Telenet Group Holding nv - Oproeping tot de gewone en buitengewone algemene vergadering van aandeelhouders

Naamloze Vennootschap naar Belgisch Recht - Neerveldstraat 107 – 1200 Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgium - RPR Brussel, Nederlandstalige afdeling 0477.702.333 (de Vennootschap)

De raad van bestuur van de Vennootschap (de Raad van Bestuur) nodigt de aandeelhouders van de Vennootschap uit om deel te nemen aan de gewone en buitengewone algemene vergadering van de Vennootschap. Voor beide algemene vergaderingen geldt dat, onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving, elk aandeel beschikt over één stem.

ALGEMENE INFORMATIE

Datum, uur en plaats:

- De gewone algemene vergadering zal plaatsvinden op woensdag 29 april 2020 om 10:00 uur te Liersesteenweg 4, 2800 Mechelen. Er is geen quorumvereiste voor de gewone algemene vergadering.

- De buitengewone algemene vergadering zal plaatsvinden op woensdag 29 april 2020 om 11:30 uur te Liersesteenweg 4, 2800 Mechelen. Er is een quorumvereiste voor de buitengewone algemene vergadering: de aanwezigen dienen ten minste de helft van het kapitaal te vertegenwoordigen. Indien dit quorum niet gehaald wordt, zal een tweede buitengewone algemene vergadering opgeroepen worden om plaats te vinden op 27 mei 2020 om 10:00 uur, dewelke zal kunnen besluiten ongeacht het kapitaal dat vertegenwoordigd is. 

 

CORONA/COVID19-CRISIS

REKENING HOUDEND MET DE COVID-19 PANDEMIE EN DE MAATREGELEN EN AANBEVELINGEN VAN OVERHEIDSAUTORITEITEN IN EUROPA EN BELGIË, MOEDIGT DE RAAD VAN BESTUUR DE AANDEELHOUDERS MET AANDRANG AAN OM NIET IN PERSOON AANWEZIG TE ZIJN OP DE ALGEMENE VERGADERING MAAR BIJ VOORKEUR EEN ELEKTRONISCHE VOLMACHT TE GEVEN VIA WWW.ABNAMRO.COM/EVOTING ZOALS HIERONDER UITGELEGD. 

DE VENNOOTSCHAP ZAL TOEGANG TOT DE ALGEMENE VERGADERING VERLENEN AAN AANDEELHOUDERS, VOLMACHTHOUDERS EN ANDERE PERSONEN ENKEL EN ALLEEN IN DE MATE TOEGESTAAN OVEREENKOMSTIG DE MAATREGELEN GENOMEN DOOR DE BELGISCHE AUTORITEITEN ZOALS DIE VAN TOEPASSING ZULLEN ZIJN OP HET MOMENT VAN DE ALGEMENE VERGADERING EN REKENING HOUDEND MET DE AANBEVELINGEN VAN DE OVERHEIDSAUTORITEITEN, VEILIGHEID- EN GEZONDHEIDSOVERWEGINGEN EN GEZOND VERSTAND. 

INDIEN OP HET OGENBLIK VAN DE ALGEMENE VERGADERING EEN BELGISCHE WET OF BESLUIT TOELAAT OM DE UITOEFENING DOOR DE AANDEELHOUDERS VAN HUN RECHTEN OP DE AANDEELHOUDERSVERGADERINGEN UITSLUITEND BIJ VOLMACHT (OF EEN ANDERE MANIER VAN STEMMEN) TE BEPERKEN EN OM DE AANWEZIGHEID IN PERSOON VAN EEN AANDEELHOUDER, VOLMACHTDRAGER OF ANDERE PERSOON TE VERBIEDEN, ZAL DE VENNOOTSCHAP OVERWEGEN OM GEBRUIK TE MAKEN VAN DIT RECHT OM ELK RISICO IN VERBAND MET DE VERSRPEIDING VAN COVID-19 TER GELEGENHEID VAN DE ALGEMENE VERGADERING TE VERMIJDEN.

AFHANKELIJK VAN DE EVOLUTIE VAN DE COVID-19 SITUATIE EN DE GOEDKEURING VAN EEN BELGISCHE WET OF BESLUIT DAT VAN TOEPASSING ZOU ZIJN OP HET HOUDEN VAN AANDEELHOUDERSVERGADERINGEN, ZAL DE RAAD VAN BESTUUR DESGEVALLEND VERDER COMMUNICEREN MET BETREKKING TOT DE DATUM, HET HOUDEN VAN EN DE DEELNEMING AAN DE VERGADERING AAN DE HAND VAN EEN PERSBERICHT.

 

AGENDA GEWONE ALGEMENE AANDEELHOUDERSVERGADERING

1. Verslagen over de enkelvoudige jaarrekening

Mededeling en bespreking van het jaarverslag van de raad van bestuur en van het verslag van de commissaris over de enkelvoudige jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

2. Geconsolideerde jaarrekening en verslagen over de geconsolideerde jaarrekening

Mededeling en bespreking van (i) de geconsolideerde jaarrekening, (ii) het jaarverslag van de raad van bestuur en (iii) het verslag van de commissaris over de geconsolideerde jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

3. Mededeling en goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening; dividend; volmacht

Mededeling en goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2019, en van de voorgestelde bestemming van het resultaat, daarin begrepen de goedkeuring van een dividend. Volmacht.

Voorstel tot besluit: goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2019, en van de voorgestelde bestemming van het resultaat, daarin begrepen de goedkeuring van een dividend van EUR 1,3050 per aandeel bruto, betaalbaar vanaf 6 mei 2020.  Per 20 maart 2020 vertegenwoordigt dit in totaal EUR 143,2 miljoen bruto, welk totaalbedrag kan wijzigen in functie van wijzigingen aan het aantal eigen aandelen gehouden door de Vennootschap op de ‘record’ datum voor de betaalbaarstelling van het dividend. De gewone algemene vergadering delegeert alle verdere bevoegdheden met betrekking tot de uitkering van het dividend aan de raad van bestuur.

4. Mededeling en goedkeuring van het remuneratieverslag

Mededeling en goedkeuring van het remuneratieverslag, zoals opgenomen in het jaarverslag van de raad van bestuur, over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

Voorstel tot besluit: goedkeuring van het remuneratieverslag, zoals opgenomen in het jaarverslag van de raad van bestuur, over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

5. Kwijting aan de bestuurders

Voorstel tot besluit: kwijting te verlenen aan de bestuurders die gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 in functie waren voor de uitoefening van hun mandaat tijdens dat boekjaar.

6. Kwijting aan de commissaris

Voorstel tot besluit: kwijting te verlenen aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

7. Herbenoeming van een bestuurder

Rekening houdend met het advies van het remuneratie- en nominatiecomité van de Raad van Bestuur, beveelt de Raad van Bestuur aan dat de volgende besluiten worden genomen, desgevallend op voordracht zoals uiteengezet in artikel 18 van de statuten van de Vennootschap. Voor verdere informatie omtrent de betrokken persoon die voorgedragen worden ter (her)benoeming en zijn biografie wordt verwezen naar de verklaring inzake deugdelijk bestuur in het jaarverslag van de Raad van Bestuur.

Voorstellen tot besluit:

(a) Herbenoeming, op voordracht overeenkomstig artikel 18.1(ii) van de statuten, van de heer Charles H. Bracken als bestuurder van de Vennootschap, bezoldigd zoals hierna onder (b) uiteengezet, voor een termijn van 4 jaar, met onmiddellijke ingang en tot aan de afsluiting van de gewone algemene vergadering in 2024 die gehouden wordt om te beraadslagen over de rekeningen van het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.

(b) Het mandaat van de bestuurder, benoemd in overeenstemming met agendapunt 7 (a) zal vergoed worden overeenkomstig de besluiten van vorige algemene aandeelhoudersvergaderingen, met name (i) een vaste vergoeding van EUR 12.000 per jaar voor elk van de bestuurders, en (ii) een zitpenning van EUR 2.000 per bijgewoonde vergadering van de raad van bestuur van de Vennootschap. De vaste vergoeding zal enkel verworven worden indien de bestuurder in kwestie per jaar minstens de helft van de geplande vergaderingen van de raad van bestuur heeft bijgewoond. Er is geen afzonderlijke vergoeding voor de vergaderingen van de comités van de raad van bestuur.

8. Herbenoeming van de commissaris

Voorstel tot besluit: Herbenoeming van KPMG Bedrijfsrevisoren CVBA (B00001), met zetel te Luchthaven Brussel Nationaal 1K te 1930 Zaventem, als commissaris van de Vennootschap, belast met de controle van de enkelvoudige en geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap, voor een termijn van drie (3) jaren. Het mandaat zal vervallen na de algemene vergadering die gehouden wordt om te beraadslagen over de rekeningen van het boekjaar afgesloten op 31 december 2022. KPMG Bedrijfsrevisoren CVBA duidt de heer Götwin Jackers (IBR Nr. 2158), bedrijfsrevisor, aan als vaste vertegenwoordiger. De vergoeding van de commissaris voor de controle van de enkelvoudige jaarrekening van de Vennootschap voor het boekjaar eindigend op 31 december 2020 wordt vastgesteld op EUR 9.572. De vergoeding voor de controle van de andere vennootschappen die in de consolidatie zijn opgenomen en waar KPMG Bedrijfsrevisoren CVBA benoemd is als commissaris, bedraagt EUR 1.293.714 voor het boekjaar eindigend op 31 december 2020. 

9. Bekrachtiging en goedkeuring overeenkomstig artikel 7:151 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen

Voorstel tot besluit: besluit om, voor zover nodig en toepasselijk, in overeenstemming met artikel 7:151 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, de voorwaarden te bekrachtigen en goed te keuren van (i) de prestatieaandelenplannen, (ii) de optieplannen en (iii) de restricted shares plannen uitgegeven op 6 mei 2019 aan (geselecteerde) werknemers van de Vennootschap, die rechten kunnen toekennen die hetzij een impact kunnen hebben op het vermogen van de Vennootschap hetzij kunnen leiden tot een schuld of verplichting van de Vennootschap, wanneer er een wijziging van controle over de Vennootschap of een openbaar overnamebod op de aandelen van de Vennootschap plaatsvindt.

AGENDA BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING 

1. Zetelverplaatsing - Statutenwijziging

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering beslist de zetel van de vennootschap te vestigen in het Vlaamse Gewest en het adres van de zetel te verplaatsen van 1200 Sint-Lambrechts-Woluwe, Neerveldstraat 107 naar voortaan 2800 Mechelen, Liersesteenweg 4, met dien verstande dat het adres voortaan niet meer zal worden vermeld in de statuten en dienvolgens de tekst van Artikel 3: Zetel van de statuten te vervangen door de volgende tekst:

“3.1. De zetel van de vennootschap is gevestigd in het Vlaamse Gewest.

3.2. De raad van bestuur kan, bij eenvoudig besluit, het adres van de zetel van de vennootschap verplaatsen in België, voor zover deze zetelverplaatsing geen wijziging veroorzaakt inzake het op de vennootschap toepasselijke taalregime.

Dergelijke beslissing vereist geen statutenwijziging, tenzij de zetel wordt verplaatst naar een ander Gewest.

Het adres van de vennootschap kan bij eenvoudig besluit van de raad van bestuur worden verplaatst binnen het Vlaamse Gewest, en wordt bekend gemaakt in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. 

3.3. De vennootschap kan, bij eenvoudig besluit van de raad van bestuur, in België of in het buitenland bijkomende administratieve zetels en bedrijfszetels vestigen, alsmede kantoren en bijkantoren oprichten.”

2. Vernietiging van eigen aandelen - Statutenwijziging

Voorstel tot besluit: De vergadering beslist tot de vernietiging van achthonderd veertien duizend negenhonderd zesenzestig (814.966) eigen aandelen die door de vennootschap werden verkregen onder de voorbije en afgesloten Aandeleninkoopprogramma’s. De onbeschikbare reserve die werd aangelegd overeenkomstig de voorschriften van artikel 7:217 §2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (hierna aangeduid als “WVV”), wordt opgeheven zoals voorzien artikel 7:219 §4 van het WVV.

De tekst van Artikel 6: Kapitaal – Aandelen van de statuten wordt dienvolgens vervangen door de volgende tekst:

Artikel 6: Kapitaal – Aandelen 

6.1. Kapitaal en aandelen 

Het kapitaal van de vennootschap bedraagt twaalf miljoen zevenhonderd negenennegentig duizend negenenveertig euro veertig cent (€ 12.799.049,40).

Het wordt vertegenwoordigd door honderd dertien miljoen achthonderd éénenveertig duizend achthonderd negentien (113.841.819) aandelen zonder vermelding van nominale waarde, waarvan

* honderd dertien miljoen zevenhonderd zesenveertig duizend negenhonderd zesenveertig (113.746.946) Gewone Aandelen;

* dertig (30) Gouden Aandelen;

* vierennegentig duizend achthonderd drieënveertig (94.843) Liquidatie Dispreferentie Aandelen.

Het kapitaal is volledig en onvoorwaardelijk geplaatst en is integraal volstort.

6.2. Soorten van aandelen 

De vennootschap kent drie (3) soorten van aandelen.

Alle Aandelen zijn gewone Aandelen, behalve:

(1) de dertig (30) Gouden Aandelen, die dezelfde rechten en voordelen hebben als de gewone Aandelen, behoudens uitdrukkelijke andersluidende bepaling in deze statuten;

(2) de vierennegentig duizend achthonderd drieënveertig (94.843) Liquidatie Dispreferentie Aandelen, die dezelfde rechten en voordelen hebben als de gewone Aandelen, behoudens uitdrukkelijke andersluidende bepaling in deze statuten.

6.3. Rechten van de aandelen 

6.3.1. Alle aandelen genieten van een gelijk stemrecht en elk aandeel geeft recht op één (1) stem.

6.3.2. Onverminderd het bepaalde in deze statuten, geeft elk aandeel recht op een gelijk deel in de winst en in het vereffeningssaldo evenredig met het deel dat dit aandeel in het kapitaal vertegenwoordigt.”

3. Herformulering van de statuten

Voorstel tot besluit: De vergadering beslist de statuten van de vennootschap in overeenstemming te brengen met de voorschriften van het WVV, waarbij de vennootschap de rechtsvorm zal behouden van een naamloze vennootschap 

* waarvan de zetel zal gevestigd zijn in het Vlaamse Gewest;

* waarvan het adres, dat niet in de statuten zal worden vermeld, gevestigd is te 2800 Mechelen, Liersesteenweg 4, in het rechtsgebied van de ondernemingsrechtbank Antwerpen, afdeling Mechelen;

* waarvan de website www.telenetgroup.be luidt en die voor de relaties met de aandeelhouders, de bestuurders en de commissaris de website corporategovernance@telenetgroup.be gebruikt, die in de statuten worden vermeld, en met dien verstande dat de vennootschap te allen tijde een andere website en/of het e-mailadres kan creëren, wijzigen en bekend maken, en al dan niet in de statuten vermelden; 

* waarvan het kapitaal twaalf miljoen zevenhonderd negenennegentig duizend negenenveertig euro veertig cent (€ 12.799.049,40) bedraagt en wordt vertegenwoordigd door in totaal honderd dertien miljoen achthonderd éénenveertig duizend achthonderd negentien (113.841.819)  aandelen zonder vermelding van nominale waarde, waarvan

- honderd dertien miljoen zevenhonderd zesenveertig duizend negenhonderd zesenveertig (113.746.946) Gewone Aandelen;

- dertig (30) Gouden Aandelen;

- vierennegentig duizend achthonderd drieënveertig (94.843) Liquidatie Dispreferentie Aandelen;

* waarvan alle Aandelen behoren tot dezelfde soort, en genieten van dezelfde rechten en voordelen, behalve:

(1)de dertig (30) Gouden Aandelen, die dezelfde rechten en voordelen hebben als de gewone Aandelen, behoudens uitdrukkelijke andersluidende bepaling in deze statuten;

(2)de vierennegentig duizend achthonderd drieënveertig (94.843) Liquidatie Dispreferentie Aandelen, die dezelfde rechten en voordelen hebben als de gewone Aandelen, behoudens uitdrukkelijke andersluidende bepaling in deze statuten.

* waarvan de aandelen vrij overdraagbaar zijn behalve de Gouden Aandelen;

* die zal bestuurd worden volgens het monistisch bestuursmodel, en waarbij de raad van bestuur zal zijn samengesteld uit maximaal zeventien (17) bestuurders waarvan er ten minste drie (3) Onafhankelijke Bestuurders zullen zijn (die tevens als Onafhankelijke Bestuurders kwalificeren voor de doeleinden van het WVV)

en bij deze gelegenheid de statuten waar nodig om te werken, te herformuleren, te hernummeren, aan te vullen en/of te vereenvoudigen, evenwel zonder te raken aan de essentiële bepalingen, met dien verstande dat het woord “doel” van de vennootschap waar nodig zal gewijzigd worden in “voorwerp” en om dienvolgens een volledig nieuwe tekst voor de statuten aan te nemen overeenkomstig het ontwerp dat aan alle aandeelhouders beschikbaar werd gesteld op de website en ter beschikking lag op zowel het adres van de vennootschap te 1200 Sint-Lambrechts-Woluwe, Neerveldstraat 107 en het adres van de besloten vennootschap “Telenet” te 2800 Mechelen, Liersesteenweg 4.

DEELNAME AAN DE gewone en/OF
buitengewone ALGEMENE VERGADERING 

1. registratiedatum 

Alleen de personen die op de registratiedatum aandeelhouder zijn, zijn gerechtigd om deel te nemen aan en, desgevallend, te stemmen op de gewone en/of buitengewone algemene vergadering. De registratiedatum voor de gewone en buitengewone algemene vergadering is 15 april 2020 om middernacht (24:00 uur, Centraal Europese Zomertijd).

2. Toelatingsvoorwaarden

Om tot de gewone en/of buitengewone algemene vergadering te worden toegelaten, moeten de aandeelhouders de volgende voorwaarden vervullen:

a. Registratie

Aandeelhouders dienen als aandeelhouder geregistreerd te zijn op de registratiedatum:

· voor aandelen op naam, op grond van de inschrijving van de aandelen in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap;

· voor gedematerialiseerde aandelen, op grond van de inschrijving van de aandelen op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling.

b. Kennisgeving

Aandeelhouders dienen, voor of ten laatste op 23 april 2020, kennis te geven van hun voornemen om deel te nemen aan de gewone en/of buitengewone algemene vergadering:

· elektronisch aan ABN AMRO Bank N.V. via www.abnamro.com/evoting (in het geval van gedematerialiseerde aandelen al dan niet door tussenkomst van een financiële tussenpersoon op instructie van de aandeelhouder);

· via e-mail aan de Vennootschap, op corporategovernance@telenetgroup.be; of

· per post gericht aan de Vennootschap, op Liersesteenweg 4, 2800 Mechelen, België, t.a.v. de Company Secretary, of op de zetel van de Vennootschap.

Houders van gedematerialiseerde aandelen dienen bij de kennisgeving een attest toe te voegen, bezorgd door de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling, waaruit blijkt met hoeveel gedematerialiseerde aandelen die op naam van de aandeelhouder op zijn rekeningen zijn ingeschreven op de registratiedatum, de aandeelhouder heeft aangegeven te willen deelnemen aan de gewone en/of buitengewone algemene vergadering.  

Bij elektronische kennisgeving aan ABN AMRO Bank N.V. dient de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling zulk attest elektronisch te verstrekken via de volgende website:  www.abnamro.com/intermediary. 

3. Deelname

De aandeelhouder die aan de toelatingsvoorwaarden voldeed, kan als volgt deelnemen aan de gewone en/of buitengewone algemene vergadering: (i) persoonlijk, (ii) per volmacht of (iii) per brief.

Teneinde een vlotte registratie mogelijk te maken, worden de aandeelhouders of hun volmachthouders die persoonlijk deelnemen aan de gewone en/of buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering verzocht zich ten laatste aan te melden om 9:30 uur. 

De natuurlijke personen die de gewone en/of buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering bijwonen in hun hoedanigheid van houder van aandelen, volmachthouder of vertegenwoordiger van een rechtspersoon kunnen worden verzocht om bewijs van hun identiteit. Bovendien moeten de vertegenwoordigers van rechtspersonen de documenten overhandigen die hun hoedanigheid als vennootschapsrechtelijke vertegenwoordiger of volmachthouder vaststelt. 

a. Persoonlijk

Elke aandeelhouder heeft het recht om persoonlijk deel te nemen aan de gewone en/of buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering. 

b. Volmachten

Iedere aandeelhouder kan zich ook tijdens de gewone en/of buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering door een volmachtdrager laten vertegenwoordigen. De aandeelhouder die zich wenst te laten vertegenwoordigen bij volmacht, moet een volmacht in schriftelijke of elektronische vorm bezorgen uiterlijk op 23 april 2020, zoals hieronder uiteengezet:

· de elektronische volmacht:

o is beschikbaar voor de aandeelhouders die zich elektronisch hebben geregistreerd, door gebruik te maken van het platform van ABN AMRO (www.abnamro.com/evoting) waar de aandeelhouder een volmacht met steminstructie kan geven via een elektronisch formulier;  

o in het kader van de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering moet een gedagtekende en ondertekende volmacht de Vennootschap in origineel bereiken per post op Liersesteenweg 4, 2800 Mechelen, België, t.a.v. de Company Secretary, of op de zetel van de Vennootschap. ABN AMRO Bank N.V. zal aan de aandeelhouders die een elektronische volmacht hebben gegeven, de volmacht bezorgen, dewelke de aandeelhouder schriftelijk dient te ondertekenen en te bezorgen.

· de schriftelijke volmacht:

o er moet gebruik gemaakt worden van het model van volmacht dat door de raad van bestuur ter beschikking wordt gesteld (i) op de zetel van de Vennootschap en (ii) op de website van de Vennootschap
(investors.telenet.be); 

o in het kader van de gewone algemene aandeelhoudersvergadering moet de gedagtekende en ondertekende volmacht de Vennootschap bereiken zoals uiteengezet in artikel 36.1 van de statuten, onder meer (i) via e-mail aan -corporategovernance@telenetgroup.be; of (ii) per post op Liersesteenweg 4, 2800 Mechelen, België, t.a.v. Company Secretary, of op de zetel van de Vennootschap; en

o in het kader van de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering moet de gedagtekende en ondertekende volmacht de Vennootschap in origineel bereiken per post op Liersesteenweg 4, 2800 Mechelen, België, t.a.v. de Company Secretary, of op de zetel van de Vennootschap.

De benoeming van een volmachthouder moet worden gedaan in overeenstemming met de toepasselijke regels van Belgisch recht, met inbegrip van de regeling inzake belangenconflicten en het bijhouden van een register. Bovendien moeten de aandeelhouders voldoen aan de toelatingsvoorwaarden, zoals hierboven omschreven.

c. Stemmen per brief

Elke aandeelhouder heeft bovendien het recht om te stemmen per brief door een gedateerd en ondertekend formulier aan de Vennootschap te bezorgen uiterlijk op 23 april 2020.

· Er moet gebruik gemaakt worden van het formulier dat door de raad van bestuur ter beschikking wordt gesteld (i) op de zetel van de Vennootschap en (ii) op de website van de Vennootschap (investors.telenet.be). Het formulier voor stemming per brief moet schriftelijk ondertekend worden.

· Het origineel formulier moet de Vennootschap bereiken per post op Liersesteenweg 4, 2800 Mechelen, België, t.a.v. de Company Secretary, of op de zetel van de Vennootschap.

Bovendien moeten de aandeelhouders voldoen aan de toelatingsvoorwaarden, zoals hierboven omschreven.

4. Overige

a. Bijkomende punten op de agenda en voorstellen tot besluit

Aandeelhouders die alleen of gezamenlijk minstens 3% van het kapitaal van de Vennootschap bezitten, kunnen te behandelen onderwerpen op de agenda van de gewone en/of buitengewone algemene vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot op de respectievelijke agenda’s opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen.

Aandeelhouders die dit recht wensen uit te oefenen, moeten, opdat hun verzoek tijdens de gewone, respectievelijk buitengewone algemene vergadering zou worden onderzocht:

· op de datum van hun verzoek bewijzen dat zij ten minste 3% van het kapitaal bezitten (i) op grond van een certificaat van inschrijving van de desbetreffende aandelen in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap, of (ii) aan de hand van een door de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling opgesteld attest waaruit blijkt dat het desbetreffende aantal gedematerialiseerde aandelen op hun naam op rekening is ingeschreven;

· voor zulk aandeel van het kapitaal de toelatingsvoorwaarden, zoals hierboven omschreven, vervuld hebben;

· een schriftelijk verzoek formuleren,  naargelang van het geval vergezeld van de tekst van de te behandelen onderwerpen en de bijbehorende voorstellen tot besluit, of van de tekst van de op de agenda te plaatsen voorstellen tot besluit.  Zulke schriftelijk verzoek moet de Vennootschap bereiken (i) per post op Liersesteenweg 4, 2800 Mechelen, België, t.a.v. de Company Secretary, of op de zetel van de Vennootschap, of (ii) per e-mail aan corporategovernance@telenetgroup.be, voor of ten laatste op 7 april 2020. 

Desgevallend zal de Vennootschap (een) aangevulde agenda/agenda’s publiceren, voor of ten laatste op 14 april 2020. Tegelijkertijd zal de Vennootschap in zulk geval op de website van de Vennootschap de aan de aangevulde agenda aangepaste formulieren ter beschikking stellen aan haar aandeelhouders die gebruikt kunnen worden voor de stemming per brief en stemming bij volmacht. Volmachten en stemmen per brief die de Vennootschap bereiken voorafgaand aan de publicatie van een aangevulde agenda/agenda’s, blijven geldig voor de agendapunten waarvoor zij gelden, onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving en de verdere verduidelijkingen uiteengezet in de volmachtformulieren en de formulieren voor de stemming per brief.

b. Vragen aan de bestuurders en/of aan de commissaris van de Vennootschap

Elke aandeelhouder heeft het recht om vragen te stellen aan de bestuurders of de commissaris van de Vennootschap met betrekking tot de punten op de agenda voor de gewone, respectievelijk buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering, op voorwaarde dat hij/zij voldaan heeft aan de toelatingsvoorwaarden zoals hierboven uiteengezet. Vragen kunnen tijdens de vergadering worden gesteld of kunnen voorafgaand aan de vergadering schriftelijk worden ingediend. Schriftelijke vragen moeten de Vennootschap bereiken (i) per post op Liersesteenweg 4, 2800 Mechelen, België, t.a.v. de Company Secretary, of op de zetel van de Vennootschap, of (ii) per e-mail aan corporategovernance@telenetgroup.be, voor of ten laatste op 23 april 2020. Schriftelijke en mondelinge vragen zullen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving tijdens de vergadering behandeld worden.

c. Documenten

De volgende documentatie is beschikbaar op de website van de Vennootschap (investors.telenet.be) vanaf 30 dagen voorafgaand aan de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering: 

· deze oproeping, inclusief agenda, voorstellen van besluit (desgevallend zoals aangevuld);

· het totale aantal aandelen en stemrechten op de datum van de oproeping; 

· de aan de algemene vergadering voor te leggen stukken; en

· de formulieren voor de kennisgeving van registratie en de stemming per volmacht en per brief. 

Aandeelhouders kunnen tevens gratis kopie verkrijgen van deze documentatie op de zetel van de Vennootschap (Neerveldstraat 107, 1200 Sint-Lambrechts-Woluwe, België). 

d. Gegevensbescherming

De Vennootschap is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die zij van aandeelhouders en volmachtdragers ontvangt in het kader van de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering overeenkomstig de toepasselijke wetgeving betreffende gegevensbescherming. De verwerking van dergelijke persoonsgegevens zal in het bijzonder plaatsvinden voor de analyse en het beheer van de aanwezigheids- en stemprocedure met betrekking tot de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering en dit overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en het Privacybeleid van de Vennootschap. Deze persoonsgegevens zullen worden overgedragen aan derden met als doel assistentie te verlenen bij het beheer van de aanwezigheids- en stemprocedure, en ter analyse van de samenstelling van de investeerdersbasis. De persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk in het licht van voormelde doelstelling en zullen bijgevolg gewist of anoniem gemaakt worden in overstemming met het Privacybeleid van de Vennootschap. 

Aandeelhouders en volmachtdragers kunnen het Privacybeleid van de Vennootschap vinden op de website van de Vennootschap. Dit Privacybeleid bevat gedetailleerde informatie met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens van onder meer aandeelhouders en volmachtdragers, met inbegrip van de rechten die zij ten aanzien van de Vennootschap kunnen laten gelden overeenkomstig de toepasselijke wetgeving betreffende gegevensbescherming.

Aandeelhouders en volmachtdragers kunnen hun rechten met betrekking tot hun aan de Vennootschap verstrekte persoonsgegevens laten gelden door contact op te nemen met de Data Protection Officer van de Vennootschap via privacy@telenetgroup.be.