Netto Het antwoord op al uw geldvragen
Advertentie
Advertentie

Optimaliseer uw werkelijke beroepskosten

Wie zijn werkelijke beroepskosten wil inbrengen, heeft er alle belang bij om alle mogelijke kosten te kennen. De meest voorkomende kostenposten op een rij.
©Klaas Verplanke

Als uw werkelijke beroepskosten hoger zijn dan de forfaitaire kosten, is het voordeliger te kiezen voor de aftrek van de werkelijke kosten. U moet wel kunnen bewijzen dat u die kosten werkelijk hebt gemaakt en zelf betaald.

Let wel, kosten die uw werkgever terugbetaalt, mag u niet inbrengen. Dat geldt zowel voor de terugbetaling van een specifieke kost als voor een forfaitaire kostenvergoeding, zoals een representatievergoeding.

Wat zijn de meest voorkomende kostenposten?

1. Werkverkeer

Wat u voor de dagelijkse pendel van en naar het werk kunt inbrengen, hangt af van het vervoermiddel.

  • Eigen wagen

Rijdt u met uw eigen wagen, die van uw ouders of van uw partner waarmee u getrouwd bent of wettelijk samenwoont? U moet voor de dagelijkse pendel een forfait van 15 cent per kilometer gebruiken. Alleen de intresten op een autolening en eventueel een carkit-installatie kunnen daar nog bovenop komen.

Er is geen kilometerbeperking en u hoeft niet het kortste traject te nemen. Het moet de ‘normale’ weg zijn, rekening houdend met de afstand, de verkeersdrukte, de aard van de weg en de duur van de verplaatsing. Als u bijvoorbeeld tijdens de middagpauze thuis gaat eten, dan mag u dat traject meerekenen. Een omweg om de kinderen naar school te brengen is geen woon-werkverkeer, maar een privéverplaatsing.

U berekent uw beroepskosten volgens de formule: 0,15 euro per kilometer x aantal kilometers van een enkel traject x het aantal trajecten per dag x het aantal werkdagen voor dat jaar.

  • Bedrijfswagen

Ook als u kosteloos een bedrijfswagen van uw werkgever of vennootschap ter beschikking krijgt, mag u 15 cent per kilometer inbrengen. Maar er is een plafond: de beroepskosten mogen nooit meer bedragen dan het belastbare voordeel van alle aard (waarop de belasting voor het privégebruik wordt berekend), verhoogd met een eventuele eigen bijdrage voor het privégebruik.

  • Motor

U mag kiezen tussen het all-inkostenforfait van 15 cent per kilometer (geplafonneerd tot 100 kilometer per enkele rit), vermeerderd met de volledige financieringskosten, of 100 procent van uw werkelijke kosten. Dat zijn onder meer de brandstofkosten, de verkeersbelasting, de verzekeringskosten, kosten voor onderhoud en herstelling, kosten voor specifieke en beschermende motorkleding, een motorslot en een koffer. De gebruikelijke afschrijvingstermijn voor een nieuwe motor bedraagt vijf jaar (3 jaar voor een tweedehandsmotor), die voor de uitrusting 3 jaar.

  • Openbaar vervoer

De prijs van een trein-, tram- of busabonnement is volledig aftrekbaar. U kunt ook gaan voor het all-inkostenforfait van 15 cent per kilometer, geplafonneerd tot 100 kilometer per enkele rit.

  • (Bedrijfs)fiets

U hebt de keuze tussen een kostenforfait van 24 cent per kilometer of de werkelijk gemaakte kosten. Dat zijn onder meer onderhouds- en herstellingskosten, de afschrijving van uw fiets (minstens 3 en doorgaans 5 jaar), een helm, fietskledij, (hand)schoenen, slot, financieringen en pechverhelping. Dat geldt ook voor een bedrijfsfiets, op voorwaarde dat de werkgever het onderhoud niet op zich neemt. Weet dat een eventuele fietsvergoeding tot 24 cent per kilometer belastingvrij blijft als u uw werkelijke beroepskosten bewijst.

  • Te voet

Als u naar het werk wandelt, mag u 15 cent per kilometer inbrengen, eveneens beperkt tot een – theoretische – afstand van 100 kilometer. Eerder ongebruikelijk, maar ook hier kunt u ervoor kiezen uw werkelijke kosten (zoals schoenen en een regenjas) voor 100 procent in te brengen.

  • Taxi

Taxikosten zijn voor 75 procent aftrekbaar.

2. Professionele verplaatsingen

Rijdt u voor uw werk naar klanten, een vergadering buiten het kantoor of een externe opleiding? Ook voor professionele verplaatsingen tijdens de werkuren hangen de beroepskosten af van het vervoermiddel.

  • Eigen wagen

De intresten op een autolening en de mobilofoonkosten mag u voor 100 procent inbrengen. Voor de overige kosten hangt het aftrekpercentage af van de CO₂-uitstoot van uw wagen. Dat is nieuw vanaf deze belastingaangifte. Het gaat onder meer over de afschrijving van uw auto (doorgaans op 5 jaar), de verzekeringspremie, de brandstof- en onderhoudskosten, de verkeersbelasting, de parkeerkosten, de technische controle, carwash, huur of afschrijving van een staanplaats/garage, de sleepkosten en de pechverhelping.

Het aftrekpercentage wordt berekend volgens de formule: 120 procent – (0,5 procent x coëfficiënt x aantal gram CO₂ per kilometer). De coëfficiënt bedraagt 1 voor (hybride) voertuigen met een dieselmotor, 0,90 voor voertuigen op aardgas met een fiscale pk lager dan 12, en ten slotte 0,95 voor alle andere voertuigen. Voor elektrische wagens (0 gram CO₂) bedraagt de aftrek 100 procent. Voor vervuilende wagens met een uitstoot van 200 gram CO₂/km of meer wordt de aftrek beperkt tot 40 procent. Voor voertuigen aangekocht vóór 1 januari 2018 is er een overgangsregeling en blijft de aftrek minimaal op 75 procent.

Rijdt u met een zogenaamde stekkerhybride of plug-inhybride die aangekocht, geleased of gehuurd is na 1 januari 2018? Er wordt soms gesproken van valse hybrides, omdat de CO₂-uitstoot op papier doorgaans een stuk lager ligt dan de werkelijke emissie. Concreet gaat het hier om oplaadbare hybrides met een batterij die een energiecapaciteit heeft van minder dan 0,5 kWh per 100 kg van het wagengewicht, of een officiële CO₂-uitstoot van meer dan 50 gram per kilometer. Voor die wagens geldt vanaf deze belastingaangifte de CO₂-uitstoot van het overeenstemmende niet-hybride model met dezelfde brandstof. Er wordt met andere woorden abstractie gemaakt van de batterij. Bestaat er geen overeenstemmend voertuig met uitsluitend een diesel- of benzinemotor? Dan wordt de uitstootwaarde van de plug-inhybridewagen met 2,5 vermenigvuldigd. De Federale Overheidsdienst Financiën heeft een lijst gepubliceerd met valse hybrides en de CO₂-uitstoot van het (eventuele) overeenstemmende voertuig.

  • Bedrijfswagen

U mag geen autokosten voor professionele verplaatsingen inbrengen. Als u een bedrijfswagen zonder tankkaart hebt, kunt u wel de brandstofkosten inbrengen.

  • Motor

U mag de werkelijke kosten voor 100 procent inbrengen (zie woon-werkverkeer).

  • Openbaar vervoer

Losse tickets voor trein, tram of bus zijn volledig aftrekbaar.

  • (Bedrijfs)fiets

Voor professionele verplaatsingen mag u de werkelijke kosten voor 100 procent inbrengen (zie woon-werkverkeer).

  • Te voet

U mag alle werkelijke beroepskosten inbrengen.

  • Taxi

Taxikosten zijn voor 75 procent aftrekbaar.

3. Kantoor

  • Het gebouw

Een kantoor, winkel of bedrijfsgebouw is een beroepskost. Eigenaars kunnen (een deel van) de onroerende voorheffing, de gemeente- en provinciebelastingen en de intresten van een hypothecaire lening inbrengen. De prijs van het gebouw mag over 33 jaar worden afgeschreven, de grond niet. Bijkomende kosten, zoals notariskosten, architectenhonoraria en registratiebelasting, mag u ofwel in één keer als aftrekbare beroepskosten opnemen, ofwel mee afschrijven met het gebouw. Huurders kunnen (een deel van) de betaalde huur inbrengen, op voorwaarde dat de huurovereenkomst een professioneel gebruik toelaat. Gebruikt u een deel van uw gezinswoning als kantoor? U moet de kosten uitsplitsen in een privé- en een beroepsgedeelte, volgens de verhouding tussen de oppervlakte van uw kantoor en de totale oppervlakte van uw woning.

  • Kantoorbenodigdheden

Kleine kantoorbenodigdheden, zoals papier, schrijfgerei, onderhoudsproducten, telefoon- en internetkosten… mag u integraal inbrengen. Computers, software, smartphones en meubilair moet u afschrijven, doorgaans tegen 33 procent per jaar.

  • Andere kosten

Voorbeelden zijn premies voor een brand- en diefstalverzekering, verwarming, elektriciteit, water en onderhoud. Voor specifieke beveiligingskosten is er een verhoogde aftrek van 120 procent voor zelfstandigen en vrije beroepers. Ook hier is er een beperking in verhouding tot de oppervlakte en moet u de uitsplitsing maken tussen het privé- en het beroepsgedeelte.

Werkt u door de coronacrisis van thuis uit en ontvangt u van uw werkgever een forfaitaire thuiswerkvergoeding? U kunt diezelfde kosten niet langer aftrekken in uw aangifte. U moet de ontvangen forfaitaire vergoeding in mindering brengen van de beroepskosten.

4. Personeel

De kosten voor personeel, jobstudenten, een meewerkende echtgenoot… mag u integraal inbrengen. Het gaat onder meer om bezoldigingen, sociale lasten, werkgeversbijdragen en -premies voor aanvullende verzekeringen, pensioenpremies en RSZ-bijdragen.

5. Honoraria

De honoraria van een fiscaal adviseur, boekhouder, accountant of advocaat mag u alleen inbrengen als er een link is met uw beroepsactiviteiten.

6. Restaurant

Een zakendiner is voor 69 procent aftrekbaar.

7. Vakliteratuur

Alleen als er een direct verband is met uw beroep mag u de aankoop van boeken, tijdschriften, magazines… inbrengen. In de praktijk wordt de aftrek van kranten vaak verworpen.

8. Bijkomende opleiding

Een bijkomende opleiding, studiereis, buitenlands congres en seminarie kunt u inbrengen, op voorwaarde dat er een link is met uw huidige beroepsactiviteit. Een opleiding die een carrièreswitch mogelijk maakt, zal de fiscus verwerpen.

9. Reclame en sponsoring

De kosten voor reclameartikelen zoals balpennen, aanstekers, agenda’s, kalenders… zijn volledig aftrekbaar. Dat geldt ook voor sponsoringkosten en abonnementen voor sportieve of culturele manifestaties.

10. Receptiekosten

Receptiekosten zijn de kosten voor een traiteur, dranken en voedingswaren, bloemen, loon voor receptiepersoneel… Ze moeten dienen voor de ontvangst van bijvoorbeeld (potentiële) klanten, leveranciers en zakenrelaties. U mag ze volgens de algemene regel maar voor de helft inbrengen.

Om de evenementensector een duwtje in de rug te geven tijdens de coronacrisis zijn receptiekosten gemaakt tussen 8 juni 2020 en 31 december 2020 voor 100 procent aftrekbaar. Let op, die hogere aftrek geldt niet voor relatiegeschenken zoals wijn en pralines.

11. Giften in de strijd tegen corona

Uitzonderlijk zijn giften in natura van ondernemers, handelaars of vrije beroepers aan zorginstellingen aftrekbaar als beroepskosten. Het moet gaan om medische hulpmiddelen en beschermingsmiddelen, zoals beademingstoestellen, mondmaskers, beschermingskledij en handgels. De giften aan, onder meer, ziekenhuizen, woonzorgcentra, rusthuizen en kinderdagverblijven moeten gedaan zijn tussen 1 maart en 31 juli 2020. Tegelijk zijn ook giften van computers aan Belgische scholen en universiteiten uitzonderlijk fiscaal aftrekbaar. Computers mogen geschonken zijn tussen 1 maart en 31 december 2020. De kosten moet u bewijzen met de aankoopfactuur of – bij zelf vervaardigde goederen – aan de hand van de kostprijs. De kostenaftrek kan niet gecumuleerd worden met de belastingvermindering voor giften.

Handig!


Wie zijn beroepskosten in kaart wil brengen, kan dat gemakkelijk met de rekenmodule
. U kunt er ook een document printen dat u vervolgens bij uw aangifte kunt voegen.

12. Specifieke beroepskleding

Specifieke beroepskleding, zoals een toga voor een advocaat, een verpleegstersschort, een veiligheidshelm of –schoenen, kunt u inbrengen. Gewone stadskleding zal de fiscus nooit aanvaarden als beroepskosten.

13. Verzekering gewaarborgd inkomen

Alleen het deel van de premie dat economische invaliditeit dekt, zijn beroepskosten. Bijkomende verzekeringen voor hospitalisatie of bijzondere diensten (ziekenvervoer, gezinshulp…) zijn niet aftrekbaar.

14. Lidgelden

Lidgelden van een beroepsvereniging, vakbondsbijdragen… zijn maar beroepskosten als er een rechtstreekse band is met uw professionele activiteit. Het lidgeld van een serviceclub mag u niet inbrengen.

15. Huur tweede woning

Als uw werkgever u verplicht dichter bij het werk te wonen of als u er zelf voor kiest om op die manier een abnormaal lange en moeilijke dagelijkse pendel te vermijden, dan zijn de kosten voor dat tweede huis of appartement beroepskosten. Een trend in de rechtspraak is dat dubbele kosten - zoals de huur van een tweede woning dichter bij uw werk in combinatie met leningskosten voor de gewone woonplaats - aftrekbaar zijn. Maar kosten die u maakt in de ene en uitspaart in de andere woning (zoals voor water, gas en elektriciteit) mogen niet mee worden afgetrokken.

De juiste codes

Als u uw werkelijke beroepskosten wil inbrengen, dan moet u het totaalbedrag invullen op uw aangifte. Voor werknemers moet dat in vak IV bij code 1258/2258.

Voor de overige beroepsgroepen moeten die in een deel II van de belastingaangifte. Bedrijfsleiders vervolledigen in vak XVI de code 1406/2406, zelfstandigen met winst de code 1606/2606 in vak XVII en vrije beroepen de code 1657/2657 in vak XVIII.

Ook al moet u op uw belastingaangifte alleen het totaalbedrag van uw beroepskosten vermelden, toch moet u altijd kunnen verantwoorden hoe u aan dat bedrag gekomen bent. U doet er goed aan spontaan een detail van de berekening mee te sturen bij uw aangifte.

Gesponsorde inhoud

Gesponsorde inhoud