Van De Velde - Oproeping voor de gewone algemene vergadering van woensdag 29 april 2020

Van de Velde NV - Lageweg 4, 9260 Schellebelle

Opmerking: Omwille van het Coronavirus Covid 19 heeft de Raad van Bestuur beslist om uitzonderlijk enkel de formele agendapunten te behandelen tijdens de algemene vergadering en dus geen management presentatie en aanvullende receptie te organiseren. Ook roepen wij de aandeelhouders op om zoveel mogelijk via volmacht te stemmen teneinde het aantal aandeelhouders die fysiek aanwezig dienen te zijn te minimaliseren. Bedankt voor uw begrip. 

———

De raad van bestuur van de NV die een publiek beroep doet op het spaarwezen “VAN DE VELDE” met zetel te 9260 Schellebelle, Lageweg, 4, met ondernemingsnummer 0448.746.744, RPR Dendermonde, nodigt haar aandeelhouders uit op woensdag 29 april 2020 te 17 u, op de maatschappelijke zetel om deel te nemen aan de gewone algemene vergadering.

Agenda van de algemene vergadering

1. Lezing, bespreking en toelichting van de geconsolideerde jaarrekening en van het geconsolideerd jaarverslag over het boekjaar 2019.

2. Kennisname van het statutair en geconsolideerd controleverslag van de Commissaris over het boekjaar 2019.

3. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening en het statutair jaarverslag over het boekjaar 2019.

Voorstel tot besluit: ‘De Algemene Vergadering keurt de statutaire jaarrekening en het statutair jaarverslag van het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 goed.’

4. Kennisname en goedkeuring van het remuneratieverslag over het boekjaar 2019, met inbegrip van het daarin vermelde remuneratiebeleid.

Voorstel tot besluit: ‘De Algemene Vergadering keurt het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019, met inbegrip van het daarin vermelde remuneratiebeleid  goed.’

5. Goedkeuring van de voorgestelde resultaatsbestemming.

Voorstel tot besluit : ‘De Algemene Vergadering keurt de voorgestelde resultaatsbestemming over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 goed.’

6.   Kwijting aan de leden van de Raad van Bestuur en aan de Commissaris.

Voorstel tot besluit: ‘De Algemene Vergadering verleent bij afzonderlijke stemming kwijting aan de bestuurders en aan de Commissaris in functie gedurende het boekjaar 2019 voor de door hen in de loop van het afgesloten boekjaar vervulde opdracht.’

7. Kennisname van het ontslag als bestuurder van Phillip Vandervoort met ingang van 31 december 2019.

8. Kennisname van het ontslag van Emetico nv, vast vertegenwoordigd door Yvan Jansen , met ingang van 29 april 2020. 

9. Benoeming en herbenoeming van bestuurders 

Voorstel tot besluit: 

   a)  de Algemene Vergadering herbenoemt op voorstel van de Raad van Bestuur daarin bijgestaan door het Benoemings- en Remuneratiecomité Veronique Laureys als niet uitvoerend bestuurder voor een termijn van drie jaar tot de gewone Algemene Vergadering in 2023;

b) de Algemene Vergadering benoemt op voorstel van de Raad van Bestuur daarin bijgestaan door het Benoemings- en Remuneratiecomité Greet Van de Velde als niet uitvoerend bestuurder voor een termijn van drie jaar tot de gewone Algemene Vergadering in 2023;

c)  de Algemene Vergadering herbenoemt op voorstel van de Raad van Bestuur daarin bijgestaan door het Benoemings- en Remuneratiecomité en na lezing van het verslag van de ondernemingsraad Dirk Goeminne BV, vast vertegenwoordigd door Dirk Goeminne als onafhankelijk bestuurder in de zin van artikel 7:87 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen voor een termijn van 1 jaar tot de gewone Algemene Vergadering in 2021;

d)  de Algemene Vergadering benoemt op voorstel van de Raad van Bestuur daarin bijgestaan door het Benoemings- en Remuneratiecomité en na lezing van het verslag van de ondernemingsraad YJC BV, vast vertegenwoordigd door Yvan Jansen als onafhankelijk bestuurder in de zin van artikel 7:87 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen voor een termijn van drie jaar, tot de gewone Algemene Vergadering in 2023;

Veronique Laureys, Greet Van de Velde, Dirk Goeminne BV en YJC BV ontvangen voor hun mandaat als niet-uitvoerend bestuurder een jaarlijkse vergoeding van 15.000 EUR. Per mandaat dat deze niet-uitvoerende bestuurders bekleden in het Auditcomité en/of  Benoemings- en Remuneratiecomité verkrijgen zij een bijkomende vergoeding van 2.500 EUR op jaarbasis.

praktische afspraken

Om de vergadering bij te wonen worden de houders van effecten verzocht zich te schikken naar de bepalingen van artikel 29 van de statuten. 

De effectenhouders kunnen aan de algemene vergadering deelnemen en hun stemrechten uitoefenen met betrekking tot de effecten waarvan zij eigenaar zijn op Registratiedatum, zijnde 15 april 2020, om 24 uur (Belgische tijd), hetzij voor aandelen op naam door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van de vennootschap, hetzij voor gedematerialiseerde aandelen door hun inschrijving op de rekening van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling voor het aantal aandelen waarmee deze aandeelhouder geregistreerd wil worden op Registratiedatum en waarmee de aandeelhouder aan de algemene vergadering wenst deel te nemen en dit ongeacht het aantal effecten waarvan zij houder zijn op de dag van de algemene vergadering. 

Voor gedematerialiseerde aandelen zal een erkende rekeninghouder, vereffeningsinstelling of financiële tussenpersoon aan de aandeelhouder een attest bezorgen waaruit het aantal aandelen blijkt dat de aandeelhouder bezat op de Registratiedatum en waarvoor hij/zij heeft aangegeven te willen deelnemen aan de algemene vergadering. De eigenaars van gedematerialiseerde aandelen die de vergadering wensen bij te wonen, moeten ten laatste op 23 april 2020 (voor sluitingsuur) aan een erkende bankinstelling melden dat zij aan de algemene vergadering wensen deel te nemen en het bovenvermeld attest neerleggen. 

De eigenaars van effecten op naam die op Registratiedatum ingeschreven staan in het register van aandelen en die de vergadering wensen bij te wonen, moeten ten laatste op 23 april 2020 aan de Raad van Bestuur schriftelijk hun inzicht te kennen geven de vergadering bij te wonen en voor welk aantal aandelen zij wensen deel te nemen aan de vergadering – ofwel per brief of per fax  (+ 32(0)365.21.70) Van de Velde NV,  Lageweg 4, 9260 Schellebelle, of per e-mail (legal@vandevelde.eu). 

Enkel personen die aandeelhouder zijn van de vennootschap op de Registratiedatum en die hun deelname hebben bevestigd zoals hierboven beschreven, mogen aan de algemene vergadering deelnemen en er hun stem uitbrengen. Er zal hen een toegangskaart worden bezorgd, waarmee aan de vergadering kan worden deelgenomen. 

Het volgen van bovenvermelde procedure door de aandeelhouders zal niet leiden tot de blokkering van de aandelen. Aandeelhouders kunnen over hun aandelen beschikken na de Registratiedatum.

De eigenaars van effecten kunnen zich laten vertegenwoordigen door een gevolmachtigde conform de bepalingen van artikel 30 van de statuten en dienen gebruik te maken van het volmachtformulier dat ter beschikking is op de zetel van de vennootschap of op de website (www.vandevelde.eu/investeerders/aandeelhoudersinformatie/oproeping van de aandeelhouders). Deze volmachten dienen ten laatste tegen 23 april 2020 volledig ingevuld en ondertekend te worden neergelegd bij een erkende bankinstelling of gericht te worden aan de vennootschap, – ofwel per brief of per fax  (+ 32(0)365.21.70) - Van de Velde NV,  Lageweg 4, 9260 Schellebelle, of per e-mail (legal@vandevelde.eu).

De aandeelhouders worden verzocht de op het volmachtformulier vermelde instructies te volgen, om op rechtsgeldige wijze vertegenwoordigd te kunnen zijn tijdens de algemene vergadering.

Elke aanwijzing van een volmachtdrager dient te gebeuren conform de ter zake geldende Belgische wetgeving, met name inzake belangenconflicten en het bijhouden van een register.

De aandeelhouders die zich wensen te laten vertegenwoordigen, dienen voornoemde registratie- en bevestigingsprocedure na te leven.

Één of meerdere aandeelhouders die alleen of gezamenlijk drie procent (3%) van het kapitaal van de vennootschap bezitten kunnen, overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, één of meerdere te behandelen onderwerpen op de agenda van de algemene vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen. Deze agendapunten en/of voorstellen tot besluit dienen te worden gericht uiterlijk op 7 april 2020 aan de Raad van Bestuur – ofwel per brief of per fax  (+ 32(0)365.21.70) - Van de Velde NV,  Lageweg 4, 9260 Schellebelle, of per e-mail (legal@vandevelde.eu). Voor meer informatie over voornoemde rechten en over de uitoefeningswijze ervan wordt verwezen naar de website van de vennootschap (www.vandevelde.eu/investeerders/aandeelhoudersinformatie/oproeping van de aandeelhouders).

Uiterlijk op 14 april 2020 wordt de aangevulde agenda bekendgemaakt op de website van de vennootschap.

De volmachten die ter kennis worden gebracht van de vennootschap vóór de bekendmaking van de aangevulde agenda, blijven geldig voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor zij gelden. De volmachtdrager kan voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor nieuwe voorstellen tot besluit werden geformuleerd, afwijken van de eventuele instructies van de volmachtgever indien de uitvoering van die instructies de belangen van de volmachtgever zou kunnen schaden. In voorkomend geval moet de volmachtdrager de volmachtgever hiervan in kennis stellen.

De jaarbrochure, het ontwerp van de jaarrekening, het jaarverslag, het remuneratieverslag en het verslag van de commissaris en de andere informatie zoals vermeld in artikel 7:129, §3 van het Wetboek van Vennootschappen en verenigingen zijn beschikbaar op de zetel van de vennootschap en tevens te raadplegen op de website
(www.vandevelde.eu/investeerders/aandeelhoudersinformatie/oproeping van de aandeelhouders).

Tijdens de Algemene Vergadering is een vraagsessie voorzien. Aandeelhouders hebben de mogelijkheid om voorafgaandelijk aan de Algemene Vergadering schriftelijke vragen in te dienen. Deze vragen zullen worden besproken tijdens de vraagsessie. Vragen dienen te worden gericht aan de Raad van Bestuur ten laatste op 23 april 2020. Zij  kunnen schriftelijk of via fax (+ 32(0)365.21.70) ingediend worden op het adres van de vennootschap of via elektronische weg verzonden worden naar volgend e-mailadres: (legal@vandevelde.eu).   

Om een vlotte afhandeling van de formaliteiten mogelijk te maken worden de effectenhouders verzocht zich op de dag van de algemene vergadering ter registratie aan te bieden ten minste vijftien (15) minuten vóór aanvang van de vergadering.

gegevensbescherming

De vennootschap is verwerkingsverantwoordelijke van persoonsgegevens die zij verzamelt of ontvangt van aandeelhouders en volmacht houders in het kader van de algemene vergadering. De verwerking zal gebeuren op basis van een wettelijke verplichting, met name ten behoeve van de organisatie en het verloop van de algemene vergadering, waaronder de uitnodigingen, registratie, aanwezigheid, stemming en en zullen door ons bewaard worden gedurende een periode van maximum 10 jaar na de betrokken algemene vergadering.  De gegevens omvatten onder meer identificatiegegevens, het aantal en type van effecten van een aandeelhouder uitgegeven door de vennootschap, volmachten en steminstructies. Deze gegevens kunnen ook worden overgedragen aan derden met als doel bijstand aan de vennootschap in verband met het voorgaande. Voor verdere informatie verwijzen wij u graag naar onze privacy policy, vrij te consulteren op onze website www.vandevelde.eu. Conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming hebt u op elk moment o.a. recht op inzage en correctie van uw gegevens. Voor verdere vragen of opmerkingen met betrekking tot deze gegevens om of uw rechten als betrokkene uit te oefenen, kan u ons contacteren via privacy@vandevelde.eu.

De Raad van Bestuur