(tijd) – E-mail lijkt op papier een zegen voor kantoorwerkers. Gedaan met wachten op brieven die in de post blijven steken, gedaan ook met telefoontjes die je storen tijdens een belangrijke vergadering. Maar die efficiëntie komt niet vanzelf, net zoals bij veel andere computertoepassingen loont het om te 'leren' e-mailen. Wil je je efficiëntie opnieuw opkrikken? Volg dan onze tips:
1. Filter
Bij het doorlopen van je inbox stoot je wellicht vaak op dezelfde soorten berichten die je telkens wist, in een apart mapje bewaart om later te lezen of doorstuurt naar een collega. Dat kan je automatiseren: elk modern e-mailprogramma beschikt over een krachtige reeks filters die binnenkomende mails sorteren nog voor je ze te zien krijgt.
De selectie gebeurt op basis van alle mogelijke criteria: mails die als 'belangrijk' gemarkeerd staan, van een bepaalde afzender of met bepaalde woorden in het onderwerp. Maak voor elk soort bericht een aparte filter aan. Heb je je ingeschreven op een of meerdere discussiegroepen, laat de berichten daarvan dan op een apart e-mailadres toekomen. Zo blijft je inbox mooi opgeruimd en verlies je het overzicht niet. Door met aparte mapjes te werken maak je het jezelf ook makkelijker om berichten achteraf teug te vinden.
2. Investeer in een goede anti-spam filter
Spam is natuurlijk de grootste tijdverslinder die je in je inbox kan tegenkomen. Het probleem is zo groot dat er letterlijk honderden oplossingen bestaan. Geen enkele is perfect, maar sommigen zijn een stuk efficiënter dan andere. Je kan kiezen voor software die je aan je mailprogramma toevoegt (zoek op 'antispam' en de naam van je mailprogramma) of een oplossing die bij je provider draait. Sommige webmaildiensten als Hotmail en Gmail bieden standaard een antispamoplossing aan.
3. Hou je inbox leeg
Eens je alle 'voorspelbare' mails hebt weggefilterd is het een zaak van de mails die nog in je inbox belanden niet te laten opstapelen. Een vuistregel is dat mails die je binnen de twee minuten kunt beantwoorden best onmiddellijk van een reply voorziet. Daarna klasseer je het bericht in een apart mapje of wis je het als je geen verdere opvolging verwacht. Op die manier zou je inbox eigenlijk nooit mails mogen bevatten.
4. Zorg dat je je mails kan doorzoeken
Zelfs met een goed georganiseerd mappensysteem kan het toch nog gebeuren dat je op zoek moet naar een specifiek bericht. In principe kan dat via de ingebouwde zoekfunctie van je mailprogramma, maar die is niet altijd even eenvoudig, snel of correct. Een oplossing is een stukje software als Google Desktop dat op de achtergrond een index van je e-mailberichten bijhoudt. Zoeken gaat snel en eenvoudig, net zoals we dat van Google gewoon zijn.
5. Check je mail niet te vaak
Het klinkt logisch: hoe sneller je een mail onder ogen krijgt, hoe sneller en efficiënter je hem kan beantwoorden. Toch is het geen goed idee om pakweg om de 2 of 3 minuten je pc te laten zoeken naar nieuwe berichten. Elke melding zorgt immers voor een korte werkonderbreking. Een mail lezen en beantwoorden duurt misschien maar een minuut, maar ondertussen ben je wel je draad kwijt. Volgens Britse onderzoekers duurt het gemiddeld 64 seconden om je opnieuw te concentreren.
Veel slimmer is het om Outlook of Mail helemaal niet te laten waarschuwen wanneer er een nieuwe mail is toegekomen. Werk eerst een taak af en trek dan een paar minuten uit om je mails te checken en te beantwoorden, zonder dat je andere werk er onder lijdt. Met een beetje geluk heeft dat 'dringend probleem' dan zichzelf al opgelost.
6. Bel
Zo slecht is die goede oude telefoon nu ook weer niet. Vaak ben je sneller geholpen door een collega of zakenpartner even op te bellen, zeker wanneer je een meeting moet beleggen of feitelijke informatie wil checken. Eén telefoontje is bijna altijd efficiënter dan een resem over en weer gestuurde e-mails.
