Netto Het antwoord op al uw geldvragen

De vaakst gevraagde beroepskosten op een rij

Als uw effectieve kosten hoger zijn dan de forfaitaire kosten, is het voordeliger te kiezen voor de aftrek van de werkelijke kosten. Een overzicht van de belangrijkste kostenposten.

Behalve verplaatsingskosten zijn er nog heel wat andere kosten die fiscaal kunnen worden ingebracht. U moet wel kunnen bewijzen dat u de kosten echt heeft gemaakt en dat u ze ook zelf heeft betaald.

 

Wie zijn beroepskosten in kaart moet brengen, kan dat gemakkelijk met de rekenmodule. U kunt er ook een document afdrukken dat u vervolgens bij uw aangifte kunt voegen.

Let wel, kosten die uw werkgever terugbetaalt, mag u niet inbrengen als werkelijke beroepskosten. Dat geldt zowel voor de terugbetaling van een specifieke uitgave als voor een forfaitaire kostenvergoeding, zoals een representatievergoeding.

Wat zijn de meest voorkomende kostenposten?

Kantoor

De kosten voor een kantoor vallen uiteen in die voor het gebouw, de kosten en de kantoorbenodigdheden. Voor elke categorie gelden specifieke regels.

Gebouw

Een kantoor, een winkel en een bedrijfsgebouw gelden allemaal als beroepskosten. Eigenaars kunnen (een deel van) de onroerende voorheffing, de gemeente- en provinciebelastingen en de intresten van een hypothecaire lening inbrengen. De prijs van het gebouw mag over 33 jaar afgeschreven worden, de grond niet. Bijkomende kosten, zoals notariskosten, architectenhonoraria en registratiebelasting, mag u ofwel in één keer als aftrekbare beroepskosten opnemen, ofwel mee afschrijven met het gebouw.

Huurders brengen (een deel van) de betaalde huur in. Als u (een deel van) uw woning inbrengt, moet de huurovereenkomst een professioneel gebruik toelaten.

Gebruikt u een deel van uw gezinswoning als kantoor, bijvoorbeeld omdat u geregeld thuis werkt of omdat u als leerkracht thuis uw lessen voorbereidt? Ook een deel van uw gezinswoning kunt u inbrengen als beroepskosten.
U moet die kosten uitsplitsen in een privé- en een beroepsgedeelte, volgens de verhouding tussen de oppervlakte van uw kantoor en de totale oppervlakte van uw woning.

Kosten

Voorbeelden van andere kosten die verband houden met het gebouw zijn premies voor een brand- en diefstalverzekering, verwarming, elektriciteit, water en onderhoud. Voor specifieke beveiligingskosten is er een verhoogde aftrek van 120 procent voor zelfstandigen en vrije beroepen. Ook hier is er een beperking in verhouding tot de oppervlakte en moet u de uitsplitsing maken tussen het privé- en beroepsgedeelte.

Kantoorbenodigdheden

Kleine kantoorbenodigdheden, zoals papier, schrijfgerief, onderhoudsproducten, telefoon- en internetkosten, mag u volledig inbrengen, op voorwaarde dat die ook integraal verband houden met uw beroepsactiviteit. Als dat niet het geval is, moet u een opsplitsing maken tussen het privé- en het beroepsgebruik. Computers, software, gsm’s en meubilair moet u afschrijven, doorgaans tegen een jaarlijks afschrijvingspercentage van 33 procent.

Personeel

De kosten voor personeel, jobstudenten, een meewerkende echtgenoot… mag u helemaal inbrengen. Het gaat onder meer om bezoldigingen, sociale lasten, werkgeversbijdragen en -premies voor aanvullende verzekeringen, pensioenpremies en RSZ-bijdragen. 

Honoraria

De honoraria van een fiscaal adviseur, boekhouder, accountant of advocaat mag u alleen inbrengen als er een link is met uw beroepsactiviteiten. U moet dus kunnen aantonen dat de kosten gedaan of gedragen zijn om belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden.

Restaurant

Een zakendiner is voor 69 procent aftrekbaar.

Vakliteratuur

Alleen als er een direct verband is met uw beroep mag u de aankoop van boeken, tijdschriften, magazines… inbrengen. In de praktijk wordt de aftrek van kranten vaak verworpen.

Bijkomende opleiding

Een bijkomende opleiding, studiereis, buitenlands congres en seminarie kunt u inbrengen, op voorwaarde dat er een link is met uw huidige beroepsactiviteit. Een opleiding die een carrièreswitch mogelijk maakt, zal de fiscus verwerpen.

Publiciteit

De kosten voor reclameartikelen, zoals balpennen, aanstekers, agenda’s, kalenders, zijn in principe volledig aftrekbaar. Dat geldt ook voor sponsoringkosten, op voorwaarde dat u kunt aantonen dat ze bijdragen tot de bloei van uw zaak. Abonnementen voor sportieve of culturele manifestaties zijn eveneens voor 100 procent aftrekbaar. 

Receptiekosten

De kosten voor onthaal en receptie (traiteur, dranken…) of relatiegeschenken (wijn, pralines…) mag u maar voor de helft inbrengen.

Specifieke beroepskleding

Gewone stadskleding zal de fiscus nooit als beroepskosten aanvaarden. Alleen specifieke beroepskleding, zoals een toga voor een advocaat, een verpleegstersschort, een veiligheidshelm of -schoenen, kunt u inbrengen.

Verzekering gewaarborgd inkomen

Alleen het deel van de premie dat economische invaliditeit dekt, zijn beroepskosten. Bijkomende verzekeringen voor hospitalisatie of bijzondere diensten (ziekenvervoer, gezinshulp…) zijn niet aftrekbaar.

Lidgelden

Lidgelden van een beroepsvereniging, vakbondsbijdragen… zijn maar beroepskosten als er een directe band is met uw professionele activiteit. Het lidgeld van een serviceclub mag u niet inbrengen.

Huur tweede woning

Als uw werkgever u verplicht dichter bij het werk te wonen of u er zelf voor kiest om zo een abnormaal lange en moeilijke dagelijkse pendel te vermijden, dan zijn de kosten voor dat tweede huis of appartement beroepskosten. Maar daarover zijn al veel geschillen voor de rechtbank gebracht.

Een trend in de rechtspraak is dat dubbele kosten - zoals de huur van een tweede woning dichter bij uw werk in combinatie met leningskosten voor de gewone woonplaats - aftrekbaar zijn. Maar kosten die u maakt in de ene woning, maar bespaart in de andere, omdat u daar niet aanwezig bent (zoals water, gas en elektriciteit) mogen niet mee afgetrokken worden.

 

 

De juiste codes

Als u uw werkelijke beroepskosten wil inbrengen, moet u het totaalbedrag invullen op uw aangifte. Voor werknemers moet dat in vak IV bij de code 1258/2258. Voor de overige beroepsgroepen moeten die in deel II van de belastingaangifte. Bedrijfsleiders vervolledigen in vak XVI de code 1406/2406, zelfstandigen met winst de code 1606/2606 in vak XVII en vrije beroepers de code 1657/2657 in vak XVIII. Ook al moet u op uw belastingaangifte alleen het totaalbedrag van uw beroepskosten vermelden, toch moet u altijd kunnen verantwoorden hoe u aan dat bedrag gekomen bent. U doet er goed aan een detail van de berekening mee te sturen bij uw aangifte. Zo vermijdt u bijkomende vragen.

 

PwC
Lees meer

Gesponsorde inhoud