NV SCR-Sibelco, afgekort Sibelco NV - Gewone Algemene Vergadering van Aandeelhouders

Plantin en Moretuslei 1A, 2018 Antwerpen - BTW 0404 679 941 RPR Antwerpen (hierna de “Vennootschap”)

De Gewone Algemene Vergadering van Aandeelhouders wordt bijeengeroepen op 17 april 2024 om 14.00u in Blauwe Keidreef 3, 2400 Mol-Rauw, met de volgende agenda:

AGENDA

1. Verslagen van de Raad van Bestuur aan de aandeelhouders

Het beantwoorden van vragen van aandeelhouders. 

2. Verslagen van de bedrijfsrevisor aan de aandeelhouders

Het beantwoorden van vragen van aandeelhouders. 

3. Goedkeuring van de geauditeerde statutaire jaarrekening van het jaar 2023 en presentatie van de geconsolideerde resultaten van het jaar 2023

Voorstel tot besluit: goedkeuring van de statutaire jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.

4. Bestemming van de winst en vaststelling van het dividend

Voorstel tot besluit: voor het boekjaar 2023 voorstel om te stemmen voor de toewijzing van (i) de resultaten van het jaar aan de beschikbare reserves voor uitkering en (ii) de toewijzing van de beschikbare reserves aan dividenden van SCR-Sibelco NV, in lijn met het volgende voorstel:

Het voorgestelde brutodividend van EUR 68.556.928 komt overeen met een totaal dividend per aandeel van EUR 146,00. Sinds 2021, als gevolg van het Belgische Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (Art. 7:217.§3), worden de rechten op dividenden van eigen aandelen aangehouden door SCR-Sibelco NV zelf, geannuleerd. Bijgevolg worden de 602 eigen aandelen in het bezit van de Vennootschap, niet geboekt. 

Voor het boekjaar 2023 werd geen interimdividend uitbetaald. Na goedkeuring door de aandeelhoudersvergadering zal het dividend van EUR 146,00 bruto per aandeel worden uitgekeerd.

5. Bezoldiging van Bestuurders

5.1 Bezoldigingsprincipe 2024

Voorstel tot besluit: voorstel om de bezoldigingsprincipes voor de Raad van Bestuur en de Comités ongewijzigd te laten. Bijgevolg worden de volgende bezoldigingsprincipes voor het boekjaar 2024 ter goedkeuring voorgelegd aan de aandeelhouders: 

- op niveau van de Raad van Bestuur: 

(1) voor de voorzitter: een vaste vergoeding van EUR 250.000 

(2) voor elk ander bestuurslid: een vaste vergoeding van EUR 45.000 plus een aanwezigheidsvergoeding per bijgewoonde vergadering van EUR 3.000 voor elk bestuurslid, met een maximale aanwezigheidsvergoeding van 10 vergaderingen van de Raad van Bestuur. 

- op niveau van het Auditcomité: 

(1) voor de voorzitter: een vaste vergoeding van EUR 10.000 en 

(2) voor elk lid van het comité: een aanwezigheidsvergoeding van EUR 3.000 per bijgewoonde vergadering, met een maximum van 8 vergaderingen van het Auditcomité.

- op niveau van de Remuneratie- en Benoemingscomité en het Duurzaamheidscomité:

(1) voor de voorzitter: een vast honorarium van EUR 5.000. 

(2) voor elk comitélid: een aanwezigheidsvergoeding van EUR 3.000 per bijgewoonde vergadering, met een maximumvergoeding van 6 vergaderingen per Comité.

5.2 Bezoldiging Ad Hoc Bestuurscomité

Voorstel tot besluit: Als gevolg van de installatie van een Ad Hoc Bestuurscomité in de loop van het boekjaar 2023 wordt, op aanbeveling van de Raad van Bestuur,  voorgesteld om de uitbetaling goed te keuren van een forfaitaire vergoeding van EUR 45.000 bruto aan elk van de leden van dit Ad Hoc Bestuurscomité, met een totaal van EUR 180.000.

6. Kwijting aan de Bestuurders

Voorstel tot besluit: verlenen van kwijting aan de Bestuurders individueel voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.

7. Kwijting aan de Commissaris

Voorstel tot besluit: verlenen van kwijting aan de Commissaris voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.

8. Benoeming en/of verlenging van benoeming van Bestuurders

Voorstel tot besluit: goedkeuring van de verlenging van het mandaat van mevrouw Kerstin Konradsson, voor een periode van 3 (drie) jaar, tot het einde van de Algemene Vergadering van 2027.

Voorstel tot besluit: goedkeuring van de verlenging van het mandaat van
M. Srinivasan Venkatakrishnan, voor een periode van 3 (drie) jaar, tot het einde van de Algemene Vergadering van 2027.

Voorstel tot besluit: goedkeuring van de hernieuwing van het mandaat van Boplicity BVBA, met als vaste vertegenwoordiger de heer Paul Depuydt, voor een periode van 3 (drie) jaar, tot het einde van de Algemene Vergadering van 2027.

Voorstel tot besluit: goedkeuring van de benoeming van mevrouw Séverine de Sadeleer, voor een periode van 3 (drie) jaar, tot het einde van de Algemene Vergadering van 2027.

Voorstel tot besluit: goedkeuring van de benoeming van CMV Partners Comm.V., met als vaste vertegenwoordiger de heer Curd Vandekerckhove, voor een periode van 3 (drie) jaar, tot het einde van de Algemene Vergadering van 2027.

Voorstel tot besluit: goedkeuring van de benoeming van Ways-Ruart SA, met als vaste vertegenwoordiger de heer Paul Cornet de Ways-Ruart voor een periode van 3 (drie) jaar, tot het einde van de Algemene Vergadering van 2027.

Voorstel tot besluit: goedkeuring van de benoeming van de heer Maxime Jadot voor een periode van 3 (drie) jaar, tot het einde van de Algemene Vergadering van 2027.

Voorwaarden voor toelating tot de Algemene Vergadering van Aandeelhouders van 17 april 2024

In overeenstemming met artikel 30.2 van de statuten is de registratiedatum voor de Algemene Vergadering van de Vennootschap vastgesteld op de zesde (6de) werkdag vóór de datum van de vergadering, zijnde 9 april 2024 (de “Registratiedatum”). 

In overeenstemming met artikel 7:134 van het Belgische Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (de “WVV”) en artikel 30 van de statuten, heeft de Raad van Bestuur beslist dat enkel personen die op 9 april 2024 houder waren van aandelen van de Vennootschap en de deelnameformaliteiten hebben vervuld, gerechtigd zijn om deel te nemen aan en te stemmen op de Algemene Vergadering. Alleen aandeelhouders zijn stemgerechtigd.

Registratie en bevestiging van deelname

Om ten aanzien van de Vennootschap vast te stellen dat de aandeelhouder het aantal aandelen op de Registratiedatum houdt, moet de aandeelhouder als volgt te werk gaan:

Voor houders van aandelen op naam:

Aandeelhouders op naam dienen de Vennootschap uiterlijk op 11 april 2024 vóór 17u (Belgische tijd) op de hoogte te brengen van het aantal aandelen waarmee zij wensen deel te nemen aan de Algemene Vergadering via het ingevulde deelnameformulier, opgenomen in de oproepingsbrief en tevens beschikbaar via de website van de Vennootschap (www.sibelco.com/en/investors). Het ingevulde deelnameformulier dient te worden teruggestuurd per post (SCR-Sibelco NV, t.a.v. mevrouw Laurence Boens, Plantin en Moretuslei 1A, 2018 Antwerpen) of per e-mail via shareholder@sibelco.com.

Het bezit van de aandelen op de Registratiedatum zal worden beoordeeld door de Vennootschap op basis van de inschrijvingen in het register van aandelen op naam op de Registratiedatum.

Voor houders van gedematerialiseerde aandelen:

De houders van gedematerialiseerde aandelen moeten hun bank of financiële instelling op de hoogte brengen van hun intentie om deel te nemen aan de Algemene Vergadering, die ING zal informeren over het aantal aandelen geregistreerd voor hun cliënten, vóór 11 april 2024, 17 uur (Belgische tijd). 

De aandeelhouders moeten aan de Vennootschap het aantal aandelen bevestigen dat werd geregistreerd om deel te nemen aan de Algemene Vergadering door het ingevulde deelnameformulier terug te sturen dat beschikbaar is op de website van de Vennootschap (www.sibelco.com/en/investors). Het ingevulde en ondertekende formulier moet per post naar de maatschappelijke zetel van de Vennootschap worden gestuurd (SCR-Sibelco NV, t.a.v. Mevr. Mevrouw Laurence Boens, Plantin en Moretuslei 1A, 2018 Antwerpen) of per e-mail op shareholder@sibelco.com. 

In beide gevallen moet het document de Vennootschap uiterlijk op 11 april 2024 vóór 17.00 uur (Belgische tijd) bereiken.

Volmachten 

De houders van aandelen uitgegeven door de Vennootschap die zich wensen te laten vertegenwoordigen door een volmachtdrager, worden verzocht het model van volmacht te gebruiken dat beschikbaar is op de website van de Vennootschap, (www.sibelco.com/en/investors). De naar behoren ingevulde en ondertekende volmachten moeten per post naar de maatschappelijke zetel van de Vennootschap worden gestuurd (SCR-Sibelco NV, t.a.v. mevrouw Laurence Boens, Plantin en Moretuslei 1A, 2018 Antwerpen) of per e-mail op shareholder@sibelco.com. In beide gevallen moet het document de Vennootschap uiterlijk op 11 april 2024 vóór 17.00 uur (Belgische tijd) bereiken. 

De aanstelling van een volmachtdrager moet gebeuren in overeenstemming met de toepasselijke regels van de Belgische wetgeving en de statuten van de Vennootschap (Artikel 32.1), wat betekent dat een aandeelhouder alleen kan worden vertegenwoordigd door een andere aandeelhouder.

Recht om vragen te stellen 

De aandeelhouders hebben het recht om tijdens de Algemene Vergadering zowel mondeling als schriftelijk vragen te stellen aan de Bestuurders en de Commissaris over de agendapunten, voor zover de mededeling van gegevens of feiten geen afbreuk doet aan de zakelijke belangen van de Vennootschap of aan de vertrouwelijkheid waartoe de Vennootschap, haar Bestuurders of de Commissaris gehouden zijn.

Schriftelijke vragen kunnen ook, indien mogelijk uiterlijk op 11 april 2024, langs elektronische weg worden verzonden naar het volgende adres: shareholder@sibelco.com.

Deze vragen zullen tijdens de vergadering worden beantwoord, mits de betreffende aandeelhouder heeft voldaan aan de formaliteiten om toegelaten te worden tot de Algemene Vergadering.

Vertegenwoordigingsbevoegdheid

Om fysiek aanwezig te zijn op de Algemene Vergadering of om er vertegenwoordigd te zijn, moeten de vertegenwoordigers van rechtspersonen, evenals de volmachthouders, hun identiteit bewijzen (identiteitskaart of paspoort) en bovendien het bewijs van hun vertegenwoordigingsbevoegdheid voorleggen (relevante documenten van de Vennootschap). De Vennootschap moet dit bewijs uiterlijk op de dag van de Algemene Vergadering ontvangen.

Documentatie

Alle documenten met betrekking tot de Algemene Vergadering worden binnen de wettelijke termijnen ter beschikking gesteld op de website van de Vennootschap (www.sibelco.com/en/investors) en zijn ook beschikbaar op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap.

Verwerking van de persoonsgegevens

De Vennootschap is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die zij ontvangt van aandeelhouders, vertegenwoordigers en gevolmachtigden in het kader van de Vergadering, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Dergelijke persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van de voorbereiding en organisatie van de Vergadering en het beheer van de aanwezigheids- en stemprocedure met betrekking tot de Vergadering. 

Voor meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens door de Vennootschap, gelieve het privacybeleid van de Vennootschap te raadplegen op https://www.sibelco.com/en/privacy (“Privacybeleid”).  Ten behoeve van de bovengenoemde verwerking omvatten de categorieën persoonsgegevens die door de Vennootschap worden verwerkt, zoals uiteengezet in Sectie 4 (welke persoonsgegevens verwerken wij) van het Privacybeleid, ook het aantal aandelen dat wordt gehouden/vertegenwoordigd door de aandeelhouders en gevolmachtigden. Deze gegevens worden verwerkt op basis van de verplichtingen van de Vennootschap krachtens artikel 7:123 en volgende van het WVV. De gegevens die ten behoeve van de algemene vergadering worden verzameld, zullen gedurende een periode van 10 jaar na de Vergadering worden bewaard. Deze persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de Europese Unie.

Zoals uiteengezet in het Privacybeleid, hebt u rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens (onder de toepasselijke wettelijke voorwaarden en beperkingen), namelijk het recht op toegang tot uw persoonsgegevens, de verbetering of verwijdering ervan, evenals het recht om de verwerking te beperken, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking, het recht op gegevensoverdraagbaarheid en het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende instantie (in België de Gegevensbeschermingsautoriteit).