Het mes in uw informaticabudget

Wereldwijd zijn er zowat 180 miljoen computers ouder dan drie jaar die nog steeds worden gebruikt. Een opmerkelijk hoog aantal, in vergelijking met de 130 miljoen toestellen die in 2002 aan de man zijn gebracht. Zeker als je weet dat drie jaar zowat de richtleeftijd is voor de vervanging van een pc. Bedrijven stellen de vernieuwing van hun computerpark liever nog even uit, zelfs als dit de pensioengerechtigde leeftijd bereikt. Meteen een van de populairste besparingsmaatregelen voor een informatica-afdeling. Maar er zijn er nog andere. William Visterin

Volgens het onderzoeksbureau Giga Information Group was de belangrijkste taak van de informatica-afdeling het voorbije jaar niet zozeer de goede ondersteuning aan gebruikers of de integratie van software. Bovenaan de prioriteitenlijst prijkt het onder controle houden, of zelfs verkleinen, van de kostprijs van de totale IT-infrastructuur. Het lijkt een beetje op water en vuur verzoenen: de kosten moeten omlaag, maar de winkel moet wel blijven draaien en meer dan behoorlijk werk afleveren. En vooraleer u kunt besparen, moet u het kostenplaatje uiteraard exact in kaart kunnen brengen. Een term die hierbij vaak opduikt is Total Cost of Ownership, of kortweg TCO, dat met alle kosten rekening tracht te houden. In de praktijk niet altijd een makkelijke klus, want niet alle kosten zijn afgelijnd. Het is nog relatief eenvoudig om uit te rekenen hoeveel hardware en softwarelicenties uitmaken. Installatie- en ondersteuningskosten berekenen is dan weer heel wat moeilijker. Daarenboven zijn de diensten waar de IT-afdeling voor zorgt de voorbije jaren fors uitgebreid en reiken ze verder dan het in toom houden van een handvol pc's.

Dat besparen momenteel primeert, is niet zo verwonderlijk. Uit diverse studies bleek eerder al dat veel bedrijven flink het mes zetten in IT-uitgaven. De economische terugval is daar uiteraard niet vreemd aan. En sommige bedrijven hebben zich aan het einde van de vorige eeuw soms flink laten gaan in het aankopen van computerapparatuur.

Het onderzoeksbureau Gartner berekende in een rapport uit 2001 dat zowat 20 procent van het gemiddelde IT-budget verspild is. Onder deze verspilling verstaat het bureau in de eerste plaats de overcapaciteit aan hardware die de voorbije jaren bij vele bedrijven is opgedoken. Een overcapaciteit aan pc's, maar in mindere mate ook een aan notebooks, servers, netwerkapparatuur en printers. 'In het verleden hadden ook wij een groot aantal overbodige pc's in onze organisatie. Dat kost geld', vertelt Patrick van Gaelen, die vorig jaar bij dienstenbedrijf PwC Consulting (intussen IBM Business Consulting Services) betrokken was bij een uitgebreid besparingsprogramma voor de IT-infrastructuur. Om die overcapaciteit aan pc's wat te verminderen, werd bij PwC Consulting de verdeelsleutel van de pc's in de organisatie herbekeken, waardoor computerapparatuur efficiënter werd ingezet. Veel organisaties laten hun medewerkers bijvoorbeeld van thuis uit of op verplaatsing werken. Hierbij is het niet noodzakelijk dat iedereen over een desktop-pc beschikt. Vaak is een notebook voldoende. Het is dan ook niet toevallig dat net die notebook zowat de enige telg van de hardwarefamilie was die in 2002 mooie cijfers kon voorleggen. De totale computermarkt zette vorig jaar met een groei van 1,6 procent vrijwel pas op de plaats. Voor 2003 verwacht onderzoeker IDC een groei van 8 procent. Een eind weg van de tientallen procenten groei die de markt een paar jaar geleden liet optekenen.

De meest heimelijke, en misschien ook meest eenvoudige, besparingsmaatregel wordt al onbewust op veel plekken toegepast: wachten. Doorgaans vervangen bedrijven hun computerapparatuur om de drie jaar, maar de jongste jaren wordt meer en meer van dit streefcijfer afgeweken. PwC Consulting verlengde in zijn besparingsprogramma bijvoorbeeld de periode waarna een pc wordt vervangen van 24 tot 30 maanden. Maar meestal moet de pc langer mee. 'Geschat wordt dat er wereldwijd zowat 180 miljoen pc's in gebruik zijn die ouder zijn dan drie jaar', liet Michael Dell, van de gelijknamige computerfabrikant, zich onlangs ontvallen. Een cijfer dat regelmatig opduikt en een stuk hoger ligt dan de 130 miljoen computers die in 2002 aan de man zijn gebracht. Van die 180 miljoen oude exemplaren zijn de meeste niet in staat Windows XP, het nieuwste besturingssysteem van Microsoft, aan de praat te krijgen. De stille hoop van de industrie zowat een jaar geleden dat de lancering van XP de computerverkoop zou aanzwengelen, bleek slechts in beperkte mate gegrond. Bij heel wat organisaties is de nood aan een snellere pc slechts beperkt aanwezig. Daardoor worden pc's slechts met mondjesmaat vervangen. Vaak enkel als ze aan herstelling toe zijn. 'De opvatting dat een computer om de drie jaar wordt vervangen, gaat niet langer op', vertelde Gartner-analist George Shiffler onlangs aan News.com. 'Vier, vijf of zelfs zes jaar is stilaan geen uitzondering meer.'

Bedrijven die dan toch pc's aanschaffen, willen eerst flink over de prijs en bijhorende voorwaarden onderhandelen. Iets wat als grote organisatie uiteraard een stuk makkelijker gaat dan als kleine garnaal. 'Wij besloten voortaan op globaal niveau contracten af te sluiten voor de aankoop van laptops en werkstations. Dat scheelde een flink stuk in de prijs', stelt Patrick van Gaelen. Maar meer dan prijs staat standaardisering, het zich zoveel mogelijk houden aan prototypes, voorop. Het vereenvoudigt ook de ondersteuning later, waardoor heel wat verborgen kosten kunnen worden vermeden.

Bij vele bedrijven is de verleiding groot vooral op basis van prijs in te kopen. Vele kiezen daarom eerder voor een 'wit product' dan voor een gereputeerder merk, zoals HP/Compaq of Dell. Dat is niet altijd een goede keuze. Besparen kan, maar het mag de kwaliteit niet in het gedrang brengen. Langs de andere kant zijn er, ondanks de pejoratieve bijklank, flink wat lokale leveranciers die tegen een redelijke prijs een meer dan behoorlijke machine afleveren. Een andere optie is dat u als organisatie gebruikmaakt van de rechtstreekse en doorgaans goedkopere verkoop via internet of via de telefoon van pc-fabrikanten als Gateway en Dell, in plaats van te werken met een dealer. Maar hoewel er wat marge aan de vingers van zo'n distributeur blijft hangen, is het vaak niet zo'n slecht idee om met een tussenpersoon te werken. De voorwaarde is uiteraard dat deze echt toegevoegde waarde onder de vorm van technische ondersteuning biedt.

Nog andere elementen spelen een rol. Sommige bedrijven schrijven hun machines af op drie à vier jaar, andere doen het bewust over twee of zelfs een jaar. Het lijken wel tegengestelde krachten: de pc moet enerzijds almaar langer mee, maar anderzijds hebben flink wat organisaties de neiging die pc sneller af te schrijven. Bij PwC Consulting werd dan weer de financieringsformule herbekeken om hardware aan te schaffen. Van Gaelen: 'Als bedrijf is het vaak investeringstechnisch en fiscaal niet interessant de IT-infrastructuur die men nodig heeft ook echt aan te kopen. In de plaats kan men beter gebruikmaken van financiële leasing of van een huurformule. Daardoor worden de kosten per maand gespreid.' Dergelijke regelingen worden wel eens aangewend voor medewerkers die krachtige en liefst heel recente machines nodig hebben, zoals grafische of productontwikkelaars. Het geeft allemaal aan dat bij besparen heel wat komt kijken. En dat men als IT-verantwoordelijke niet zozeer een techneut, maar eerder iemand met managementcapaciteiten verwacht als uitgelezen profiel. En zoals de kaarten er met al dat besparen vandaag bij liggen, ook wel een beetje een cijferaar.

Volgende week: besparen op software

Advertentie
Advertentie

Gesponsorde inhoud