Wereldhave Belgium - Gewone algemene vergadering

Naamloze vennootschap - Openbare Gereglementeerde Vastgoedvennootschap - Medialaan 30, bus 6 1800 Vilvoorde - Ondernemingsnummer 0412.597.022 (RPR Brussel) - (de “Vennootschap”)

De aandeelhouders worden uitgenodigd deel te nemen aan de gewone algemene vergadering die zal plaatsvinden op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap gelegen te 1800 Vilvoorde, Medialaan 30, bus 6, op woensdag 8 april 2020 om 11.00 uur, met de volgende agenda:
1. Kennisneming en bespreking van het jaarlijks financieel verslag van de voormalige Statutaire Zaakvoerder (die gedurende het boekjaar 2019 in functie was) over de geconsolideerde jaarrekening 2019 en van het verslag van de Commissaris over de geconsolideerde jaarrekening 2019 alsook kennisneming en bespreking van de geconsolideerde jaarrekening 2019.
2. Remuneratieverslag 2019 als onderdeel van de verklaring inzake deugdelijk bestuur zoals opgenomen in het jaarlijks financieel verslag van de voormalige Statutaire Zaakvoerder over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.
Voorstel tot besluit: Goedkeuring van het remuneratieverslag 2019 als onderdeel van de verklaring inzake deugdelijk bestuur zoals opgenomen in het jaarlijks financieel verslag van de voormalige Statutaire Zaakvoerder (die gedurende het boekjaar 2019 in functie was) over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.
3. Jaarlijks financieel verslag van de voormalige Statutaire Zaakvoerder (die gedurende het boekjaar 2019 in functie was) over de verrichtingen van het boekjaar dat is afgesloten op 31 december 2019 .
Voorstel tot besluit: Goedkeuring van het jaarlijks financieel verslag van de voormalige Statutaire Zaakvoerder (die gedurende het boekjaar 2019 in functie was) over de verrichtingen van het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 en van de geconsolideerde jaarrekening 2019. 
4. Verslag van de Commissaris over de geconsolideerde jaarrekening 2019.
Voorstel tot besluit: Goedkeuring van het verslag van de Commissaris over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.
5. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019, alsmede van de bestemming van het resultaat.
Voorstel tot besluit: Goedkeuring van de statutaire jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019, alsmede van de bestemming van het resultaat.6. Kwijting aan de voormalige Statutaire Zaakvoerder.
Voorstel tot besluit: Bij afzonderlijke stemming kwijting verlenen aan de voormalige Statutaire Zaakvoerder (die gedurende het boekjaar 2019 in functie was), en dit voor de verrichtingen van het boekjaar 2019.
7. Bijzondere kwijting aan de voormalige Statutaire Zaakvoerder.
Voorstel tot besluit: Bij afzonderlijke stemming bijzondere kwijting verlenen aan de voormalige Statutaire Zaakvoerder voor haar verrichtingen vanaf 1 januari 2020 tot aan haar ontslag op de buitengewone algemene vergadering der aandeelhouders dd. 6 maart 2020.
8. Kwijting aan de Commissaris. 
Voorstel tot besluit: Bij afzonderlijke stemming kwijting verlenen aan de Commissaris van de Vennootschap voor de verrichtingen van het boekjaar 2019.
9. Benoemingen van drie nieuwe bestuurders voorgesteld door de meerderheidaandeelhouder Wereldhave NV.
Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit, met onmiddellijke ingang, tot benoeming als bestuurder, onder opschortende voorwaarde van goedkeuring door de FSMA, van de volgende personen:
(i) Mevrouw Doris Slegtenhorst, als niet-uitvoerende bestuurder tot de algemene vergadering van aandeelhouders te houden op 10 april 2024;
(ii) De heer Domien R. Smits, als niet-uitvoerende bestuurder tot de algemene vergadering van aandeelhouders te houden op 10 april 2024; en
(iii) De heer Remco W. C. Langewouters, als niet-uitvoerende bestuurder tot de algemene vergadering van aandeelhouders te houden op 10 april 2024.
10. Vragen van de aandeelhouders aan de Raad van bestuur  inzake zijn verslagen of de agendapunten en vragen aan de Commissaris inzake zijn verslagen.

Deelname aan de algemene vergadering 

Conform artikel 7:134, §2 van het WVV mogen de aandeelhouders enkel aan de algemene vergadering deelnemen en er hun stemrecht uitoefenen als aan de volgende twee voorwaarden is voldaan:
1. Op basis van de met toepassing van de hieronder beschreven registratieprocedure overgelegde
bewijzen moet de Vennootschap kunnen vaststellen dat u uiterlijk op de veertiende dag vóór de algemene vergadering om middernacht (‘registratiedatum’), namelijk op woensdag 25 maart 2020 om middernacht, in het bezit was van het aantal aandelen waarvoor u voornemens bent aan de algemene vergadering deel te nemen.
2. Uiterlijk de zesde dag vóór de datum van de algemene vergadering, namelijk op donderdag 2 april 2020, moet u expliciet aan de Vennootschap bevestigen dat u voornemens bent aan de algemene vergadering deel te nemen.

A. Registratie
De registratieprocedure verloopt als volgt:
voor de houders van aandelen op naam: inschrijving van de aandelen in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap;
Voor de houders van gedematerialiseerde aandelen: inschrijving van de aandelen op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling;
Alleen de personen die op de registratiedatum aandeelhouder zijn, zijn gerechtigd om deel te nemen aan en te stemmen op de algemene vergadering.

B. Bevestiging van de deelname
Bovendien dienen de aandeelhouders die voornemens zijn om aan de algemene vergadering deel te nemen, hun voornemen om dat te doen uiterlijk de zesde dag vóór de datum van de vergadering, namelijk op donderdag 2 april 2020, als volgt te melden:
De eigenaars van aandelen op naam die aan de vergadering wensen deel te nemen, moeten de Vennootschap ofwel per brief als per e-mail (investor.relations@wereldhavebelgium.com) hiervan op de hoogte stellen en dit uiterlijk op 2 april 2020.
De eigenaars van gedematerialiseerde effecten moeten uiterlijk op 2 april 2020 een attest neerleggen bij de Vennootschap, afgeleverd door de erkende rekeninghouder of door de vereffeningsinstelling waaruit blijkt met hoeveel gedematerialiseerde aandelen de aandeelhouder heeft aangegeven te willen deelnemen aan de algemene vergadering. 

Mogelijkheid om nieuwe onderwerpen op de agenda te plaatsen
Een of meer aandeelhouders die samen minstens 3% van het kapitaal van de Vennootschap bezitten, kunnen te behandelen onderwerpen op de agenda van de gewone algemene vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen. De op de agenda te plaatsen onderwerpen en/of de voorstellen tot besluit dienen uiterlijk op dinsdag 17 maart 2020 aan de Vennootschap (Medialaan 30, bus 6, te 1800 Vilvoorde) te worden gericht per brief ter attentie van de heer Laurent Trenson, of per e-mail naar investor.relations@wereldhavebelgium.com In voorkomend geval publiceert de Vennootschap uiterlijk op 24 maart 2020 een aangevulde agenda. Voor meer informatie over voornoemde rechten en over de uitoefeningswijze ervan wordt verwezen naar de website van de Vennootschap (www.wereldhavebelgium.com).

Recht tot vraagstelling
De aandeelhouders hebben het recht om schriftelijke vragen te stellen aan de Raad van Bestuur en/of de Commissaris vóór de algemene vergadering. Die vragen kunnen vooraf aan de algemene vergadering worden gesteld per email (investor.relations@wereldhavebelgium.com) of per brief aan de maatschappelijke zetel van de Vennootschap (Medialaan 30, bus 6, te 1800 Vilvoorde) ter attentie van de heer Laurent Trenson. De Vennootschap dient uiterlijk op donderdag 2 april 2020 om 17 uur in het bezit te zijn van die schriftelijke vragen. Voor meer informatie over voornoemd recht en over de uitoefeningswijze ervan wordt verwezen naar de website van de Vennootschap (www.wereldhavebelgium.com).

Volmacht
Iedere aandeelhouder kan zich tijdens de algemene vergadering door een volmachtdrager laten vertegenwoordigen. Behalve wanneer het Belgische recht toestaat dat verschillende volmachtdragers worden aangewezen, mag een aandeelhouder slechts één persoon als volmachtdrager aanwijzen. Bij de aanwijzing van een volmachtdrager moet gebruik worden gemaakt van een door de Vennootschap opgesteld formulier. Het op papier ondertekende originele formulier moet uiterlijk op donderdag 2 april 2020 om 17 uur (Belgische tijd) in het bezit zijn van de Vennootschap. Dat formulier mag binnen diezelfde termijn ook per e-mail aan de Vennootschap worden overgelegd, op voorwaarde dat die overlegging elektronisch is ondertekend conform de geldende Belgische wetgeving. Het volmachtformulier is te vinden op de website van de Vennootschap (www.wereldhavebelgium.com/investor-relations/rapporten-publicaties/)  of kan worden aangevraagd per brief (Medialaan 30, bus 6, te 1800 Vilvoorde) ter attentie van de heer Laurent Trenson of per e-mail naar investor.relations@wereldhavebelgium.com. 

De aandeelhouders worden verzocht de op het volmachtformulier vermelde instructies te volgen, om op rechtsgeldige wijze vertegenwoordigd te kunnen zijn tijdens de algemene vergadering. Elke aanwijzing van een volmachtdrager dient te gebeuren conform de ter zake geldende Belgische wetgeving, met name inzake belangenconflicten en het bijhouden van een register. De aandeelhouders die zich wensen te laten vertegenwoordigen, dienen voornoemde registratie- en bevestigingsprocedure na te leven.

Beschikbare stukken
Alle stukken over de algemene vergadering die, krachtens de wet, ter beschikking moeten worden gesteld van de aandeelhouders, kunnen vanaf 6 maart 2020 op de website van de Vennootschap (www.wereldhavebelgium.com/investor-relations/rapporten-publicaties/) worden geraadpleegd. Vanaf diezelfde datum kunnen de aandeelhouders die documenten op werkdagen en tijdens de normale kantooruren raadplegen op de zetel van de Vennootschap (Medialaan 30, bus 6, te 1800 Vilvoorde), en/of gratis een kopie van die documenten verkrijgen.

De verzoeken om een gratis kopie te verkrijgen kunnen ook schriftelijk of elektronisch worden verstuurd ter attentie van de heer Laurent Trenson (Medialaan 30, bus 6, te 1800 Vilvoorde) of per e-mail naar investor.relations@wereldhavebelgium.com.

De Raad van Bestuur.