Netto Het antwoord op al uw geldvragen

Bespaar tijd en geld met een aangetekende mail

Een aangetekende zending kan sinds kort zowel een brief als een e-mail betekenen. Een aangetekende mail heeft dezelfde juridische waarde als een aangetekende brief. Hoe gaat dat in zijn werk?
Een e-mail kan intussen dezelfde juridische status als een aangetekende brief hebben, maar dan hebben we het niet over een doorsnee mail. ©Photo News

Meer dan waarschijnlijk heeft uw telecomoperator of energieleverancier u al gevraagd of u nog langer papieren rekeningen wilt ontvangen. Door enkel via mail met u te corresponderen besparen ze geld. Bovendien verloopt de communicatie zo sneller.

Zolang het gaat over rekeningen of een afspraak over het bezoek van de meteropnemer, werken e-mails perfect. Maar wat als u enkele betalingsherinneringen hebt genegeerd en uw leverancier u een aangetekende aanmaning wilt sturen?

Ook dat kan tegenwoordig. Een e-mail kan intussen dezelfde juridische status als een aangetekende brief hebben, maar dan hebben we het niet over een doorsnee mail. De authenticiteit van de inhoud en de identiteit van de verzender en de ontvanger moeten gewaarborgd worden. De standaard ontvangstbevestiging van e-mailprogramma’s voldoet daar niet aan. Om in het geval van een geschil e-mails als bewijsstukken te kunnen aanvoeren, moeten door derden digitale waarmerken worden toegevoegd die de identiteit van de verzender en de ontvanger en het tijdstip van verzending en ontvangst garanderen.

In België bieden de bedrijven IPEX en Connect Solutions die diensten al aan, zij het via verschillende systemen.

Van mailbox naar mailbox

De dienst Digitaal aangetekend van het bedrijf IPEX werkt volgens het systeem van mailbox naar mailbox. Als u over meerdere mailadressen beschikt hoeft dat volgens Nathan Vanharen, sales director van het bedrijf, niet per se tot verwarring te leiden. ‘Het bedrijf dat de aangetekende mail verstuurt, doet dat naar het adres dat de klant in zijn gebruikersprofiel heeft gezet en dat ook voor alle andere communicatie wordt gebruikt.’

Hoe gaat het in zijn werk? In het e-mailprogramma van de verzender wordt met een plug-in een extra toets ‘Aangetekend mailen’ toegevoegd. Vinkt de verzender dit symbool aan, dan vertrekt het bericht via de server van Digitaal aangetekend naar de mailbox van de geadresseerde.

Als ontvanger krijgt u eerst een e-mail met de vraag of u een aangetekende zending wilt binnenhalen. Klikt u op de bevestigingsbox, dan krijgt u de e-mail toegestuurd. Het bericht staat geregistreerd op een server van Digitaal aangetekend en is gekoppeld aan een verzendings- en ontvangstdatum. De verzender krijgt ook te zien of de ontvanger al dan niet het bericht heeft geopend.

De ontvanger kan ook gevraagd worden zich met een digitale handtekening akkoord te verklaren met de inhoud van de aangetekende zending. Daarvoor gebruikt hij een code die hem via mail wordt gestuurd.

©Mediafin

Via een platform

Bij de dienst Aangetekende.email van Connect Solutions verloopt het versturen van berichten via een digitaal platform, waarop zowel de verzender als de ontvanger geregistreerd moeten zijn. De verzender logt zich met zijn eID in op het platform, stelt zijn bericht op en ondertekent het met zijn eID. Aangetekende.email plaatst een elektronisch zegel en tijdstempel op het bericht als bewijs van verzending. De verzender kan het bericht inclusief zegel en tijdstempel downloaden.

De geadresseerde krijgt een notificatie via e-mail, logt in op het platform met zijn eID en ondertekent het bericht voor ontvangst. Aangetekende.email plaatst een elektronisch zegel en tijdstempel op het bericht als bewijs van ontvangst.

‘Iedereen kan zich gratis op het platform registreren’, zegt Eddy Mommen, vennoot bij Aangetekende.email. ‘Na de registratie hebben de gebruikers toegang tot het adresboek waarin alle gebruikers zijn opgenomen. Willen ze een aangetekende zending sturen naar een mailadres dat niet in de lijst staat, dan kunnen ze die man of vrouw uitnodigen om zich te registreren.’ Overigens kunnen zowel bedrijven als particulieren aangetekende mails versturen. Denk in het geval van particulieren bijvoorbeeld aan het opzeggen van een huurcontract.

Juridische waarde

De Belgische wet maakt bij een aangetekende mail een onderscheid tussen gewone en gekwalificeerde diensten. Het verschil tussen beide is dat die laatste onderworpen zijn aan een diepgaande doorlichting en op basis daarvan zijn goedgekeurd door de FOD Economie.

Een aangetekende e-mail kost minder dan een euro per mail, een stuk goedkoper dan de papieren zendingen via Bpost.

Aangetekende.email heeft onlangs het label van gekwalificeerde vertrouwensdienst in de wacht gesleept. Een aangetekende e-mail via dat platform heeft daarmee dezelfde juridische waarde als een aangetekende brief via de post en kan nooit ter discussie staan als bewijsstuk in de rechtbank.

Digitaal aangetekend heeft tot op heden slechts de status van gewone vertrouwensdienst, maar werkt aan een erkenning als gekwalificeerde vertrouwensdienst. Een aangetekende zending via dit platform heeft niet dezelfde juridische waarde als een papieren zending, maar mag wel niet geweigerd worden als bewijsstuk in de rechtbank. Een dergelijke zending verhoogt wel het risico op discussie, waarbij de verzender om extra bewijzen omtrent de echtheid kan worden gevraagd.

De tarieven van de twee bedrijven zijn lager dan een euro per e-mail, wat een stuk goedkoper is dan de papieren aangetekende zendingen bij Bpost.

Lees verder

Advertentie
Advertentie

Gesponsorde inhoud