Haal het onderste uit uw mailbox

Uw e-mails beheren vanop een tablet gaat minder vlot dan op een pc. Een goede app kan dat verhelpen. ©rv

Hebt u ook een haat-liefdeverhouding met uw inbox? We kunnen niet zonder e-mail, maar tegelijk is het een bron van tijdverlies en stress. Tal van apps beloven orde te scheppen in de chaos van uw inbox. We pikken er een paar uit.

E-mail is zo oud als het internet, en in wezen is er al die tijd weinig aan het concept veranderd. Berichten komen chronologisch binnen en wachten geduldig in uw inbox tot u er iets mee doet. Best logisch, maar in de praktijk leidt een overvloed aan mails ertoe dat onze aandacht constant wordt afgeleid en dat we door de bomen het bos niet meer zien. Vooral op mobiele toestellen zijn klassieke mailprogramma's vaak erg onhandig. Gelukkig zijn er heel wat alternatieve 'e-mail clients' die u aan uw mailapplicatie kunt koppelen, en die kunnen helpen uw mailverkeer beter te organiseren.

InboxZero

Een ervan is de Belgische app InboxZero, ontwikkeld door het Belgische ICT-bedrijf EASI, die eerstdaags verkrijgbaar zal zijn in de App Store van Apple. De naam van de app verwijst naar het basisprincipe dat elke gelezen mail meteen uit uw inbox verdwijnt. Wanneer u de app voor de eerste keer gebruikt, is dat best wel even wennen. Het lijkt alsof uw mails in rook opgaan, maar in werkelijkheid worden ze automatisch gearchiveerd. Dat levert een 'schone' inbox op die alleen nog onbehandelde berichten toont.

Een tweede basisprincipe van InboxZero is dat u bij het aanklikken van een mail niet meteen de inhoud van die mail te zien krijgt, maar wel de conversatie waar hij deel van uitmaakt. Komt er bijvoorbeeld een mail binnen die een antwoord is op een lange conversatie die u eerder hebt gevoerd, dan zal de korte inhoud van die eerdere mails ook getoond worden. U kunt vanuit dat 'tussenmenu' eender welke mail selecteren om de volledige inhoud ervan te lezen.

De automatische archivering van mails gebeurt op verschillende manieren. InboxZero houdt bijvoorbeeld al uw mailconversaties bij, waarbij de software een onderscheid maakt tussen conversaties met personen en conversaties met bedrijven. Tijdens onze korte test werden organisaties soms als personen bestempeld, maar het omgekeerde kwam niet voor.

Een leuke vondst is ook dat mailconversaties worden getoond in de typische lay-out van chatapps, met gekleurde tekstballonnen die lezen als een gesprek. Daarnaast worden mails ook ondergebracht in een klassieke mappenstructuur, waarbij heel wat mappen door InboxZero vanzelf worden aangemaakt.

InboxZero is momenteel alleen beschikbaar op iOS en compatibel met Gmail. Het bedrijf werkt aan een versie voor Mac en aan de koppeling met andere mailprogramma's.

inboxzero.easi.net

Mailbox

Ook de gratis app Mailbox, die in handen is van de bekende cloudopslagdienst Dropbox, belooft uw e-mail sneller en overzichtelijker te maken. De app werd gemaakt op maat van mobiele gebruikers. Met veegbewegingen kunt u uw inkomende mails snel behandelen, zodat uw inbox snel leeg wordt gemaakt. Om een mail te archiveren of te verwijderen veegt u naar rechts. Om een herinnering in te stellen (en de mail op een later tijdstip te tonen) of uw mail toe te voegen aan een zelfgemaakte lijst veegt u naar links. Daarnaast is er de functie 'Help me dit leeg te maken' die enkele trucjes aanreikt om grote hoeveelheden mails in één keer op te schonen, bijvoorbeeld alle gelezen berichten of alle berichten met een ster archiveren.

Mailbox is verkrijgbaar op OS X, iOS en Android en werkt met Gmail- en iCloud-accounts.

mailboxapp.com

Inky

Inky probeert weer op een andere manier orde in de chaos te brengen. Deze app, die mails uit verschillende accounts kan samenbrengen, biedt een 'gefilterde inbox' aan die alleen uw echt persoonlijke berichten weergeeft, en geen reclame, nieuwsbrieven of updates van uw sociale media. Dat was aanvankelijk vernieuwend, maar Gmail heeft dat principe inmiddels overgenomen.

Bij Inky kunt u uw mails onder meer sorteren op relevantie. Bij elk bericht staat een inktdruppeltje dat blauwer kleurt naarmate de mail relevanter is. Andere sorteercriteria zijn tijdstip, onderwerp, bestandsgrootte of auteur. Een leuke optie is de mogelijkheid om memo's te maken: mails die u aan uzelf richt om u ergens aan te herinneren.

Inky is beschikbaar voor Mac, Windows en iOS (9,99 euro) en kan onder meer gekoppeld worden met Gmail, Yahoo Mail, Outlook en IMAP- en POP-accounts.

ninky.com

Cloudmagic

CloudMagic is een goed alternatief voor professionele gebruikers die mails uit verschillende accounts in één inbox willen samenbrengen op een mobiel toestel. De app is compatibel met Google, Yahoo, Exchange, Outlook, Office 365, iCloud en IMAP-accounts. Een belangrijke troef is dat u uw mails kunt exporteren naar diverse productiviteits- en notitieapps, zoals Evernote, OneNote of Wunderlist.

Heel veel toeters en bellen biedt CloudMagic niet, maar het design is aangenaam en de interface is makkelijk in het gebruik. U verwijdert of archiveert mails met een swipe naar rechts. Door enkele seconden te duwen opent u de edit-mode waarin u meerdere mails kunt selecteren. En ook hier kunt u herinneringsmails instellen.

CloudMagic komt het best tot zijn recht op Android, maar is ook beschikbaar op iOS.

Cloudmagic.com

ANALYSEER UW MAILNETWERK

Hebt u er enig idee van hoeveel mailcontacten u hebt, hoe intens de relatie met die contacten is, hoeveel mails u verstuurt en ontvangt, en hoeveel mails daarvan beantwoord worden? Klassieke mailprogramma's bieden die inzichten niet. De app Conspire kan u die antwoorden wel geven.

Zodra de app geopend is, geeft u aan welke e-mailaccounts geanalyseerd moeten worden. U moet daarbij telkens de toelating geven om uw data te verzamelen. Naast de eerder genoemde statistieken geeft Conspire inzichten in de responstijd (de gemiddelde tijd om mails te beantwoorden) van uzelf en van uw contacten. De app vertelt u ook met welke mensen u al een tijdje niet meer gemaild hebt.

Hoe meer mensen de app gebruiken, hoe beter Conspire wordt. Dan kan de app hele netwerken in kaart brengen en tonen hoe goed de relatie van uw contactpersonen met hun contacten is. De sociaalnetwerksite LinkedIn toont die netwerken ook, maar zegt er niet bij hoe hecht de relaties zijn.

Advertentie
Advertentie
Advertentie
Advertentie

Gesponsorde inhoud

Partner content