Computers lijden aan overgewicht

Bij sommige computergebruikers is het bureaublad op hun pc zo mogelijk nog rommeliger dan hun echte bureau. Snel een document opsporen is er vaak niet bij. Daar komt dan nog bij dat computers zich meer dan eens als grootmoeders manifesteren: ze verzamelen hopen oude rommel en gooien nooit iets weg. Waardoor een pc aan overgewicht begint te lijden en, vaak zonder dat u het zelf beseft, behoorlijk kan vertragen. William Visterin

Op een recent seminarie over het beheer van de documentenstroom in organisaties, opende een van de sprekers zijn presentatie met een opmerkelijke bekentenis. 'Als ik dringend een document wil terugvinden op mijn pc', onthulde de man, 'doe ik een beroep op mijn e-mailprogramma en kijk daar in de map 'verzonden items' of ik het bestand al eens naar iemand heb verstuurd. Uiteraard is dit niet de meest aangewezen manier om documenten op te sporen, maar bij mij is deze aanpak doorgaans wel de snelste.'

Vermoedelijk staat de man niet alleen met zijn onorthodoxe zoekmethode. Op veel pc's is de voorbije maanden en jaren een wildgroei aan documenten totstandgekomen. Bedrijven beginnen stilaan te beseffen dat als ze de totale documentenstroom onder controle willen krijgen, ze zich in eerste instantie tot de individuele gebruiker en zijn pc moeten richten. Heel veel belangrijke bedrijfsdocumenten zitten immers lukraak verspreid over deze computers.

De hoge nood die heerst aan goed beheer van documenten op het niveau van de gebruiker is vrij opmerkelijk. De voorbije jaren hebben besturingssystemen, zoals Windows en Mac OS, en bureausoftware, zoals Microsoft Office, de mogelijkheden om documenten te ordenen en ze op te sporen behoorlijk uitgebreid in hun toepassingen. Denk maar aan de map 'Mijn Documenten', die standaard aanwezig is in de meeste versies van Windows. Iets wat veel concurrerende besturingssystemen ook al een tijdje aanbieden.

Het knelpunt is dat computergebruikers niet altijd beseffen dat ze hun documenten netjes kunnen of moeten ordenen. Velen hebben de slechte gewoonte hun teksten, tekeningen, e-mail en dergelijke her en der op de harde schijf van de pc te doen terechtkomen. Zeker op lange termijn is dit geen goede werkwijze. Aparte mappen en submappen voor verschillende soorten data, offertes, documentatie, catalogi of wat dan ook, zijn aangewezen om door de bomen het bos te blijven zien. Een bijkomend voordeel van het gebruik van deze mappen is dat door de data of documenten van de programma's wordt gescheiden. Meer dan eens droppen pc-gebruikers hun tekstdocumenten in de map waar ook het tekstprogramma staat. U vindt zo sneller terug wat u zoekt, en bovendien is zo'n mappenstructuur ook erg handig als u een kopie of back-up wilt maken. Het kan overigens nooit kwaad bestanden op tijd te archiveren op diskette of cd-rom.

Naast het ordenen van uw documenten eisen pc's een regelmatige schoonmaakbeurt op. Computers verzamelen tijdens hun gebruik flink wat overbodige rommel die nooit wordt verwijderd. Waar men doorgaans flink in kan snoeien, is in de zogenaamde 'tijdelijke bestanden' (temp of tmp). Zoals de naam al aangeeft, zijn deze folders bestemd om tijdelijke bestanden op te slaan, al blijven deze bestanden, in tegenstelling tot hun naam, vaak wél permanent hangen. Een voorbeeld van zo'n tijdelijk bestand is een deeltje van een webpagina dat tijdens het surfen automatisch wordt bewaard. Ook de zogenaamde cookies, kleine tekstbestanden die tijdens het surfen door de bezochte site automatisch op uw harde schijf worden geplaatst, behoren tot deze categorie. Cookies worden gebruikt om uw surfgedrag vast te leggen en er een patroon uit te distilleren. Tijdelijke bestanden en cookies kunnen het surfen flink vergemakkelijken, maar vaak zijn ze voor de gebruiker en zijn harde schijf ballast. Toch kan het aangewezen zijn om, vooraleer u ze naar de eeuwige jachtvelden stuurt, er eerst een back-up van te maken. Sommige bevatten een aanmeldingsprotocol of gebruikersprofiel, wat u dan definitief kwijt zou zijn.

Er zijn nog veel andere vormen van overbodige bestanden op uw pc. Zo komt het voor dat eenzelfde tekst of rekenblad verschillende keren is opgeslagen. Soms onder dezelfde naam, soms onder een andere naam. En wanneer u software installeert, worden vaak ook tijdelijke bestanden meegekopieerd. In principe zouden deze na installatie moeten worden verwijderd, maar soms blijven ze gewoon staan. Om van dergelijke bestanden verlost te raken, bestaan er specifieke programmaatjes, zoals Norton CleanSweep, MacAfee QuickClean en Powercleaner, die uw pc een grondige schoonmaakbeurt kunnen geven.

Niets belet uiteraard te snoeien in programma's die niet meer worden gebruikt. Al is het doorgaans niet zo'n goed idee in het wilde weg bestanden of folders te gaan weggooien. Veel programma's hebben een optie waarbij ze zichzelf kunnen laten verwijderen. Bovendien kan ook via het besturingssysteem software worden verwijderd. In Windows kan dit via control panel of configuratiescherm. Soms gebeurt het dat verwijderen niet lukt en ook dan kunnen verwijderingsprogramma's soelaas brengen.

Gek genoeg is niet alleen de gebruiker, maar ook de computer niet erg tuk op orde. Bewaarde bestanden worden door het systeem meestal niet netjes bij elkaar geplaatst, maar komen terecht op een leeg plekje op de harde schijf, een ruimte die toevallig net beschikbaar was, dit los van de (wan)orde van de pc-gebruiker. Het gevolg is dat programma's en bestanden na verloop van tijd hopeloos verspreid zitten over de harde schijf. Het kan dus geen kwaad om deze op regelmatige wijze te stroomlijnen of te defragmenteren. Zo wordt de beschikbare ruimte beter benut. Uiteraard kunnen op het technisch niveau van de computer nog meer ingrepen worden doorgevoerd, zoals het wijzigen van het zogenaamde virtuele geheugen. Bij deze ingrepen is soms een minimum aan computerkennis vereist en zijn de resultaten overigens niet altijd even spectaculair. Kortom, in eerste instantie werpt een regelmatige schoonmaak van overbodige data en programma's al heel wat vruchten af.

Advertentie
Advertentie
Advertentie

Gesponsorde inhoud

Gesponsorde inhoud