BEFIMMO - Buitengewone Algemene Vergadering

Openbare Gereglementeerde Vastgoedvennootschap (OGVV) - Naamloze Vennootschap - Waversesteenweg 1945, Oudergem (1160 Brussel) - RPR n° 0455.835.167 – BTW n° 455.835.167 - (hierna de " Vennootschap ")

Op grond van het aantal aandelen voor dewelke de aandeelhouders aan de toelatingsformaliteiten hebben voldaan, tot en met 21 april 2021, om de Buitengewone Algemene Vergadering van 27 april 2021 bij te wonen, staat vast dat het wettelijke aanwezigheidsquorum op deze Vergadering niet bereikt is. 

Bijgevolg zal een tweede Buitengewone Algemene Vergadering plaatsvinden op 18 mei 2021 om 10u30 om over dezelfde dagorde te beraadslagen en te besluiten. Gezien de gezondheidscrisis en de door de regering opgelegde maatregelen inzake bijeenkomsten, zullen de Aandeelhouders niet fysiek aan de Vergadering kunnen deelnemen en zullen zij hun rechten enkel kunnen uitoefenen door per correspondentie of bij volmacht te stemmen. Afhankelijk van de evolutie van de Covid-19 situatie en de in de komende weken toepasselijke regels, behoudt de Vennootschap zich het recht voor om deze deelnemingsmodaliteiten te wijzigen door middel van een persbericht en via de website van de Vennootschap www.befimmo.be

Overeenkomstig artikel 7:153 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen zal deze tweede Vergadering geldig kunnen beraadslagen, ongeacht het deel van het kapitaal dat aanwezig of vertegenwoordigd is door de aandeelhouders.

Agenda

1. Voorstel tot hernieuwing van de toestemming om eigen aandelen te verwerven en in pand te nemen

Voorstel tot hernieuwing, overeenkomstig de artikelen 7:215 en 7:226 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, van de machtiging gegeven aan de Raad van Bestuur om voor een nieuwe periode van vijf (5) jaar de eigen aandelen van de Vennootschap te verwerven of in pand te nemen aan een eenheidsprijs die niet lager dan 85% en hoger dan 115% kan zijn ten opzichte van de slotkoers van de dag voorafgaand aan de datum van de verrichting, zonder dat BEFIMMO op geen enkel moment meer dan tien procent (10%) van het totaal uitgegeven aandelen kan aanhouden.

en bijgevolg, het artikel 11.2. van de statuten door volgende tekst te vervangen: 

“Overeenkomstig de beslissing van de buitengewone algemene vergadering van 18 mei 2021, kan de raad van bestuur, gedurende een periode van vijf jaar, te rekenen vanaf de publicatie in het Belgisch Staatsblad van de genoemde beslissing, eigen aandelen van de vennootschap verkrijgen en in pand nemen aan een eenheidsprijs die niet lager dan 85% en hoger dan 115% kan zijn ten opzichte van de slotkoers van de dag voorafgaand aan de datum van de verrichting, zonder dat de vennootschap op geen enkel moment meer dan tien procent (10%) van het totaal uitgegeven aandelen kan aanhouden. Deze machtiging geldt eveneens voor de rechtstreekse dochterondernemingen van de vennootschap.”

De Raad van Bestuur stelt aan de Aandeelhouders van de Vennootschap voor om de machtiging die door de Buitengewone Algemene Vergadering van 26 april 2016 aan de Raad van Bestuur werd verleend, te hernieuwen voor een nieuwe periode van vijf jaar vanaf de publicatie in het Belgisch Staatsblad van de statutenwijziging beslist door de Algemene Vergadering.

De voorgestelde statutenwijziging werd door de FSMA goedgekeurd.

2. Statutaire wijzigingen – organisatorische regelingen voor algemene vergaderingen

2.1 Voorstel om aan het eind van artikel 28, lid 3, een derde zin toe te voegen, die als volgt luidt:

“Ook kan elke aandeelhouder, voor zover zulks in de oproeping tot de algemene vergadering van aandeelhouders is bepaald, op afstand stemmen via een website, die in de oproeping tot de vergadering wordt vermeld en in overeenstemming is met de daarin bepaalde procedures en termijnen. “

2.2 Voorstel om tussen de artikelen 28.3 en 28.4 een nieuw artikel 28.4 in te voegen, dat als volgt luidt, en om het artikel dienovereenkomstig te hernummeren:

“Voor zover de oproeping tot de algemene vergadering van aandeelhouders daarin voorziet, kunnen de aandeelhouders op afstand en in real time deelnemen aan de algemene vergadering van aandeelhouders overeenkomstig artikel 7:137 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, door middel van de elektronische communicatiemiddelen vermeld in de oproeping tot de vergadering. “ 

De Raad van Bestuur stelt de Aandeelhouders voor deze statutenwijzigingen goed te keuren, die bedoeld zijn om de interactie tussen de Vennootschap en haar Aandeelhouders op de algemene vergaderingen te bevorderen en de uitoefening van hun rechten te vergemakkelijken. 

Befimmo is van mening dat de technologie van virtuele vergaderingen een nuttige aanvulling vormt op een traditionele Aandeelhoudersvergadering, en de deelname uitbreidt tot Aandeelhouders die niet persoonlijk aan een Aandeelhoudersvergadering kunnen deelnemen.

Naast de traditionele manieren om te stemmen en deel te nemen aan de vergadering (fysieke aanwezigheid op de vergadering, verlenen van een volmacht, stemmen vooraf per correspondentie), zullen Aandeelhouders over extra middelen beschikken om hun stem uit te brengen: stemmen vooraf via een website en stemmen op afstand in real time.

 

De voorgestelde statutenwijzigingen werden door de FSMA goedgekeurd.

3. Delegatie van bevoegdheden met het oog op het vervullen van de formaliteiten 

Voorstel tot toekenning :

- aan een lid van het Uitvoerend Comité, alle bevoegdheden tot het uitvoeren van de genomen beslissingen, met de mogelijkheid van subdelegatie, alsook alle bevoegdheden om deze beslissingen bekend te maken.

- aan de notaris die de akte zal ontvangen, alle bevoegdheden met het oog op het neerleggen en de publicatie van deze akte alsook de coördinatie van de statuten ten gevolge van de genomen beslissingen, en dit, zowel in het Frans als in het Nederlands. 

***

Om te kunnen worden goedgekeurd, vereisen de voorstellen 1 en 2 van de agenda een meerderheid van drie/vierde van de uitgebrachte stemmen en vereist de resolutie onder punt 3 een stemming met een gewone meerderheid.  

Praktische formaliteiten voor de deelname aan de Buitengewone Algemene Vergadering

Om zich te laten vertegenwoordigen en te stemmen op deze Buitengewone Algemene Vergadering van 18 mei 2021, dienen de Aandeelhouders zich te schikken naar de bepalingen van de artikelen 27 en 28 van de statuten.

Enkel de natuurlijke of rechtspersonen:

-  die Aandeelhouders zijn van de Vennootschap op 4 mei 2021, om vierentwintig uur (middernacht, Belgische tijd) (hierna de " Registratiedatum "), ongeacht het aantal aandelen dat ze op de dag van de Vergadering aanhouden, 

- en die de Vennootschap (via de “centralising agent”) uiterlijk op 12 mei 2021 meedeelden dat ze hun stemrecht willen uitoefenen,  

hebben het recht om te stemmen op de Vergadering van 18 mei 2021. 

Bijgevolg moeten de houders van gedematerialiseerde aandelen uiterlijk op 12 mei 2021 om middernacht (Belgische tijd) aan hun financieel bemiddelaar of erkende financiële instelling het aantal aandelen meedelen dat zij wensen te registreren en waarmee zij wensen stemmen op de Buitengewone Algemene Vergadering. De financieel bemiddelaar zal hiervoor een registratieattest opmaken (dat het aantal gedematerialiseerde aandelen staaft die op naam van de Aandeelhouder op de Registratiedatum ingeschreven zijn op hun rekeningen, en waarvoor de Aandeelhouder verklaarde op de Buitengewone Algemene Vergadering te willen stemmen). De houders van gedematerialiseerde aandelen zullen uiterlijk op 12 mei 2021 voormeld registratieattest neerleggen en dit uitsluitend bij de “centralising agent”: ING Bank Belgium, Issuer Services St-Petersburg + 5 LT.11, Sint Michielswarande 60 – 1040 Brussel (be-lfm.coa.spa@ing.be).

De houders van aandelen op naam die wensen te stemmen op de Buitengewone Algemene Vergadering van 18 mei 2021 moeten ten laatste op 12 mei 2021 hun voornemen kenbaar maken aan de Vennootschap, met gewone brief of elektronische post (contact@befimmo.be). De afgifte van een stem- of volmachtformulier aan de Vennootschap binnen de bovengenoemde termijn geldt als kennisgeving. Er zal in dit verband dan ook geen verdere actie nodig zijn.

Iedere Aandeelhouder kan stemmen bij volmacht. De volmacht kan verkregen worden via de website van de Vennootschap (www.befimmo.be), via gewone aanvraag (tel: +32 (0)2 679 38 13) of per e-mail (contact@befimmo.be). De Aandeelhouders die wensen te stemmen via volmacht, dienen de voormelde praktische formaliteiten te volgen. De volmachten zijn alleen geldig als zij volledige en nauwkeurige steminstructies bevatten voor elk punt op de agenda. Gezien de gezondheidscrisis en de door de regering opgelegde maatregelen met betrekking tot bijeenkomsten, kan de volmacht enkel worden verleend aan de Vennootschap of aan een persoon die door de Vennootschap is aangesteld om haar te vertegenwoordigen. Overeenkomstig artikel 7:143, §4 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen bevindt de Vennootschap of elke persoon aangeduid door deze, die optreedt als volmachthouder van de Aandeelhouder, zich in een situatie van potentieel belangenconflict. Zij zal echter op geen enkele wijze mogen afwijken van de steminstructies die in de volmacht zijn opgenomen.

Iedere Aandeelhouder kan stemmen per correspondentie. De stem per correspondentie kan verkregen worden via de website van de Vennootschap (www.befimmo.be), via gewone aanvraag (tel: +32 (0)2 679 38 13) of per e-mail (contact@befimmo.be). De Aandeelhouders die per correspondentie wensen te stemmen, dienen de voormelde praktische formaliteiten te volgen. 

Het stemformulier of de volmacht moet worden gestuurd per gewone post of per e-mail (contact@befimmo.be) naar de Vennootschap of per email aan ING Bank Belgium (Issuer Services St-Petersburg + 5 LT.11, Sint Michielswarande 60 – 1040 Brussel of be-lfm.coa.spa@ing.be). De e-mail dient te worden vergezeld van een gescande of gefotografeerde kopie van het met nauwkeurige steminstructies ingevulde en ondertekende stem- of volmachtformulier. De stemformulieren en volmachten moeten de Vennootschap uiterlijk op 12 mei 2021 bereiken. 

Interpellatierecht

Elke Aandeelhouder heeft het recht, meteen na de oproeping voor de Vergadering en uiterlijk op 12 mei 2021, om schriftelijk vragen te stellen (brief, elektronische post) waarop zal geantwoord worden tijdens de Vergadering, voor zover de betrokken Aandeelhouder de formaliteiten voor toelating tot de Vergadering heeft vervuld. De antwoorden op deze vragen zullen ten laatste op de dag van de Vergadering (voor het begin van de Vergadering) op de website van Befimmo worden gepubliceerd. Het zal niet mogelijk zijn om vragen te stellen tijdens de Vergadering.

De formulieren voor de volmacht en de stemming per correspondentie kunnen worden geraadpleegd op de website van de Vennootschap (www.befimmo.be).

Contactadressen

De Aandeelhouders worden uitgenodigd om één van de volgende adressen te gebruiken voor het overmaken van documenten of mededelingen met betrekking tot deze Algemene Vergadering: 

Adres van de zetel :  Befimmo NV
                                  Waversesteenweg 1945
                                  1160 Brussel

Ter attentie van Mevr. Caroline Kerremans
Head of IR & Communication

E-mailadres : contact@befimmo.be

Alleen volmachten en stemformulieren per correspondentie die leesbaar, volledig en naar behoren ondertekend zijn, zullen door de Vennootschap in aanmerking worden genomen.

Voor vragen met betrekking tot deze Algemene Vergadering:

Befimmo NV

Mevr. Caroline Kerremans
Head of IR & Communication
Tel.: + 32 (0)2 679 38 13
E-mail: c.kerremans@befimmo.be

Centralising agent

ING Bank Belgium St-Petersburg + 5 LT.11
Issuer Services
Sint Michielswarande 60
1040 Brussel
be-lfm.coa.spa@ing.be 

Brussel, 30 april 2021.

Voor de Raad van Bestuur.