OXURION - OPROEPING TOT BIJZONDERE ALGEMENE VERGADERING

NAAMLOZE VENNOOTSCHAP - te 3001 Heverlee, Gaston Geenslaan 1 - Ondernemingsnummer 0881.620.924 - RPR Leuven - www.oxurion.com - info@oxurion.com - (de Vennootschap)

De raad van bestuur van de Vennootschap heeft de eer de houders van aandelen en inschrijvingsrechten van de Vennootschap uit te nodigen tot het bijwonen van de bijzondere algemene vergadering, die gehouden zal worden op vrijdag 13 augustus 2021 om 11 uur (Belgische tijd, GMT+1), OXURION nv, te 3001 Heverlee, Gaston Geenslaan 1, met de onderstaande agenda.

AGENDA

1. Benoeming van de heer Tom Graney als bestuurder, op voorstel van de raad van bestuur van de Vennootschap, na advies van het benoemings- en remuneratiecomité.

Commentaar bij het agendapunt:

De CV van de heer Tom Graney is beschikbaar op de website van de Vennootschap (www.oxurion.be).

Voorstel tot besluit:

Beslissing tot benoeming van de heer Tom Graney als bestuurder van de Vennootschap met onmiddellijke ingang voor een periode die zal aflopen na de afsluiting van de vergadering die zal beslissen over de jaarrekening over het boekjaar dat zal worden afgesloten op 31 december 2021. Zijn bestuursmandaat zal niet worden bezoldigd.

2. Goedkeuring, op voorstel van de raad van bestuur van de Vennootschap, na advies van het benoemings- en remuneratiecomité, van het gewijzigd remuneratiebeleid van de Vennootschap:                 

Commentaar bij het agendapunt:

De wijzigingen betreffen met name (i) de toevoeging van de mogelijkheid om in toekomstige inschrijvingsrechtenplannen ook prestatiegerelateerde vesting criteria te kunnen voorzien, (ii) verhoging van de vergoeding voor de voorzitter en (iii) enkele textuele wijzigingen om het remuneratiebeleid voor niet-uitvoerende bestuurders af te stemmen op de beslissing (agenda item 3) van de algemene vergadering van 7 mei 2019. Het geupdatete remuneratiebeleid is beschikbaar op de website van de Vennootschap (www.oxurion.com).

Voorstel tot besluit:
Besluit tot goedkeuring van het gewijzigde remuneratiebeleid met betrekking tot de bestuurders, de andere personen belast met de leiding en de personen belast met het dagelijks bestuur van de Vennootschap. 

3. Volmacht.

Voorstel tot besluit:

Toekenning van de ruimste machtigingen aan de heer Michaël Dillen, om alle documenten, instrumenten, handelingen en formaliteiten op te stellen, uit te voeren en te ondertekenen en om alle nodige en nuttige instructies te geven om de voorgaande besluiten te implementeren, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, het verrichten van de nodige formaliteiten inzake publicatie van de benoeming, met de bevoegdheid tot delegatie. 

Stemming en meerderheid

Overeenkomstig de statuten van de Vennootschap zal elk geldig vertegenwoordigd aandeel recht geven op één stem.

Overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en de statuten van de Vennootschap, zullen de voorstellen tot besluit opgenomen in de bovenvermelde agenda van de algemene vergadering zijn aangenomen indien ze worden goedgekeurd met een gewone meerderheid van de geldig door de aandeelhouders uitgebrachte stemmen.

Overeenkomstig artikel 7:135 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV), mogen de houders van inschijvingsrechten de algemene vergadering bijwonen, doch slechts met raadgevende stem.

DEELNAME AAN DE VERGADERING

Toelatingsvoorwaarden

De raad van bestuur wijst erop dat enkel de personen die voldoen aan de twee voorwaarden vermeld onder de punten 1 en 2 hierna het recht zullen hebben om aan de algemene vergadering deel te nemen en om er het stemrecht uit te oefenen.

1. Registratie van de aandelen

Het recht om deel te nemen aan de algemene vergadering en om er het stemrecht uit te oefenen wordt slechts verleend op grond van de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder vastgesteld als hierna vermeld, op vrijdag 30 juli 2021, om 24:00 uur (Belgische tijd, GMT+1) (de “registratiedatum”). Die registratie wordt als volgt vastgesteld:

  • voor aandelen op naam: door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap op de registratiedatum;
  • voor gedematerialiseerde aandelen: door hun inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling. De erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling bezorgt de betrokken aandeelhouder een attest waaruit blijkt hoeveel gedematerialiseerde aandelen op naam van de aandeelhouder op zijn rekeningen zijn ingeschreven op de registratiedatum.

Enkel personen die op de registratiedatum aandeelhouder zijn, zijn gerechtigd deel te nemen aan en te stemmen op de algemene vergadering.

2. Kennisgeving van het voornemen om deel te nemen aan de algemene vergadering

De aandeelhouders melden, uiterlijk op zaterdag 7 augustus 2021, hun voornemen om deel te nemen aan de algemene vergadering, samen met het aantal aandelen waarvoor zij het stemrecht wensen uit te oefenen. In voorkomend geval wordt het attest afgeleverd door de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling, aan de kennisgeving gehecht. Deze kennisgeving dient te gebeuren per e-mail te verzenden naar michael.dillen@oxurion.com, per fax te versturen naar het nummer +32 16 751 311 of per brief op te sturen naar de zetel van de Vennootschap (Gaston Geenslaan 1, 3001 Heverlee) ter attentie van de heer Michaël Dillen.

De houders van effecten (andere dan aandelen), mogen de algemene vergadering bijwonen, mits naleving van de toelatingsvoorwaarden voorzien voor de aandeelhouders.

Aandeelhouders worden aangemoedigd om per volmacht te stemmen. De deelnemers die de algemene vergadering wensen bij te wonen worden verzocht om zich op vrijdag 13 augustus 2021 aan te bieden vanaf 10u45 (Belgische tijd, GMT+1) om een vlotte afhandeling van de registratieformaliteiten mogelijk te maken.

De aandeelhouders of, in voorkomend geval, hun wettelijke vertegenwoordigers of hun volmachtdragers moeten hierbij vóór de aanvang van de vergaderingen hun identiteit bewijzen, ingeval van natuurlijke personen, door voorlegging van hun identiteitskaart of paspoort of een gelijkwaardig document en in geval van rechtspersonen moeten de wettelijke vertegenwoordigers van rechtspersonen bovendien de relevante documenten overhandigen waaruit hun identiteit en hun vertegenwoordigingsbevoegdheid omstandig blijkt.

Stemmen op afstand voor de algemene vergadering

De aandeelhouders kunnen stemmen per brief, overeenkomstig artikel 32 van de statuten van de Vennootschap. De stemming per brief moet gebeuren door middel van het daartoe door de Vennootschap opgestelde formulier. Het formulier voor de stemming per brief is beschikbaar op de zetel van de Vennootschap en op de website van de Vennootschap (www.oxurion.be). Het formulier voor de stemming per brief dient schriftelijk te worden ondertekend. Het ondertekende formulier voor de stemming per brief moet de Vennootschap bereiken per post op de zetel (Gaston Geenslaan 1, 3001 Heverlee, België, ter attentie van de heer Michaël Dillen) of per email aan michael.dillen@oxurion.com ten laatste op de zesde kalenderdag voorafgaand aan de algemene aandeelhoudersvergadering, met name vóór of ten laatste op zaterdag 7 augustus 2021.

Een aandeelhouder die wenst te stemmen op afstand moet in elk geval de voorwaarden naleven om te kunnen deelnemen aan de vergadering, zoals beschreven in "toelatingsvoorwaarden".

De mogelijkheid om agendapunten en/of voorstellen tot besluit in te dienen

Overeenkomstig art. 7:130 van het WVV, hebben één of meer aandeelhouders die samen minstens 3% bezitten van het maatschappelijk kapitaal, de mogelijkheid om te behandelen onderwerpen op de agenda van de algemene vergadering te laten plaatsen en voorstellen tot besluit in te dienen met betrekking tot in de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen. Zulke aanvragen moeten worden verstuurd per e-mail naar michael.dillen@oxurion.com, uiterlijk op donderdag 22 juli 2021 om 17:00 uur (Belgische tijd, GMT+1).  Meer gedetailleerde informatie over de voorwaarden om van deze mogelijkheid gebruik te maken vindt men terug op de website van de Vennootschap (www.oxurion.com).  Indien de Vennootschap verzoeken tot aanvulling van de agenda of voorstellen tot besluit zou ontvangen, zal ze deze zo spoedig mogelijk en uiterlijk op 29 juli 2021 publiceren op haar website.

Vraagrecht

Aandeelhouders die voldoen aan de voorwaarden om te worden toegelaten tot de algemene vergadering, kunnen tijdens die vergaderingen vragen stellen aan de bestuurders van de Vennootschap met betrekking tot de agendapunten. Deze vragen kunnen ook schriftelijk worden gesteld per e-mail naar michael.dillen@oxurion.com, uiterlijk op zaterdag 7 augustus 2021 om 17:00 uur (Belgische tijd, GMT+1).

Meer gedetailleerde informatie over het vraagrecht uit hoofd van artikel 7:139 van het WVV vindt men terug op de website van de Vennootschap (www.oxurion.com).

Volmachten

De aandeelhouders die zich op de algemene vergadering wensen te laten vertegenwoordigen, dienen gebruik te maken van de volmacht die de raad van bestuur hiertoe heeft opgesteld. Zij kunnen deze volmacht verkrijgen op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap (Gaston Geenslaan 1, 3001 Heverlee) of downloaden op de website van de Vennootschap (www.oxurion.com). Andere volmachten zullen niet worden aanvaard worden.

Het origineel getekende exemplaar van de volmacht dient uiterlijk op zaterdag 7 augustus 2021 om 24:00 uur (Belgische tijd, GMT+1), op de zetel van de Vennootschap te worden neergelegd, ter attentie van de heer Michael Dillen, Gaston Geenslaan 1, 3001 Heverlee.

De aandeelhouders worden verzocht om de instructies vermeld op het volmachtformulier strikt te volgen.

Ter beschikkingstelling van stukken

De houders van effecten kunnen vanaf 14 juli 2021 tijdens werkdagen en tijdens de normale openingsuren van de burelen, op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap (Gaston Geenslaan 1, 3001 Heverlee) kennis nemen van de relevante stukken vermeld in de agendapunten van de algemene vergadering.

De houders van effecten kunnen van die stukken kosteloos een kopie verkrijgen op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap, mits schriftelijk verzoek daartoe verstuurd per brief naar de zetel van de Vennootschap (Gaston Geenslaan 1, 3001 Heverlee) ter attentie van de heer Michaël Dillen of per e-mail naar michael.dillen@oxurion.com.

Alle relevante informatie met betrekking tot de algemene vergadering, met inbegrip van het remuneratiebeleid, is vanaf 14 juli 2021 beschikbaar op de website van de Vennootschap (www.oxurion.com).

De raad van bestuur