Lotus Bakeries NV - Oproeping gewone algemene vergadering

Zetel van de vennootschap: Gentstraat 1, B-9971 Lembeke – Rechtspersonenregister Gent, Ondernemingsnummer 0401.030.860 – Tel. (+32) (0)9 376 26 11 – Meer informatie over Lotus Bakeries: www.lotusbakeries.com

De Raad van Bestuur heeft het genoegen de aandeelhouders van Lotus Bakeries NV uit te nodigen tot deelname aan de gewone algemene vergadering die zal worden gehouden op vrijdag 13 mei 2022 om 16.30 uur te Gentstraat 52, 9971 Lembeke, België, met volgende agenda:

I. De agenda en voorstellen tot besluit

1. Kennisname en bespreking van het jaarverslag en het geconsolideerde jaarverslag van de Raad van Bestuur met betrekking tot de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.

2. Kennisname en bespreking van het controleverslag en het geconsolideerde controleverslag van de commissaris met betrekking tot de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.

3. Kennisname en goedkeuring van de jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2021, met inbegrip van de bestemming van het resultaat inclusief de goedkeuring van het brutodividend van 40 EUR per aandeel.

Voorstel van besluit:

“De gewone algemene vergadering besluit om de jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2021 goed te keuren, met inbegrip van de bestemming van het resultaat inclusief de goedkeuring van het brutodividend van 40 EUR per aandeel.”

4. Kennisname en bespreking van de geconsolideerde jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.

5. Kennisname en goedkeuring van het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.

Voorstel van besluit:

“De gewone algemene vergadering besluit om het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021 goed te keuren.”

6. Kwijting aan de bestuurders.

Voorstel van besluit:

“De gewone algemene vergadering besluit om, bij afzonderlijke stemming, kwijting te verlenen aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.”

7. Kwijting aan de commissaris.

Voorstel van besluit:“De gewone algemene vergadering besluit om kwijting te verlenen aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.”

8. Kennisname van het einde van het huidige bestuurdersmandaat en goedkeuring tot herbenoeming van het bestuurdersmandaat van Lema NV, met ondernemingsnummer 0463.212.513, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer Michel Moortgat, als onafhankelijk bestuurder van de vennootschap voor een termijn van vier jaar en vaststelling bezoldiging. Alle relevante informatie met betrekking tot de professionele kwalificaties van de kandidaat, alsook een lijst van de functies die de kandidaat reeds vervult, zijn gepubliceerd op de website van de vennootschap.

Voorstel van besluit:

“De gewone algemene vergadering neemt kennis van het einde van het bestuursmandaat van Lema NV, met ondernemingsnummer 0463.212.513, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer Michel Moortgat, als onafhankelijk bestuurder van de vennootschap en besluit op voorstel van de Raad van Bestuur, daarin bijgestaan door het remuneratie- en benoemingscomité, tot herbenoeming voor een mandaat van vier jaar dat zal eindigen onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van 2026. De gewone algemene vergadering erkent dat, op basis van de voor de vennootschap beschikbare informatie, de heer Michel Moortgat en Lema NV voldoen aan de onafhankelijkheidscriteria van artikel 3.5 van de Belgische Corporate Governance Code 2020 en artikel 7:87, §1, eerste lid van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. De bestuurder zal hiervoor een jaarlijkse vergoeding ontvangen overeenkomstig het goedgekeurde remuneratiebeleid.”

9. Kennisname einde van het bestuurdersmandaat van PMF NV, met ondernemingsnummer 0480.657.962, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer Johan Boone, als niet-uitvoerend bestuurder van de vennootschap.

Voorstel van besluit:

De gewone algemene vergadering neemt kennis van de ontslagname van PMF NV, met ondernemingsnummer 0480.657.962, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger de heer Johan Boone, als bestuurder van de vennootschap wegens het bereiken van de maximale leeftijd voor het uitoefenen van een mandaat als bestuurder, en besluit om deze ontslagname te aanvaarden met ingang onmiddellijk na deze gewone algemene vergadering.

10. Benoeming van PMF NV, met ondernemingsnummer 0480.657.962, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer Emanuel Boone, als niet-uitvoerend bestuurder van de vennootschap in het licht van het einde van het bestuurdersmandaat van PMF NV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer Johan Boone, voor een termijn van vier jaar en vaststelling bezoldiging. Alle relevante informatie met betrekking tot de professionele kwalificaties van de kandidaat, alsook een lijst van de functies die de kandidaat reeds vervult, zijn gepubliceerd op de website van de vennootschap.

Voorstel van Besluit:

“De gewone algemene vergadering besluit, op voorstel van de Raad van Bestuur, daarin bijgestaan door het remuneratie- en benoemingscomité, tot benoeming van PMF NV, met ondernemingsnummer 0480.657.962, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer Emanuel Boone, als niet-uitvoerend bestuurder van de vennootschap, voor een mandaat van vier jaar dat zal eindigen onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van 2026, en dit ter vervanging van PMF NV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger de heer Johan Boone. De bestuurder zal hiervoor een jaarlijkse vergoeding ontvangen overeenkomstig het goedgekeurde remuneratiebeleid.”    

11. Herbenoeming commissaris.

Voorstel van besluit:

“De gewone algemene vergadering besluit om PwC Bedrijfsrevisoren BV, met zetel te 1831 Diegem, Culliganlaan 5, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer: 0429.501.944 te herbenoemen als commissaris voor een termijn van drie jaar. Deze vennootschap heeft mevrouw Lien Winne, bedrijfsrevisor, aangeduid als vertegenwoordiger die gemachtigd is haar te vertegenwoordigen en die belast wordt met de uitoefening van het mandaat in naam en voor rekening van de BV. Het mandaat vervalt na de gewone algemene vergadering die de jaarrekening per 31 december 2024 dient goed te keuren.De vergoeding voor deze opdracht bedraagt 141.000 EUR per jaar (exclusief  BTW, onkosten en bijdrage IBR) onder voorbehoud van jaarlijkse aanpassingen in functie van de evolutie van het indexcijfer van de consumptieprijzen of zoals overeengekomen tussen partijen. Deze vergoeding omvat de audit van de statutaire jaarrekening, de geconsolideerde jaarrekening en de beoordeling van de halfjaarcijfers van de vennootschap (statutair en geconsolideerd).”

II. Registratie en deelname

Enkel personen die cumulatief voldoen aan de twee voorwaarden vermeld onder punten A en B infra, zijn gerechtigd om aan de gewone algemene vergadering deel te nemen en hun stem uit te brengen, namelijk:

A.  Registratie

 Uiterlijk op vrijdag 29 april 2022 om 24.00 uur (Belgische Tijd) (= “Registratiedatum”)

Voor de houders van aandelen op naam: de registratie zal worden vastgesteld door de inschrijving van de aandelen op naam, op naam van de aandeelhouder, uiterlijk op de Registratiedatum, in het register van aandelen op naam van Lotus Bakeries NV.

Voor de houders van gedematerialiseerde aandelen: de registratie zal worden vastgesteld door de inschrijving van de gedematerialiseerde aandelen, op naam van de aandeelhouder, in de rekeningen van een erkend rekeninghouder of een vereffeningsinstelling uiterlijk op de Registratiedatum.

B.  Bevestiging van deelname

MEDEDELING IN HET KADER VAN HET CORONAVIRUS: de vennootschap zal aandeelhouders, volmachthouders en andere personen toegang verlenen met inachtneming van de geldende maatregelen van kracht volgens de coronabarometer op het moment van de algemene vergadering.

Uiterlijk op zaterdag 7 mei 2022 om 24.00 uur

Elke aandeelhouder dient, al dan niet door tussenkomst van zijn financiële tussenpersoon, zijn voornemen om de gewone algemene vergadering bij te wonen en het aantal aandelen waarmee hij aan de stemming wenst deel te nemen, te bevestigen aan de vennootschap tussen 29 april 2022 om 24.00 uur en 7 mei 2022 om 24.00 uur.

De kennisgeving moet uiterlijk op 7 mei 2022 om 24.00 uur bij Lotus Bakeries toekomen via het Lumiplatform (www.lumiconnect.com).

De houders van aandelen op naam zullen hiertoe per e-mail een persoonlijke uitnodiging met instructies ontvangen. Aandeelhouders waarvan Lotus Bakeries NV niet over een e-mail adres beschikt, zullen hiertoe uitgenodigd worden per post.

De houders van gedematerialiseerde aandelen kunnen dit rechtstreeks doen of door tussenkomst van een financiële tussenpersoon handelend in opdracht van de aandeelhouder.

De vennootschap benadrukt dat deze formaliteiten kosteloos zijn voor de aandeelhouders.

III. Volmachten

Iedere aandeelhouder die voldoet aan de hogervermelde toelatingsvoorwaarden, mag zich op de gewone algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een volmachthouder, die geen aandeelhouder dient te zijn. Behoudens uitzonderingen voorzien in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, mag een aandeelhouder slechts één volmachthouder aanduiden.

De aandeelhouder wordt verzocht om de volmacht in te vullen en tussen 29 april 2022 om 24.00 uur en 7 mei 2022 om 24.00 uur op het Lumiplatform (www.lumiconnect.com).

IV. Documentatie

Alle documenten en informatie bedoeld in artikel 7:129, §3 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen zullen ten laatste op 13 april 2022 ter beschikking worden gesteld op de website: www.lotusbakeries.com.

Vanaf deze datum kan elke aandeelhouder op werkdagen en tijdens de normale kantooruren een kopie verkrijgen van de documenten die krachtens de wet moeten worden ter beschikking gesteld op de zetel van de vennootschap.

V. Vraagrecht

Elke aandeelhouder heeft het recht om tijdens de gewone algemene vergadering of schriftelijk voor de gewone algemene vergadering vragen te stellen aan de bestuurders met betrekking tot hun verslag of tot de agendapunten en aan de commissaris met betrekking tot zijn verslag. De aandeelhouders, die op geldige wijze kennis hebben gegeven van deelname aan de algemene vergadering, kunnen deze schriftelijke vragen voorafgaandelijk per e-mail formuleren (corporate@lotusbakeries.com) of invoeren op het platform www.lumiconnect.com en deze dienen uiterlijk op 7 mei 2022 om 17.00 uur in het bezit te zijn van Lotus Bakeries NV.

Verdere informatie met betrekking tot het vraagrecht is beschikbaar op de website van de vennootschap  www.lotusbakeries.com

VI. Agenderingsrecht

Eén of meer aandeelhouders, die samen minstens 3% bezitten van het kapitaal van Lotus Bakeries NV, kunnen (i) te behandelen onderwerpen op de agenda van de algemene vergadering laten plaatsen en (ii) voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen. Deze verzoeken, samen met het bewijs van bezit van de vereiste participatie, met naargelang van het geval de tekst van de te behandelen onderwerpen en de bijbehorende voorstellen tot besluit, dienen ten laatste op 21 april 2022 in het bezit te zijn van Lotus Bakeries NV. In voorkomend geval zal de vennootschap uiterlijk op 28 april 2022 een aangevulde agenda bekendmaken.

De vennootschap zal de ontvangst van deze verzoeken per e-mail of per post bevestigen op het adres dat daartoe door de aandeelhouder werd aangegeven.

Verdere informatie met betrekking tot dit agenderingsrecht is beschikbaar op de website van de vennootschap www.lotusbakeries.com.  

VII. Gegevensbescherming

De vennootschap is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die zij ontvangt van de aandeelhouders en gevolmachtigden in de context van de algemene vergadering.  De verwerking zal worden uitgevoerd met het oog op het correct verlopen van de algemene vergadering van 2022. De gegevens omvatten onder meer identificatiegegevens, het aantal aandelen, volmachten en steminstructies. Deze gegevens kunnen worden overgedragen aan derden (zoals banken) indien nodig en zullen worden gedeeld met Lumi NV. De gegevens zullen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk in het licht van voormelde doelstelling. Meer informatie over uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, kan u vinden in onze online privacy disclaimer op www.lotusbakeries.com.

Elke mededeling aan Lotus Bakeries NV uit hoofde van deze oproeping dient via het platform www.lumiconnect.com te geschieden, dan wel per e-mail gericht te worden tot corporate@lotusbakeries.com.

De Raad van Bestuur