reportage

Hoe houden we het vol in de home office?

©Filip Ysenbaert

Thuiswerk zou ons productiever maken, meer ontspannen en gelukkiger. De ervaring na zes maanden massaal telewerk vertelt een ander verhaal. En het einde is nog lang niet in zicht. Hoe houden we het vol in de home office?

Ignace Decroix is nog nooit zo efficiënt geweest. Op sommige dagen krijgt hij zijn werk als researcher in de helft van de tijd gedaan. Thuis kan hij uren geconcentreerd lezen en denken. Hij heeft geen last meer van de muziek die door de oortjes van collega’s dreunt en hun voortdurend vrolijk gekwetter. De twee uur gewonnen pendeltijd besteedt hij aan sport en lekker koken. ‘De lockdown was een verademing, mijn productiviteit ging door het dak.’

Maar stilaan is de grens tussen werk en privé vervaagd. Hij is langer gaan werken en checkt zijn mails tot ’s avonds laat. Hij heeft last van Zoom-moeheid. ‘Voor de tiende keer dezelfde vraag: Alles goed? Nog geen corona? Eigenlijk wil je zo snel mogelijk weg van dat scherm.’ Hij merkt dat contact verwatert. De aankondiging dat zijn werkgever, de Vlerick Business School, thuiswerk zeker tot december aanhoudt, voelde ‘als een klop van de hamer’. ‘Mijn collega’s zijn soms een bron van verstrooiing, maar ook van creativiteit. Ik mis de spontane koffies en debatten. En het actief luisteren, zonder op je scherm door vijf tabbladen te scrollen.’ Hij houdt van de rust in huis. ‘Maar er zijn geen discussies, geen gedeelde ideeën, geen inspiratie. Je bent alleen met je eigen gedachten.’

Telewerk explodeerde door de Covid- 19-pandemie. Voor de uitbraak van het dodelijke virus werkte amper 7 procent van de Belgische werknemers vooral thuis. Een op de vijf deed het af en toe, gemiddeld een dag per week. Dat plaatje ziet er vandaag helemaal anders uit. Tijdens de lockdown bleef 85 procent van de 21 miljoen m² kantoorruimte in ons land leeg.

Nog altijd dringt de Nationale Veiligheidsraad aan op thuiswerk om de verspreiding van het virus tegen te gaan. Grote kantoren, bediend door smalle liften, soms slecht geventileerd en met wisselende en intensieve contacten tussen collega’s zijn potentiële superverspreiders. De traditionele terugkeer na de vakantie blijft dit jaar uit. In een bevraging van de Nationale Bank zeggen bijna twee op drie ondernemingen dat ze de tijdens de pandemie ingevoerde maatregelen aanhouden. Een op de drie verwacht dat thuiswerk nog aan belang wint. Voor ongeveer iedereen die zijn werk op een laptop kan doen, blijft telewerk de norm.

Pendeltijd

Dat heeft belangrijke voordelen. De gemiddelde pendeltijd in ons land is de afgelopen tien jaar fors aangedikt en bedroeg vorig jaar ruim een uur en een kwartier. Telewerkers zijn blij met die tijdwinst en geven aan dat ze de balans tussen werk en privé meer zelf in de hand hebben. Ze zijn ook meer geconcentreerd als ze niet in een lawaaierig landschapskantoor moeten zitten.

Nicholas ‘Nick’ Bloom, econoom en professor aan het Amerikaanse Stanford, een van de beste universiteiten ter wereld, is een fervent thuiswerker die al jaren enthousiaste lezingen houdt over de voordelen ervan. We spreken hem via Zoom in zijn woning in Californië, een staat met zeer veel besmettingen. Met vier kinderen die tegelijk onlineafstandsonderwijs volgen is hij verdreven naar de slaapkamer. ‘Het is hier een beetje chaos.’

Bloom is een van de weinige wetenschappers die de impact van langdurig thuiswerk hebben gemeten. In 2010 zette hij een onderzoek op met de Chinese reisorganisatie Ctrip, een beursgenoteerd bedrijf met toen 16.000 werknemers. De CEO wilde groeien zonder extra kantoorruimte te huren in zijn peperdure uitvalsbasis Sjanghai. Bijna 250 vrijwilligers gingen vier op de vijf dagen thuiswerken, negen maanden lang. De resultaten waren verbijsterend. Ze werden zo productief dat elke telewerker het bedrijf 2.000 dollar extra winst opleverde. Het verloop viel drastisch terug. Thuiswerkers werkten meer minuten per shift door kortere pauzes, minder ziektedagen en minder afleiding.

Bij twee à drie dagen telewerk per week zijn de voordelen groter dan de nadelen.
Nicholas Bloom
Professor Stanford

Alleen: na negen maanden stond de helft te popelen om terug te keren. De eenzaamheid en isolatie wogen te zwaar. ‘En dat was voor corona: ze konden hun vrienden en familie nog zien, en ze werkten nog een dag per week op kantoor’, zegt Bloom. Ze betaalden nog een prijs: de thuiswerkers maakten veel minder kans op promotie. ‘De conversaties in de gang, de lunch met de manager, een drankje na het werk: ze blijken heel belangrijk voor je carrière.’

Bloom nuanceert ook de fabelachtige efficiëntiewinst. ‘Op korte termijn is die enorm, maar op de lange termijn ben ik niet zo zeker.’ De Chinese medewerkers deden vooral uitvoerende jobs, callcenterwerk. ‘Creativiteit en innovatie vragen om contact.’

Internetverbindingen zijn nog niet snel genoeg om vlot op elkaar in te kunnen spelen. En een videoconferentiebeeld heeft te weinig resolutie en details om nuances in gezichtsuitdrukkingen en in lichaamstaal weer te geven. Bovendien kijken deelnemers aan videocalls naar de camera of naar zichzelf, en niet in elkaars ogen. Dat is volgens psychologen nochtans een belangrijke voorwaarde voor wederzijds vertrouwen, cruciaal voor samenwerking en experiment. Bovendien kan het kantoor ook motivatie stimuleren, zegt Bloom. ‘Noem het inspiratie of competitie, atleten trainen graag samen. Ik loop ook sneller tijdens een wedstrijd dan alleen.’

Steve Jobs

Bloom is niet zo optimistisch over het massale telewerk. ‘Het menselijk kapitaal erodeert en persoonlijke banden verslappen. Het is geen toeval dat Steve Jobs geen fan was van telewerk.’ De oprichter van Apple zag toevallige ontmoetingen aan de koffiemachine als een belangrijke creatieve motor. Ook vandaag doet het bedrijf alleen wat de overheid vraagt op het vlak van telewerk, net zoals de grootbank Goldman Sachs. Diens topman David Solomon is een grote voorstander van de fysieke kantoorcultuur. Beide bedrijven varen tegen de stroom in. Bedrijven als Google en Facebook hebben ‘remote first’ ingevoerd tot 2021. Bij Twitter kan het ‘voor altijd’.

Het is duidelijk dat Covid-19 het kantoorlandschap grondig hertekent. Spott, een techstart-up uit Aalst, heeft bij de virusuitbraak in maart meteen zijn kantoor opgezegd. Tijdens de versoepelingen in juni sprak de ploeg van 15 om de twee weken af bij iemand thuis. De reacties waren gemengd, geeft medeoprichter Jonas De Cooman toe. ‘Er zijn mensen vertrokken, anderen waren juist blij. Ik sluit niet uit dat we ooit naar een kantoor terugkeren, maar dat zal toch eerder in een coworking space zijn.’

Ook bij Dataroots uit Leuven, een ontwikkelaar van artificiële intelligentie, zijn de plannen voor nieuwe kantoren in Brussel en Antwerpen in de koelkast beland. ‘Ik denk nu eerder aan kleine hubs in de buurt van stations, waar collega’s kunnen afspreken om samen te werken’, zegt CEO Jonas Tundo. ‘Want dat is hard nodig.’ De pint na het werk, de eigen voetbalploeg, de kwartaalmeeting met eten en drankjes voor het hele team: het is allemaal weggevallen. Virtuele alternatieven floreren, zij het soms voor maar even. ‘Collega’s spreken een tijdslot af om samen te gamen. We hebben TakeAway-vouchers uitgedeeld voor de strategische teammeeting, die dit jaar volledig via video is doorgegaan. Maar het blijft erg moeilijk spontaan menselijk contact te simuleren: je zit zo weer een halve dag voor het scherm.’

Om de teamspirit en de samenwerking te stimuleren heeft elk team een eigen uitdaging bedacht, die losstaat van het werk voor klanten. ‘Het is in onze sector erg belangrijk dat mensen van elkaar blijven leren en kennis delen. Vroeger gebeurde dat op een vast moment, op vrijdag. Door met iets extreem uitdagends bezig te zijn, bijvoorbeeld een nieuwe manier van dataverzameling zoeken, bouwen ze samen en zoeken ze bij elkaar oplossingen’, zegt Tundo.

Sinds kort mogen er weer zes mensen per dag op kantoor zijn. Via preregistratie wordt bijgehouden wie wanneer samenzit. ‘We tellen 16 nationaliteiten op een ploeg van 40. Het werk is voor hen vaak de belangrijkste vorm van sociaal contact. Maar er zijn ook mensen die door het virus absoluut niet naar kantoor willen komen. Dat respecteren we. Je wil geen besmetting die voorkomen had kunnen worden.’

Telenet bewaakt zijn sterke kantoorcultuur

Telenet was afgelopen maandag een van de eerste grote werkgevers in ons land die besloot zijn personeel de rest van het jaar te laten thuiswerken. Thuiswerk was voor corona eerder uitzonderlijk bij de telecomspeler Telenet. Vandaag werken 2.600 mensen vanuit thuis. ‘De lockdown was een shock’, zegt hr-directeur Kirsten Florentie. ‘We vinden het erg plezant op kantoor. We geloven ook sterk dat een fijne sfeer, onderlinge appreciatie en feedback goed zijn voor de productiviteit.’
Telenet kondigde onlangs aan dat thuiswerk de norm blijft tot 2021, maar koppelde daar wel een plan aan om medewerkers weer op kantoor te krijgen.
‘De jojo van versoepeling en verstrenging creëerde onrust’, zegt Florentie. ‘Nu is er perspectief.’ Met meer whiteboards, individuele post-its, wandelvergaderingen en ontmoetingen op de parking, waar toch minder wagens staan, wil het bedrijf het veilig houden. ‘We hebben ons zo georganiseerd dat tot 30 mensen elkaar kunnen zien. Teams worden met enige regelmaat op kantoor verwacht, behalve voor wie het medisch niet kan.’

Het adviesbureau BDO laat de 850 werknemers zelf bepalen waar ze willen werken, op voorwaarde dat teams onderling afspraken maken. ‘We willen dat een team voldoende aan elkaar hangt’, zegt hr-directeur Wim Galbusera. ‘De werknemers kunnen onderling afspreken hoe het evenwicht tussen thuis en kantoor eruitziet. Hier beginnen straks 80 schoolverlaters. Ook voor hen is het belangrijk bij te kunnen leren van meer ervaren collega’s. Dat gebeurt nu eenmaal ook op kantoor.’

Nieuwe werknemers, juniors, jonge ouders, singles en extraverten die zich opladen aan anderen kunnen soms in stilte lijden onder telewerk. Managers getuigen over sluipende burn-outs, plotse underachievers, een cri de coeur in de mailbox in het midden van de nacht. Sommige werknemers krijgen op eigen houtje maar moeilijk grip op hun agenda en takenlijst. Het vraagt een enorme inspanning van leidinggevenden om iedereen strak in het vizier te houden.

‘Voor corona kon ik in de vergaderzaal puur op lichaamstaal al heel goed inschatten of iedereen de briefing begrepen had, en hoe ze het zouden aanpakken’, zegt een manager bij een groot strategisch bureau, dat wegens de discrete klantenrelaties niet met zijn naam in de krant wil. ‘Soms zag je ze zuchten voor de laptop, dan weet je dat je best eens ging kijken. Of je polste in de keuken bij de koffie hoe het loopt. Nu moet alles per e-mail en dat voelt heel indringend.’

Hij weet al langer dat hij er nooit van uit mag gaan dat iedereen mee is, maar corona bleek toch een ontnuchterende ervaring. ‘Vooral jonge mensen vinden het lastig om iemand in een hogere positie te contacteren met een vraag. Daar moeten ze nu voor mailen of bellen. Dat is een drempel.’ Het gevolg is dat hij er nog meer ‘bovenop’ moet zitten. ‘Je weet dat je aan het micromanagen bent als je voor een presentatie van 30 pagina’s zelf het skelet opzet, een suggestie voor het design doet en een aanzet voor de inhoud op elke pagina. Of als je uit vakantie WhatsAppjes stuurt: ‘Reageer nú op de mail van de klant aub.’’

Hij wil zo helemaal niet zijn, zegt hij. ‘Ik vond het zelf altijd vreselijk, zo’n baas. Ik geef graag een duidelijk kader, en vrijheid. Maar omdat veel informeel overleg nu wegvalt, ben je verplicht gestructureerd, in detail en vooral veel meer te communiceren.’

Peter De Ranter, de oprichter van de softwarebouwer Tilroy in Aartselaar, ervaart de shift naar telewerk als complex en stresserend, ‘zowel voor leidinggevenden als werknemers.’ Van zijn 25 medewerkers werkt 70 procent nog altijd op afstand en dat gaat verbazend goed. Toch heeft hij grote, haast existentiële vragen bij telewerk. ‘Als het maken van software een individuele opdracht wordt, wat maakt een team dan een team? En als de output op afstand dezelfde is, waar zit dan de mens in de vergelijking? Hoe bewaar je connectie in een bedrijf waar iedereen verplicht thuiszit?’

Zien we binnenkort vacatures met de boodschap ‘bij ons mag je wel komen werken en ben je steeds welkom onder de collega’s’?
Peter De Ranter
Tilroy

Hij kan geen feitelijk argument geven waarom mensen regelmatig op kantoor moeten zijn. ‘Maar als ik lees dat bedrijven van 2.000 medewerkers enkel op afstand gaan werken, durf ik dat misdadig te noemen. Zien we binnenkort vacatures met de boodschap ‘bij ons mag je wel komen werken en ben je steeds welkom onder de collega’s’?’

Isolatie

Het zijn ook vragen die professor Bloom zich stelt. Op basis van zijn onderzoek concludeert hij dat bij twee à drie dagen telewerk per week de voordelen - het is goedkoper, productiever en beter voor het milieu - groter zijn dan de nadelen van isolatie en contactverlies. ‘Het moet ook altijd een keuze zijn. Dat is op dit moment niet het geval. Vergeet ook niet dat telewerk een van de belangrijkste wapens is tegen de verspreiding van Covid-19. Het is onvoorstelbaar dat de Amerikaanse economie niet helemaal instort, omdat slechts een op de drie on site werkt. Twee derde van de lonen gaat naar thuiswerkers. Zonder Skype, breedbandinternet en clouddiensten als Dropbox zou het niet lukken. We zitten in een work from home economy.’

Bloom verwacht dat dat zo blijft tot de komst van een wijdverspreid vaccin. ‘Als ik luister naar de vele CEO’s die ik spreek, dan zeg ik: tot de zomer van 2021. Tot die tijd moeten we het doen met work from home. Het is zoals Churchill zei over de democratie: het is de slechtste vorm van bestuur, maar het is het beste dat we hebben.’

Lees verder

Advertentie
Advertentie
Advertentie

Gesponsorde inhoud

Gesponsorde inhoud