NV SCR-Sibelco - Gewone Algemene Vergadering

in afgekorte vorm Sibelco NV - Plantin en Moretuslei 1A, 2018 Antwerpen - BTW 0404 679 941 RPR Antwerpen - (hierna de “Vennootschap”)

De Gewone Algemene Vergadering wordt bijeengeroepen op 20 april 2022 om 14 uur te ’t Kristallijn, Blauwe Keidreef 3, 2400 Mol-Rauw en heeft volgende agendapunten:

AGENDA

1. Verslagen van de raad van bestuur aan de Aandeelhouders

2. Verslag van de bedrijfsrevisor aan de Aandeelhouders

3. Goedkeuring van de gecontroleerde jaarrekening van het boekjaar en 2021 voorstelling van de geconsolideerde resultaten

4. Bestemming van de winst en vaststelling van het dividend - Bezoldiging van bestuurders

5. Kwijting aan de bestuurders

6. Kwijting aan de commissaris

7. Benoeming van bestuurders

8. Benoeming van commissaris

Overeenkomstig artikel 28, lid 2, van de statuten, is de registratiedatum voor de algemene vergadering van de vennootschap vastgesteld op de vijfde (5e) werkdag vóór de datum van de vergadering, zijnde dinsdag 12 april 2022. 

Overeenkomstig artikel 7:134 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (het “Wetboek van vennootschappen”) en artikel 28 van de statuten, heeft de Raad van Bestuur beslist dat enkel personen die op dinsdag 12 april 2022 aandelen van de Vennootschap in hun bezit hadden en de deelnemingsformaliteiten hebben vervuld, gerechtigd zijn om deel te nemen aan en te stemmen op de Algemene Vergadering. Enkel de aandeelhouders zijn stemgerechtigd. 

VOORWAARDEN VOOR DEELNAME

Registratie en bevestiging van deelname

Om aan de Vennootschap te bewijzen dat de aandeelhouder het aantal aandelen bezit op de Registratiedatum, moet de aandeelhouder als volgt te werk gaan:

Voor houders van aandelen op naam:

De aandeelhouders op naam dienen de vennootschap uiterlijk op de registratiedatum, zijnde dinsdag 12 april 2022, vóór 17.00 uur (Belgische tijd) in kennis te stellen van het aantal aandelen waarmee zij aan de algemene vergadering wensen deel te nemen, door het ingevulde Bericht van Deelname, dat bij de oproepingsbrief is gevoegd en ook beschikbaar is via de website van de vennootschap (www.sibelco.com/investors), terug te sturen per post (SCR-Sibelco NV, t.a.v. Mevr. Laurence Boens, Plantin en Moretuslei 1A, 2018 Antwerpen) of per e-mail via shareholder@sibelco.com.

Het bezit van de aandelen op de Registratiedatum zal door de Vennootschap worden beoordeeld op basis van de inschrijvingen in het register van aandelen op naam op de Registratiedatum.

Voor houders van gedematerialiseerde aandelen:

De houders van gedematerialiseerde aandelen dienen hun bank of financiële instelling in kennis te stellen van hun voornemen om deel te nemen aan de gewone algemene vergadering, die ING zal inlichten over het aantal aandelen dat voor hun cliënten is geblokkeerd, en dit vóór dinsdag 12 april 2022, 17.00 uur (Belgische tijd). 

De aandeelhouders dienen aan de Vennootschap het aantal aandelen te bevestigen dat werd geregistreerd om deel te nemen aan de gewone algemene vergadering door het Bericht van Deelname terug te sturen dat beschikbaar is op de website van de Vennootschap, (www.sibelco.com/investors). Het ingevulde en ondertekende formulier dient per post te worden toegezonden aan de Vennootschap op haar maatschappelijke zetel, SCR-Sibelco NV, t.a.v. Mevr. Laurence Boens, Plantin en Moretuslei 1A, 2018 Antwerpen of per e-mail op shareholder@sibelco.com. De kennisgeving van ING zowel als het Bericht van Deelname van de aandeelhouder dienen de Vennootschap te bereiken ten laatste op dinsdag 12 april 2022, vóór 17 uur (Belgische tijd).

Volmachten 

De houders van door de Vennootschap uitgegeven aandelen die zich bij volmacht wensen te laten vertegenwoordigen, worden verzocht gebruik te maken van het model van volmacht zoals beschikbaar op de website van de Vennootschap, (www.sibelco.com/investors) en de ingevulde en ondertekende volmachten aan de Vennootschap te bezorgen per post op haar maatschappelijke zetel, (SCR-Sibelco NV, t.a.v. Mevr. Laurence Boens, Plantin en Moretuslei 1A, 2018 Antwerpen) of per e-mail op shareholder@sibelco.com. In beide gevallen dient het document de Vennootschap te bereiken ten laatste op dinsdag 12 april 2022, vóór 17 uur (Belgische tijd). 

De aanwijzing van een volmachtdrager moet gebeuren in overeenstemming met de toepasselijke regels van het Belgisch recht en de statuten van de Vennootschap, wat betekent dat een aandeelhouder zich enkel kan laten vertegenwoordigen door een andere aandeelhouder.

Recht om vragen te stellen

De aandeelhouders hebben het recht om op de algemene vergadering mondelinge en schriftelijke vragen te stellen aan de bestuurders en aan de commissaris, met betrekking tot hun respectievelijke verslagen en/of tot de agendapunten, voor zover de mededeling van gegevens of feiten geen nadeel berokkent aan de zakelijke belangen van de Vennootschap of aan de vertrouwelijkheid waartoe de Vennootschap, haar bestuurders of de commissarissen gehouden zijn.

Schriftelijke vragen kunnen ook vooraf langs elektronische weg worden toegezonden aan het volgende adres: shareholder@sibelco.com.

Deze vragen zullen tijdens de vergadering worden beantwoord, mits de betrokken aandeelhouder heeft voldaan aan de deelnemingsformaliteiten om tot de algemene vergadering te worden toegelaten.

Vertegenwoordigingsbevoegdheid

Om de gewone algemene vergadering fysiek bij te wonen of zich er te laten vertegenwoordigen, moeten de vertegenwoordigers van rechtspersonen  die houder zijn van aandelen [alsook de gevolmachtigden] hun identiteit (identiteitskaart of paspoort) en hun vertegenwoordigingsbevoegdheid bewijzen (relevante vennootschapsdocumenten). De Vennootschap moet dit bewijs uiterlijk op de dag van de gewone algemene vergadering ontvangen.

Documentatie

Alle documenten met betrekking tot de gewone algemene vergadering, met inbegrip van het jaarverslag, worden binnen de door de wet bepaalde termijnen ter beschikking gesteld op de website van de Vennootschap, (www.sibelco.com/investors) en zijn eveneens beschikbaar op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap. Gedrukte exemplaren van het jaarverslag kunnen worden aangevraagd via een verzoek aan shareholder@sibelco.com.