Netto Het antwoord op al uw geldvragen

Zorg dat uw thuiswerk goed geregeld is

Door de coronacrisis werken we massaal van thuis uit. De overgang is vaak in zeven haasten gebeurd. Als we van thuiswerk een blijver willen maken, moet mogelijk orde op zaken worden gesteld.
©Filip Ysenbaert

Het thuiswerken waar velen door de coronacrisis toe gedwongen werden, smaakt naar meer. Zowel werknemers als werkgevers zien enkele voordelen. De werknemer vermijdt vaak filestress en kan werkuren en privétijd beter combineren. De werkgever kan kosten besparen, omdat de kantoorruimte kan worden beperkt en de verplaatsingskosten dalen.

Maar voor we de stap zetten van de huidige gedwongen situatie naar structureel thuiswerk moeten enkele zaken op orde worden gezet. Dat gaat van het aanpassen van de arbeidsovereenkomst over duidelijke afspraken voor werktijden tot de vergoeding voor het ‘thuiskantoor’.

Wat moet aan mijn contract veranderen?

Voor telewerk op regelmatige basis - het structureel telewerk - bestaat sinds 2005 een wetgevend kader. Op basis daarvan is voor structureel telewerk een schriftelijk document vereist. Dat kan gaan om een schriftelijke overeenkomst bij de start van een betrekking als telewerk als een deel van de functie wordt gezien. Maar het kan ook om een wijziging van de arbeidsovereenkomst gaan als telewerk aanvankelijk niet in het contract stond. Op veel werknemers die na de coronacrisis blijven telewerken, is die tweede optie van toepassing.

Deze zaken moeten in de arbeidsovereenkomst van telewerkers staan:

- de frequentie van het thuiswerk en de dagen of uren waarop van thuis uit wordt gewerkt.
- de periodes waarin de telewerker bereikbaar moet zijn en over welke kanalen.
- de afspraken over de vergoeding van de kosten.
- de plaats(en) en de tijdstippen die de telewerker kiest voor zijn werk.
- de afspraken over de technische ondersteuning om zo vlekkeloos mogelijk te kunnen werken.

Op welke tijdstippen moet ik mijn uren presteren?

Als u thuis werkt, geldt dezelfde arbeidsduurregeling als op kantoor. Tegelijk geldt voor structureel telewerk als algemeen principe dat het normale werkrooster niet van toepassing is. Als daar verder geen afspraken over bestaan, kunt u uw werktijd in ruime mate zelf organiseren. Het kan dat u een vroege vogel bent en ’s ochtends liefst zo snel mogelijk begint te werken om een deel van de namiddag vrij te hebben.

Maar u kunt ook een job uitoefenen waarvoor u tussen 9 en 17 uur op post moet zijn. In dat geval zijn daar met uw werkgever afspraken over gemaakt en bent u verplicht uw uren in dat tijdsbestek te presteren.

Kan mijn werkgever mijn thuiswerk controleren?

Het controleren van telewerkers werpt al snel vragen over privacy op. Zo is het voor een werkgever niet mogelijk werknemers die thuiswerken met een webcam te controleren. Andere zaken kunnen wel. Zo kan u worden gevraagd elke dag op een bepaald uur in te loggen op het bedrijfssysteem. Maar er kan ook worden gevraagd aan het begin of aan het einde van de werkdag te rapporteren over het gepresteerde werk of over de tijdsbesteding van de afgelopen of vorige dag.

Organiseer ik zelf een ‘thuiskantoor’ of moet mijn werkgever dat doen?

In de meeste gevallen neemt de werkgever de laptop, de mobiele telefoon en de internetverbinding voor zijn rekening. Als u de apparatuur voor privédoeleinden mag gebruiken, wordt dat wel als een voordeel alle aard (VAA) worden beschouwd.

De forfaitaire bedragen van het VAA zijn:

> 6 euro per maand voor een pc, laptop en randapparatuur.
> 5 euro per maand voor internet of mobiele data.
3 euro per maand voor tablet, smartphone of gsm.
4 euro per maand voor een telefoonabonnement.

Dat eigen gebruik maakt deel uit van uw loon, wat betekent dat u daarop RSZ en belastingen betaalt.

‘We krijgen ook meer vragen over de ergonomie van het thuiswerken: moet een extra scherm of een externe computermuis ter beschikking worden gesteld,'
Sarah De Groof
Acerta

Intussen heeft de rulingdienst van de FOD Financiën duidelijk gesteld welke vergoeding werknemers tijdens hun uitzonderlijk coronathuiswerk vrij van belasting en vrij van RSZ-bijdragen mogen ontvangen voor andere kosten. Het gaat om een forfaitair bedrag van maximaal 129,48 euro per maand om de uitgaven voor verlichting, verwarming, papier en andere kantoorbenodigdheden te dekken. 972 ondernemingen hebben bij de rulingdienst een aanvraag ingediend om die kostenvergoeding te betalen. Dat is een kleine stormloop als je dat aantal vergelijkt met de 1.216 aanvragen die vorig jaar voor alle materies samen - personenbelasting, vennootschapsbelasting, btw en successierechten - zijn ingediend.

‘Vanuit de bedrijven kwam de vraag of de vergoeding kon worden toegekend bij de afbouw van volledig naar gedeeltelijk telewerk’, zegt Steven Vanden Berghe, de voorzitter van de rulingcommissie. ‘Dat kan zolang op structurele basis minimaal vijf dagen per maand van thuis uit wordt gewerkt.’ De vergoeding wordt niet in verhouding gezet tot het aantal thuiswerkdagen en kan dus ongeacht het aantal dagen 129,48 euro bedragen.

De aanvraag van de corona-onkostenvergoeding is een versnelde maar tijdelijke procedure. De regeling is van toepassing zolang de adviezen van de Nationale Veiligheidsraad van kracht zijn. ‘Zodra we in het ‘nieuwe normaal’ terechtkomen, wordt met een nieuwe rulingaanvraag dossier per dossier en functie per functie bekeken welke vergoedingen als kosten eigen aan de werkgever kunnen worden toegekend’, zegt Vanden Berghe. ‘Zoals in klassieke dossiers voor kosten eigen aan de werkgever wordt gekeken naar de jobinhoud en het aantal dagen telewerk om de vergoeding te bepalen.’

Naast het forfaitair bedrag is het mogelijk een onkostenvergoeding te betalen die 10 procent van het brutoloon bedraagt. De vergoeding staat in verhouding tot het aantal dagen dat van thuis uit wordt gewerkt.


Boven op de vergoeding voor algemene kosten kan de werkgever een vergoeding geven voor het professionele gebruik dat de werknemer maakt van zijn eigen laptop en internetaansluiting. Het gaat telkens om 20 euro. Op die kostenvergoedingen worden geen RSZ en belastingen betaald. ‘Onkostenvergoedingen zijn altijd mogelijk geweest,’ zegt Sarah De Groof, juridisch adviseur bij de hr-dienstenbedrijf Acerta. ‘Maar ze zijn niet verplicht en voor de coronacrisis werden ze eerder als pasmunt gezien om telewerk ingang te doen vinden. Nu werken veel werknemers gedwongen van thuis uit en is er weinig budgettaire ruimte bij werkgevers, waardoor de vraag naar onkostenvergoedingen minder aan de orde is.’

De Groof merkt dat stilaan meer vragen binnenlopen over de onkostenvergoedingen nu telewerk steeds structureler wordt. ‘Toch gaat het vaak om de vraag wat moet gebeuren om geen onkostenvergoeding te betalen’, stelt ze vast. ‘We krijgen ook meer vragen over de ergonomie van het thuiswerken: moet een extra scherm of een externe computermuis ter beschikking worden gesteld, moet de thuiswerker een bureaustoel geleverd krijgen...’

Naast het forfaitair bedrag is het mogelijk een onkostenvergoeding te betalen die 10 procent van het brutoloon bedraagt. De vergoeding staat in verhouding tot het aantal dagen dat van thuis uit wordt gewerkt. Voor een voltijdse werknemer die één dag per week van thuis uit werkt, bedraagt de kostenvergoeding 2 procent van het brutomaandloon.

129,48 euro
maandelijks forfait
Bij het verplichte thuiswerk wegens de coronamaatregelen kon enkel worden gebruikgemaakt van het maandelijks forfait van 129,48 euro’, zegt Saskia Lombaerts, directeur bij het accounting- en consultingbedrijf Moore.


De RSZ aanvaardt die 10 procent als vrijgestelde kostenvergoeding, maar de fiscus zit niet op dezelfde lijn. Het hangt dus af van het akkoord met de rulingcommissie van de FOD Financiën of daar belasting op betaald wordt.
‘Die 10 procent omvat alle telewerkkosten’, zegt Veerle Michiels, juridisch adviseur van de hr-dienstengroep SD Worx. ‘Het gaat niet alleen om de kosten voor verwarming, verlichting en onderhoud, maar ook om kosten voor het gebruik van apparatuur, bureau- en ander materiaal zoals inkt en papier, en communicatie- en internetkosten.’

‘Bij het verplichte thuiswerk wegens de coronamaatregelen kon enkel worden gebruikgemaakt van het maandelijks forfait van 129,48 euro’, zegt Saskia Lombaerts, directeur bij het accounting- en consultingbedrijf Moore. ‘Alleen als de werknemer voordien een kostenvergoeding van 10 procent van zijn brutoloon ontving, mocht die werkwijze verder worden toegepast. Beide manieren van terugbetaling zijn dus mogelijk en kunnen permanent worden. Uiteraard moet een onderneming consequent zijn en hetzelfde systeem aanhouden voor iedereen.’

Kunnen kosten die u voor uw thuiswerk maakt in de belastingaangifte worden opgenomen?

De kosten die u maakt om een inkomen te krijgen of te behouden mag u van uw belastbaar beroepsinkomen aftrekken. Voor werknemers, zelfstandigen die winst maken, bedrijfsleiders en vrije beroepers is het alleen zinvol de werkelijke beroepskosten aan te tonen als ze hoger uitkomen dan het wettelijke kostenforfait. U zult dus altijd de berekening moeten maken.

De hoogte van dat forfait hangt af van uw beroepsactiviteit. Voor werknemers en zelfstandigen met winst kan het forfait oplopen tot 4.880 euro (bedrag voor inkomstenjaar 2020). Bovendien moet u de werkelijke beroepskosten altijd kunnen staven met bewijsstukken.

U kunt niet uw hele elektriciteits- en verwarmingsfactuur fiscaal inbrengen: u moet de kosten beperken tot het beroepsmatig deel. ‘In principe gebeurt dat volgens de verhouding tussen de oppervlakte van het beroepsmatig gebruikte deel en de totale oppervlakte van uw woning’, zegt Bart Lombaerts van PwC Tax Consultants. ‘Maar u moet ook rekening houden met de gebruiksintensiteit. Als u slechts één dag per week thuiswerkt, moet u dat ook in rekening brengen. In tijden van corona kan dat uiteraard meer dan anders zijn. Het is mogelijk in overleg met de taxatieambtenaar een individueel akkoord te sluiten over het beroepsgedeelte van uw woning.’

Naast elektriciteit en verwarming kunt u ook andere kantoorkosten inbrengen: de uitrusting, de inrichting, benodigdheden.


Naast elektriciteit en verwarming kunt u ook andere kantoorkosten inbrengen: de uitrusting, de inrichting, benodigdheden... ‘Kosten voor zaken zoals kantoormeubilair, een pc, een rekenmachine en fotokopieertoestellen moeten over meerdere jaren afgeschreven worden. Andere zoals telefoonkosten, verzendingskosten, postzegels, kantoorbenodigdheden, papier en fotokopieën mogen integraal afgetrokken worden, voor zover ze aan de aftrekbaarheidsvoorwaarden voldoen’, zegt Maxime Duymelinck van PwC Tax Consultants.

Krijgt u tijdens de coronacrisis een tijdelijke maandelijkse onkostenvergoeding voor thuiswerk, dan is die tot 129,48 euro vrij van belasting en RSZ-bijdragen. Ook de eventuele kostenvergoeding van 20 euro per maand voor het gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement en een privécomputer zijn vrijgesteld van RSZ-bijdragen en belasting. ‘Als u zo’n belastingvrije forfaitaire onkostenvergoeding ontvangt, kunt u diezelfde kosten niet mee in aftrek nemen in uw aangifte. Een dubbel gebruik is niet toegestaan. Bewijst u toch uw werkelijke beroepskosten, dan moet u de ontvangen forfaitaire vergoeding van de werkelijke beroepskosten aftrekken’, zegt Lombaerts.

Verandert er iets voor mijn bedrijfswagen?

Voor bedrijfswagens verandert het structureel telewerk niets, ook al vermindert het gebruik van de bedrijfswagen. De CO-bijdrage ten laste van de werkgever en het voordeel alle aard voor de werknemer zijn niet afhankelijk van het aantal kilometers. Die CO-bijdrage en belastingen op het voordeel alle aard blijven verschuldigd, ook al staat de auto gewoon voor de deur.

Ben ik verzekerd voor arbeidsongevallen?

Sinds begin vorig jaar zijn telewerkers op dezelfde manier beschermd door de arbeidsongevallenverzekering als werknemers op kantoor. Belangrijk was dat er duidelijkheid kwam over het begrip ‘de weg van en naar het werk’. Pendelaars zijn gedekt door de arbeidsongevallenverzekering van hun werkgever als ze van of naar het werk pendelen en onderweg een ongeval hebben, ook als ze langs de school van hun kinderen rijden.

Telewerkers pendelen uiteraard niet naar het werk, maar moeten ook soms kinderen naar school of de crèche brengen voor ze aan het werk gaan. Ook zij zijn nu tijdens dat traject verzekerd. Dat geldt ook als u tijdens het thuiswerken van de trap valt of brandwonden oploopt door het morsen van hete koffie.

Lees verder

Advertentie
Advertentie

Gesponsorde inhoud