Bedrijfsinformatie volgens levenscyclus

Net zoals alles wat leeft, kent ook informatie een levenscyclus. Ze ontstaat, wordt verspreid en gebruikt en verliest uiteindelijk haar nut.

(tijd) Information Lifecycle Management (ILM) is een methode en strategie die bedrijven helpt optimaal om te gaan met alle soorten bedrijfsinformatie. De toepassing van informatielevenscyclusbeheer bespaart kosten en zorgt ervoor dat een organisatie efficiënter omgaat met informatie.

E-mail

Als uw baas u vandaag een e-mail stuurt, dan is die belangrijker dan de memo die hij u vorig jaar stuurde. Het is duidelijk dat u die e-mail onmiddellijk moet kunnen raadplegen. Dat jaar hebt u de oude memo waarschijnlijk niet meer nodig. Hij zou daarom gearchiveerd of zelfs gewist kunnen worden, om ruimte vrij te maken voor waardevoller informatie.

Strategie

Maar hoe bepalen we het belang en het nut van informatie? Information Lifecycle Management (ILM) is een strategie die speciaal is ontworpen om die vraag te beantwoorden. Zelfs voordat computers hun intrede deden in bedrijven, kende informatie al een levenscyclus. De informatie kwam binnen, werd verspreid, gebruikt, gearchiveerd en ten slotte weggegooid, meestal wanneer de opslagruimte uitpuilde.

Opslagruimte

Dankzij de informatisering beschikken bedrijven over een zo goed als onbeperkte opslagruimte. Harde schijven en opslagsystemen zijn relatief goedkoop. Daardoor wordt informatie langer bijgehouden en minder snel gearchiveerd of weggegooid. Bedrijven hebben de neiging alles op te slaan en alles te bewaren. De markt voor opslagapparatuur groeit daardoor explosief met meer dan 50 procent per jaar.

Het onderzoeksbureau Gartner ondervroeg in oktober wereldwijd 1.100 kmo's. 37 procent van de kmo's zal in 2007 meer aan opslag besteden dan dit jaar. Naar schatting vragen werknemers over twee jaar 41 procent meer opslagruimte dan nu.

Efficiëntie

Een groot deel van die opslagbehoefte is echter ingebeeld, omdat niet efficiënt met informatie wordt omgegaan. Informatie moet ook worden beheerd en ontsloten. Hoe meer informatie op het bedrijfsnetwerk rondslingert, hoe moeilijker en duurder dat beheer wordt. Niet alle soorten informatie zijn of blijven even waardevol.

Zonder een doordachte beheerstrategie is de kans groot dat er een informatie-overdaad ontstaat. Belangrijke soorten informatie worden te laat of niet meer teruggevonden, omdat ze als spelden verborgen zitten in een virtuele hooiberg van onbelangrijke gegevens. In een wereld waar kennis geld is, kan zo'n 'information overload' nefaste gevolgen hebben voor het succes en zelfs de levensvatbaarheid van een organisatie. Uit een studie van april 2006 door het onderzoeksbureau IDC blijkt dat informatiewerkers gemiddeld 9,5 uur per week besteden aan het opzoeken van informatie. Een derde van die tijd wordt verspild, omdat de gezochte informatie onvindbaar is. Nog eens drie uur per week wordt verspild aan het hercreëren van de niet-gevonden informatie. Die verspilde werkuren kosten de Amerikaanse bedrijven miljoenen dollars per jaar.

Beste praktijken

Informatielevenscyclusbeheer of ILM is niet zozeer een technologie als een protocol, een beschrijving van 'beste praktijken' voor het beheer van informatie. Specialisten onderscheiden vijf fases in de levenscyclus van informatie: ontstaan, distributie, gebruik, onderhoud en vernietiging. De ILM-strategie beschrijft hoe met informatie wordt omgegaan in elk van die vijf levensstadia.

In fase drie, het informatiegebruik, kunnen bijvoorbeeld specifieke regels gelden die gebonden zijn aan de aard van de organisatie. Misschien mogen niet alle medewerkers alle soorten informatie onbeperkt raadplegen. Of mogelijk moet bij elke raadpleging een reden ingevoerd worden in een computersysteem.

In de vierde fase, die van het informatieonderhoud, spelen de ILM-zusterdisciplines documentbeheer en opslagbeheer een grote rol. Hoe lang bepaalde soorten informatie moeten worden bewaard, kan afhangen van wettelijke regels. Het opslagbeheer moet daarmee rekening houden.

Ook voor de vijfde fase, die van de informatievernietiging, gelden specifieke regels. Wat er precies moet gebeuren met informatie die niet langer nuttig of gewenst is, hangt af van de aard van de informatie. Als de gegevens privacygevoelig zijn, moeten ze bijvoorbeeld vernietigd worden op een manier die aan de wettelijke eisen voldoet. Mogelijk moet daarbij ook een vorm van auditing gebeuren.

Niet duur

De toepassing van ILM in een bedrijf hoeft niet duur te zijn. Bedrijven zijn sowieso al bezig met informatieverwerking. ILM zorgt er vooral voor dat die verwerking zo gestroomlijnd mogelijk verloopt. In bedrijven worden identieke stukjes informatie bijvoorbeeld nog te vaak op verschillende computers tegelijk opgeslagen. Doelgerichte ILM-initiatieven dragen op termijn bij tot een reductie van de complexiteit van het informatiebeheer. Dat leidt tot soms forse kostenbesparingen en tijdwinst.

Het element dat ILM waardevoller maakt dan gewoon documentbeheer is de koppeling van een bedrijfswaarde en bijbehorende prioriteit aan alle opgeslagen gegevens. Dat zorgt voor een efficiëntere opslag, bespaart fors op de opslagkosten en zorgt voor betere reglementering van de back-up- en herstelprocedures. Het verbetert voorts de bedrijfscontinuïteit en staat in voor de beheersing van de nooit tot stilstand komende aangroei van benodigde opslagruimte, alsook de daarmee samenhangende eisen voor datareplicatie.

De ILM-reglementen voorzien dat gegevens waarvan de waarde door een gebruiker wordt veranderd, automatisch gemigreerd worden naar een met die waarde overeenkomstige opslagruimte. Omdat gegevens voor de hele onderneming gecentraliseerd beheerd wordt door de ILM-reglementen, wordt er van elk uniek bestand maar één actief exemplaar bijgehouden. Dat bespaart back-uptijd en waardevolle opslagcapaciteit. Ook voor het management is dat interessant, want budgetbesprekingen met de informaticadienst met betrekking tot opslagdiensten kunnen nu gekoppeld worden aan de specifieke bedrijfswaarde van die opslag.

Jozef Schildermans

Johan Zwiekhorst

De vier kernactiviteiten

Information Lifecycle Management voorziet voor elk van de vijf fases van de informatielevenscyclus in vier kernactiviteiten:

  • 1. reglementering

    Het ILM-reglement is de formele neerslag van alle wettelijke en andere regels die betrekking hebben op het ontstaan, de distributie, het gebruik, het onderhoud en de vernietiging van informatie.
  • 2. informatiebeheer

    Het informatiebeheer omvat alle praktijken die het operationele opslagbeheer vergemakkelijken. Dat zijn onder meer: de principes die ILM sturen, de gereedschappen en de praktijken voor opslagbeheer, databasebeheer, systeemprestaties, systeembewaking, systeemconfiguratie, capaciteits- planning en zakelijke controles.
  • 3 Operationeel beheer

    Het operationele beheer slaat op alle dagelijkse processen en procedures nodig om de opslagarchitectuur in een bedrijf te beheren. Dat heeft dan betrekking op zaken zoals back-upprocedures en gegevensbeveiliging, noodherstel, terugzetprocedures en herstart; archivering en langetermijnopslag en datareplicatie.
  • 4. infrastructuurbeheer

    Het ILM-infrastructuurbeheer bestaat uit zowel de logische als de fysieke architecturen, de applicaties die afhangen van de opslagplatformen en de beveiliging van opgeslagen gegevens. De allereerste stap bij de toepassing van een ILM-strategie is het vestigen van één infrastructuur voor de opslag van informatie en applicaties die uit meerdere lagen bestaat. De bedoeling is informatie op te slaan waar ze zakelijk gezien het meest waardevol is.

    Tips:

    • Pas ILM gefaseerd toe. Dat doe je het best in drie stappen:

      Stap 1:

      Voorzie in een meerlagige infrastructuur voor opslag en applicaties.

      Stap 2:

      Gebruik die meerlagige infrastructuur voor een sleutelapplicatie in uw bedrijf, zoals bijvoorbeeld de financiële rapportering.

      Stap 3:

      Verbind een voor een de andere applicaties in uw bedrijf met de meerlagige infrastructuur.
    • Laat de prioriteitsindeling van informatie volgens uw zakelijke vereisten niet alleen over aan de informatica-afdeling; betrek er ook alle andere betrokken departementen bij.
    • Een vuistregel voor het classificeren van data is: type, organisatie, ouderdom en waarde.

    Foto Belga

1. reglementering

2. informatiebeheer

3 Operationeel beheer

4. infrastructuurbeheer

Het ILM-infrastructuurbeheer bestaat uit zowel de logische als de fysieke architecturen, de applicaties die afhangen van de opslagplatformen en de beveiliging van opgeslagen gegevens. De allereerste stap bij de toepassing van een ILM-strategie is het vestigen van één infrastructuur voor de opslag van informatie en applicaties die uit meerdere lagen bestaat. De bedoeling is informatie op te slaan waar ze zakelijk gezien het meest waardevol is.

Tips:

  • Pas ILM gefaseerd toe. Dat doe je het best in drie stappen:

    Stap 1:

    Voorzie in een meerlagige infrastructuur voor opslag en applicaties.

    Stap 2:

    Gebruik die meerlagige infrastructuur voor een sleutelapplicatie in uw bedrijf, zoals bijvoorbeeld de financiële rapportering.

    Stap 3:

    Verbind een voor een de andere applicaties in uw bedrijf met de meerlagige infrastructuur.
  • Laat de prioriteitsindeling van informatie volgens uw zakelijke vereisten niet alleen over aan de informatica-afdeling; betrek er ook alle andere betrokken departementen bij.
  • Een vuistregel voor het classificeren van data is: type, organisatie, ouderdom en waarde.

Stap 1:

Stap 2:

Stap 3:

Foto Belga

Advertentie
Advertentie
Advertentie

Gesponsorde inhoud

Gesponsorde inhoud