'Ik dacht dat ik in de middeleeuwen beland was'

Tania Dekens: 'Op het federale niveau wordt het echt moeilijk om nog te besparen. Lokaal is er wel nog iets mogelijk.' ©Jonas Roosens

Donderdag kennen we de nieuwe overheidsorganisaties van het jaar. Volgens Tania Dekens, de topvrouw van de vorige federale winnaar Famifed, kan de overheid even goed werken als het bedrijfsleven. 'Het ambtenarenstatuut heeft zelfs troeven.'

Famifed, de federale instelling die de uitbetaling van de kinderbijslag coördineert, heeft onlangs de prikklok afgeschaft. Gemakkelijk ging dat niet, zegt administrateur-generaal Tania Dekens (45). De argwaan was groot. 'Mensen waren bang voor de willekeur van hun chef. Merkwaardig genoeg kwam de meeste tegenstand van de dienstchefs. Die beseften dat ze meer verantwoordelijkheid moesten opnemen.'

Maar de scepsis is weggeëbd. Zeven op de tien ambtenaren zijn na twee maanden tevreden met de afschaffing. Dat vindt Dekens een succes. 'De flexibiliteit is toegenomen. De afdelingen hebben geleerd zich beter te organiseren.'

Het verhaal van de prikklok klinkt veel bedrijfsleiders archaïsch in de oren, maar voor Dekens was het een revolutionaire stap vooruit. Toen ze in 2012 aan de top kwam van Famifed, vond ze een organisatie waar alles, van facturen tot personeelszaken nog via papieren formulieren geregeld werd. 'Mensen moesten zelfs hun verlofaanvraag op een speciale kaart opschrijven. Wij hadden een chauffeur in dienst die het land rondreed om die kaarten op te halen. Ik dacht dat ik in de middeleeuwen beland was.' Dekens schafte alle paperassen af en ging voor een doorgedreven digitalisering. 'De overhead is drastisch verminderd, zodat we ons op onze kerntaak kunnen concentreren: het uitbetalen van de kinderbijslag.'

Die doorgedreven professionalisering overtuigde vorig jaar de jury om de prijs van de overheidsorganisatie van het jaar aan Famifed toe te kennen. Met als extra argument het feit dat Dekens die operatie had doorgevoerd in extreem moeilijke omstandigheden. Door de zesde staatshervorming is Famifed een organisatie die over enkele jaren zichzelf zal moeten opheffen, want de bevoegdheid gaat naar de deelstaten.

'We konden bij de pakken blijven zitten, maar we hebben ervoor gekozen proactief in te spelen op die overgang,' zegt Dekens. 'We hebben echt de leiding genomen in de overdracht van bevoegdheden.' Dat bleek nodig, want alhoewel de onderhandelaars in 2011 dachten dat de regionalisering van de uitbetaling op 1 januari 2016 rond kon zijn, bleek dat in de praktijk verre van evident. Er zijn 13 fondsen die het geld van Famifed aan de gezinnen uitbetalen. Die moeten zich radicaal hervormen om een antwoord te bieden op moeilijke vragen. Wat als de vier bevoegde overheden elk een apart tarief hanteren? Wat als Vlaanderen beslist nieuwkomers een wachttijd op te leggen? Wat doe je met ouders die beiden voor een internationale instelling werken? Dekens: 'De politiek dacht de klus snel te kunnen klaren, maar ze heeft de taak een beetje onderschat. Het zal bijvoorbeeld een enorme investering vergen om de acht verschillende softwareplatformen van de fondsen aan te passen. Als Vlaanderen beslist een vast bedrag per kind te betalen, wat op tafel ligt, is de software daar niet klaar voor.'

In Nederland zijn er 500 ambtenaren om de kinderbijslag uit te betalen, in België 1.800. Dat is toch hallucinant.

Tania Dekens: 'Dat ons systeem zo complex is, en nog complexer wordt, is een politieke keuze. Je kan de situatie in beide landen niet vergelijken. Maar in Nederland doen ze bijvoorbeeld geen enkele controle op fraude, terwijl wij daar heel nauwgezet mee bezig zijn. En ja, ze hebben de uitbetaling daar volledig gedigitaliseerd, maar ze zijn daar misschien te ver in gegaan. Voor kansarmen is een persoonlijke dienstverlening soms broodnodig. Die mensen vinden niet altijd hun weg in de elektronische formulieren.'

In hoeverre is het ambtenarenstatuut een hindernis om een performante overheidsorganisatie uit te bouwen?

Dekens: 'Ik vind dat geen grote handicap. Ja, een ambtenaar heeft bepaalde rechten, maar ook plichten. Uit onze evaluaties blijkt dat 5 procent van onze mensen uitzonderlijke goed presteert en dat 5 procent er de kantjes van afloopt. Met speciale baremaverhogingen kunnen we de eerste groep belonen en de tweede groep kunnen we echt wel aanpakken. Als andere managers mij het statuut van de vastbenoemden voor de voeten werpen, kaats ik de bal terug en vraag hoeveel contractuelen zij jaarlijks ontslaan. Dat blijken er niet veel meer te zijn. Ook in de privé-sector spring je niet licht om met een ontslag. 90 procent van ons personeel is vastbenoemd. Toch zijn we overheidsorganisatie van het jaar geworden.'

Heeft het statuut ook voordelen?

Dekens: 'Jawel. Ik denk dat onze mensen er beter in slagen om werk en privéleven te combineren. Het statuut biedt ook een bescherming tegen de grillen van de politiek. Ik heb zelf jarenlang op een kabinet gewerkt. Ik weet dat het vaak tot een conflict komt met de ambtenaren. Een politicus weet het altijd beter en wil van alles veranderen. Een ambtenaar die het dossier al jarenlang volgt, moet beleefd maar ongezouten zijn mening kunnen zeggen, zonder het risico te lopen ontslagen te worden.'

Bij de begrotingsbesprekingen wordt voor de besparingen weer naar de overheidsdiensten gekeken. Kan er nog gesneden worden?

Dekens: 'Op het federale niveau wordt het echt moeilijk. Het probleem is ook dat uit politieke overwegingen altijd heel lineair geknipt wordt. Iedereen moet evenveel doen. Voor een overheidsmanager is dat heel ondankbaar, omdat je op het grootste deel van je budget, je personeel, geen beweegruimte hebt. Lokaal valt er wel nog iets te rapen, door de versnippering en het gebrek aan schaalgrootte. Elke gemeente heeft haar ambtenaar die milieuvergunningen uitreikt. Kan dat niet efficiënter?'

En in de kinderbijslag? Volgens het IMF vallen daar nog miljarden te rapen, bijvoorbeeld door de uitkering afhankelijk te maken van het inkomen.

Dekens: 'Daarbij moet je opletten dat je voldoende maatschappelijk draagvlak behoudt. Nu al zie je een individualisering in de sociale zekerheid. De mensen rekenen uit hoeveel ze geven en wat ze krijgen. Je moet opletten dat die slinger niet te ver doorslaat, want dan ondergraaf je het hele systeem, dat gebaseerd is op solidariteit.'

U leidt 1.000 mensen. Zou u nooit eens een privébedrijf willen leiden?

Dekens: 'Waarom niet? Ik zit nu zelf in de jury van de overheidsorganisatie van het jaar en ik heb weer eens mogen zien hoe klein de kloof is tussen de overheid en het bedrijfsleven. Ook wij zijn innovatief, brengen processen in kaart, werken met professionele indicatoren.'

Waarom zijn er dan zo weinig overheidsmanagers die de overstap maken?

Dekens: 'Misschien heeft het met leeftijd te maken. In de overheid is er nog veel scepsis tegen jonge, getalenteerde mensen. Ik ben met mijn 45 een uitzondering, maar vaak zijn overheidsmanagers al in de vijftig als ze de top bereiken. Dan nog de overstap maken, is minder vanzelfsprekend.'

Advertentie
Advertentie

Tijd Connect