Over voetballers, projectleiders en programmamanagement

Waarom is Ronaldinho zo'n geweldige voetballer? De man bezit de uitzonderlijke gave om niet alleen geweldige dingen te doen met de bal, maar tegelijk ook het overzicht te bewaren op het veld. Een goed projectleider doet iets gelijkaardigs: hij houdt zich zowel bezig met het project als met de omgeving ervan. Zo kan bijvoorbeeld een plotse overname door een van de leveranciers uiteindelijk ook een invloed hebben op zijn eigen project.

De vijfde en laatste avondsessie in de reeks IT Governance van ADM stond in het teken van project- en programmamanagement. Vandaag is het namelijk veel moelijker het totale overzicht te bewaren van het geheel van projecten binnen een organisatie. Zeker bij die projecten die los staan van de dagelijkse bedrijfsvoering. Bij veel bedrijven is de kloof tussen projecten en strategie duidelijk merkbaar. Er is nog wel een rechtstreekse link vanuit de top van een bedrijf naar de basis voor de zogenaamde recurring operations; dat zijn verrichtingen die regelmatig worden uitgevoerd, zoals bankdiensten of het bouwen van een wagen. Bij veranderingsoperaties is er vaak wel een kloof tussen de uitvoering en de top.

Volgens Erik Van den broecke, medewerker van de Vlerick school voor management, komt dat mede doordat de zogenaamde 'turbulentie' in en rond bedrijven de laatste jaren fors is toegenomen. 'Technologieën evolueren zeer snel. Zo snel dat men eigenlijk niet weet waar op lange termijn de toekomstige opbrengsten moeten worden gehaald', merkt hij op. 'De economische waarde ligt vandaag niet meer in traditionele bronnen zoals land of mineralen, maar in kennis, informatie en communicatie.' Sommigen hebben het moeilijk met zoveel onzekerheid om te gaan. Al leven we volgens Van den broecke wel in het tijdperk van ongekende mogelijkheden. 'Die ondernemingen die bereid zijn om hun waardeketting kritisch onder de loep te nemen en inzicht te verwerven in nieuwe mogelijkheden van informatie- en communicatietechnologie, zullen van die mogelijkheden kunnen genieten.'

Portfolio

Een van de modellen in IT Governance om op dat alles een antwoord te geven, is het op 3PM gebaseerde Project Governance model. Dat model, waarbij zowel de bal als het voetbalveld in het oog wordt gehouden, baseert zich op drie niveaus: projectprotfoliomanagement, programmamanagement en projectmanagement. 'Het idee achter 3PM en portfoliomanagement komt van de financiële wereld, waar het gebruikelijk is om programma's te kiezen en te schikken', vertelt Van den broecke. 'Een programma zal alle projecten inschakelen in een groter geheel. Het is een soort van 'delivery mechanisme', dat als doel heeft om de bedrijfsdoeleinden te realiseren door het coördineren van een aantal gerelateerde projecten.'

'Zelf hadden wij bij AXA tot voor kort weinig aandacht voor programmamanagement', geeft Luc De Joncker, Quality Assurance Coordinator bij bank- en verzekeringsgroep AXA, toe. 'Onze projecten waren klein genoeg. Tot er een grote fusie kwam. Toen moesten we onze mening herzien.' De vuistregel bij AXA is dat een projectleider maximaal 2.000 mandagen aankan. 'Dat kunnen dan bijvoorbeeld ook vier projecten van 500 mandagen zijn', vertelt De Joncker. Als dat aantal wordt overstegen doet men een beroep op de programma-aanpak. 'Al is bij ons het verschil tussen een project en programma niet zo groot', merkt hij op. 'Wij gebruiken dezelfde plannen, templates en documenten voor het programma als voor de projecten', illustreert hij. 'Maar de inhoud zal eigen zijn aan het programma. De inhoud van de program-'artefacts' is namelijk niet gelijk aan de som van de inhoud van de artefacts van de projecten die deel uitmaken van het programma', stelt hij. 'En een programma heeft ook zijn eigen risico's.'

Centraal achter het idee van de programmamanagement organisation en 3PM in het algemeen is dat de onvermijdelijke turbulentie wordt ingebouwd. 'De projectmanager wordt er alvast van afgeschermd', weet Van den broecke. Maar wat is het verschil tussen portfolio- en programmamanagement? Portfoliomanagement bevindt zich een trapje hoger in de organisatie dan programmamanagement. 'Daar gaat het als het ware om 'investment management' en worden er grote beslissingen genomen', stelt hij. Bij portfoliomanagement gaat het om 'doing the right things', terwijl het bij programmamanagement om 'doing the things right' gaat.

Er bestaan vandaag heel veel softwaretoepassingen die bij project- en portfoliomanagement kunnen helpen. Enkele bekende zijn Planview, Primavere, Compuware en Clarity (van CA). Toch is de markt voor dat soort van toepassingen nog een braakliggend terrein. 'In tegenstelling tot bijvoorbeeld de markt voor ERP (enterprise resource software), waar de consolidatie al heeft plaatsgevonden. Die toepassingen hebben hun weg naar de bedrijven al gevonden.'

William Visterin

Advertentie
Advertentie
Advertentie

Gesponsorde inhoud

Gesponsorde inhoud