Kantoortoepassingen gaan virtueel

Bij bedrijven is het normaal dat medewerkers werken met gemeenschappelijke documenten en gegevens. Moderne suites voor kantoorsoftware zoals Microsoft Office of Sun StarOffice hebben daarvoor allerlei voorzieningen, zoals een bescherming tegen beschadiging van een document wanneer twee medewerkers het tegelijk via het interne netwerk bewerken. Dat werkt goed voor medewerkers die het kantoor nooit verlaten of zelden documenten mee naar huis nemen om er verder op te werken. Zodra medewerkers thuis of op verplaatsing toegang willen hebben tot gemeenschappelijke bedrijfsgegevens beginnen de problemen. Die manier van werken veronderstelt een hele infrastructuur zoals virtual private networks (vpn's) voor een beveiligde toegang, extra serversoftware die de verschillende versies van in omloop zijnde documenten beheert en coördineert en een correct licentiebeheer zodat er niet meer kopieën van bijvoorbeeld Office worden gebruikt dan er licenties zijn gekocht. Een dergelijke infrastructuur kost heel wat geld en gaat het budget van veel kmo's te boven.

Een mogelijke oplossing is overstappen op hosted applicaties of op zijn minst hosted gegevens. Een bedrijf hoeft dan niet zelf te investeren in een infrastructuur om efficiënt met gemeenschappelijke kantoordocumenten om te gaan. Gegevens en/of applicaties draaien op een internetserver van een dienstenleverancier die zorgt voor toegang, beveiliging, back-up en synchronisatie.

De kantoorsoftware wordt met andere woorden virtueel. Om ermee te werken is alleen een internetverbinding en een notebook, pc of 'thin client' (goedkope, eenvoudige computer) nodig waarop een webbrowser draait. De gebruikte pc hoeft niet bijzonder krachtig te zijn indien ook de applicaties worden gehost. In dat geval bepaalt de processorkracht van de server en niet die van de lokale computer of 'client' hoe vlot de hosted applicaties werken. Een overzicht van de belangrijkste oplossingen die vandaag op de markt zijn.

Nomadisk

De dienst Nomadisk van de jonge Belgische firma Aventiv is een goedkoop alternatief voor een virtueel kantoor. Simpel gezegd biedt Nomadisk virtuele usb-sticks of opslagruimte aan die overal op een veilige manier via het internet bereikbaar is. Nomadisk zorgt ook voor de automatische synchronisatie van de gegevens op de virtuele opslagruimte met de fysieke schijf in de notebook of pc van de gebruiker. De virtuele schijf is daardoor altijd beschikbaar, ook als er geen internetverbinding aanwezig is. Nomadisk gebruikt zogenaamde deltablocking om bandbreedte te besparen: het synchroniseert van grote bestanden alleen de gewijzigde datablokken en niet het hele bestand. De schijven zijn beveiligd met sterke AES-versleuteling. U hebt nog steeds lokaal geïnstalleerde applicaties nodig, maar met Nomadisk kunt u wel allerlei data en documenten uitwisselen met anderen en ook privégegevens vanop meerdere locaties bekijken en bewerken. De dienst kost 9,95 euro per maand en per gebruiker.

Contactoffice

Hoewel virtuele kantoren opnieuw in de belangstelling staan door de activiteiten van Google en Microsoft bestaat het concept al langer dan vandaag. Het Belgische ContactOffice is al sinds 1999 actief op die markt en telt ondertussen wereldwijd bijna 370.000 abonnees. ContactOffice biedt geen gehoste kantoorapplicaties, maar host wel de data en biedt verder gehoste groupware voor e-mail, contactgegevens, agenda's, faxen, sms'en, gebruiksgroepen en zelfs chat. De gebruiker heeft alleen een moderne webbrowser met Java-ondersteuning nodig. Daardoor werkt ContactOffice naast op Windows ook op Linux, MacOS en zelfs recente zakcomputers (pda's) en smartphones.

ContactOffice kent vijf abonnementsformules: Free (gratis), Light (5 euro/maand/gebruiker), Regular (10 euro/m/g), Advanced (20 euro/m/g) en Hyper (50 euro/m/g). De gratis versie biedt 50 adressen en 50 afspraken, 2 MB opslagruimte voor e-mails en 1 MB voor documenten, geen SMS-functionaliteit, slechts één gebruikersgroep en twee leden. Als u gebruikers in uw bedrijf heeft die daarmee toekomen, dan kunt u ze gratis met ContactOffice laten werken. Hebt u meer nodig, dan kiest u een van de betalende formules. U hoeft niet dezelfde abonnementsformule voor alle medewerkers te kiezen, maar u kunt de gekozen formule afstemmen op de behoefte van elke gebruiker in uw bedrijf.

Microsoft Office Live

Momenteel biedt alleen Google echte hosted kantoorapplicaties aan via Google Docs & Spread- sheets. De tekstverwerker en het spreadsheet die u daar vindt, staan momenteel echter nog in de kinderschoenen en zijn voorlopig niet geschikt voor gebruik door bedrijven.

Alle andere aanbieders die op deze markt actief zijn concentreren zich momenteel op het centraal hosten van gegevens, hoewel ze soms ook extra gehoste groupware-applicaties aanbieden om bijvoorbeeld adresgegevens te delen of agenda's te beheren.

Dat geldt ook voor Microsoft dat vorig jaar in de Verenigde Staten, Frankrijk, Duitsland en Engeland de dienst Office Live introduceerde. In België zal deze dienst pas in 2008 worden aangeboden. Hoewel de naam anders doet vermoeden, gaat het bij Office Live niet om gehoste versies van Word of Excel. Wel is het de gehoste versie van de Microsoft SharePoint Portal software die bedrijven op hun eigen servers kunnen installeren voor een betere samenwerking tussen verschillende kantoorapplicaties en hun gebruikers.

Bedrijven die kiezen voor Office Live krijgen een eigen domeinnaam met bijbehorende e-mailaccounts en webruimte. Microsoft biedt drie soort abonnementen aan. Office Live Basics is gratis en bevat 25 e-mailaccounts, 500 MB webruimte en 10 GB per maand dataverkeer, maar de gebruiker moet de centrale infrastructuur helemaal zelf ontwerpen met het daarvoor ter beschikking gestelde Office Live Site Designer.

Een stapje hoger op de ladder staat Office Live Essentials. Dat levert voor 20 dollar per maand 50 e-mailaccounts, 1 GB webruimte en 15 GB dataverkeer per maand, aangevuld met centraal contactenbeheer via Office Live Business Contact Manager voor maximaal tien medewerkers tegelijk. Office Live Premium ten slotte kost 40 dollar per maand voor 2 GB webruimte en 20 GB dataverkeer per maand.

Behalve het centrale contactenbeheer levert die formule ook online-applicaties voor het beheren van klanten, personeel, projecten en kritische zakelijke data. Office Live is nauw geïntegreerd met de nieuwe versie 2007 van Microsoft Office, maar een bedrijf moet dus nog altijd investeren in eigen licenties van Microsoft's kantoorsoftware.

Jozef SCHILDERMANS