gelden en opgenomen worden in de nieuwe tekst van de statuten die wordt voorgelegd ter goedkeuring van de buitengewone algemene vergadering.

De FSMA heeft de voorgestelde statutenwijzigingen goedgekeurd. Dit voorstel tot besluit is onderworpen aan een bijzondere meerderheid van minstens drie vierde van de uitgebrachte stemmen.

2. HERNIEUWING VAN DE MACHTIGING TOEGESTANE KAPITAAL 

2.1    Kennisname van het bijzonder verslag van de raad van bestuur opgesteld overeenkomstig artikel 7:199 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen met betrekking tot de hernieuwing van het toegestane kapitaal, waarin de bijzondere omstandigheden waarin van het toegestane kapitaal kan worden gebruik gemaakt en de hierbij nagestreefde doeleinden worden uiteengezet.

Aangezien het om een loutere kennisname gaat, is geen voorstel van besluit opgenomen. 

2.2    Voorstel om de bestaande machtiging inzake het toegestane kapitaal te hernieuwen en te vervangen door een uitgebreide machtiging aan de raad van bestuur om het kapitaal in één of meerdere malen te verhogen onder de voorwaarden uiteengezet in het voormelde verslag en om artikel 6.4. van de statuten (“Toegestane kapitaal”) dienovereenkomstig te wijzigen in functie van het genomen besluit. 

(a) Voorstel om de raad van bestuur toe te staan om het kapitaal, op de data en volgens de modaliteiten te bepalen door de raad van bestuur, in één of meerdere keren te verhogen ten belope van een maximumbedrag van:

1) 50 % van het bedrag van het kapitaal op datum van de buitengewone algemene vergadering van 20 mei [of, in geval van een carensvergadering 8 juni] 2020, in voorkomend geval afgerond naar beneden tot op de eurocent voor kapitaalverhogingen bij wijze van inbreng in geld waarbij wordt voorzien in de mogelijkheid tot uitoefening van het wettelijk voorkeurrecht of van het onherleidbaar toewijzingsrecht door de aandeelhouders van de Vennootschap,

2) 50% van het bedrag van het kapitaal op datum van de buitengewone algemene vergadering van 20 mei [of, in geval van een carensvergadering 8 juni] 2020, in voorkomend geval afgerond naar beneden tot op de eurocent voor kapitaalverhogingen in het kader van de uitkering van een keuzedividend,

3) 10% van het bedrag van het kapitaal op het ogenblik van de beslissing tot kapitaalverhoging, in voorkomend geval afgerond naar beneden tot op de eurocent, voor kapitaalverhogingen bij wijze van inbreng in geld zonder mogelijkheid tot uitoefening van het voorkeurrecht of van het onherleidbaar toewijzingsrecht door de aandeelhouders van de Vennootschap, met dien verstande dat de raad van bestuur het kapitaal overeenkomstig dit punt 3) enkel zal kunnen verhogen voor zover en in de mate waarin het gecumuleerde bedrag van de kapitaalverhogingen die, overeenkomstig dit punt zijn uitgevoerd over een periode van 12 maanden, niet meer dan 10% bedraagt van het bedrag van het kapitaal op het ogenblik van de beslissing tot kapitaalverhoging, en

4) 10% van het bedrag van het kapitaal op datum van de buitengewone algemene vergadering van 20 mei [of, in geval van een carensvergadering 8 juni] 2020, in voorkomend geval afgerond naar beneden tot op de eurocent voor a. kapitaalverhogingen bij wijze van inbreng in natura, of b. enige andere vorm van kapitaalverhoging,

met dien verstande dat het kapitaal in het kader van het toegestane kapitaal nooit verhoogd zal kunnen worden met een bedrag hoger dan het kapitaal op datum van de buitengewone algemene vergadering die de machtiging goedkeurt. 

(b) Indien het voorstel onder 2.2 (a) niet wordt goedgekeurd, voorstel om de raad van bestuur toe te staan om het kapitaal in één of meerdere keren te verhogen, op de data en volgens de modaliteiten te bepalen door de raad van bestuur, ten belope van een maximumbedrag van:

1) 50% van het bedrag van het maatschappelijk kapitaal op datum van de buitengewone algemene vergadering van 20 mei [of, in geval van een carensvergadering 8 juni] 2020, in voorkomend geval afgerond naar beneden tot op de eurocent, voor kapitaalverhogingen bij wijze van inbreng in geld waarbij wordt voorzien in de mogelijkheid tot uitoefening van het wettelijk voorkeurrecht of van het onherleidbaar toewijzingsrecht door de aandeelhouders van de Vennootschap,

2) 50% van het bedrag van het maatschappelijk kapitaal op datum van de buitengewone algemene vergadering van 20 mei [of, in geval van een carensvergadering 8 juni] 2020, in voorkomend geval afgerond naar beneden tot op de eurocent, voor kapitaalverhogingen in het kader van de uitkering van een keuzedividend, en

3) 10% van het bedrag van het maatschappelijk kapitaal op datum van de buitengewone algemene vergadering van 20 mei [of, in geval van een carensvergadering 8 juni] 2020, in voorkomend geval afgerond naar beneden tot op de eurocent, voor a. kapitaalverhogingen bij wijze van inbreng in natura, b. kapitaalverhogingen door inbreng in geld zonder de mogelijkheid tot de uitoefening van het voorkeurrecht of van het onherleidbaar toewijzingsrecht door de aandeelhouders van de Vennootschap, of c. enige andere vorm van kapitaalverhoging,

met dien verstande dat het kapitaal in het kader van het toegestane kapitaal nooit verhoogd zal kunnen worden met een bedrag hoger dan het kapitaal op datum van de buitengewone algemene vergadering die de machtiging goedkeurt.

Deze voorgestelde machtigingen zullen worden verleend voor een duur van vijf jaar te rekenen vanaf de bekendmaking van het besluit van de buitengewone algemene vergadering die de voorgestelde machtigingen goedkeurt in de bijlagen bij Belgisch Staatsblad. Vanaf die datum zullen de bestaande machtigingen, verleend door de buitengewone algemene vergadering van 22 oktober 2019, komen te vervallen, en zullen de voorgestelde machtigingen hun plaats innemen. Voor alle duidelijkheid, indien de voorgestelde machtigingen niet zouden worden goedgekeurd, dan zullen de bestaande machtigingen blijven gelden en opgenomen worden in de nieuwe tekst van de statuten die wordt voorgelegd ter goedkeuring van de buitengewone algemene vergadering.

De FSMA heeft de voorgestelde statutenwijzigingen goedgekeurd. Dit voorstel tot besluit is onderworpen aan een bijzondere meerderheid van minstens drie vierde van de uitgebrachte stemmen. 

3. WIJZIGING VAN HET BOEKJAAR EN VERGOEDING COMMISSARIS

3.1    Voorstel om het lopende boekjaar dat aanvang heeft genomen op 1 juli 2019 te verlengen tot en met 31 december 2020 en om elk volgend boekjaar aan te vangen op 1 januari en te eindigen op 31 december van elk jaar, en dientengevolge de statuten overeenkomstig aan te passen.

De FSMA heeft de voorgestelde statutenwijzigingen goedgekeurd. Dit voorstel tot besluit is onderworpen aan een bijzondere meerderheid van minstens drie vierde van de uitgebrachte stemmen.

3.2    Voorstel om, indien voorstel 3.1 wordt goedgekeurd, de bijkomende éénmalige erelonen verschuldigd aan de commissaris, Ernst & Young Bedrijfsrevisoren CVBA, vertegenwoordigd door de heer Joeri Klaykens, met kantoor gelegen te De Kleetlaan 2 te 1831 Diegem, naar aanleiding van de verlenging van het boekjaar vast te leggen op EUR 17.500, exclusief BTW en onkosten. 

4. INVOERING VAN EEN STATUTAIRE TRANSPARANTIEDREMPEL VAN 3%

Voorstel tot invoering van een statutaire transparantiedrempel van 3% en dienovereenkomstige wijziging van de statuten in functie van het genomen besluit.

De FSMA heeft de voorgestelde statutenwijzigingen goedgekeurd. Dit voorstel tot besluit is onderworpen aan een bijzondere meerderheid van minstens drie vierde van de uitgebrachte stemmen.

5. WIJZIGING VAN DE STATUTEN NAAR AANLEIDING VAN DE IMPLEMENTATIE VAN HET WETBOEK VAN VENNOOTSCHAPPEN EN VERENIGINGEN, ALSOOK OM REKENING TE HOUDEN MET DE OVERIGE GENOMEN BESLUITEN

Voorstel, ten einde af te stemmen op voormelde voorstellen en de bepalingen van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, om de huidige tekst van de statuten te vervangen door een nieuwe tekst. Deze nieuw tekst, alsook een toelichtende informatienota met betrekking tot de voorgestelde wijzigingen en de huidige versie van de statuten met aanduiding van de wijzigingen, zijn beschikbaar op de website van de vennootschap https://www.aedifica.be/nl/algemene-vergaderingen-2020. Iedere aandeelhouder kan gratis een kopie van de nieuwe statuten verkrijgen via een aanvraag per e-mail (shareholders@aedifica.eu).

De FSMA heeft de voorgestelde statutenwijzigingen goedgekeurd. Dit voorstel tot besluit is onderworpen aan een bijzondere meerderheid van minstens drie vierde van de uitgebrachte stemmen. 

6. BENOEMING VAN BESTUURDERS

6.1  Voorstel om, op aanbeveling van het benoemings- en remuneratiecomité, onder voorbehoud van goedkeuring door de FSMA, bij wijze van afzonderlijke stemming, met onmiddellijke ingang de volgende bestuurders te benoemen: 

- de heer Pertti Huuskonen als niet-uitvoerend onafhankelijk bestuurder, tot het einde van de gewone algemene vergadering te houden in 2023;

Deze kandidaat-bestuurder voldoet volgens de raad van bestuur aan de onafhankelijkheidscriteria bepaald bij art. 7:87 WVV en art. 3.5 van de Corporate Governance Code 2020;

- de heer Sven Bogaerts, als uitvoerend bestuurder, tot het einde van de gewone algemene vergadering te houden in 2023;

- mevrouw Ingrid Daerden, als uitvoerend bestuurder, tot het einde van de gewone algemene vergadering te houden in 2023;

- mevrouw Laurence Gacoin, als uitvoerend bestuurder, tot het einde van de gewone algemene vergadering te houden in 2023;

- de heer Charles-Antoine Van Aelst, als uitvoerend bestuurder, tot het einde van de gewone algemene vergadering te houden in 2023.

 Het curriculum vitae van de voorgestelde bestuurders is beschikbaar op https://www.aedifica.be/nl/algemene-vergaderingen-2020. De raad van bestuur stelt voor om enerzijds de heer Huuskonen te benoemen tot onafhankelijk bestuurder omwille van zijn professionele bekwaamheid (zoals blijkt uit zijn curriculum vitae), zijn ruime internationale ervaring en zijn kennis van de Noord-Europese (zorg)vastgoedmarkt. Anderzijds stelt de raad van bestuur voor om, naast de CEO die reeds lid is van de raad van bestuur, ook de andere leden van het directiecomité te benoemen tot bestuurder. Door de voorgestelde evolutie van een duaal bestuursmodel naar een monistisch bestuursmodel wordt het directiecomité afgeschaft. In afwezigheid van een directiecomité moet de raad van bestuur voldoende uitvoerende bestuurders tellen ten einde de efficiënte vertegenwoordiging van de vennootschap in haar dagelijkse werking te blijven verzekeren (in het bijzonder in het internationaal handelsverkeer en gelet op het in de groep gehanteerde “4 ogen”-principe). Derhalve stelt de raad van bestuur voor om elk van de leden van het directiecomité te benoemen tot bestuurder.

Voorstel om de heer Huuskonen te bezoldigen op dezelfde wijze als de andere niet-uitvoerende bestuurders. De mandaten van de uitvoerende bestuurders zullen onbezoldigd zijn.

6.2  Voorstel om, op aanbeveling van het benoemings- en remuneratiecomité, onder voorbehoud van goedkeuring door de FSMA, bij wijze van afzonderlijke stemming, met onmiddellijke ingang de volgende bestuurders te herbenoemen: 

- mevrouw Marleen Willekens, als niet-uitvoerend onafhankelijk bestuurder, tot het einde van de gewone algemene vergadering te houden in 2023;

- de heer Luc Plasman, als niet-uitvoerend onafhankelijk bestuurder, tot het einde van de gewone algemene vergadering te houden in 2023.

Het curriculum vitae van de voorgestelde bestuurders is beschikbaar op https://www.aedifica.be/nl/algemene-vergaderingen-2020. Gelet op hun professionele bekwaamheid (zoals blijkt uit hun curriculum vitae) en bijdrage aan de goede werking van de raad van bestuur, stelt de raad van bestuur voor om het mandaat van voormelde bestuurders te herbenoemen. Deze bestuurders voldoen volgens de raad van bestuur nog steeds aan de onafhankelijkheidscriteria bepaald bij art. 7:87 WVV en art. 3.5 van de Corporate Governance Code 2020.

Voorstel om deze mandaten te bezoldigen op dezelfde wijze als de andere niet-uitvoerende bestuurders. 

Indien de voorstellen vermeld onder voormelde agendapunten 6.1 en 6.2 worden goedgekeurd, en rekening houdende met het feit dat de mandaten van twee niet-uitvoerende niet onafhankelijke bestuurders, met name de heer Eric Hohl en mevrouw Adeline Simont, op 26 oktober 2020 verstrijken, zal de raad van bestuur vanaf die datum zijn samengesteld uit 12 bestuurders, waarvan 7 onafhankelijke bestuurders.

 7. GOEDKEURING VAN DE CLAUSULES M.B.T. DE VERANDERING VAN CONTROLE IN DE KREDIETOVEREENKOMSTEN DIE DE VENNOOTSCHAP BINDEN

 Voorstel om alle bepalingen van de kredietovereenkomst van 31 oktober 2019 tussen de Vennootschap en BNP Paribas Fortis NV, de kredietovereenkomst van 31 oktober 2019 tussen de Vennootschap, BNP Paribas Fortis NV, JP Morgan Securities PLC en ING België NV, de kredietovereenkomst van 12 november 2019 tussen de Vennootschap en KBC Bank NV, de kredietovereenkomst van 12 november 2019 tussen de Vennootschap en BNP Paribas Niederlassung Deutschland en de kredietovereenkomst van 13 maart 2020 tussen de Vennootschap en Société Générale die voorzien in een mogelijke vervroegde opeisbaarheid van de terugbetaling en/of een onmiddellijke opschorting van het gebruik van het krediet, in geval van een verandering van controle over de Vennootschap, bij wijze van afzonderlijke stemming goed te keuren, en indien nodig te bekrachtigen, overeenkomstig artikel 7:151 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

8. GOEDKEURING VAN DE JAARREKENING VAN RESIDENCE DE LA PAIX NV, VERLIEN BVBA EN BUITENHEIDE BVBA, ELK OPGESLORPT VIA EEN MET FUSIE DOOR OVERNEMING GELIJKGESTELDE VERRICHTING DOOR DE VENNOOTSCHAP OP 19 DECEMBER 2019, MET INGANG VANAF 1 JULI 2019, VOOR DE PERIODE VAN 1 JANUARI 2019 TOT EN MET 30 JUNI 2019 

Voorstel tot goedkeuring, bij wijze van afzonderlijke stemming, van de jaarrekening van Résidence de la Paix NV, Verlien BVBA en Buitenheide BVBA voor de periode van 1 januari 2019 tot en met 30 juni 2019.

9. KWIJTING AAN DE BESTUURDERS VAN RESIDENCE DE LA PAIX NV, VERLIEN BVBA EN BUITENHEIDE BVBA

Voorstel om, bij wijze van afzonderlijke stemming, kwijting te verlenen aan de bestuurders van Résidence de la Paix NV, Verlien BVBA en Buitenheide BVBA voor de uitoefening van hun mandaat gedurende de periode van 1 januari 2019 tot en met 30 juni 2019, en, voor zoveel als nodig, van 1 juli 2019 tot 19 december 2019.

10. KWIJTING AAN DE COMMISSARIS VAN RESIDENCE DE LA PAIX NV, VERLIEN BVBA EN BUITENHEIDE BVBA

Voorstel om, bij wijze van afzonderlijke stemming, kwijting te verlenen aan de commissaris van Résidence de la Paix NV, Verlien BVBA en Buitenheide BVBA voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende de periode van 1 januari 2019 tot en met 30 juni 2019, en, voor zoveel als nodig, van 1 juli 2019 tot 19 december 2019.

11. BIJZONDERE MACHTEN – COORDINATIE VAN DE STATUTEN 

Voorstel tot toekenning aan de instrumenterende notaris van alle bevoegdheden met het oog op de neerlegging en de bekendmaking van de akte, alsmede de coördinatie van de statuten in functie van de genomen besluiten.

 

*

*                *

 

Informatie voor de aandeelhouders

 I. Goedkeuring van de voorstellen op de agenda

Daar de algemene vergadering van 20 mei 2020 niet het wettelijk vereiste aanwezigheidsquorum heeft gehaald, zal deze algemene vergadering mogen beslissen over alle hierboven vermelde voorstellen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde effecten. 

Om te kunnen worden aangenomen, vereisen de voorstellen tot statutenwijziging vermeld onder agendapunten 1, 2, 3.1, 4 en 5 een meerderheid van ten minste drie vierden van de stemmen waarmee aan de stemming wordt deelgenomen. Alle overige voorstellen kunnen bij gewone meerderheid van de op de vergadering uitgebrachte stemmen worden aangenomen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde effecten. 

II.  Toelatingsvoorwaarden

Aandeelhouders die wensen deel te nemen aan en te stemmen op de algemene vergadering van 8 juni 2020 of die zich hierop wensen te laten vertegenwoordigen, moeten de volgende twee voorwaarden naleven, conform artikel 21 van de statuten en het Volmacht KB: 

1. Registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder

Op basis van de met toepassing van de hierna beschreven registratieprocedure overgelegde bewijzen moet de vennootschap kunnen vaststellen dat de aandeelhouder op 25 mei 2020, om middernacht (Belgische tijd) (de “registratiedatum”) in het bezit was van het aantal aandelen waarvoor hij voornemens is aan de algemene vergadering van 8 juni 2020 deel te nemen of zich op de algemene vergadering te laten vertegenwoordigen. Alleen de personen die op de registratiedatum aandeelhouder zijn, zijn gerechtigd om deel te nemen aan en te stemmen of om zich te laten vertegenwoordigen op de algemene vergadering van 8 juni 2020, ongeacht het aantal aandelen dat zij bezitten op de dag zelf van de algemene vergadering. 

De registratieprocedure verloopt als volgt:

Voor de houders van aandelen op naam volstaat de inschrijving van het aantal aandelen waarvoor zij voornemens zijn aan de algemene vergadering deel te nemen in het aandelenregister van de vennootschap op de registratiedatum. Indien de houders van aandelen op naam wensen deel te nemen aan de algemene vergadering met minder aandelen dan ingeschreven in het aandelenregister van de vennootschap, dan kunnen zij dit meedelen in de bevestiging bedoeld in punt II.2 hierna. 

De houders van gedematerialiseerde aandelen moeten een attest vragen aan hun erkende rekeninghouder(s) of vereffeningsinstelling die de rekening(en) houdt(en) waarop hun gedematerialiseerde aandelen staan. Uit dit attest moet blijken dat het aantal aandelen waarvoor zij voornemens zijn aan de algemene vergadering deel te nemen, op hun rekening(en) staan ingeschreven op de registratiedatum. 

2. Bevestiging deelname aan de algemene vergadering

Bovendien moeten de aandeelhouders die voornemens zijn om aan de algemene vergadering van 8 juni 2020 deel te nemen of zich hierop te laten vertegenwoordigen, hun voornemen om dat te doen uiterlijk op 4 juni 2020 melden als volgt: 

Voor de eigenaars van aandelen op naam volstaat het bezorgen van (een kopie van) het ingevulde en behoorlijk ondertekende volmachtformulier of stemformulier aan de vennootschap per gewone brief (naar de zetel van de vennootschap: Belliardstraat 40 (bus 11), te 1040 Brussel) of per e-mail (naar: shareholders@aedifica.eu). De vennootschap moet (de kopie van) het volmachtformulier of stemformulier uiterlijk op 4 juni 2020 ontvangen. 

De eigenaars van gedematerialiseerde aandelen door neerlegging van het attest bedoeld in punt II.1 hiervoor op één van de volgende drie plaatsen:

- op de zetel van de vennootschap, te 1040 Brussel, Belliardstraat 40 (bus 11) (shareholders@aedifica.eu); ofwel

- bij KBC Bank, te 1080 Brussel, Havenlaan 2, of bij haar vestingen, agentschappen of kantoren; ofwel

- bij Bank Degroof Petercam, 1040 Brussel, Industriestraat 44. 

In overeenstemming met het Volmacht KB zal het alleen mogelijk zijn om deel te nemen aan de algemene vergadering door te stemmen per brief of door middel van een volmacht die is verleend aan de secretaris van de vennootschap. Er is dus geen fysieke aanwezigheid van aandeelhouders of andere personen die gerechtigd zijn om deel te nemen aan de vergadering, of hun volmachthouders mogelijk. De aandeelhouders kunnen wel schriftelijke vragen aan de vennootschap en de commissaris stellen. U vindt meer toelichting hieromtrent op het einde van deze oproeping. 

III. Stemming per brief

Overeenkomstig artikel 23 van de statuten en het Volmacht KB kunnen de aandeelhouders per brief stemmen. De stem moet worden uitgebracht op het stemformulier dat de vennootschap daarvoor heeft opgesteld en ter beschikking wordt gesteld op de website van de vennootschap (https://www.aedifica.be/nl/algemene-vergaderingen-2020). De aandeelhouders worden verzocht de op het stemformulier vermelde instructies te volgen. Het stemformulier moet rechtsgeldig worden ondertekend door de aandeelhouder. Bovendien zullen de aandeelhouders die wensen te stemmen per brief, de hierboven in punt II beschreven procedure met betrekking tot de registratie en bevestiging van deelname moeten naleven. Het geldig ingevulde en ondertekende stemformulier dat werd bezorgd naar aanleiding van de algemene vergadering van 20 mei 2020 is tevens geldig voor de algemene vergadering van 8 juni 2020. De kennisgeving van het stemformulier aan de vennootschap dient te gebeuren per gewone brief (naar de zetel van de vennootschap: Belliardstraat 40 (bus 11) te 1040 Brussel) of per e-mail (naar: shareholders@aedifica.eu). De vennootschap moet het stemformulier uiterlijk op 4 juni 2020 ontvangen. 

IV. Volmacht

Iedere aandeelhouder die de hierboven in punt II beschreven procedure met betrekking tot de registratie en bevestiging van deelname heeft nageleefd, kan zich tijdens de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door de vennootschap. Bij de aanwijzing van een volmachthouder moet gebruik worden gemaakt van het volmachtformulier dat ter beschikking wordt gesteld op de website van de vennootschap (https://www.aedifica.be/nl/algemene-vergaderingen-2020). In het licht van de uitzonderlijke situatie en overeenkomstig het Volmacht KB zijn aandeelhouders die per volmacht wensen te stemmen, er toe gehouden volmacht te geven aan de secretaris van de vennootschap of elke andere persoon die door de vennootschap in geval van belet zou worden aangewezen.

(Een kopie van) het ondertekende volmachtformulier moet uiterlijk op 4 juni 2020 bij de vennootschap toekomen per gewone brief (naar de zetel van de vennootschap: Belliardstraat 40 (bus 11) te 1050 Brussel), of per e-mail (naar: shareholders@aedifica.eu). Elke aanwijzing van een volmachthouder moet gebeuren conform de terzake geldende Belgische wetgeving, met name inzake belangenconflicten en het bijhouden van een register. Het volmachtformulier dat geldig werd ingevuld en ondertekend naar aanleiding van de algemene vergadering van 20 mei 2020 is tevens geldig voor de algemene vergadering van 8 juni 2020, ook indien de secretaris van de vennootschap niet als volmachthouder werd aangewezen.

 V. Schriftelijke vragen

De aandeelhouders kunnen schriftelijke vragen met betrekking tot het bijzonder verslag van de raad van bestuur en de agendapunten van deze algemene vergadering respectievelijk met betrekking tot de verslagen van de commissaris richten aan de bestuurders respectievelijk de commissaris. Deze vragen moeten uiterlijk op 4 juni 2020 bij de vennootschap toekomen per gewone brief (naar de zetel van de vennootschap: Belliardstraat 40 (bus 11) te 1040 Brussel), of per e-mail (naar: shareholders@aedifica.eu). Meer gedetailleerde informatie hierover is te vinden op de website van de vennootschap: https://www.aedifica.be/nl/rechten-van-de-aandeelhouders

De schriftelijke antwoorden op deze vragen zullen zo snel als mogelijk worden bekend gemaakt op de website van de vennootschap en dit uiterlijk op 8 juni 2020, voorafgaand aan de vergadering. 

VI. Ter beschikking stellen van stukken

Alle stukken over de algemene vergadering die krachtens de wet ter beschikking moeten worden gesteld van de aandeelhouders, zijn beschikbaar op de website van de vennootschap: www.aedifica.eu.

De raad van bestuur.