Zenitel - De gewone algemene vergadering van de Vennootschap

Naamloze Vennootschap - Z1 Research Park 110 - 1731 Zellik, België - RPR (Brussel) 0403.150.608 (de “Vennootschap”)

De Raad van Bestuur heeft het genoegen de aandeelhouders uit te nodigen om deel te nemen aan de gewone algemene vergadering van de Vennootschap, die zal plaatsvinden op dinsdag 28 april 2020 om 11u op de zetel van de Vennootschap te 1731 Zellik (België), Z1 Research Park 110, met de volgende agenda en voorstellen van besluit.

1. Kennisname en bespreking van de statutaire jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening van het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

2. Kennisname en bespreking van het statutaire jaarverslag en het geconsolideerde jaarverslag van de Raad van Bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

3. Kennisname en bespreking van het statutaire verslag en het geconsolideerde verslag van de commissaris over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

4. Goedkeuring van het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

Voorstel van besluit:

“De algemene vergadering keurt het remuneratieverslag van de Vennootschap van het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 goed.”  

5. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening van de Vennootschap van het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

Voorstel van besluit: 

“De algemene vergadering keurt de statutaire jaarrekening van de Vennootschap van het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 goed.” 

6. Bestemming van het resultaat.

Voorstel van besluit:

“De winst van het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 ten bedrage van EUR 1.176.339,24 en de overgedragen winst van het vorige boekjaar ten bedrage van EUR 2.682.865,89 in aanmerking nemende, besluit de algemene vergadering om 5 procent van de winst van het boekjaar, i.e. een bedrag van EUR 58.816,96, toe te voegen aan de wettelijke reserve conform artikel 7:211 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en de overblijvende winst ten bedrage van EUR 3.800.388,17 over te dragen naar het volgende boekjaar.”

7. Kwijting aan de leden van de Raad van Bestuur en de commissaris.

Voorstel van besluit: 

“De algemene vergadering besluit, bij afzonderlijke stemming, kwijting te verlenen aan de bestuurders en de commissaris voor de uitoefening van hun opdracht gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.”

8. (Her-)benoeming van bestuurders.

Voorstellen van besluit: 

“De algemene vergadering stelt vast dat het mandaat van bestuurder van Yves De Backer BV, met maatschappelijke zetel te Rodeleeuwstraat 6, 9050 Gent, België, en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0663.641.138 (RPR Gent, afdeling Gent), vast vertegenwoordigd door de heer Yves De Backer, ten einde is gekomen op deze gewone algemene vergadering van aandeelhouders.

De algemene vergadering besluit om Yves De Backer BV met maatschappelijke zetel te Rodeleeuwstraat 6, 9050 Gent, België, en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0663.641.138 (RPR Gent, afdeling Gent), vast vertegenwoordigd door de heer Yves De Backer, als (niet-uitvoerend) bestuurder van de Vennootschap, met onmiddellijke ingang te herbenoemen. Het mandaat zal een einde nemen op de jaarlijkse algemene vergadering die zal gehouden worden in het jaar 2023. Het mandaat zal worden bezoldigd conform de bezoldiging voor bestuurders voorheen vastgelegd door de algemene vergadering van 28 april 2003. 

De heer De Backer is bestuurder bij 3D NV en als dusdanig betrokken bij de verdere ontwikkeling van de private equity activiteiten van de familiale investeringsgroep 3D NV. Voorheen werkte de heer De Backer als directeur bij Deloitte Corporate Finance, waar hij klanten adviseerde inzake fusies, overnames en bedrijfsstrategie. Daarvoor werkte hij als corporate development manager bij Enfinity NV, een projectontwikkelaar in hernieuwbare energie. Hij heeft tevens gewerkt bij Bekaert NV waar hij strategische investeringsopportuniteiten onderzocht voor de Bekaert Group. Hij houdt een handelsingenieursdiploma en een Corporate Finance diploma van de KU Leuven.”

9. Volmacht voor administratieve formaliteiten.

Voorstel van besluit: 

“De algemene vergadering beslist om volmacht te geven aan ieder van de bestuurders evenals aan de heer Johan Meersman, met keuze van woonplaats op de zetel van de Vennootschap en ieder van de advocaten van het advocatenkantoor NautaDutilh, kantoorhoudende te 1000 Brussel, Terhulpsesteenweg 120, allen individueel handelend en met macht van indeplaatsstelling, teneinde alle noodzakelijke of nuttige formaliteiten te kunnen vervullen met betrekking tot de bovenstaande beslissingen van de Vennootschap, met inbegrip van het ondertekenen en neerleggen van de aanvraag tot wijziging van de inschrijving van de Vennootschap bij de diensten van de Kruispuntbank voor Ondernemingen, het neerleggen van alle stukken bij de bevoegde griffie en het overgaan tot de nodige formaliteiten voor publicatie van de beslissingen van de Vennootschap in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad. De lasthebber kan daartoe, in naam van de Vennootschap, alle verklaringen afleggen, alle documenten en stukken ondertekenen en, meer algemeen, het noodzakelijke doen.” 

Volgend op het afsluiten van de jaarlijkse algemene vergadering, heeft de Raad van Bestuur het genoegen de aandeelhouders uit te nodigen om deel te nemen aan de buitengewone algemene vergadering van de Vennootschap, die zal plaatsvinden op dinsdag 28 april 2020 om 12u30 op de zetel van de Vennootschap te 1731 Zellik, Z1 Research Park 110, voor een notaris, of op iedere andere nuttige plaats of datum, met de volgende agenda en voorstellen van besluit:

1. Kennisname en onderzoek van de hernieuwing van het toegestane kapitaal.

a. Kennisname en bespreking van het bijzonder verslag van de Raad van Bestuur opgemaakt in overeenstemming met artikel 7:199 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen;

b. Hernieuwing van de bevoegdheid van de Raad van Bestuur in het kader van het toegestane kapitaal in overeenstemming met artikel 7:198 en volgende van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en vervanging van artikel 7 van de statuten.

Voorstel van besluit:

“De algemene vergadering besluit de Raad van Bestuur te machtigen om het geplaatst kapitaal van de Vennootschap te verhogen met een maximaal bedrag van EUR 20.000.000,00, zijnde het bedrag van het huidige geplaatst kapitaal, alsook om inschrijvingsrechten en converteerbare obligaties uit te geven, en dit overeenkomstig artikel 7:198 en 7:199 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Daarenboven besluit de algemene vergadering om de Raad van Bestuur, in het kader van de voormelde transacties, te machtigen om het voorkeurrecht van de aandeelhouders te beperken of uit te sluiten, ook ten gunste van een of meer bepaalde personen, die geen personeelsleden zijn van de vennootschap, alsook om de machtiging te geven om het geplaatst kapitaal te verhogen door middel van incorporatie van reserves. Bovendien besluit de algemene vergadering om de Raad van Bestuur te machtigen om over te gaan tot een kapitaalverhoging indien er kennis werd gegeven van een openbaar overnamebod op de effecten van de Vennootschap, en dit overeenkomstig artikel 7:202 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

Daartoe besluit de algemene vergadering om artikel 7 van de statuten als volgt te vervangen: 

“De raad van bestuur is bevoegd om gedurende een periode van vijf jaar te rekenen van de bekendmaking van de beslissing van de algemene vergadering van 28 april 2020 in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad het geplaatst kapitaal in één of meer malen te verhogen met een bedrag van maximum twintig miljoen euro (20.000.000 euro). Deze bevoegdheid van de raad van bestuur geldt tevens voor kapitaalverhogingen door omzetting van reserves.

Naast de uitgifte van aandelen, converteerbare obligaties en inschrijvingsrechten mogen de kapitaalverhogingen beslist door de raad van bestuur ook geschieden door de uitgifte van aandelen zonder stemrecht, van aandelen met een preferent dividend en liquidatievoorrecht en van converteerbare aandelen die onder bepaalde voorwaarden converteren in een kleiner of groter aantal gewone aandelen.

Deze bevoegdheid van de raad van bestuur kan worden hernieuwd.

De raad van bestuur is in het kader van dit artikel bevoegd om in het belang van de vennootschap en mits eerbiediging van de voorwaarden bepaald in artikel 7:190 en volgende van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen het voorkeurrecht dat de wet aan de aandeelhouders toekent, op te heffen of te beperken. De raad van bestuur is bevoegd het voorkeurrecht te beperken of op te heffen ten gunste van een of meer bepaalde personen, andere dan personeelsleden van de vennootschap.

Ter gelegenheid van de verhoging van het geplaatst kapitaal, binnen de grenzen van het toegestaan kapitaal, heeft de raad van bestuur de bevoegdheid een uitgiftepremie te vragen. Indien de raad van bestuur daartoe besluit, dient deze uitgiftepremie op een onbeschikbare reserverekening te worden geboekt die slechts kan worden verminderd of afgeboekt bij een besluit van de algemene vergadering genomen op de wijze die vereist is voor de wijziging van de statuten.

De raad van bestuur heeft de bevoegdheid om de statuten van de Vennootschap te wijzigen in overeenstemming met de kapitaalverhoging die binnen het kader van haar bevoegdheid werd beslist.

De algemene vergadering van 28 april 2020 heeft verder, in overeenstemming met artikel 7:202, tweede lid, 2° van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, uitdrukkelijk de bevoegdheid toegekend aan de raad van bestuur om het geplaatst kapitaal te verhogen in één of meerdere keren, vanaf de datum dat de vennootschap de mededeling van de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten ontvangt dat haar kennis is gegeven van een openbaar overnamebod op de effecten van de vennootschap, door inbrengen in geld met opheffing of beperking van het voorkeurrecht van de bestaande aandeelhouders of door inbrengen in natura, en/of door de uitgifte van effecten met stemrechten die al dan niet het kapitaal vertegenwoordigen, of de uitgifte van effecten die recht geven om in te schrijven op of dergelijke effecten te verwerven, ook indien deze effecten of rechten niet bij voorkeur worden aangeboden aan de aandeelhouders naar evenredigheid van het kapitaal dat is vertegenwoordigd door hun aandelen. In dergelijk geval moet de transactie voldoen aan de voorwaarden voorzien in artikel 7:202, tweede lid, 2° a) tot c) van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Deze bevoegdheid is toegekend voor een periode van drie jaar vanaf 28 april 2020 en kan worden hernieuwd.”

2. Hernieuwing van de bevoegdheid om eigen aandelen te verwerven of in pand te nemen in overeenstemming met artikel 7:215 en volgende van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en vervanging van artikel 10 bis van de statuten.

Voorstel van besluit: 

“De algemene vergadering besluit de bevoegdheid te hernieuwen en te verlenen om aandelen of winstbewijzen of certificaten die daarop betrekking hebben van de Vennootschap te verwerven of in pand te nemen zoals voorzien in artikel 10bis van de statuten van de Vennootschap, en besluit aldus om artikel 10bis van de statuten van de Vennootschap als volgt te vervangen: 

“De vennootschap mag haar eigen aandelen of winstbewijzen of certificaten die daarop betrekking hebben, verwerven of hierover beschikken in overeenstemming met de artikelen 7:215 en volgende van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. De algemene vergadering van 28 april 2020 heeft de raad van bestuur uitdrukkelijk gemachtigd om, overeenkomstig de bepalingen van artikel 7:215 en volgende van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, haar eigen aandelen, winstbewijzen of certificaten die daarop betrekking hebben, te verwerven door aankoop of ruil zonder dat een voorafgaand besluit van de algemene vergadering is vereist, rechtstreeks of door een persoon die handelt in eigen naam maar voor rekening van de vennootschap, of door een rechtstreekse dochtervennootschap in de zin van artikel 7:221 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, indien de verkrijging noodzakelijk is ter vermijding van een dreigend ernstig nadeel voor de vennootschap. Deze machtiging geldt voor een periode van drie jaar vanaf de bekendmaking van deze beslissing in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad en kan worden hernieuwd. De algemene vergadering van 28 april 2020 heeft de raad van bestuur bovendien gemachtigd om krachtens de artikelen 7:215 en 7:217 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen het maximum toegelaten aantal aandelen, winstbewijzen of certificaten die daarop betrekking hebben, door aankoop of ruil te verkrijgen, rechtstreeks of door een persoon die handelt in eigen naam maar voor rekening van de vennootschap, of door een rechtstreekse dochtervennootschap in de zin van artikel 7:221 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, aan een vergoeding die niet meer dan twintig procent (20%) lager mag zijn en niet meer dan twintig procent (20%) hoger mag zijn dan het gemiddelde van de beurskoers van het betreffende effect op Euronext gedurende de vijf beursdagen voorafgaand aan de verwerving of ruil. De machtiging geldt voor een periode van 5 jaar van het besluit van de algemene vergadering van 28 april 2020. De raad van bestuur is daarenboven tevens gemachtigd om overeenkomstig artikel 7:226 §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, over te gaan, rechtstreeks of onrechtstreeks door een dochtervennootschap of door een persoon die handelt in eigen naam maar voor rekening van die dochtervennootschap of de vennootschap zoals bepaald in artikel 7:226 §1 van het Wetboek ven vennootschappen en verenigingen, tot de inpandneming van eigen aandelen, winstbewijzen of certificaten die daarop betrekking hebben en dit overeenkomstig de hierboven bepaalde voorwaarden en duur voor inkoop van eigen aandelen. Overeenkomstig artikel 7:215 §2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen dient de vennootschap, voor zolang zij genoteerd is of zolang haar effecten zijn toegelaten op een MTF zoals bedoeld in artikel 3, 10°, van de wet van 21 november 2017 over de infrastructuren voor de markten voor financiële instrumenten en houdende omzetting van richtlijn 2014/65/EU, voor zover deze werkt met minstens één dagelijkse verhandeling en met een centraal orderboek, de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten in kennis te stellen van verkrijgingen die zij overweegt met toepassing van artikel 7:125 §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. De raad van bestuur is tevens gemachtigd om de aandelen of certificaten van de vennootschap te vervreemden overeenkomstig artikel 7:218 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.” 

3. Aanname van een nieuwe tekst van de statuten in overeenstemming met het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. 

Voorstel van besluit:

“De algemene vergadering beslist een nieuwe tekst van statuten aan te nemen, teneinde deze in overeenstemming te brengen met de genomen beslissingen en met het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, in toepassing van artikel 39, §1, derde lid van de Wet van 23 maart 2019 tot invoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en houdende diverse bepalingen.”

De nieuwe tekst van de statuten sluit zo nauw mogelijk aan bij de bestaande tekst doch met dien verstande dat bij deze gelegenheid de statuten waar nodig werden omgewerkt, geherformuleerd, hernummerd, aangevuld en/of vereenvoudigd, evenwel zonder te raken aan de essentiële bepalingen. De nieuwe tekst van de statuten werd beschikbaar gesteld op de website van de Vennootschap www.zenitel.com.

4. Volmacht.

Voorstel van besluit:

“De algemene vergadering geeft de gedelegeerd bestuurder, met recht van indeplaatsstelling, de bevoegdheid om alle nodige handelingen te stellen met het oog op de uitvoering van bovenstaande beslissingen. De notaris heeft de bevoegdheid om de statuten te coördineren evenals de nodige documenten neer te leggen bij de griffie van de rechtbank van de Ondernemingsrechtbank, en voornoemde beslissingen te registreren en te publiceren in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.”

Eén of meerdere aandeelhouders die gezamenlijk minstens 3% van het aandelenkapitaal bezitten, kunnen agendapunten en/of voorstellen van besluit toevoegen aan de hierboven vermelde agenda. Meer informatie hierover wordt verschaft in het Corporate Governance Charter van de Vennootschap dat publiekelijk toegankelijk is op de website van de Vennootschap: www.zenitel.com. De tekst van de agendapunten en/of voorstellen van besluit die dienen te worden toegevoegd aan de agenda moeten, samen met het bewijs van eigendom van de aandelen op de datum van indiening, verstuurd worden per e-mail naar general.assembly@zenitel.com of per post naar Zenitel NV, Z1 Research Park 110, 1731 Zellik, België en deze tekst dient ten laatste op 6 april 2020 ontvangen te worden. De Vennootschap zal de ontvangst van dit verzoek bevestigen aan het e-mail- of postadres dat toegevoegd dient te worden in het verzoek. Indien de Vennootschap additionele agendapunten en/of voorstellen tot besluit ontvangt van aandeelhouders die gezamenlijk ten minste 3 % van het aandelenkapitaal bezitten, dan zal een bijgewerkte agenda ten laatste op 14 april 2020 gepubliceerd worden. 

Elke aandeelhouder heeft het recht om schriftelijk relevante vragen te stellen over het jaarverslag van de raad van bestuur, de commissaris of andere agendapunten. Meer informatie hierover wordt verschaft in het Corporate Governance Charter van de Vennootschap dat publiekelijk beschikbaar is op de website van de Vennootschap: www.zenitel.com. Aandeelhouders kunnen hun schriftelijke vragen sturen per e-mail naar general.assembly@zenitel.com of per post naar Zenitel NV, Z1 Research Park 110, 1731 Zellik, België. Deze vragen dienen ten laatste op 22 april 2020 door de Vennootschap ontvangen te worden. De vragen zullen beantwoord worden tijdens de vergadering indien de aandeelhouder die de vraag stelde aan alle formaliteiten heeft voldaan om tot de algemene vergadering toegelaten te worden, zoals uiteengezet in de volgende paragrafen. 

Enkel personen die aandeelhouder zijn van de Vennootschap op 14 april 2020 om 24u (CET) (i.e. de registratiedatum) en die voldoen aan de volgende formaliteiten, zullen mogen deelnemen aan en stemmen tijdens de algemene vergadering. 

De houders van aandelen op naam worden tot de algemene vergadering slechts toegelaten op voorwaarde dat (i) zij ten laatste op 22 april 2020 de raad van bestuur schriftelijk per e-mail naar general.assembly@zenitel.com of per post naar Zenitel NV, Z1 Research Park 110, 1731 Zellik, België, op de hoogte hebben gebracht van hun deelname aan de algemene vergadering en op voorwaarde dat (ii) hun aandelen geregistreerd waren op zijn of haar naam op 14 april 2020 om 24u (CET) in het aandeelhoudersregister van de Vennootschap.

De houders van gedematerialiseerde aandelen worden tot de algemene vergadering slechts toegelaten op voorwaarde dat (i) zij ten laatste op 22 april 2020 de raad van bestuur schriftelijk per e-mail naar general.assembly@zenitel.com of per post naar Zenitel NV, Z1 Research Park 110, 1731 Zellik, België, op de hoogte hebben gebracht van hun deelname aan de algemene vergadering en op voorwaarde dat (ii) zij ten laatste op 22 april 2020 een attest indienen op de zetel van de Vennootschap (Z1 Research Park 110, 1731 Zellik, België) dat door de erkende rekeninghouder of het vereffeningsorganisme is opgesteld en waaruit blijkt met hoeveel aandelen de aandeelhouder aangegeven heeft deel te nemen aan de algemene vergadering en hoeveel gedematerialiseerde aandelen op zijn of haar naam geregistreerd staan op de rekeningen van de erkende rekeninghouder of vereffeningsorganisatie op 14 april 2020 om 24u (CET).  

Overeenkomstig artikel 22 van de gecoördineerde statuten van de Vennootschap, kan iedere aandeelhouder zich op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een derde, al dan niet aandeelhouder, door middel van een bijzondere schriftelijke volmacht. Het ontwerp van volmacht is beschikbaar op de website van de Vennootschap en dient ten laatste op 22 april 2020 ontvangen te worden per e-mail inclusief een elektronische handtekening aan general.assembly@zenitel.com of per post aan Zenitel NV, Z1 Research Park 110, 1731 Zellik, België. In functie van de maatregelen genomen door de overheid inzake de COVID-19 pandemie, wordt het aangeraden om een volmacht met steminstructie te geven aan de voorzitter van de raad van bestuur dan wel, voor wat betreft de buitengewone algemene vergadering, aan een notarisklerk van de coöperatieve vennootschap “GERARD-INDEKEU DIMITRI CLEENEWERCK DE CRAYENCOUR”, kantoor houdende te Louizalaan 126, 1050 Brussel, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (RPR Brussel – Franstalige afdeling) onder het nummer 0890.388.338. De aandeelhouders dienen ook te voldoen aan de formaliteiten om te kunnen deelnemen aan en te stemmen tijdens de algemene vergadering, zoals hierboven beschreven. Meer informatie hierover is beschikbaar in het Corporate Governance Charter van de Vennootschap dat publiekelijk toegankelijk is op de website van de Vennootschap: www.zenitel.com.

Iedere aandeelhouder kan, tegen overlegging van haar/zijn effecten in overeenstemming met artikel 7:132 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, kosteloos een afschrift van de statutaire en geconsolideerde jaarrekening over het boekjaar 2019, het statutaire en geconsolideerde jaarverslag 2019 en het statutaire en geconsolideerde verslag van de commissaris over het boekjaar 2019, de agenda’s en de voorstellen van besluit, het bijzonder verslag van de raad van bestuur opgesteld overeenkomstig artikel 7:199 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, of indien geen besluiten dienen genomen te worden, de commentaren van de raad van bestuur op de agendapunten en de volmacht verkrijgen op de zetel van de Vennootschap (Z1 Research Park 110, 1731 Zellik, België). Deze documenten zijn eveneens beschikbaar op de website van de Vennootschap (www.zenitel.com).

Indien het vereiste quorum van aandeelhouders aanwezig op de buitengewone algemene vergadering niet zou worden behaald op 28 april 2020, zal een nieuwe buitengewone algemene vergadering worden bijeengeroepen op 5 juni 2020 om 11u, met dezelfde agenda, tenzij een nieuw punt op de agenda zou worden geplaatst overeenkomstig het bovenstaande.

(getekend) DE RAAD VAN BESTUUR