SEQUANA MEDICAL - GEWONE EN BUITENGEWONE ALGEMENE AANDEELHOUDERSVERGADERINGEN

Naamloze vennootschap - Zetel: "AA Tower", Technologiepark 122, 9052 Gent, België BTW BE 0707.821.866 - Rechtspersonenregister Gent, afdeling Gent

UITNODIGING GEWONE EN BUITENGEWONE ALGEMENE AANDEELHOUDERSVERGADERINGEN te houden op donderdag 27 mei 2021 om 09:00 uur (Belgische tijd)

De houders van effecten uitgegeven door Sequana Medical NV (de "Vennootschap") worden uitgenodigd voor de gewone algemene aandeelhoudersvergadering van de Vennootschap. Nadat de agenda van de gewone algemene aandeelhoudersvergadering is behandeld, zal de vergadering kort worden geschorst om voortgezet te worden als een buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering in het bijzijn van een notaris.

ALGEMENE INFORMATIE 

Datum, uur en locatie: De gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen zullen plaatsvinden op donderdag 27 mei 2021 om 9:00 uur (Belgische tijd), te "AA Tower", Technologiepark 122, 9052 Gent, België, of op een andere plaats die aldaar of anderszins zal worden bekendgemaakt. Er is geen aanwezigheidsquorum voor de gewone algemene aandeelhoudersvergadering. Er is echter een aanwezigheidsquorum voor de punten op de agenda van de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering (zie hieronder ook "—Buitengewone Algemene Aandeelhoudersvergadering"). Indien het aanwezigheidsquorum voor de punten op de agenda van de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering niet is bereikt, zal een tweede buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering worden gehouden voor deze punten op woensdag 23 juni 2021 tenzij, in voorkomend geval, anders wordt beslist namens de Raad van Bestuur. 

Uitzonderlijke omstandigheden: In het licht van de COVID-19 pandemie, wordt momenteel voorzien dat de maatregelen, opgelegd door de Belgische regering om het hoofd te bieden aan deze pandemie, zoals de beperkingen op het aantal personen dat bijeenkomsten bijwoont en de verplichting om een afstand van 1,5 meter tussen elke persoon te garanderen, nog van kracht kunnen zijn op donderdag 27 mei 2021, de datum van de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen van de Vennootschap. Deze maatregelen zijn in het belang van de gezondheid van individuele effectenhouders, alsook van de personeelsleden van de Vennootschap en anderen die instaan voor de organisatie van de algemene aandeelhoudersvergaderingen. Bovendien kan niet worden uitgesloten dat de Belgische regering bijkomende maatregelen zal opleggen. Bijgevolg beveelt de Vennootschap aan dat de aandeelhouders van de Vennootschap die wensen deel te nemen aan de algemene aandeelhoudersvergaderingen zoveel als praktisch mogelijk gebruik maken van het recht om te stemmen door middel van een stemming per brief of per schriftelijke volmacht aan de Voorzitter van de Raad van Bestuur. De Vennootschap zal effectenhouders, gevolmachtigden en andere personen slechts toegang tot de vergadering verlenen voor zover dit is toegestaan in het licht van de maatregelen die door de autoriteiten zijn of zullen worden genomen zoals van toepassing op de datum van de vergadering, en altijd rekening houdend met de aanbevelingen van de autoriteiten, en veiligheids- en gezondheidsoverwegingen. Voorts wordt aanbeloven dat effectenhouders van de Vennootschap die gebruik willen maken van hun vraagrecht met betrekking tot de punten op de agenda van de algemene aandeelhoudersvergaderingen, dit doen op schriftelijke wijze. Voor meer informatie met betrekking tot de modaliteiten van voormelde wijzen van deelname aan de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen, zie hieronder onder "—Deelname aan de vergaderingen". De Vennootschap zal de situatie en de toepasselijke maatregelen op de voet volgen, en kan verdere updates die relevant zijn of een invloed hebben op de algemene aandeelhoudersvergaderingen verstrekken op haar website (www.sequanamedical.com).

Opening van de deuren: Ter vergemakkelijking van het bijhouden van de aanwezigheidslijst op de dag van de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen, worden de effectenhouders en hun vertegenwoordigers verzocht zich vanaf 8:15 uur (Belgische tijd) aan te melden.

GEWONE ALGEMENE AANDEELHOUDERSVERGADERING

Agenda en voorstellen tot besluit: De agenda en de voorstellen tot besluit van de gewone algemene aandeelhoudersvergadering van de Vennootschap die, in voorkomend geval, tijdens de vergadering namens de Raad van Bestuur kunnen worden gewijzigd, zijn als volgt:

1.              Verslagen over de enkelvoudige jaarrekening

Kennisname en bespreking van het jaarverslag van de Raad van Bestuur en het verslag van de Commissaris over de enkelvoudige jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

2.              Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening

Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2020, en van de resultaatsbestemming zoals voorgesteld door de Raad van Bestuur.

Voorstel tot besluit: De algemene aandeelhoudersvergadering keurt de enkelvoudige jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2020 goed, alsook de resultaatsbestemming zoals voorgesteld door de Raad van Bestuur.

3.              Geconsolideerde jaarrekening

Kennisname en bespreking van de geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

4.              Verslagen over de geconsolideerde jaarrekening

Kennisname en bespreking van het jaarverslag van de Raad van Bestuur en het verslag van de Commissaris over de geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

5.              Kwijting aan de Bestuurders

Kwijting aan de Bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

Voorstel tot besluit: De algemene aandeelhoudersvergadering verleent kwijting aan elk van de Bestuurders die gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2020 in functie was, voor de uitoefening van zijn of haar mandaat tijdens dat boekjaar.

6.              Kwijting aan de Commissaris

Kwijting aan de Commissaris voor de uitoefening van zijn of haar mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

Voorstel tot besluit: De algemene aandeelhoudersvergadering verleent kwijting aan de Commissaris die gedurende het afgelopen boekjaar in functie was, voor de uitoefening van zijn mandaat tijdens dat boekjaar.

7.              Remuneratieverslag

Kennisname, bespreking en goedkeuring van het remuneratieverslag opgesteld door het Remuneratie- en Benoemingscomité en opgenomen in het jaarverslag van de Raad van Bestuur voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

Voorstel tot besluit: De algemene aandeelhoudersvergadering keurt het remuneratieverslag opgenomen in het jaarverslag van de Raad van Bestuur voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2020 goed.

8.              Remuneratiebeleid

Kennisname, bespreking en goedkeuring van het remuneratiebeleid opgesteld door het Remuneratie- en Benoemingscomité en goedgekeurd door de Raad van Bestuur.

Voorstel tot besluit: De algemene aandeelhoudersvergadering keurt het remuneratiebeleid goed.

9.              Herbenoeming van Bestuurders

Rekening houdend met de aanbeveling van het Remuneratie- en Benoemingscomité, beveelt de Raad van Bestuur aan dat (a) Ian Crosbie, (b) Pierre Chauvineau, (c) WIOT BV, met Wim Ottevaere als vaste vertegenwoordiger, (d) Rudy Dekeyser, en (e) Erik Amble, worden herbenoemd als leden van de Raad van Bestuur, elk voor een termijn van vier jaar.

Voor meer informatie over deze Bestuurders wordt verwezen naar de corporate governance verklaring opgenomen in het jaarverslag van de Raad van Bestuur over de geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

Op basis van de informatie die ter beschikking werd gesteld door respectievelijk Pierre Chauvineau en WIOT BV, met Wim Ottevaere als vaste vertegenwoordiger, blijkt dat Pierre Chauvineau, en zowel WIOT BV als Wim Ottevaere, voldoen aan de toepasselijke vereisten om te worden voorgedragen en benoemd als onafhankelijke Bestuurders in overeenstemming met artikel 7:87 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en bepaling 3.5 van de 2020 Corporate Governance Code.

Voorstellen tot besluit:

(a)            De algemene aandeelhoudersvergadering besluit Ian Crosbie te herbenoemen als Bestuurder van de Vennootschap voor een termijn van vier jaar, tot en met de sluiting van de gewone algemene aandeelhoudersvergadering die zal worden gehouden in 2025 en die zal hebben beslist over de jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2024. Terwijl het mandaat van Ian Crosbie als Chief Executive Officer bezoldigd zal zijn, zal zijn mandaat als bestuurder onbezoldigd zijn.

(b)            De algemene aandeelhoudersvergadering besluit Pierre Chauvineau te herbenoemen als onafhankelijk Bestuurder van de Vennootschap in de zin van artikel 7:87 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en bepaling 3.5 van de 2020 Corporate Governance Code, voor een termijn van vier jaar, tot en met de sluiting van de gewone algemene vergadering die zal worden gehouden in 2025 en die zal hebben beslist over de jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2024. De bezoldiging van de Bestuurder is zoals beslist door de buitengewone algemene vergadering van 18 januari 2019 (welke beslissing in werking is getreden op 12 februari 2019).

(c)            De algemene aandeelhoudersvergadering besluit WIOT BV, met Wim Ottevaere als vaste vertegenwoordiger, te herbenoemen als onafhankelijk Bestuurder van de Vennootschap in de zin van artikel 7:87 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en bepaling 3.5 van de 2020 Corporate Governance Code, voor een termijn van vier jaar, tot en met de sluiting van de gewone algemene vergadering die zal worden gehouden in 2025 en die zal hebben beslist over de jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2024. De bezoldiging van de Bestuurder is zoals beslist door de buitengewone algemene vergadering van 18 januari 2019 (welke beslissing in werking is getreden op 12 februari 2019).

(d)            De algemene aandeelhoudersvergadering besluit Rudy Dekeyser te herbenoemen als Bestuurder van de Vennootschap voor een termijn van vier jaar, tot en met de sluiting van de gewone algemene vergadering die zal worden gehouden in 2025 en die zal hebben beslist over de jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2024. De bezoldiging van de Bestuurder is zoals beslist door de buitengewone algemene vergadering van 18 januari 2019 (welke beslissing in werking is getreden op 12 februari 2019).

(e)            De algemene aandeelhoudersvergadering besluit Erik Amble te herbenoemen als Bestuurder van de Vennootschap voor een termijn van vier jaar, tot en met de sluiting van de gewone algemene vergadering die zal worden gehouden in 2025 en die zal hebben beslist over de jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2024. De bezoldiging van de Bestuurder is zoals beslist door de buitengewone algemene vergadering van 18 januari 2019 (welke beslissing in werking is getreden op 12 februari 2019).

Opmerking: Indien de voorgestelde besluiten opgenomen in punt 9 worden goedgekeurd door de algemene aandeelhoudersvergadering, zal de Raad van Bestuur van de Vennootschap bestaan uit (1) Ian Crosbie, Chief Executive Officer (CEO), uitvoerend Bestuurder en gedelegeerd Bestuurder (tot 2025), (2) Pierre Chauvineau, onafhankelijk Bestuurder en voorzitter van de Raad van Bestuur (tot 2025), (3) WIOT BV, met Wim Ottevaere als vaste vertegenwoordiger, onafhankelijk Bestuurder (tot 2025), (4) Rudy Dekeyser, niet-uitvoerend Bestuurder (tot 2025), (5) Erik Amble, niet-uitvoerend Bestuurder (tot 2025), en (6) Jason Hannon, onafhankelijk Bestuurder (tot 2022).

10.           Herbenoeming van de Commissaris

Voorstel tot besluit: Op aanbeveling van het Auditcomité van de Vennootschap, en in overeenstemming met de voorkeur van het Auditcomité, besluit de algemene vergadering van aandeelhouders: (i) PwC Bedrijfsrevisoren BV, met zetel te Woluwedal 18, 1932 Sint-Stevens-Woluwe, België, vertegenwoordigd door de heer Peter D'hondt, te herbenoemen als Commissaris van de Vennootschap, voor een periode van drie jaar tot en met de sluiting van de gewone algemene vergadering te houden in 2024 die zal hebben beslist over de jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2023, en (ii) de jaarlijkse vergoeding van de Commissaris vast te stellen op EUR 64.900,00 voor de controle van de enkelvoudige en de geconsolideerde rekeningen van de Sequana Medical groep. Dit bedrag is exclusief diverse kosten en BTW, en is onderworpen aan een jaarlijkse indexering vanaf 2022.

11.           Goedkeuringen in overeenstemming met artikel 7:151 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen

In juli 2020 heeft de Vennootschap achtergestelde leningsovereenkomsten gesloten met PMV/z-Leningen NV ("PMV/z"), Sensinnovat BV ("Sensinnovat") en Belfius Insurance NV ("Belfius"), voor een totale hoofdsom van EUR 7,3 miljoen, waarvan leningen voor een hoofdsom van EUR 1,4 miljoen door de betrokken kredietverstrekkers konden worden omgezet in nieuwe aandelen van de Vennootschap in geval van een toekomstige aandelenfinanciering of verkoop van de Vennootschap en dit door middel van een inbreng in natura van de respectieve schuldvorderingen die de Vennootschap verschuldigd is (in hoofdsom of in interesten) in het kapitaal van de Vennootschap. Op deze datum zijn de volgende van de voornoemde achtergestelde leningsovereenkomsten nog steeds van kracht (de "Leningsovereenkomsten"):

(a)            Leningsovereenkomst van 27 juli 2020 tussen de Vennootschap en Belfius voor een totale hoofdsom van EUR 2.000.000,00 (niet-converteerbaar) en een interestcomponent van 6% per jaar;

(b)            Leningsovereenkomst van 17 juli 2020 tussen de Vennootschap en Sensinnovat voor een totale hoofdsom van EUR 400.000,00 (niet-converteerbaar) en een interestcomponent van 6% per jaar;

(c)            Converteerbare leningsovereenkomst van 17 juli 2020 tussen de Vennootschap en PMV/z voor een totale hoofdsom van EUR 800.000,00 (converteerbaar) en een interestcomponent van 5% per jaar; en

(d)            Addendum bij de voornoemde converteerbare leningsovereenkomst van 17 juli 2020 tussen de Vennootschap en PMV/z voor een bijkomende totale hoofdsom tussen EUR 2.500.000,00 en EUR 3.500.000,00 (niet-converteerbaar), en een interestcomponent van 6% per jaar.

De Leningsovereenkomsten hebben een looptijd van 36 maanden, en zijn na afloop van de looptijd volledig aflosbaar. Elk van de bovengenoemde Leningsovereenkomsten bepaalt dat bij het plaatsvinden van een "wijziging van controle" (change of control) (zoals hieronder beschreven), de desbetreffende kredietverstrekker de desbetreffende lening opeisbaar kan verklaren, samen met de daarbij opgelopen interest en alle andere bedragen die de Vennootschap op dat moment uit hoofde daarvan verschuldigd is. In deze context betekent "wijziging van controle" (change of control) dat de aandeelhouders in de Vennootschap op de datum van de relevante Leningsovereenkomst ophouden direct of indirect controle uit te oefenen over de Vennootschap; waarbij "controle" de bevoegdheid betekent om: (a) meer dan de helft van het maximum aantal stemmen uit te brengen of te controleren dat kan worden uitgebracht op de algemene vergadering van de Vennootschap; (b) alle of de meerderheid van de Bestuurders van de Vennootschap te benoemen of te ontslaan; of (c) aanwijzingen te geven in verband met het operationele en financiële beleid van de Vennootschap. Voor meer informatie over de voornoemde Leningsovereenkomsten wordt verwezen naar het jaarverslag van de Raad van Bestuur over de geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

Voorstel tot besluit: De algemene aandeelhoudersvergadering neemt kennis van, keurt goed en bekrachtigt overeenkomstig artikel 7:151 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, alle clausules in de Leningsovereenkomsten, die vallen of zouden kunnen worden geacht te vallen onder het toepassingsgebied van artikel 7:751 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (betreffende de toekenning van rechten aan derden die een aanzienlijke invloed hebben op het vermogen van de Vennootschap, of een aanzienlijke schuld of verbintenis voor haar rekening doen ontstaan, wanneer de uitoefening van deze rechten afhankelijk is van het uitbrengen van een openbaar overnamebod op de aandelen van de Vennootschap of van een wijziging van controle die over haar wordt uitgeoefend). De algemene aandeelhoudersvergadering verleent eveneens een bijzondere volmacht aan elke Bestuurder van de Vennootschap, aan notaris Dirk Delbaere, en aan Fin-2K BV, vertegenwoordigd door Kirsten Van Bockstaele (Chief Financial Officer) (elk een "Gevolmachtigde"), waarbij elke Gevolmachtigde afzonderlijk en met het recht van indeplaatsstelling handelt, om de formaliteiten te vervullen vereist door artikel 7:151 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen met betrekking tot dit besluit, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, de uitvoering van alle documenten en formulieren die vereist zijn voor de bekendmaking van dit besluit in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.

Geen aanwezigheidsquorum: Er is geen aanwezigheidsquorum voor de beraadslaging en stemming over de agendapunten waarnaar wordt verwezen in de bovenstaande agenda van de gewone algemene aandeelhoudersvergadering.

Stemming en meerderheid: Onder voorbehoud van de toepasselijke wettelijke bepalingen, zal elk aandeel één stem hebben. Overeenkomstig de toepasselijke wetgeving, zullen de voorgestelde besluiten waarnaar wordt verwezen in de bovenstaande agenda van de gewone algemene aandeelhoudersvergadering zijn aangenomen indien ze worden goedgekeurd met een eenvoudige meerderheid van de geldig door de aandeelhouders uitgebrachte stemmen. Overeenkomstig artikel 7:135 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen mogen de houders van inschrijvingsrechten deelnemen aan de gewone algemene aandeelhoudersvergadering, doch slechts met raadgevende stem.

BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING 

Agenda en voorstellen tot besluit: De agenda en voorstellen tot besluit van de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering van de Vennootschap, die, in voorkomend geval, tijdens de vergadering namens de Raad van Bestuur kunnen worden gewijzigd, zijn als volgt:

1.         Voorlegging van het bijzonder verslag van de Raad van Bestuur overeenkomstig artikel 7:199 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen inzake het voorstel tot hernieuwing van het toegestane kapitaal 

Beraadslaging, bespreking en indiening van het bijzonder verslag van de Raad van Bestuur overeenkomstig artikel 7:199 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen inzake het voorstel tot hernieuwing van de machten toegekend aan de Raad van Bestuur onder het toegestane kapitaal, zoals hieronder uiteengezet onder punt 2 van de agenda van de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering, en waarin de bijzondere omstandigheden worden uiteengezet waarin de Raad van Bestuur gebruik zal kunnen maken van zijn bevoegdheden onder het toegestane kapitaal, alsook de hierbij nagestreefde doeleinden.

2.         Hernieuwing van de machtiging aan de Raad van Bestuur om het kapitaal in het kader van het toegestane kapitaal te verhogen

Voorstel tot besluit: De buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering besluit de machtiging aan de Raad van Bestuur te hernieuwen om het kapitaal te verhogen in één of meerdere malen, gedurende een periode van vijf (5) jaar te rekenen van de bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van deze machtiging, met een totaal bedrag gelijk aan maximum 100% van het bedrag van het kapitaal van de Vennootschap, en dit overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden zoals uiteengezet in het bijzonder verslag van de Raad van Bestuur opgesteld overeenkomstig artikel 7:199 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, zoals vermeld in agendapunt 1 van deze buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering. Bijgevolg besluit de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering artikel 8 "Toegestaan kapitaal" van de statuten van de Vennootschap volledig te schrappen en te vervangen door de volgende tekst (waarbij de datum vermeld in de subsectie tussen vierkante haken de datum zal zijn van de algemene aandeelhoudersvergadering die het hernieuwde toegestane kapitaal goedkeurt, en het bedrag vermeld in de subsectie tussen vierkante haken het bedrag is van het kapitaal van de Vennootschap op het ogenblik van de algemene aandeelhoudersvergadering die het toegestaan kapitaal goedkeurt):

"8. TOEGESTAAN KAPITAAL

De raad van bestuur mag het kapitaal van de vennootschap in één of meerdere malen verhogen met een maximum totaalbedrag van [100% van het kapitaal van de vennootschap op het ogenblik van de vaststelling van het nieuwe toegestane kapitaal].

De raad van bestuur mag het kapitaal verhogen door inbrengen in geld of in natura, door omzetting van reserves, zowel beschikbare als onbeschikbare, en uitgiftepremies, al dan niet met uitgifte van nieuwe aandelen met of zonder stemrecht die van de door de raad van bestuur vast te stellen rechten genieten. De raad van bestuur mag deze machtiging ook gebruiken om converteerbare obligaties of inschrijvingsrechten, obligaties met inschrijvingsrechten of andere effecten uit te geven.

Deze machtiging werd toegekend voor een periode van vijf jaar te rekenen vanaf de bekendmaking in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van een uittreksel van de notulen van de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering van de vennootschap gehouden op [datum van de algemene aandeelhoudersvergadering die het hernieuwde toegestane kapitaal goedkeurt].

In geval de raad van bestuur besluit over te gaan tot een kapitaalverhoging overeenkomstig het toegestaan kapitaal, worden alle geboekte uitgiftepremies, zo die er zijn, geboekt overeenkomstig de bepalingen van deze statuten.

De raad van bestuur is gemachtigd om, wanneer hij zijn machtiging onder het toegestaan kapitaal uitoefent, het voorkeurrecht van de aandeelhouders in het belang van de vennootschap te beperken of op te heffen. Die beperking of opheffing van het voorkeurrecht kan eveneens gebeuren ten gunste van leden van het personeel van de vennootschap of van haar dochtervennootschappen of ten gunste van één of meer bepaalde personen, andere dan leden van het personeel van de vennootschap of van haar dochtervennootschappen.

De raad van bestuur is bevoegd, met mogelijkheid tot indeplaatsstelling, om na elke kapitaalverhoging die tot stand gekomen is binnen de grenzen van het toegestaan kapitaal, de statuten te wijzigen om ze in overeenstemming te brengen met de nieuwe toestand van het kapitaal en de aandelen. 

3.         Voorlegging van verslagen overeenkomstig de artikelen 7:180 en 7:191 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen met betrekking tot het voorstel tot uitgifte van 1.000.000 nieuwe 2021 Aandelenopties

Beraadslaging, bespreking en indiening van:

(a)        het verslag van de Raad van Bestuur van de Vennootschap overeenkomstig de artikelen 7:180 en 7:191 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen met betrekking tot het voorstel tot uitgifte van 1.000.000 nieuwe inschrijvingsrechten op aandelen van de Vennootschap (de "2021 Aandelenopties"), ingevolge een aandelenoptieplan genaamd "het 2021 Aandelenoptieplan ", en om, in het belang van de Vennootschap, het voorkeurrecht van de bestaande aandeelhouders van de Vennootschap en, voor zover vereist, van de houders van uitstaande inschrijvingsrechten (aandelenopties) van de Vennootschap op te heffen, ten voordele van de personeelsleden van de Vennootschap en haar dochtervennootschappen van tijd tot tijd, in de zin van artikel 1:27 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (de "Geselecteerde Deelnemers"); en

(b)        het verslag van de Commissaris van de Vennootschap overeenkomstig de artikelen 7:180 en 7:191 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen met betrekking tot het voorstel om 1.000.000 2021 Aandelenopties uit te geven, en om, in het belang van de Vennootschap, het voorkeurrecht van de bestaande aandeelhouders van de Vennootschap en, voor zover vereist, van de houders van uitstaande inschrijvingsrechten (aandelenopties) van de Vennootschap, op te heffen ten voordele van de Geselecteerde Deelnemers. 

4.         Voorstel tot uitgifte 2021 Aandelenopties

Voorstel tot besluit: De buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering besluit om de uitgifte van 1.000.000 2021 Aandelenopties goed te keuren, ingevolge een aandelenoptieplan genaamd het "2021 Aandelenoptieplan", en om, in het belang van de Vennootschap, het voorkeurrecht van de bestaande aandeelhouders van de Vennootschap en, voor zover vereist, van de houders van uitstaande inschrijvingsrechten (aandelenopties) van de Vennootschap, op te heffen ten voordele van de Geselecteerde Deelnemers. Met het oog hierop besluit de algemene aandeelhoudersvergadering als volgt:

(a)        Bepalingen en voorwaarden van de 2021 Aandelenopties: De bepalingen en voorwaarden van de 2021 Aandelenopties (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, de uitoefenprijs van de 2021 Aandelenopties) luiden zoals uiteengezet in de bijlage bij het verslag van de Raad van Bestuur waarnaar wordt verwezen in punt 3(a) van de agenda (voor de toepassing van dit besluit, het "Plan"), waarvan een kopie zal worden gehecht aan de notulen die deze resolutie bevatten. De 2021 Aandelenopties hebben een looptijd van tien jaar te rekenen vanaf hun uitgiftedatum;

(b)        Onderliggende aandelen: Elke 2021 Aandelenoptie zal de houder ervan het recht geven om in te schrijven op één (1) nieuw aandeel dat door de Vennootschap zal worden uitgegeven. De nieuwe aandelen uit te geven ter gelegenheid van de uitoefening van de 2021 Aandelenopties zullen dezelfde rechten en voordelen hebben als, en in alle opzichten pari passu gerangschikt zijn, inclusief wat betreft rechten op dividenden en uitkeringen, met de bestaande en uitstaande aandelen van de Vennootschap op het ogenblik van hun uitgifte, en zullen recht geven op dividenden en uitkeringen waarvoor de relevante registratiedatum of vervaldag valt op of na de datum van uitgifte van de aandelen;

(c)        Opheffing van het voorkeurrecht ten voordele van de Geselecteerde Deelnemers: De algemene aandeelhoudersvergadering besluit, in overeenstemming met artikel 7:191 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, om, in het belang van de Vennootschap, het voorkeurrecht van de bestaande aandeelhouders van de Vennootschap en, voor zover vereist, van de houders van uitstaande inschrijvingsrechten (aandelenopties) van de Vennootschap, niet toe te passen ten voordele van de Geselecteerde Deelnemers (zijnde de personeelsleden van de Vennootschap en haar dochtervennootschappen van tijd tot tijd), en om de mogelijkheid voor de Vennootschap goed te keuren om de 2021 Aandelenopties toe te kennen aan de Geselecteerde Deelnemers, zoals verder toegelicht in het verslag van de Raad van Bestuur vermeld in punt 3(a) van de agenda en de bepalingen en voorwaarden van het Plan; 

(d)        Bevestiging van de inschrijving op de 2021 Aandelenopties door de Vennootschap: De algemene aandeelhoudersvergadering besluit goed te keuren en te bevestigen dat de Vennootschap zal kunnen inschrijven op de 2021 Aandelenopties, met het oog op de creatie van een pool van uitstaande 2021 Aandelenopties die beschikbaar zijn voor verdere toekenningen aan Geselecteerde Deelnemers. De Vennootschap mag de 2021 Aandelenopties echter niet voor eigen rekening uitoefenen;

(e)        Voorwaardelijke kapitaalverhoging en uitgifte van nieuwe aandelen: De algemene aandeelhoudersvergadering besluit, onder voorbehoud en in de mate van de uitoefening van de 2021 Aandelenopties, om het kapitaal van de Vennootschap te verhogen en om het relevante aantal nieuwe aandelen uit te geven die kunnen worden uitgegeven bij de uitoefening van de 2021 Aandelenopties. Onder voorbehoud van, en in overeenstemming met de bepalingen van het Plan, bij uitoefening van de 2021 Aandelenopties en uitgifte van nieuwe aandelen, zal het totaalbedrag van de uitoefenprijs van de 2021 Aandelenopties toegewezen worden aan het kapitaal van de Vennootschap. In de mate dat het bedrag van de uitoefenprijs van de 2021 Aandelenopties, per aandeel uit te geven bij uitoefening van de 2021 Aandelenopties, hoger is dan de fractiewaarde van de dan bestaande aandelen van de Vennootschap onmiddellijk voorafgaand aan de uitgifte van de betrokken nieuwe aandelen, zal een deel van de uitoefenprijs, per aandeel uit te geven bij uitoefening van de 2021 Aandelenopties, gelijk aan dergelijke fractiewaarde geboekt worden als kapitaal, waarbij het saldo geboekt zal worden als uitgiftepremie. Na de kapitaalverhoging en de uitgifte van nieuwe aandelen, zal elk nieuw en bestaand aandeel eenzelfde fractie van het kapitaal van de Vennootschap vertegenwoordigen;

(f)         Uitgiftepremie: De eventuele uitgiftepremie die in het kader van de 2021 Aandelenopties zal worden geboekt, zal worden geboekt op een onbeschikbare rekening aan de passiefzijde van de balans van de Vennootschap onder haar eigen vermogen, en de rekening waarop de uitgiftepremie zal worden geboekt, zal, net zoals het kapitaal, als waarborg voor derden dienen en kan slechts worden verminderd op grond van een wettig besluit van de algemene aandeelhoudersvergadering genomen op de wijze die vereist is voor een wijziging van de statuten van de Vennootschap;

(g)        Volmachten: De Raad van Bestuur is gemachtigd om de door de algemene aandeelhoudersvergadering genomen besluiten in verband met de 2021 Aandelenopties te implementeren en uit te voeren, en om alle stappen te ondernemen en alle formaliteiten te verrichten die krachtens het Plan, de Statuten van de Vennootschap en de toepasselijke wetgeving vereist zullen zijn om de aandelen bij uitoefening van de 2021 Aandelenopties uit te geven of over te dragen. Bovendien zal elke Bestuurder van de Vennootschap, en elk lid van het uitvoerend management van de Vennootschap, elk van deze personen afzonderlijk handelend en met de mogelijkheid tot indeplaatsstelling en de bevoegdheid tot subrogatie, de bevoegdheid hebben om, bij uitoefening van de 2021 Aandelenopties, (i) over te gaan tot de vastlegging van (A) de kapitaalverhoging en de uitgifte van nieuwe aandelen ten gevolge van dergelijke uitoefening, (B) de toekenning van het kapitaal en (desgevallend) de uitgiftepremie, en (C) de wijziging van de statuten van de Vennootschap om het nieuwe kapitaal en het aantal uitstaande aandelen ten gevolge van de uitoefening van de 2021 Aandelenopties te weerspiegelen, (ii) het ondertekenen en afleveren, in naam van de Vennootschap, van de relevante Euroclear, Euronext en bankdocumenten, het aandelenregister en alle noodzakelijke documenten in verband met de uitgifte en levering van de aandelen aan de begunstigde, en (iii) het doen van al wat nodig of nuttig kan zijn (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, het opstellen en uitvoeren van alle documenten en formulieren) voor de toelating van de aandelen uitgegeven bij de uitoefening van de 2021 Aandelenopties tot de verhandeling op de gereglementeerde markt van Euronext Brussels (of dergelijke andere markten waarop de aandelen van de Vennootschap op dat moment zullen worden verhandeld);

(h)        Afstand van recht: De algemene aandeelhoudersvergadering erkent dat de 2021 Aandelenopties die zullen worden toegekend onder het "2021 Aandelenoptieplan" niet zullen worden beschouwd als een "variabele vergoeding", "vaste vergoeding" of "jaarlijkse vergoeding" in de zin van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, de toepassing van de artikelen 3:6, §3, 7:89/1, 7:90, 7:91, 7:92, 7:100, 7:108 en 7:121 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen) en de 2020 Corporate Governance Code (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, de toepassing van bepaling 7.11 van de 2020 Corporate Governance Code). Overeenkomstig artikel 7:91, 7:108 en 7:121 (naargelang het geval) van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, keurt de algemene aandeelhoudersvergadering de verwervingsvoorwaarden en -mechanismen van de 2021 Aandelenopties, zoals opgenomen in het Plan, goed; en

(i)         Goedkeuring overeenkomstig artikel 7:151 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen: De algemene aandeelhoudersvergadering besluit van alle clausules opgenomen in het Plan kennis te nemen, deze goed te keuren en te bekrachtigen, voor zover vereist overeenkomstig artikel 7:151 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, die in werking treden op het ogenblik dat zich een wijziging van controle voordoet en die vallen of zouden kunnen worden geacht te vallen binnen het toepassingsgebied van artikel 7:151 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (met betrekking tot het toekennen van rechten aan derden die een aanzienlijke invloed hebben op het vermogen van de Vennootschap, of die aanleiding geven tot een aanzienlijke schuld of verbintenis voor haar rekening, wanneer de uitoefening van deze rechten afhankelijk is van het uitbrengen van een openbaar overnamebod op de aandelen van de Vennootschap of van een wijziging in de controle die over haar wordt uitgeoefend), met inbegrip van, maar niet beperkt tot, het automatische versnelde verwervingsmechanisme bij verkrijging zoals bepaald in het Plan. De algemene vergadering verleent een bijzondere volmacht aan elke Bestuurder van de Vennootschap, notaris Dirk Delbaere, en aan Fin-2K BV, vertegenwoordigd door Kirsten Van Bockstaele (Chief Financial Officer), elk alleen handelend en met macht van indeplaatsstelling, met het oog op het vervullen van de formaliteiten vereist door artikel 7:151 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen met betrekking tot dit besluit.

Aanwezigheidsquorum: Overeenkomstig het Wetboek van vennootschappen en verenigingen moet minstens een aanwezigheidsquorum van 50% van de uitstaande aandelen aanwezig of vertegenwoordigd zijn op de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering voor de beraadslaging en stemming over de punten op de voorgenoemde agenda van de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering. Indien dergelijk aanwezigheidsquorum niet wordt bereikt zal een tweede buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering worden bijeengeroepen voor deze agendapunten tenzij, indien van toepassing, hiertoe anders wordt besloten door de Raad van Bestuur, en het aanwezigheidsquorum zal niet van toepassing zijn voor deze tweede vergadering.

Stemming en meerderheid: Onder voorbehoud van de toepasselijke wettelijke bepalingen, zal elk aandeel één stem hebben. Overeenkomstig de toepasselijke wetgeving, zullen de voorgestelde besluiten waarnaar wordt verwezen in de bovenstaande agenda van de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering zijn aangenomen indien ze worden goedgekeurd met een meerderheid van 75% van de geldig door de aandeelhouders uitgebrachte stemmen. Overeenkomstig artikel 7:135 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen mogen de houders van inschrijvingsrechten deelnemen aan de buitengewone algemene vergadering, doch slechts met raadgevende stem.

DEELNAME AAN DE VERGADERINGEN 

Inleiding: Houders van effecten uitgegeven door de Vennootschap die wensen deel te nemen aan de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen van de Vennootschap, dienen rekening te houden met de hieronder beschreven formaliteiten en procedures.

Registratiedatum: De registratiedatum voor de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen is donderdag 13 mei 2021 om middernacht (24.00 uur, Belgische tijd). Alleen de personen die houders zijn van effecten uitgegeven door de Vennootschap op donderdag 13 mei 2021 om middernacht (24.00 uur, Belgische tijd) zullen gerechtigd zijn om deel te nemen aan en, in voorkomend geval, te stemmen op de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen. Enkel aandeelhouders zijn gerechtigd te stemmen. De houders van inschrijvingsrechten kunnen deelnemen aan de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen, doch slechts met raadgevende stem. Zowel de houders van aandelen als de houders van inschrijvingsrechten moeten de formaliteiten naleven zoals beschreven in "—Deelname aan de vergaderingen".

Deelname aan de vergaderingen: Om aan de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen te kunnen deelnemen, moet een houder van effecten uitgegeven door de Vennootschap aan twee voorwaarden voldoen: (i) geregistreerd zijn als houder dergelijke van effecten op de registratiedatum en (ii) hiervan kennis geven aan de Vennootschap, zoals hierna uiteengezet:

(i)             Registratie: Ten eerste, het recht voor een houder van effecten uitgegeven door de Vennootschap om deel te nemen aan en, indien toepasselijk, te stemmen op de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen wordt enkel verleend op grond van de registratie van de betrokken effecten, op de voormelde registratiedatum om middernacht, door inschrijving in het toepasselijke register op naam van de betrokken effecten (voor effecten op naam) of op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of de relevante vereffeningsinstelling voor de betrokken effecten (voor gedematerialiseerde effecten).

(ii)            Kennisgeving: Ten tweede, om te kunnen deelnemen aan de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen, moeten de houders van effecten uitgegeven door de Vennootschap, de Vennootschap kennis geven dat zij wensen deel te nemen aan de vergaderingen en moeten dit doen vóór of uiterlijk op vrijdag 21 mei 2021. De houders van effecten die een dergelijke kennisgeving wensen te doen, kunnen gebruik maken van het registratieformulier dat verkrijgbaar is op de zetel van de Vennootschap en op de website van de Vennootschap (www.sequanamedical.com). De kennisgeving moet de Vennootschap bereiken per post op de zetel ("AA Tower", Technologiepark 122, 9052 Gent, België, ter attentie van Lies Vanneste, Director Investor Relations) of per e-mail aan IR@sequanamedical.com ten laatste op de zesde kalenderdag voorafgaand aan de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen, met name vóór of uiterlijk op vrijdag 21 mei 2021. Voor de houders van gedematerialiseerde effecten dient de kennisgeving een attest te bevatten dat het aantal effecten bevestigt dat op hun naam was ingeschreven op de registratiedatum. Het attest kan door de houders van de gedematerialiseerde effecten worden verkregen bij de erkende rekeninghouder, de relevante vereffeningsinstelling, of de relevante financiële tussenpersoon voor de betrokken effecten.

Stemmen per brief: De aandeelhouders kunnen stemmen per brief overeenkomstig artikel 37 van de Statuten van de Vennootschap. Het stemmen per brief moet gebeuren door middel van het daartoe door de Vennootschap opgestelde formulier. Het formulier voor het stemmen per brief is beschikbaar op de website van de Vennootschap (www.sequanamedical.com). Het formulier voor het stemmen per brief dient in handschrift of elektronisch te worden ondertekend. Indien gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid om het formulier voor het stemmen per brief elektronisch te ondertekenen, moet dit een elektronische handtekening zijn in de zin van artikel 3.10 van Verordening (EU) Nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG, zoals gewijzigd, of een gekwalificeerde elektronische handtekening in de zin van artikel 3.12 van dezelfde Verordening. De ondertekende formulieren voor het stemmen per brief moeten de Vennootschap bereiken per post op de zetel ("AA Tower", Technologiepark 122, 9052 Gent, België, ter attentie van Lies Vanneste, Director Investor Relations) of per e-mail vergezeld van een gescande of gefotografeerde kopie van het ondertekende formulier voor het stemmen per brief of ondertekende volmacht aan IR@sequanamedical.com ten laatste op de zesde kalenderdag voorafgaand aan de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen, met name vóór of ten laatste op vrijdag 21 mei 2021. Effectenhouders die wensen te stemmen per brief moeten in elk geval de voorwaarden naleven om te kunnen deelnemen aan de vergaderingen, zoals beschreven in "— Deelname aan de vergaderingen".

Vertegenwoordiging per volmacht: De houders van effecten kunnen deelnemen de vergaderingen en stemmen, indien toepasselijk, door middel van een handgeschreven volmacht, naargelang het geval, aan de Voorzitter van de Raad van Bestuur. De geschreven volmacht moet specifieke steminstructies bevatten voor elk voorgesteld besluit. De volmachtformulieren zijn beschikbaar op de website van de Vennootschap (www.sequanamedical.com). Het volmachtformulier dient handgeschreven of elektronisch te worden ondertekend. De elektronische handtekening moet aan dezelfde vereisten voldoen als de elektronische handtekening van het formulier voor het stemmen per brief (zie ook "—Stemmen per brief"). Ondertekende volmachten moeten de Vennootschap per post bereiken op de zetel ("AA Tower", Technologiepark 122, 9052 Gent, België, ter attentie van Lies Vanneste, Director Investor Relations) of per e-mail vergezeld van een gescande of gefotografeerde kopie van het ondertekende formulier voor het stemmen per brief of ondertekende volmacht aan IR@sequanamedical.com ten laatste op de zesde kalenderdag voorafgaand aan de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen, met name vóór of uiterlijk op vrijdag 21 mei 2021. De aanwijzing van een gevolmachtigde moet gebeuren overeenkomstig de toepasselijke regels van het Belgisch recht, onder meer met betrekking tot belangenconflicten en het bijhouden van een register. Effectenhouders die wensen te stemmen per brief moet in elk geval de voorwaarden naleven om te kunnen deelnemen aan de vergaderingen, zoals beschreven in "—Deelname aan de vergaderingen".

Wijzigingen aan de agenda en bijkomende voorstellen tot besluit: Aandeelhouders die alleen of samen met andere aandeelhouders ten minste 3% van het kapitaal van de Vennootschap bezitten, hebben het recht om bijkomende punten op de agenda van de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen te plaatsen en om voorstellen tot besluit in te dienen in verband met punten die in de agenda opgenomen waren of opgenomen moeten worden. Indien het vereiste aanwezigheidsquorum voor de agendapunten op de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering niet is bereikt en een tweede buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering is bijeengeroepen om te beraadslagen en te stemmen over dergelijke punten, zal dit recht niet van toepassing zijn op de agenda van de tweede buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering. Aandeelhouders die dit recht wensen uit te oefenen moeten op de datum van hun verzoek bewijzen dat zij ten minste 3% van de uitstaande aandelen bezitten. Voor gedematerialiseerde aandelen dient dit bewijs gebaseerd te zijn op een attest opgesteld door de relevante vereffeningsinstelling voor de betrokken aandelen, of door een erkend rekeninghouder, dat het aantal aandelen bevestigt dat op naam van de betrokken aandeelhouders is ingeschreven en, voor aandelen op naam, op een attest van inschrijving van de betrokken aandelen in het register van aandelen op naam van de Vennootschap. Bovendien moeten de betrokken aandeelhouders in elk geval de voorwaarden naleven om te kunnen deelnemen aan de vergaderingen, zoals beschreven in "—Deelname aan de vergaderingen", met ten minste 3% van de uitstaande aandelen. Een verzoek om bijkomende punten op de agenda te plaatsen en/of om voorstellen tot besluit in te dienen moet schriftelijk ingediend worden, en moet, in geval van een bijkomend agendapunt, de tekst van het betrokken agendapunt bevatten en, in geval van een voorstel tot besluit, de tekst van het voorstel tot besluit. Het verzoek dient ook het post- of e-mailadres te bevatten waarnaar de Vennootschap de bevestiging van ontvangst van het verzoek dient op te sturen. Het verzoek moet de Vennootschap bereiken per post op de zetel ("AA Tower", Technologiepark 122, 9052 Gent, België, ter attentie van Lies Vanneste, Director Investor Relations) of per e-mail aan IR@sequanamedical.com ten laatste op de tweeëntwintigste kalenderdag vóór de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen, met name vóór of ten laatste op woensdag 5 mei 2021. In geval van wijzigingen aan de agenda en bijkomende voorstellen tot besluit zoals voormeld, zal de Vennootschap een gewijzigde agenda publiceren met, in voorkomend geval, bijkomende agendapunten en bijkomende voorstellen tot besluit ten laatste op de vijftiende kalenderdag vóór de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen, met name vóór of ten laatste op woensdag 12 mei 2021. Bovendien zal de Vennootschap gewijzigde formulieren ter beschikking stellen voor het stemmen per brief en stemming bij volmacht. Volmachten en stemmen per brief die de Vennootschap bereiken voorafgaand aan de publicatie van een gewijzigde agenda blijven geldig voor de agendapunten waarop de volmachten en stemmen per brief betrekking hebben, evenwel onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving en de verdere verduidelijkingen uiteengezet in de volmachtformulieren en de formulieren voor het stemmen per brief.

Recht om vragen te stellen: Elke houder van effecten uitgegeven door de Vennootschap heeft het recht om vragen te stellen aan de Bestuurders en de Commissaris met betrekking tot punten op de agenda van de algemene aandeelhoudersvergadering. Vragen kunnen worden gesteld tijdens de vergaderingen of kunnen schriftelijk worden ingediend vóór de vergaderingen. Schriftelijke vragen moeten de Vennootschap bereiken per post op de zetel ("AA Tower", Technologiepark 122, 9052 Gent, België, ter attentie van Lies Vanneste, Director Investor Relations) of per e-mail aan IR@sequanamedical.com ten laatste op de zesde kalenderdag voorafgaand aan de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen, met name vóór of ten laatste op vrijdag 21 mei 2021. Antwoorden op schriftelijke vragen zullen schriftelijk verstrekt worden en gepubliceerd worden op de website van de Vennootschap (www.sequanamedical.com) voor of ten laatste op donderdag 27 mei 2021, maar vóór de stemming over punten op de respectieve agenda's van de betrokken vergaderingen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving. Mondelingen vragen zullen worden beantwoord tijdens de betrokken vergaderingen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving. Bovendien, om voor schriftelijke vragen in aanmerking te komen, moeten de houders van effecten uitgegeven door de Vennootschap die de betrokken schriftelijke vragen indienden de voorwaarden naleven om te kunnen deelnemen aan de vergaderingen, zoals beschreven in "—Deelname aan de vergaderingen" en/of onder "—Stemmen per brief" of "—Vertegenwoordiging per volmacht".

Toegang tot de vergaderzaal: De natuurlijke personen die de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen bijwonen in hun hoedanigheid van eigenaar van effecten, houder van volmachten of vertegenwoordiger van een rechtspersoon, moeten hun identiteit kunnen bewijzen om toegang te krijgen tot de vergaderzaal (onder voorbehoud van wat hierboven wordt gedeeld onder "Uitzonderlijke omstandigheden" in afdeling "Algemene informatie"). Bovendien moeten de vertegenwoordigers van rechtspersonen de documenten overhandigen waaruit hun hoedanigheid van vertegenwoordiger van de vennootschap of gevolmachtigde blijkt. Deze documenten zullen onmiddellijk voor het begin van de vergaderingen worden geverifieerd.

Aanbeveling voor het gebruik van e-mail: Aangezien de postdiensten kunnen worden verstoord als gevolg van de COVID-19 pandemie, beveelt de Vennootschap de houders van haar effecten aan om e‑mail te gebruiken voor alle communicatie met de Vennootschap met betrekking tot de algemene aandeelhoudersvergaderingen. Het e-mailadres van de Vennootschap voor dergelijke communicatie is IR@sequanamedical.com. De Vennootschap wijst er ook op dat, naast de fysieke beschikbaarheid op de zetel van de Vennootschap en de verspreiding per post, alle formulieren en andere documentatie met betrekking tot de algemene aandeelhoudersvergaderingen beschikbaar zullen zijn op de website van de Vennootschap (www.sequanamedical.com). Zie ook "Beschikbare informatie".

GEGEVENSBESCHERMING 

De Vennootschap is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die zij ontvangt van, of verzamelt over, houders van effecten uitgegeven door de Vennootschap en gevolmachtigden in het kader van algemene aandeelhoudersvergaderingen. De verwerking van deze gegevens zal gebeuren ten behoeve van de organisatie en het verloop van de relevante algemene aandeelhoudersvergaderingen, met inbegrip van de uitnodigingen, registratie, deelname en stemming, alsook ten behoeve van het aanhouden van lijsten of registers van effectenhouders, en de analyse van de investeerders- en effectenhoudersbasis van de Vennootschap. De gegevens omvatten onder meer identificatiegegevens, het aantal en type van effecten van een houder van effecten uitgegeven door de Vennootschap, volmachten, en steminstructies. Deze gegevens kunnen ook worden overgedragen aan derden met als doel assistentie of dienstverlening aan de Vennootschap in verband met het voorgaande. De verwerking van dergelijke gegevens zal, mutatis mutandis, worden uitgevoerd in overeenstemming met de Privacy & Cookie Policy van de Vennootschap, beschikbaar op de website van de Vennootschap (https://www.sequanamedical.com/nl/privacy-cookie-policy). De Vennootschap vestigt de aandacht van de houders van effecten uitgegeven door de Vennootschap en gevolmachtigden op de beschrijving van de rechten die zij als betrokkenen kunnen hebben, zoals, onder andere, het recht op inzage, het recht op rectificatie en het recht van bezwaar tegen verwerking, dewelke zijn uiteengezet in het onderdeel 'Information regarding your rights' van voormelde Privacy & Cookie Policy. Het een en het ander doet geen afbreuk aan de regels die gelden in verband met de registratie en deelname aan de algemene aandeelhoudersvergaderingen. Om rechten als betrokkene uit te oefenen en voor alle andere informatie met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens door of namens de Vennootschap, kan met de Vennootschap contact worden opgenomen per e-mail via dataprotection@sequanamedical.com.

BESCHIKBARE INFORMATIE 

De volgende documentatie is beschikbaar op de website van de Vennootschap (https://www.sequanamedical.com/nl/investeerders/informatie-voor-aandeelhouders) de oproeping tot de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen, de agenda en voorstellen tot besluit of, indien er geen besluiten worden voorgesteld, een commentaar door de Raad van Bestuur, een verklarende nota over de agenda en voorstellen tot besluit, actualisering van de agenda en de voorgestelde besluiten (in geval van wijzigingen aan de agenda en voorstellen tot besluit), de documenten die voorgelegd dienen te worden aan de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen waarnaar wordt verwezen in de agenda van de vergaderingen, de formulieren voor het stemmen per brief en de volmachtformulieren. De voormelde website vermeldt ook het totaal aantal uitstaande aandelen en stemrechten van de Vennootschap.

Namens de Raad van Bestuur,

DIT DOCUMENT IS GEEN AANBOD TOT VERKOOP OF EEN SOLLICITATIE VAN EEN AANBOD TOT AANKOOP VAN AANDELEN, INSCHRIJVINGSRECHTEN OF ANDERE EFFECTEN VAN SEQUANA MEDICAL NV. DE INFORMATIE HIERIN VERVAT IS NIET VOOR VRIJGAVE, PUBLICATIE OF DISTRIBUTIE (RECHTSTREEKS OF ONRECHTSTREEKS) IN OF NAAR DE VERENIGDE STATEN, AUSTRALIË, CANADA, JAPAN, ZUID-AFRIKA OF ENIGE ANDERE JURISDICTIE WAAR DIT ONWETTIG ZOU ZIJN.