Extra tijd om bewijsstukken aan UBO-register toe te voegen

Sinds begin vorig jaar zijn bedrijven en vzw’s verplicht in een register aan te geven wie de touwtjes in handen heeft. In oktober kwam daar de verplichting bij om ook bewijsstukken toe te voegen die aantonen dat de informatie in het register correct is. Bedrijven hadden tot 30 april om die bewijsstukken toe te voegen. Volgens de FOD Financiën heeft vandaag 59 procent van de 668.108 ondernemingen die een begunstigde registreerden al zo'n bewijsstuk toegevoegd.

Omdat er over de aard van de bewijsstukken in de praktijk veel onduidelijkheid bestond, heeft de FOD Financiën nu enkele verduidelijkingen toegevoegd aan het FAQ-document op zijn website. Tegelijk werd de deadline om de documenten toe te voegen verlengd tot 31 augustus.

‘Dankzij die verlenging hebben de informatieplichtigen de nodige tijd om de FAQ toe te passen en te vermijden dat zij vanaf 1 september 2021 de voorziene sancties ondergaan. In die tussentijd zal de FOD Financiën ook werk maken van een gebruiksvriendelijke e-service’, zegt woordvoerder Francis Adyns.

E-service

Zo zullen nieuwe koppelingen het mogelijk maken om gemakkelijker documenten toe te voegen in het UBO-register. Er zal bijvoorbeeld een rechtstreekse koppeling zijn met publicaties in het Belgisch Staatsblad. Verder zullen mandatarissen makkelijker alle entiteiten kunnen beheren waarvoor een jaarlijkse update moet komen.

Ook zullen elektronische aandelenregisters, zoals voorzien in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, worden beschouwd als authentieke bronnen. Die authentieke bronnen worden gekoppeld aan het UBO-register. Het gaat onder meer om eStox, het elektronisch aandelenregister van de Federatie van het Notariaat (Fednot) en het ITAA ( Institute for Tax Advisors and Accountants).

Ten slotte zal de FOD ook herinneringen sturen naar de wettelijke vertegenwoordiger om de informatie in het UBO-register bij te werken.

Volgens Stefan De Plus, advocaat bij Van Steenbrugge Advocaten, heeft de nieuwe FAQ inderdaad veel onduidelijkheden weggewerkt. ‘Het document bevat een overzicht van de documenten die als stavingsstuk voor 31 augustus moeten worden toegevoegd. Bovendien werd meer duidelijkheid gegeven over wie moet worden geregistreerd als begunstigde in bijzondere situaties en welke juridische entiteiten geen UBO’s moeten registreren. Ten slotte wordt nu specifiek vermeld welke informatie juist zichtbaar is voor het ‘grote publiek’ en wat moet worden ondernomen om niet in het UBO-register te worden opgenomen’, zegt hij.