Advertentie

Virtuele aandeelhoudersvergaderingen de regel dit voorjaar

©Jonas Roosens

Fysieke aandeelhoudersvergaderingen zijn nog niet voor meteen. Maar een versoepelde wetgeving maakt het voor alle bedrijven mogelijk virtuele vergaderingen te houden.

Heel wat bedrijven houden hun jaarlijkse aandeelhoudersvergadering in april, mei of juni. Net als vorig jaar is het door de coronabeperkingen onmogelijk daar een fysieke bijeenkomst van te maken.

In het voorjaar van 2020 lieten nogal wat bedrijven hun jaarvergadering via videoconference verlopen. Het lijkt erop dat dit jaar nog meer bedrijven die mogelijkheid zullen gebruiken. Dat ziet ook Frédéric de Bueger, die met zijn bedrijf Digital Meeting een platform voor het houden van aandeelhoudersvergaderingen biedt. ‘Wij krijgen elke dag twee demoverzoeken van potentiële klanten. Vorig jaar was dat nog maar één om de twee weken.’

Voor kleine vennootschappen is een schriftelijke aandeelhoudersvergadering misschien wel het eenvoudigst.
Philippe Mulliez
Partner Eubelius

Het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen bepaalt de alternatieven voor een fysieke vergadering. De vergadering kan schriftelijk verlopen of digitaal plaatsvinden. ‘Een schriftelijke aandeelhoudersvergadering is misschien wel de eenvoudigste oplossing voor kleine vennootschappen’, zegt Philippe Mulliez, partner bij het advocatenkantoor Eubelius. ‘Dat kan wel alleen als het verslag met eenparigheid van stemmen wordt goedgekeurd.’

Statuten

Aanvankelijk kon een schriftelijke of digitale aandeelhoudersvergadering volgens de wet alleen als die mogelijkheid in de statuten van de vennootschap stond. Een struikelblok voor veel vennootschappen, want lang niet alle bedrijven hebben die bepalingen in hun statuten.

Daar werd vorig jaar snel een mouw aan gepast, met een Koninklijk Besluit dat de vereisten versoepelde. Daardoor werd een digitale aandeelhoudersvergadering ook mogelijk zonder dat dat in de statuten opgenomen was.

De uitzondering gold aanvankelijk alleen voor vergaderingen die werden gehouden of uitnodigingen die werden verstuurd tussen 1 maart en 30 juni 2020. De wet van 20 december 2020 maakte van die tijdelijke maatregel een definitieve regel.

Identiteit

Vennootschappen die een digitale aandeelhoudersvergadering willen houden, moeten voldoen aan enkele wettelijke vereisten. Zo moet het digitale platform dat gebruikt wordt de identiteit van de aandeelhouder kunnen controleren. ‘Dat betekent niet dat een gesofisticeerd communicatiesysteem moet worden gebruikt’, zegt Mulliez. ‘Via Microsoft Teams, Zoom of Skype kan de identiteit van de aandeelhouders gewoon visueel worden vastgesteld. Voor een klein bedrijf waar iedereen elkaar kent, kan dat ook via telefoon.’

Bedrijven die zich niet zelf met de technische aspecten van de vergadering willen bezighouden of die een groot en versnipperd aandeelhouderschap hebben, komen terecht bij een bedrijf zoals Digital Meeting. Die leveren een geïntegreerde oplossing, die de uitnodiging, de communicatie en de stemming in een pakket bundelt. Ook de identificatie wordt vaak gesofisticeerder aangepakt.

‘We testen de mogelijkheden met de identificatieapp Itsme. Binnenkort zullen aandeelhouders zich op die manier identificeren’, zegt De Bueger. ‘Dat zal wel alleen mogelijk zijn voor Belgen, want voor het gebruik van Itsme is een Belgische identiteitskaart nodig. Voor buitenlandse aandeelhouders blijven we werken met een kopie van de identiteitskaart.’

Vanaf 1 juli moeten op elke digitale aandeelhoudersvergadering vragen gesteld kunnen worden.
Frédéric de Bueger
CEO Digital Meeting

Stemmen

Daarnaast moeten de aandeelhouders live de vergadering kunnen volgen en ze moeten ook vragen kunnen stellen aan het bestuur. Wat dat laatste betreft, is de wet tijdelijk soepel. Een vragensessie kan achterwege blijven als ze technisch nog niet mogelijk is. Het bestuur is wel verplicht in de uitnodiging voor de vergadering duidelijk te maken vragen stellen niet kan.

Vragen

‘Vanaf 1 juli moeten volgens de wet wel op elke digitale aandeelhoudersvergadering vragen gesteld kunnen worden’, zegt De Bueger.

Tot slot bepaalt de wet ook dat het digitale vergaderplatform stemmen over de besluiten moet toelaten. ‘De stemming kan gewoon tijdens de digitale vergadering gebeuren’, zegt De Bueger. ‘Maar het is wettelijk ook mogelijk voor de vergadering al een steminstructie te geven. Op die manier kan je stemmen zonder aanwezig te zijn.’

Lees verder

Advertentie
Advertentie
Advertentie
Advertentie

Gesponsorde inhoud

Gesponsorde inhoud