'Reverse mentors' verjongen topmanagement bij Picanol

Ze zijn met 14, binnenkort met 17 en ze vormen een opvallende en veelbesproken groep in het bedrijf. Het gaat om de reverse mentors: beloftevolle jonge universitairen van allerlei pluimage die 'toegevoegd' worden aan een hogere Picanol-manager (ook de topman Jan Coene). Gedurende ongeveer anderhalf jaar werken ze nauw met hem of haar samen en worden ze geacht een frisse en nieuwe kijk op de business binnen te brengen. Na twee jaar en een aantal organisatorische aanpassingen loopt het verjongings- en diversificatieproject op wieltjes.

'Belg, van het mannelijke geslacht en houder van een ingenieursdiploma: dat is het traditionele profiel van een topmanager bij Picanol', zegt Business Unit Manager Household Johan Verstraete. Het is niet moeilijk te begrijpen dat een unilateraal en te weinig gediversifieerd team aan slagkracht mist wanneer het in een globaliserende wereld een bedrijf moet leiden. 'Onze topman Jan Coene zocht naar een manier om de continuïteit en de opvolging in het managementteam te garanderen. Tegelijk wilde hij meer diversiteit inbouwen, niet alleen wat het geslacht en de culturele achtergrond van de managers betreft, ook qua basiscompetenties. Ingenieurs mogen dan al een perfecte machine ontwikkelen, om als bedrijf te excelleren moeten we deze machines ook op een perfecte manier weten te verkopen en op de markt kunnen zetten.' Om deze doelstellingen waar te maken, zette Picanol in 2001 het Picanol Development Program for Reverse Mentors op.

'Voor het programma zoeken we jonge mannelijke én vrouwelijke universitairen uit verschillende richtingen. Het kan gaan om handelsingenieurs, economen, zelfs om jongeren met een taalkundige achtergrond', legt Sofie D'hoore uit. Zij is verantwoordelijk voor HR Development bij Picanol. 'De kandidaten zijn al dan niet houder van een MBA-diploma en bezitten om het even welke nationaliteit. Momenteel mikken we op 17 kandidaten per jaar, genoeg om alle hogere managers, inclusief de topman, een reverse mentor te geven.' De kandidaten doorlopen een internationaal trainee-managementprogramma van ongeveer anderhalf jaar. Tijdens de opleidingsperiode worden de jongeren helemaal in de business ondergedompeld. Ze krijgen een volledig Engelstalig opleidingspakket. Dat houdt in: producttraining, voorstelling van de afdelingen, maar ook zachte vaardigheden zoals communicatie en priority management.

Daarnaast is het vooral de bedoeling dat de jonge krachten twee à drie strategische projecten tot een goed einde brengen, telkens in nauwe samenwerking met een business unit manager. Het kan gaan om marktstudies, business process reengineering-projecten, productlanceringen, communicatieplannen, invoering van balanced scorecards enzovoort, in België of in een van de andere landen waar Picanol actief is. Belangrijk is dat de jongere telkens de leiding neemt van het project. 'Het verschil tussen ons reverse mentoring-project en andere meer klassieke management-traineeprogramma's is dat de reverse mentors onmiddellijk samenwerken met een topmanager. Ook krijgen ze vrij snel toegang tot een aantal bevoorrechte kanalen. Ze worden bijvoorbeeld mee uitgenodigd op de managementweekends waar ze veel strategische info oppikken. Dit geeft een belangrijke toegevoegde waarde aan het project', aldus nog Sofie D'hoore. Ze benadrukt dat het niet de bedoeling is dat de jongeren halverwege het programma al doorgroeien naar een vaste job. 'Als een reverse mentor goed blijkt te zijn, is de verleiding van de manager groot om de betrokkene sneller in de eigen afdeling en in een operationele functie aan het werk te zetten. We hebben richtlijnen opgesteld die dat moeten verhinderen.'

Het afgelopen jaar heeft Business Unit Manager Johan Verstraete samengewerkt met reverse mentor Iris Vanhees, die in juli naar China vertrekt. Dat had in mei al moeten gebeuren, maar SARS gooide roet in het eten. Vanhees gaat in China een nieuw internationaal verkoopdepartement uit de grond stampen. Haar opvolger is de Canadees-Britse Chiko Kundi. Hij studeerde marketing, heeft al enige werkervaring en een MBA van Solvay op zak en momenteel warmt hij zich op om het reverse mentorship in de afdeling over te nemen.

Iris Vanhees heeft geen ingenieursdiploma. Ze is sinologe, kreeg een beurs om een jaar in China te studeren en haalde na haar taalopleiding een MBA bij Vlerick. Bij Picanol werkte ze als reverse mentor gedurende acht maanden aan een analyse van een nieuw marktsegment waarin het bedrijf wil doordringen. Ze moest hiervoor de totale potentiële markt in kaart brengen, een concurrentieanalyse maken alsook een voorbereidende studie op machineniveau uitvoeren. Om dit alles tot een goed einde te brengen, moest ze onder andere met Picanol-agenten uit heel de wereld samenwerken.

'Daarnaast heb ik dankzij mijn reverse mentoring-projecten ook een intern netwerk kunnen opbouwen, wat mij straks in mijn nieuwe functie goed van pas komt', aldus Vanhees. Zowel Kundi als Vanhees vinden het een groot voordeel dat ze via het programma verschillende projecten kunnen doorlopen. 'Het laat je toe uit te vissen wat je het beste ligt en welke richting je best uitgaat.'

Ondanks de reserves die de managers aanvankelijk hadden ten overstaan van het project, is Johan Verstraete net zoals zijn collega's van de andere business units erg te spreken over de resultaten. 'We dachten dat de begeleiding ons aanvankelijk veel tijd zou kosten, maar dat valt bijzonder goed mee. Meer zelfs: we winnen eigenlijk tijd. De jongeren kunnen namelijk met een frisse kijk op de zaken en zonder vooroordelen een langer project uitvoeren waarvoor wij anders geen tijd zouden hebben of wat we op zijn minst veel oppervlakkiger of intuïtiever zouden aanpakken. We merken ook dat iedereen in het bedrijf zich open opstelt ten opzichte van de jongeren, meer dan dat bij ons het geval zou zijn. Het feit dat we samen met de reverse mentor in één bureau zitten, vergemakkelijkt trouwens de communicatie. Er zijn geregeld formele evaluatiegesprekken, maar tussendoor kan je met je reverse mentor veel zaken bespreken. Al doende steken we veel van elkaar op.'

Johan Verstraete denkt dat het succes van een project als dit van een aantal randvoorwaarden afhangt: 'De selectie moet zeer grondig gebeuren, wat bij ons zeker het geval is. Het groeperen van de aanwervingen maakt het opstellen van de introductie- en trainingsprogramma's beter haalbaar. We hebben het allemaal erg druk en zijn blij dat de jongeren een deel van het werk kunnen overnemen. Een vlakke managementstructuur bevordert door korte en directe communicatiekanalen een vlotte kennisoverdracht in beide richtingen. En natuurlijk is het succes mee afhankelijk van onze groei op de markt: een groeiend bedrijf kan zijn medewerkers meer doorgroeimogelijkheden bieden.'

Tot nu toe rekruteerde Picanol zijn reverse mentors via Belgische business schools zoals Vlerick (Leuven, Gent), Solvay (Brussel) en UAMS (Antwerpen). 'Daarnaast hadden we onze kanalen in de landen waar Picanol actief is, met name China, Indonesië, Turkije en Italië', zegt Sofie D'hoore. 'De bedoeling was beloftevolle studenten naar hier te halen, ze een Picanol-bad te geven en ze daarna terug te sturen naar hun thuisbasis om er in het lokale Picanol-bedrijf een managementfunctie op te nemen.'

Recent heeft de personeelsdienst het rekruteringsproces voor de reverse mentors aangepast. 'Om de selectie financieel en praktisch beheersbaar te maken, gaan we ons meer concentreren op de business schools in de ons omringende landen', zegt Katrien Lootvoet, verantwoordelijk voor deze rekrutering. 'Ook in België, Nederland, Frankrijk en Groot-Brittannië vind je voldoende studenten met een internationaal profiel en het heeft veel minder voeten in de aarde om voor hen een assessment te organiseren. Bijkomend voordeel is dat de studenten een eerste onderdompeling in onze cultuur hebben gehad, wat de integratie in ons bedrijf vergemakkelijkt.'

De personeelsdienst van Picanol heeft het assessment zelf ondertussen ook vereenvoudigd en efficiënter georganiseerd. 'Vroeger rekruteerden we op de klassieke manier. We screenden een eerste keer op basis van het cv, we hadden met de weerhouden kandidaat een interview, waarna hij of zij getest werd in een extern assessment center. Bij een positieve evaluatie organiseerden we een ontmoeting met de managers en stelden we de reverse mentor een project voor.' Omdat de kandidaten vrij snel doorstromen (of uitstromen) en omdat Picanol permanent 17 reverse mentors wil tewerkstellen, was deze individuele aanpak tijdrovend, zowel voor de personeelsdienst als voor de operationele managers. 'Nu groeperen we de kandidaten en organiseren we na de eerste fase een gezamenlijk assessment. Ook onze managers worden daarbij betrokken, want zij moeten uiteindelijk met de jongeren werken. Op deze manier hebben ze de kans om de reverse mentor in een vroegere fase aan het werk te zien', aldus nog Katrien Lootvoet.

Voor de personeelsdienst brengt het permanent rekruteren, opvangen en opvolgen van de groep jongeren trouwens heel wat werk mee. 'Het is een moeilijk en tijdrovend proces om voor deze groep medewerkers visa, werk- en verblijfsvergunningen in orde te brengen.' Volgens Katrien Lootvoet is het echter interessant werk, waarmee de personeelsdienst ook permanent bijleert. 'We ontdekken nieuwe manieren om internationale contacten te leggen. In een aantal business schools hebben we bijvoorbeeld on-linecontacten kunnen leggen met studenten. We hebben op die manier twee stagiairs gerekruteerd: een Braziliaan die een MBA in Duke (VS) volgde en een Amerikaan die op een business school in Londen zat. '

'Onlangs hebben we via videoconferencing twee jonge medewerkers in Sjanghai aangeworven. Als dergelijke middelen op meer plaatsen inzetbaar worden, bieden ze in de toekomst wellicht ook interessante mogelijkheden voor het rekruteren van de reverse mentors.'

Christine Huyge

Advertentie
Advertentie

Gesponsorde inhoud