Ter Beke - Oproeping voor de gewone algemene vergadering en buitengewone algemene vergadering van 28 mei 2020

naamloze vennootschap die de hoedanigheid heeft van een genoteerde vennootschap - Beke 1 - 9950 Lievegem - Ondernemingsnummer 0421.364.139 (Gent, afdeling Gent) - (de 'Vennootschap')

De raad van bestuur heeft het genoegen de aandeelhouders van de Vennootschap uit te nodigen in het kader van de gewone algemene vergadering en de buitengewone algemene vergadering (samen de 'Algemene Vergaderingen') die - uitzonderlijk achter gesloten deuren en uitsluitend op basis van volmachten, zoals hieronder verder toegelicht - doorgaan op donderdag 28 mei 2020 om respectievelijk 11 uur en 12 uur op de zetel van de Vennootschap of ten kantore van de instrumenterende notaris, Meester Frank De Raedt.

 

Uitzonderlijke maatregelen in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie

In overeenstemming met de bepalingen van het Koninklijk Besluit nr. 4 van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie (zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 9 april 2020, ed. 2) (het “KB nr. 4”) zullen de deelnemers aan de Algemene Vergaderingen hun rechten uitsluitend kunnen uitoefenen:

1° door vóór de Algemene Vergaderingen op afstand te stemmen, door middel van een formulier dat de raad van bestuur ter beschikking stelt, of via de website van de Vennootschap (www.terbeke.com) (de 'Website') beschikbaar is; en

2° door een volmacht te verlenen vóór de Algemene Vergaderingen, uitsluitend aan de secretaris van Ter Beke NV, daartoe aangewezen door de raad van bestuur, die lid zal zijn van het bureau en die fysiek zal verschijnen op de Algemene Vergaderingen en voor de instrumenterende notaris, én op voorwaarde dat hij voor ieder onderwerp op de agenda over specifieke steminstructies beschikt (de 'Volmachthouder aangeduid door de Vennootschap').

De Algemene Vergaderingen zullen beperkt worden tot het overlopen van i) de kennisname, bespreking en goedkeuring van de agendapunten en ii) de schriftelijke vragen die door de aandeelhouders zijn ingediend (zie hierna) en waarop de raad van bestuur haar antwoorden zal publiceren op de Website.

Enkel de leden van het bureau mogen aanwezig zijn op de Algemene Vergaderingen (waaronder minstens de Volmachthouder aangeduid door de Vennootschap), samen met de instrumenterende notaris.

De buitengewone algemene vergadering wordt gehouden ten overstaan van Meester Frank De Raedt, de instrumenterende notaris met standplaats te Lievegem, vervangende zijn ambtsgenoot Meester Eric Spruyt, notaris met standplaats te Brussel.

 

I. AGENDA

Agenda van de gewone algemene vergadering

De vergadering zal beraadslagen en stemmen over de volgende agenda:

I. Voorstelling en bespreking van het jaarverslag:

- Verslag van de Raad van Bestuur

- Remuneratieverslag

- Geconsolideerde jaarrekening afgesloten per 31 december 2019

- Statutaire jaarrekening afgesloten per 31 december 2019

- Verslag van de commissaris  

 

II. Besluiten

1. Goedkeuring van het remuneratieverslag

VOORSTEL VAN BESLUIT:

 De algemene vergadering keurt het remuneratieverslag goed.

2. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening afgesloten per 31 december 2019 en van de bestemming van het resultaat, inclusief een bruto-keuzedividend van 4,00 euro per dividendgerechtigd aandeel

VOORSTEL VAN BESLUIT:

De algemene vergadering keurt de jaarrekening afgesloten per 31 december 2019, inclusief de voorgestelde resultaatsbestemming en de uitkering van een bruto-keuzedividend van 4,00 euro per dividendgerechtigd aandeel, goed.

3 Kwijting aan de bestuurders

VOORSTEL VAN BESLUIT:

De algemene vergadering verleent kwijting aan elk van de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

4. Kwijting aan de commissaris

VOORSTEL VAN BESLUIT:

De algemene vergadering verleent kwijting aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

5. Ontslag bestuurder

VOORSTEL VAN BESLUIT:

De algemene vergadering akteert het ontslag als bestuurder van de heer Kurt Coffyn, Kasteeldreef 33a, 3140 Keerbergen, met ingang van 31 december 2019.

6. Ontslag bestuurder

VOORSTEL VAN BESLUIT:

De algemene vergadering akteert het ontslag als bestuurder van de heer Frank Coopman, Leest 81, 9950 Lievegem, met ingang van 31 december 2019.

7. Benoeming onafhankelijk bestuurder

VOORSTEL VAN BESLUIT:

De algemene vergadering beslist om C:Solutio BV, Kasteeldreef 33a, 3140 Keerbergen, vast vertegenwoordigd door de heer Kurt Coffyn, te benoemen als onafhankelijk bestuurder in de zin van art.7:87 WVV  voor een periode van vier jaar, die ingaat na afloop van de jaarlijkse algemene vergadering van 2020 en die eindigt bij afloop van de jaarlijkse algemene vergadering van 2024.

8. Benoeming bestuurder

VOORSTEL VAN BESLUIT:

De algemene vergadering beslist om Holbigenetics NV, Leest 81, 9950 Lievegem, vast vertegenwoordigd door de heer Frank Coopman, te benoemen als bestuurder voor een periode van vier jaar, die ingaat na afloop van de jaarlijkse algemene vergadering van 2020 en die eindigt bij afloop van de jaarlijkse algemene vergadering van 2024.

9. Benoeming onafhankelijk bestuurder

VOORSTEL VAN BESLUIT:

De algemene vergadering beslist om Tower Consulting BV, Torenlei 14, 2950 Kapellen, vast vertegenwoordigd door Inge Plochaet te benoemen als onafhankelijk bestuurder in de zin van art.7:87 WVV  voor een periode van vier jaar, die ingaat na afloop van de jaarlijkse algemene vergadering van 2020 en die eindigt bij afloop van de jaarlijkse algemene vergadering van 2024.

Inge Plochaet (52j) bezit een diploma Master in de Industriële Wetenschappen - Chemie, studeerde Innovatiemanagement aan IMD en behaalde een in-company MBA aan Insead-Wharton. Ze startte haar loopbaan bij Procter & Gamble als verpakkingsingenieur. Daarna bekleedde ze tot 2015 verschillende posities bij AB-Inbev, van verpakkings- en later innovatie directeur West-Europa tot Verkoopsdirecteur retail Nederland en België, VP Commercial West-Europa en Voorzitter van AB Inbev UK & Ierland. Ze adviseert vandaag tal van bedrijven inzake strategie, is Voorzitter van de raad van bestuur van Konings NV, B-Steel BV en Van Genechten Packaging NV, en is bestuurder bij  Victor Buyck Steel Construction en Colmar NV.

10. Vergoeding bestuurders

VOORSTEL VAN BESLUIT

De algemene vergadering beslist om een vaste jaarvergoeding aan de bestuurders toe te kennen voor de uitoefening van hun bestuurdersmandaat in 2020 voor een totaal bedrag van 360.000 Euro.

 

 

Agenda van de buitengewone algemene vergadering

 

De vergadering zal beraadslagen en stemmen over de volgende agenda:

 

1. Opname van de Website en het e-mailadres van de Vennootschap in de statuten en wijziging van artikel 1 van de statuten

VOORSTEL VAN BESLUIT:

De algemene vergadering beslist om de website en het e-mailadres van de Vennootschap op te nemen in de statuten door het invoegen van een derde en een vierde lid in artikel 1 van de statuten, luidend als volgt:

"De website van de vennootschap is: "https://www.terbeke.com".

Het e-mailadres van de vennootschap is: info@terbeke.com." 

2. Kennisname en bespreking van het verslag opgesteld overeenkomstig artikel 7:199 juncto 7:202 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen betreffende het voorstel tot hernieuwing van de machtiging tot verhoging van het toegestaan kapitaal aan de raad van bestuur, alsook na een kennisgeving van de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten inzake een openbaar overnamebod.

3. Hernieuwing van de machtiging aangaande (i) de bevoegdheid van de raad van bestuur om het kapitaal in één of meerdere malen te verhogen binnen het kader van het toegestaan kapitaal met een bedrag gelijk aan het kapitaal van de Vennootschap op de datum van hernieuwing van deze machtiging, hetzij EUR 4.902.800,96, en (ii) de bevoegdheid van de raad van bestuur om het kapitaal te verhogen na een kennisgeving van de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten inzake een openbaar overnamebod en bijgevolg vervanging van de tekst van de relevante tijdelijke bepaling (zijnde het huidig artikel 47) in de statuten van de Vennootschap door de tekst van het nieuw voorgestelde artikel 46 van de statuten.

VOORSTEL VAN BESLUIT:

 De vergadering beslist om (i) de bevoegdheid van de raad van bestuur om het kapitaal in één of meerdere malen te verhogen binnen het kader van het toegestaan kapitaal met een bedrag gelijk aan het kapitaal van de Vennootschap op de datum van hernieuwing van deze machtiging, hetzij EUR 4.902.800,96, en (ii) de bevoegdheid van de raad van bestuur om het kapitaal te verhogen na een kennisgeving van de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten inzake een openbaar overnamebod, te hernieuwen voor een periode van telkens drie (3) jaar, en deze bepaling tevens aan te passen in overeenstemming met het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. In dit opzicht beslist de algemene vergadering om de tekst van de relevante tijdelijke bepaling (zijnde het huidig artikel 47) in de statuten van de Vennootschap te vervangen door de tekst van het nieuw voorgestelde artikel 46 van de statuten, luidend als volgt: 

"De raad van bestuur heeft de bevoegdheid om gedurende een periode van 3 jaar te rekenen van de bekendmaking in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van een uittreksel van de akte van de buitengewone algemene vergadering van 28 mei 2020 (datum van de buitengewone algemene vergadering die effectief beslist heeft), het geplaatste kapitaal in één of meer malen te verhogen met een bedrag gelijk aan het kapitaal van de vennootschap op de datum van hernieuwing van deze machtiging, hetzij vier miljoen negenhonderd en twee duizend achthonderd euro zesennegentig cent (4.902.800,96 EUR).           

Deze bevoegdheid van de raad van bestuur geldt tevens voor kapitaalverhogingen door inbreng in natura, omzetting van (beschikbare) reserves of andere vennootschapsmiddelen zoals uitgiftepremies, herwaarderingsmeerwaarden, overgedragen winsten en – voor zover toegelaten onder heersende wetgeving – statutair onbeschikbare en wettelijke reserves of andere vennootschapsmiddelen, door uitgifte van aandelen zonder stemrecht en aandelen met een preferent dividend- en liquidatievoorrecht.

De raad van bestuur is uitdrukkelijk gemachtigd om, in het kader van het toegestaan kapitaal, in het belang van de vennootschap en mits eerbiediging van de wettelijke bepalingen terzake, het voorkeurrecht dat de wet aan de aandeelhouders toekent, op te heffen of te beperken. De raad van bestuur is bevoegd het voorkeurrecht te beperken of op te heffen ten gunste van één of meer bepaalde personen, zelfs indien deze geen personeelsleden zijn van de vennootschap of van haar dochtervennootschappen. Aan de raad van bestuur wordt deze bevoegdheid uitdrukkelijk ook toegekend voor de uitgifte van converteerbare obligaties of inschrijvingsrechten, obligaties met inschrijvingsrechten, aandelen zonder stemrecht en aandelen met een preferent dividend- en liquidatievoorrecht.

Dit plafond van vier miljoen negenhonderd en twee duizend achthonderd euro zesennegentig cent (4.902.800,96) is van toepassing voor wat betreft de uitgifte van in aandelen converteerbare obligaties, obligaties met inschrijvingsrechten of inschrijvingsrechten die al dan niet verbonden zijn aan een ander effect, op het bedrag van de kapitaalverhogingen die zouden kunnen voortvloeien uit de conversie van die obligaties of uit de uitoefening van die inschrijvingsrechten.

De raad van bestuur is uitdrukkelijk gemachtigd om bij een kapitaalverhoging binnen het kader van het toegestaan kapitaal een uitgiftepremie te eisen. Indien de raad van bestuur daartoe besluit, dient deze uitgiftepremie op een onbeschikbare rekening "Uitgiftepremie" te worden geboekt die slechts kan worden verminderd of weggeboekt bij een besluit van de algemene vergadering genomen op de wijze als vereist voor een kapitaalvermindering.

De raad van bestuur bepaalt de data en de voorwaarden van de kapitaalverhogingen die hij beveelt in toepassing van de voorgaande alinea's, erin begrepen de eventuele betaling van de uitgiftepremies. Hij stelt de voorwaarden van de obligatieleningen vast waartoe hij beslist ingevolge de vorige alinea's.

De raad van bestuur is uitdrukkelijk gemachtigd om het toegestaan kapitaal aan te wenden wanneer het bedrag van het kapitaal hem ontoereikend voorkomt, of in de omstandigheden omschreven in de wet betreffende de alarmbelprocedure, teneinde in geval van ontoereikendheid van haar netto-actief, verliezen te kunnen aanzuiveren.

De raad van bestuur is uitdrukkelijk gemachtigd om het geplaatste kapitaal van de vennootschap te verhogen in één of meerdere keren, vanaf de datum van de mededeling door de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA) aan de vennootschap dat haar kennis is gegeven van een openbaar overnamebod op de effecten van die vennootschap, door inbreng in speciën met opheffing of beperking van het voorkeurrecht van de bestaande aandeelhouders of door inbrengen in natura in overeenstemming met de bepalingen ter zake. Deze bevoegdheid wordt toegekend voor een periode van 3 jaar vanaf  de datum van de buitengewone algemene vergadering van 28 mei 2020 (datum van de buitengewone algemene vergadering die effectief beslist heeft) en kan hernieuwd worden en wordt toegekend binnen de wettelijke voorwaarden.”           

De vergadering beslist dat de bestaande machtigingen binnen de wettelijke grenzen van kracht blijven tot aan de publicatie van de nieuwe machtigingen in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. 

4. Hernieuwing van de machtigingen aangaande de bevoegdheid van de raad van bestuur inzake de verwerving, het in pand nemen of het vervreemden van eigen aandelen of winstbewijzen, of certificaten die daarop betrekking hebben, en bijgevolg vervanging van de tekst van de relevante tijdelijke bepaling (zijnde het huidig artikel 48 inclusief overgangsbepalingen) in de statuten van de Vennootschap door de tekst van het nieuw voorgestelde artikel 47 van de statuten inclusief overgangsbepalingen

VOORSTEL VAN BESLUIT:

 De vergadering beslist om de machtigingen aangaande de bevoegdheid van de raad van bestuur inzake de verwerving, het in pand nemen of het vervreemden van eigen aandelen of winstbewijzen, of certificaten die daarop betrekking hebben, te vernieuwen, en deze bepaling tevens aan te passen in overeenstemming met het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. In dit opzicht beslist de algemene vergadering om de tekst van de relevante tijdelijke bepaling (zijnde het huidig artikel 48 inclusief overgangsbepalingen) in de statuten van de Vennootschap te vervangen door de tekst van het nieuw voorgestelde artikel 47 van de statuten inclusief overgangsbepalingen, luidend als volgt: 

 "De raad van bestuur is uitdrukkelijk gemachtigd om, overeenkomstig de wettelijke bepalingen, haar eigen aandelen of winstbewijzen, of certificaten die daarop betrekking hebben, te verwerven, in pand te nemen, of te vervreemden, indien de verkrijging, inpandname of vervreemding noodzakelijk is ter vermijding van een dreigend ernstig nadeel voor de vennootschap. Deze machtiging geldt voor een periode van 3 jaar vanaf de bekendmaking van een uittreksel van de akte van de buitengewone algemene vergadering van 28 mei 2020 (datum van de buitengewone algemene vergadering die effectief beslist heeft) in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Deze machtiging geldt tevens voor de inkoop, ruil, inpandname en vervreemding van aandelen en winstbewijzen van de vennootschap of certificaten die daarop betrekking hebben, van de vennootschap door een rechtstreeks door haar gecontroleerde dochtervennootschap in de zin van artikel 7:221 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. De raad van bestuur wordt gemachtigd de aldus door de vennootschap verkregen aandelen te vernietigen, deze vernietiging bij notariële akte te laten vaststellen en de statuten aan te passen en te coördineren om ze in overeenstemming te brengen met de aldus genomen beslissingen.

OVERGANGSBEPALINGEN:

Bevoegdheid aan de raad van bestuur om voor een termijn van 4 jaar aandelen en winstbewijzen van de vennootschap, of certificaten die daarop betrekking hebben, door aankoop of ruil te verkrijgen, of in pand te nemen.

De buitengewone algemene vergadering machtigt de raad van bestuur uitdrukkelijk, overeenkomstig de wettelijke bepalingen terzake, aandelen en winstbewijzen, of certificaten van de vennootschap die daarop betrekking hebben, door aankoop, ruil of inpandname te verkrijgen aan een prijs gelijk aan minimaal de prijs waaraan deze aandelen of winstbewijzen van de vennootschap of certificaten die daarop betrekking hebben, zijn toegelaten tot de verhandeling op een MTF als bedoeld in artikel 3, 10°, van de wet van 21 november 2017 over de infrastructuren voor de markten voor financiële instrumenten en houdende omzetting van richtlijn 2014/65/EU, voor zover deze werkt met minstens één dagelijkse verhandeling en met een centraal orderboek, op het ogenblik van die aankoop, ruil of inpandname min tien procent (10%) en maximaal de prijs waaraan deze aandelen en winstbewijzen van de vennootschap, of certificaten die daarop betrekking hebben, genoteerd worden of zijn toegelaten tot de verhandeling op een MTF (zoals hiervoor gedefinieerd) op het ogenblik van die aankoop, ruil of inpandname, plus tien procent (10%). Deze machtiging geldt voor een periode van 4 jaar vanaf de datum van de buitengewone algemene vergadering van 28 mei 2020. Deze machtiging geldt tevens voor de inkoop, ruil of inpandname van aandelen en winstbewijzen van de vennootschap of certificaten die daarop betrekking hebben, van de vennootschap door een rechtstreeks door haar gecontroleerde dochtervennootschap in de zin van artikel 7:221 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. De raad van bestuur wordt gemachtigd de aldus door de vennootschap verkregen aandelen te vernietigen, deze vernietiging bij notariële akte te laten vaststellen en de statuten aan te passen en te coördineren om ze in overeenstemming te brengen met de aldus genomen beslissingen.

Bevoegdheid aan de raad van bestuur om aandelen van de vennootschap die zijn toegelaten tot de verhandeling op een MTF (zoals hiervoor gedefinieerd) te vervreemden zonder voorafgaande toestemming van de algemene vergadering.

De buitengewone algemene vergadering machtigt de raad van bestuur uitdrukkelijk om aandelen van de vennootschap die zijn toegelaten tot de verhandeling op een MTF (zoals hiervoor gedefinieerd) te vervreemden zonder voorafgaande toestemming van de algemene vergadering, mits naleving van de toepasselijke wettelijke bepalingen.”

De vergadering beslist dat de bestaande machtigingen binnen de wettelijke grenzen van kracht blijven tot aan de publicatie van de nieuwe machtigingen in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.

5. Aanname van een aangepaste tekst van statuten teneinde deze in overeenstemming te brengen met (i) de beslissingen genomen onder de punten 1., 3. en 4. hierboven (voor zover aangenomen door de algemene vergadering) en (ii) het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, waarbij wordt geopteerd voor een monistisch bestuursmodel, zijnde een raad van bestuur, gecombineerd met een executief comité dat opereert via bijzondere volmacht. De voorgestelde aangepaste tekst van de statuten werd gepubliceerd op de Website van de Vennootschap, zowel in een cleane versie als in een versie waarbij de voorgestelde wijzigingen ten aanzien van de huidige tekst van de statuten zichtbaar werden aangebracht.

VOORSTEL VAN BESLUIT:

 De algemene vergadering beslist om een aangepaste tekst van statuten aan te nemen teneinde deze in overeenstemming te brengen met (i) de beslissingen genomen onder de punten 1., 3. en 4. hierboven (voor zover aangenomen door de algemene vergadering) en (ii) het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, waarbij wordt geopteerd voor een monistisch bestuursmodel, zijnde een raad van bestuur, gecombineerd met een executief comité dat opereert via bijzondere volmacht.

De aangepaste tekst van de statuten luidt als volgt: "[aangepaste tekst van statuten zoals die werd gepubliceerd op de Website van de Vennootschap]".

6. Machtiging aan de raad van bestuur tot uitvoering van de genomen beslissingen.

VOORSTEL VAN BESLUIT:

 De algemene vergadering beslist om de raad van bestuur te machtigen om uitvoering te geven aan de genomen beslissingen.

7. Volmacht voor de coördinatie van de statuten.

VOORSTEL VAN BESLUIT:

 De algemene vergadering beslist om volmacht te verlenen aan ondergetekende notaris, of elke notaris en/of medewerker van "Berquin Notarissen" CVBA, om, naar aanleiding van de genomen besluiten, de gecoördineerde tekst van de statuten van de Vennootschap op te stellen, te ondertekenen en neer te leggen in de daartoe voorziene elektronische databank, overeenkomstig de wettelijke bepalingen ter zake.

8. Volmacht voor de formaliteiten.

VOORSTEL VAN BESLUIT:

De algemene vergadering beslist om volmacht te verlenen aan de heer Dirk DE BACKER en/of mevrouw Hilde COOPMAN, die te dien einde elk woonstkeuze doen ter zetel van de Vennootschap, elk individueel handelend met macht van indeplaatsstelling, en aan het Ondernemingsloket, teneinde alle nodige formaliteiten te vervullen die uit deze vergadering voortvloeien, bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen, het rechtspersonenregister, het Ondernemingsloket en de BTW administratie en teneinde alle noodzakelijke documenten op te stellen en neer te leggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank.


II. TOEGANGSVOORWAARDEN

Overeenkomstig artikel 7:134, §2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en artikel 31 van de gecoördineerde statuten van de Vennootschap zal een aandeelhouder slechts mogen deelnemen aan de Algemene Vergaderingen en zijn/haar stemrecht kunnen uitoefenen indien (1) het aantal aandelen waarmee hij/zij wenst deel te nemen aan de Algemene Vergaderingen boekhoudkundig op zijn/haar naam is geregistreerd op donderdag 14 mei 2020 om middernacht (Belgische tijd) (hierna de “Registratiedatum”) overeenkomstig onderstaande registratieprocedure, en indien (2) de aandeelhouder uiterlijk op de vierde dag die de dag van de Algemene Vergaderingen voorafgaat, zijnde uiterlijk op zondag 24 mei 2020 om middernacht (Belgische tijd), aan de Vennootschap heeft bevestigd dat hij/zij wenst deel te nemen aan de Algemene Vergaderingen overeenkomstig onderstaande meldingsprocedure en de bijzondere modaliteiten uiteengezet in deze oproeping.

A. REGISTRATIEPROCEDURE

De registratieprocedure verloopt als volgt:

Voor de houder van aandelen op naam

De houder van aandelen op naam dient op de Registratiedatum ingeschreven te zijn in het register van aandelen op naam van de Vennootschap met het aantal aandelen waarvoor hij/zij wenst geregistreerd te worden op de Registratiedatum en waarmee hij/zij aan de Algemene Vergaderingen wenst deel te nemen.

Voor de houder van gedematerialiseerde aandelen

De houder van gedematerialiseerde aandelen dient aan de erkende financiële instelling of vereffeningsinstelling op wiens rekeningen de aandelen zijn ingeschreven te laten weten met hoeveel aandelen hij/zij wenst geregistreerd te worden op de Registratiedatum en waarmee hij/zij aan de Algemene Vergaderingen wenst deel te nemen, en dit ten laatste op de Registratiedatum vóór sluitingsuur van de erkende financiële instelling of vereffeningsinstelling. Het bezit van de aandelen op de Registratiedatum zal worden vastgesteld op basis van de bevestiging die door de betrokken erkende financiële instelling of vereffeningsinstelling zal worden opgemaakt en door de aandeelhouder aan NV Ter Beke zal worden overgemaakt overeenkomstig onderstaande meldingsprocedure.

Alleen de personen die op de Registratiedatum aandeelhouder zijn, zijn gerechtigd om deel te nemen aan en te stemmen op de Algemene Vergaderingen.

B. MELDINGSPROCEDURE

Naast de voormelde registratie dient de aandeelhouder ten laatste op zondag 24 mei 2020 om middernacht schriftelijk gemeld te hebben aan de Vennootschap dat hij/zij aan de Algemene Vergaderingen wenst deel te nemen. De houder van gedematerialiseerde aandelen zal uiterlijk samen met zijn/haar melding van deelname aan de Vennootschap de registratiebevestiging overmaken van de bovenvermelde financiële tussenpersoon, respectievelijk van de erkende financiële instelling of vereffeningsinstelling.

Voormelde melding van deelname aan de Algemene Vergaderingen en, in voorkomend geval, de overmaking van de voormelde registratiebevestiging kunnen enkel op volgende wijze geldig worden overgemaakt aan de Vennootschap:

- per brief, geadresseerd aan NV Ter Beke, t.a.v. Hilde Coopman, Beke 1, B-9950 Lievegem; deze brief dient op het aangegeven adres toe te komen uiterlijk op zondag 24 mei 2020 om middernacht; of

- per fax, op het faxnummer +32 9 370 15 09; deze fax dient op het aangegeven faxnummer toe te komen uiterlijk op zondag 24 mei 2020 om middernacht; of

- per e-mail, verstuurd aan het e-mailadres hilde.coopman@terbeke.be; deze e-mail dient op het aangegeven e-mailadres toe te komen uiterlijk op zondag 24 mei 2020 om middernacht;

 

III. STEMMING PER VOLMACHT

Overeenkomstig het KB nr. 4 en, voor zover van toepassing, het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en artikel 32 van de gecoördineerde statuten van de Vennootschap, dient de aandeelhouder die wenst deel te nemen aan de Algemene Vergaderingen zich daarop te laten vertegenwoordigen middels volmacht aan de Volmachthouder aangeduid door de Vennootschap. De aandeelhouder dient hierbij gebruik te maken van het door de Vennootschap opgestelde volmachtformulier. Dit gebeurt schriftelijk en dient door de aandeelhouder ondertekend te worden in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke vereisten. Volmachtformulieren kunnen verkregen worden op de zetel of op de website van de Vennootschap (www.terbeke.com). Een gescande of gefotografeerde kopie van de ondertekende volmacht moet uiterlijk op zondag 24 mei 2020 om middernacht ontvangen zijn door de Vennootschap per brief, per fax of per e-mail op dezelfde coördinaten als vermeld in bovenstaande meldingsprocedure.

Het ondertekende origineel van de volmacht moet vervolgens onverwijld aan de Vennootschap opgestuurd worden naar het volgende adres: NV Ter Beke, t.a.v. Hilde Coopman, Beke 1, B-9950 Lievegem.

 

IV. RECHT OM ONDERWERPEN OP DE AGENDA TE LATEN PLAATSEN EN VOORSTELLEN TOT BESLUIT IN TE DIENEN – VRAAGRECHT

Overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en artikel 30 van de gecoördineerde statuten van de Vennootschap hebben aandeelhouders die alleen of samen, op datum van hun verzoek en op de Registratiedatum, minstens 3% van het kapitaal van de Vennootschap bezitten het recht om 1) nieuwe onderwerpen op de agenda van de Algemene Vergaderingen te laten plaatsen, en 2) voorstellen tot besluiten in te dienen met betrekking tot bestaande of nieuwe onderwerpen op de agenda.

De voorstellen tot plaatsing van onderwerpen op de agenda en tot indiening van voorstellen van besluit dienen de Vennootschap ten laatste op woensdag 6 mei 2020 om middernacht (Belgische tijd) te bereiken en kunnen aan de Vennootschap verstuurd worden per brief, fax of e-mail op dezelfde coördinaten als vermeld in bovenstaande meldingsprocedure. Indien er binnen de hierboven vermelde termijn geldige voorstellen tot plaatsing van onderwerpen en/of tot indiening van voorstellen tot besluiten worden ingediend, zal de Vennootschap uiterlijk op woensdag 13 mei 2020 een aangepaste agenda publiceren.

Verder hebben alle aandeelhouders overeenkomstig artikel 7:139 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen het recht om op voorhand schriftelijke vragen te stellen aan de bestuurders en de commissaris. Overeenkomstig de bepalingen van het KB nr. 4 zal het niet mogelijk zijn om mondelinge vragen te stellen tijdens de Algemene Vergaderingen. Schriftelijke vragen dienen op voorhand te worden gesteld en zullen slechts beantwoord worden indien de vraagsteller de voormelde registratie- en meldingsprocedure heeft nageleefd.

De schriftelijke vragen aan de bestuurders en/of de commissaris moeten de Vennootschap ten laatste op zondag 24 mei 2020 om middernacht (Belgische tijd) bereiken en kunnen aan de Vennootschap verstuurd worden per brief, fax of e-mail op dezelfde coördinaten als vermeld in bovenstaande meldingsprocedure. De raad van bestuur verbindt zich er, binnen de wettelijke grenzen, toe alle toegelaten schriftelijke vragen - al dan niet gegroepeerd - schriftelijk te beantwoorden en de antwoorden na afloop van de Algemene Vergaderingen op haar Website te publiceren.

 

V. BESCHIKBAARHEID VAN DOCUMENTEN

Alle documenten die betrekking hebben op deze Algemene Vergaderingen en die overeenkomstig de wet ter beschikking moeten worden gesteld van de aandeelhouders, kunnen vanaf vrijdag 24 april 2020 geraadpleegd worden op de website van de Vennootschap (www.terbeke.com).

Eveneens vanaf die datum kunnen aandeelhouders op werkdagen en tijdens de normale kantooruren ter zetel van de Vennootschap, Beke 1, B-9950 Lievegem, kennis nemen van deze stukken - mits naleving van de van kracht zijnde maatregelen ter bestrijding van de Covid-19 pandemie - en/of er kosteloos een kopie van opvragen. De kosteloze opvraging van kopies kan ook schriftelijk gebeuren per brief, fax of e-mail op de coördinaten als vermeld in bovenstaande meldingsprocedure.

 

De Raad van Bestuur