Digitale verwerking van facturen leidt tot minder fouten en kosten

Elektronische facturatie zit in de lift. Maar de kostenbesparing die eruit voortvloeit, blijft voorlopig beperkt tot de verstuurders van de facturen.

(tijd) Dat zegt Anthony Belpaire van Onea, een start-up die technologie levert waarmee bedrijven al hun inkomende facturen - zowel de papieren als de elektronische - op een en dezelfde manier kunnen inboeken, verwerken en archiveren.

In België worden jaarlijks 900 miljoen facturen uitgeschreven, de helft daarvan tussen bedrijven. Het leeuwendeel van die facturen wordt nog altijd als papieren document verstuurd. Maar Certipost en Isabel, de twee partijen die in België een platform aanbieden voor het elektronisch versturen van facturen, zien hun klantenbestand gestaag aangroeien. Alleen komen de voordelen van de elektronische facturatie, zoals het besparen van tijd en geld, vooral de verstuurders van facturen ten goede.

Tips

  • Maak gebruik van scanning en tekstherkenning bij het inboeken van de facturen. Dat levert tijdswinst op en bovendien zijn de ingeboekte gegevens foutenvrij.
  • Bewaar ingescande papieren facturen in een digitaal archief. In een digitaal archief kan je sneller opzoeken en je hoeft niet langer de kelder vol te stouwen. Een digitaal archief is door de wetgever toegestaan, op voorwaarde dat er garanties zijn dat de gescande beelden niet kunnen worden gemanipuleerd.
  • Vermijd interne papieren post waarbij facturen verloren kunnen gaan of verkeerd terechtkomen. Vervang dat door elektronische uitwisseling. Die maakt het mogelijk de goedkeuringen van de facturen te verzamelen zonder interventies van de boekhouding en is ook veel transparanter.
  • Zorg voor één centraal digitaal archief, onafhankelijk van de manier waarop facturen binnenkomen (op papier of elektronisch).
  • Zorg voor één uniform proces, zowel voor de papieren als voor de elektronische facturen.

'Aan de kant van de ontvangers levert de elektronische facturatie weinig toegevoegde waarde op', zegt Anthony Belpaire, managing partner van Onea. Hoe dat komt? 'In de praktijk worden die elektronische facturen, nog altijd een kleine minderheid, gewoon afgedrukt en verder behandeld op dezelfde inefficiënte manier als de papieren facturen die binnenkomen. Dat wil zeggen dat de factuur wordt ingeboekt in de leveranciersboekhouding en daarna bezorgd aan wie ze moet goedkeuren, vaak meer dan één persoon. Bij bedrijven met verschillende filialen houdt dit in dat facturen meereizen met de interne post om in het bakje van het juiste personeelslid terecht te komen. Na goedkeuring gaat de factuur terug naar de boekhouding, die ze uitbetaalt en bewaart in het archief, waaruit ze later, bij eventuele betwistingen, weer kan worden opgediept. Al bij al een tijdrovend proces, waarbij makkelijk iets verkeerd loopt: een fout bij het inboeken, een factuur die terechtkomt bij de verkeerde medewerker of zoek raakt.'

Volgens een berekening van Billentis, een bedrijf gespecialiseerd in elektronische betalingen, kost de manuele verwerking van een inkomende factuur minstens 15 euro. Een studie van de Europese Commissie spreekt zelfs van 30 tot 80 euro. Door een factuur elektronisch te behandelen, kan die kostprijs met 60 tot 90 procent dalen, meent de Commissie.

Karin EECKHOUT

Advertentie
Advertentie

Gesponsorde inhoud